Cara Mengarsipkan Sesuai Abjad

Pengarsipan secara abjad merupakan cara penyusunan dokumen yang penting dalam kehidupan pribadi maupun profesional. Pengarsipan secara abjad memungkinkan Anda menemukan dan menaruh kembali setiap berkas dengan cepat. Hal ini menjamin semua dokumen terlindungi dan selalu siap sedia. Ada banyak peraturan untuk mengarsipkan secara abjad dalam bahasa Indonesia untuk menjaga sistem pengarsipan yang wajar.

Bagian 1

Bagian 1 dari 2:

Mengarsipkan Secara Abjad

Unduh PDF

1
Tentukan sistem abjad yang akan digunakan. Walaupun tampak sederhana, sistem pengarsipan secara abjad memiliki beberapa opsi yang dapat dipilih. ^{[1]XTeliti sumber} Anda harus memilih satu sistem dan menerapkannya secara konsisten.
- Pengarsipan huruf per huruf didasarkan pada setiap huruf dalam setiap kata sesuai urutan kemunculannya, dan mengabaikan spasi di antara kata.
- Pengarsipan kata per kata dilakukan dengan mengurutkan setiap berkas berdasarkan huruf pertama dari setiap kata secara berturut-turut.
- Pengarsipan unit per unit mempertimbangkan setiap kata, singkatan, dan inisial, lalu mengurutkannya. Inilah sistem yang lazimnya disarankan untuk diterapkan.
2
Kelompokkan berkas. Setelah Anda memiliki semua berkas yang perlu diarsipkan, tentukan cara untuk mengelompokkan semuanya. Anda bisa menggunakan format kamus, yaitu semuanya diurutkan sesuai abjad, apa pun jenis berkas atau berkas di dalamnya. Anda juga bisa menggunakan format ensiklopedia, yaitu dengan mengelompokkan berkas berdasarkan tipe atau subjek, dan kemudian diurutkan sesuai abjad. ^{[2]XTeliti sumber}
- Jika Anda memiliki beragam jenis berkas untuk diarsipkan (kuitansi, slip pajak, surat, dan lain lain), sebaiknya gunakan format ensiklopedia. Kelompokkan berkas berdasarkan jenisnya terlebih dahulu, lalu urutkan sesuai abjad. Gunakan besi pembatas atau kode warna untuk memisahkan dokumen.
3
Indekskan berkas yang diarsipkan. Pengindeksan adalah pengelompokkan setiap bagian judul berkas ke unit yang tepat. ^{[3]XTeliti sumber} Untuk mengindeks berkas sebelum diarsipkan, Anda perlu membagi unsur-unsur setiap nama berkas dan membuat nama baru yang abjadnya disesuaikan, dan berbeda dari nama standarnya. Sebagai contoh:
- Katakan Anda perlu mengindeks dan mengarsipkan beberapa berkas berikut: artikel yang membahas anoa dengan judul “Perilaku Makan Anoa”, sebuah biografi dari pakar anoa terkemuka, Jasmin A. Dahlia, dan brosur promosi untuk pameran anoa di Kebun Binatang Jakarta.
- Biografi Jasmin A. Dahlia diindeks sebagai “Dahlia, Jasmin A.", karena dalam pengarsipan, nama belakang harus berada di depan. Dengan demikian, berkas diarsipkan dalam kelompok huruf “D”.
- Jika Anda memilih metode pengelompokan seperti kamus, artikel “Perilaku Makan Anoa” harus diindeks sedemikian adanya. Dengan demikian, arsipkan dalam kelompok huruf “P” (untuk “Perilaku”).
- Kalau tidak, Anda bisa mengindeks “Perilaku Makan Anoa” sebagai “Anoa, Perilaku Makan” jika menggunakan pengelompokan berformat ensiklopedia, dan tidak sekadar mengarsipkan berkas yang berhubungan dengan anoa. Berkas ini kemudian diarsipkan dalam kelompok huruf “A”.
- Brosur promosi dapat diindeks sebagai “Anoa, pameran (Kebun Binatang Jakarta)" jika Anda memprediksi akan ada banyak bahan dalam pameran anoa. Sebagai contoh, Anda bisa mengindeks berkas lain sebagai “Anoa, pameran (Kebun Binatang Bandung).
- Kalau tidak, brosur promosi dapat diindeks sebagai “Kebun Binatang Jakarta, (Pameran Anoa)" jika Anda memperkirakan akan menerima beberapa berkas terkait Kebun Binatang Jakarta, atau jika Anda ingin menggunakan pengelompokan format ensiklopedia pada berkas berdasarkan lokasi geografis.
4
Urutkan berkas secara abjad sesuai dengan nama indeksnya. Peraturan umum pengarsipan secara abjad adalah menyusun berkas dimulai dari A (pertama) sampai Z (terakhir). Gunakan informasi khusus untuk menentukan pembeda dan urutan sehingga Anda bisa memisahkan berkas. ^{[4]XTeliti sumber} Sebagai contoh:
- Urutan yang diindeks dalam langkah sebelumnya mungkin seperti ini (tergantung pada sistem yang digunakan): “Dahlia, Jasmin A.”, “Kebun Binatang Jakarta (Pameran Anoa)”, dan “Perilaku Makan Anoa” ATAU “Anoa, pameran (Kebun Binatang Jakarta)”, “Anoa, Perilaku Makan”, dan“Dahlia, Jasmin A.”.
- Berkas untuk “Kangguru” diurutkan setelah berkas untuk “Gajah”. Berkas untuk “Jerapah” akan berada di antaranya, dan berkas untuk “Anoa” diurutkan sebelum “Beruang” dan “Domba”. Dengan demikian, urutannya adalah: "Anoa", "Beruang", "Domba", "Gajah", "Jerapah", “Kangguru”.
- Jika Anda kemudian menambahkan berkas “Armadilo”, urutannya setelah “Anoa”. Oleh karena keduanya dimulai dari huruf “A”, Anda harus melihat huruf setelah A (“N” untuk anoa, dan “R” untuk “armadilo”) untuk menentukan urutannya. Dengan demikian, urutan barunya adalah: "Anoa", "Armadilo", "Beruang", “Domba”, "Gajah", "Jerapah", "Kangguru".
5
Beri label folder berkas Anda. Supaya mudah ditemukan, beri label pada setiap folder arsip dengan nama indeks sesuai dengan berkas di dalamnya. Cara ini juga mempermudah pengarsipan berkas baru sesuai dengan urutannya.
- Masukkan arsip ke dalam foldernya.
- Akan lebih mudah jika Anda membubuhkan kode warna pada folder untuk meningkatkan kegunaannya. ^{[5]XTeliti sumber} Sebagai contoh, jika Anda menggunakan pengelompokan format ensiklopedia, setiap kelompok diberikan warnanya masing-masing, dan setiap berkas dalam setiap kelompok memiliki label sesuai dengan warnanya.
Sistem pengindeksan dan pengarsipan Anda harus diterapkan dengan konsisten. Pastikan semua orang yang memiliki akses pada berkas mengetahui sistem yang diterapkan. Misalnya, Anda bisa membuat atau membagikan dokumen yang berisi rincian aturan sistem pengarsipan Anda. Hal ini akan membantu semua orang untuk dapat menggunakan sistem pengarsipan secara efisien. ^{[6]XTeliti sumber}
Letakkan berkas di lemari berdasarkan nama indeksnya dan urutan abjad, sesuai sistem yang Anda terapkan. Kalau diperlukan, pindahkan berkas saat ini untuk memasukkan berkas baru pada tempatnya yang benar.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 2:

Menangani Kasus Khusus

Unduh PDF

1
Arsipkan berkas sesuai istilah yang signifikan. Terkadang, berkas lebih mudah diarsipkan berdasarkan kata kuncinya, alih-alih judul atau nama yang tercantum di sana. Hal ini memastikan berkas dapat diindeks dan dicari menggunakan istilah yang paling logis. Sebagai contoh:
- “Bank Pertama di Jakarta” dapat diindeks dan diarsipkan sebagai “Jakarta, Bank Pertama”.^{[7]XTeliti sumber} “Jakarta” adalah istilah kunci dalam entri ini, alih-alih “Pertama” atau “Bank”, terutama jika Anda memiliki berkas lain dengan nama serupa, misalnya “Bank Pertama di Bandung” atau “Bank Pertama di Medan”.
2
Urutkan nama berdasarkan nama belakang. Pengarsipan standar menyarankan bahwa sebaiknya nama belakang orang diindeks terlebih dahulu karena dianggap sebagai istilah yang signifikan.^{[8]XTeliti sumber}
- Oleh karenanya, “Jasmin A. Dahlia” diindekskan dan diarsipkan sebagai “Dahlia, Jasmin A.”.
- Sertakan gelar (Dr., Ir, dan lain-lain) di akhir.^{[9]XTeliti sumber} Sebagai contoh, “Dr. Jasmin A. Dahlia” diindekskan dan diarsipkan sebagai “Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Lazimnya, nama diurutkan sesuai ejaannya huruf per huruf. Sebagai contoh, “MacDonald” akan berada sebelum “McDonald”. Oleh karenanya, “D’”, “L’”, “Le”, “de”, dll. dianggap sebagai bagian nama dan bukan unit terpisah.^{[10]XTeliti sumber}^{[11]XTeliti sumber} Hal ini biasanya diterapkan pada nama-nama asing. Sebagai contoh, berkas-berkas “Heinlein”, “Le Guin” “L’Engle”, dan “Wolfe”, sudah diurutkan dengan benar (BUKAN “L’Engle, “Le Guin”, “Heinlein”, “Wolfe”).
- Pengecualian aturan ini biasanya berlaku ketika nama orang membentuk bagian dari nama bisnis atau organisasi. ^{[12]XTeliti sumber} Dalam kasus ini, perlakukan nama orang sebagai unit dalam nama bisnis. Misalnya, “Jasmin A. Dahlia Jasa Pengontrolan Hama” diarsipkan dalam kelompok huruf “J”, dan TIDAK diindekskan sebagai “Dahlia, Jasmin A. Jasa Pengontrolan Hama”.
3
Abaikan artikel, konjungsi, dan preposisi. ^{[13]XTeliti sumber} Artikel (misalnya “a”, “an”, dan “the” dalam bahasa Inggris), konjungsi (contohnya “dan”, “tetapi”, dan “atau”), dan preposisi (semisal “dengan”, “dari”, dan “ke”) biasanya dilewatkan dalam pengindeksan dan pengarsipan secara abjad karena tidak dianggap sebagai istilah yang signifikan. Hal ini berlaku bahkan jika artikel, konjungsi, atau preposisi membentuk nama berkas. Sebagai contoh:
- Berkas berjudul “An Investigation of Emu Feeding Practices” diarsipkan dalam kelompok huruf “E”, untuk “Emu” (kata signifikan dalam judul berkas), alih-alih huruf “A” dari “an” karena kata ini merupakan artikel dalam bahasa Inggris.
- “Dahlia dan Soetono, Jasa Pengontrolan Hama” diurutkan setelah “Dahlia, Jasmin A.” Nama indeks keduanya dimulai dari huruf “Dahlia” sehingga penentuan urutan dialihkan ke istilah berikutnya yang signifikan (dalam kasus ini, masing-masing adalah “Soetono” dan “Jasmin”) untuk menentukan urutan pengarsipan. Abaikan kata “dan” karena tidak signifikan.
4
Tangani singkatan seakan dilafalkan. ^{[14]XTeliti sumber} Dalam pengarsipan, mungkin Anda menemui singkatan seperti “Tbk.” (singkatan dari “Terbuka”). Biasanya, Anda mengindekskan dan mengarsipkan berkas layaknya sebuah kata, alih-alih sekadar rangkaian huruf-huruf.
- Sebagai contoh, “Jasmin A. Dahlia Perusahaan Pertambangan” diarsipkan setelah “Jasmin A. Dahlia Tbk.”.
5
Arsipkan angka-angka seperti biasa. Saat mengarsipkan berkas secara abjad, Anda akan menemui berkas yang memiliki angka. Biasanya, berkas ini diarsipkan seperti biasa, alih-alih seakan dilafalkan. Angka juga diarsipkan sebelum huruf.
- Sebagai contoh, “3 Hari Untuk Selamanya” akan diarsipkan sebelum “100 Kiat Berbisnis” (oleh karena “3” berada sebelum “100”).
- “Kiat Berniaga” dan “Kiat Bermain Saham” akan diarsipkan setelah “100 Kiat berbisnis” karena angka diurutkan sebelum huruf.
- Angka yang sudah dieja diperlakukan sebagai kata, alih-alih angka. Misalnya, berkas-berkas “100 Pemimpin Hebat di Dunia Bisnis”, “Dua Ratus Kiat Ampuh dalam Berbisnis”, dan “Kiat Berbisnis” sudah sesuai urutannya.
- Namun, kalau memudahkan pengarsipan Anda, silakan buat pengecualian dan selalu urutkan angka seakan dieja. ^{[15]XTeliti sumber}
6
Tangani karakter khusus. Semua karakter nonalfabet atau nonangka yang ditemui saat pengindeksan harus turut dipertimbangkan. Namun, penanganan karakter terkait bergantung pada jenisnya:
- Tanda baca (semacam tanda apostrof, titik, dan koma) biasanya diabaikan.^{[16]XTeliti sumber}^{[17]XTeliti sumber} Sebagai contoh, berkas-berkas “Washington’s Best Coffee”, dan “Washington State Fair” sudah diarsipkan sesuai urutan.
- Biasanya, diakritik diabaikan dan dianggap sebagai huruf yang terkait. ^{[18]XSumber TepercayaLibrary of CongressKunjungi sumber} Sebagai contoh, “Éclair” diarsipkan sebagai “Eclair”, dan “Über” sebagai “Uber”. Namun, cara tidak tidak diterapkan jika Anda mengarsipkan berkas sesuai abjad bahasa yang menggunakan diakritik sehingga urutan abjad normal bahasa tersebut harus dipatuhi.
7
Gunakan aturan “nothing before something” (ketiadaan sebelum sesuatu) kalau diperlukan. Biasanya, spasi (termasuk tanda baca dan unsur lainnya yang dilewatkan) diabaikan saat mengarsipkan secara abjad. Namun, jika Anda menemui berkas yang diawali dengan cara serupa, gunakan spasi atau aturan "nothing before something" untuk menentukan urutan dalam pengarsipan.
- Sebagai contoh, berkas “Bank Jakarta”, “Bank Bandung”, dan “Bank Medan” diarsipkan sesuai urutan tersebut.^{[19]XTeliti sumber}
- Dengan demikian, berkas "Dahlia, Jasmin A." berada sebelum "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
8
Bedakan berkas dengan informasi yang lebih detail, kalau diperlukan. ^{[20]XTeliti sumber} Dalau kasus langka, informasi abjad tidak cukup dalam menentukan urutan berkas. Kalau demikian. Pergunakan informasi lebih lanjut untuk mengindeks dan mengarsipkan berkas. Tandai informasi tambahan pada masing-masing berkas supaya dapat dibedakan. Sebagai contoh:
- Jika Anda memiliki berkas untuk dua orang bernama Jasmin A. Dahlia, urutkan sesuai tanggal lahir. Berkas “Dahlia, Jasmin A. (lahir 1853)” berada sebelum “Dahlia, Jasmin A. (lahir 1967).
- Anda juga bisa mengurutkan berkas sesuai letak geografisnya. Kalau Anda memiliki berkas dari tiga bank yang berbeda dari tiga lokasi yang berbeda, dan setiap bank memiliki nama “Bank Mandiri”, urutkan seperti conoth berikut: “Bank Mandiri (Bandung)”, “Bank Mandiri (Jakarta)”, dan “Bank Mandiri (Medan)”.
- Oleh karenanya, jika Anda memeiliki dua berkas perihal beruang atau jenis beruang, bedakan lebih lanjut berdasarkan spesies, lokasi geografi, dan lain-lain. Misalnya berkas “Beruang, Cokelat” and “Bear, Kutub” (sesuai urutan), atau berkas untuk "Beruang (Eropa)" dan “Beruang (Amerika Utara)” (sesuai urutan).
^{[21]XTeliti sumber} Pastikan semua orang yang menggunakan berkas Anda mengetahui setiap pengecualian dari panduan standar sistem pengarsipan. Hal ini akan membantu memastikan semua orang menggunakan sistem pengarsipan dengan benar dan efisien.
Iklan

Tips

Jika Anda mencari panduan terkait masalah pengarsipan yang lebih rumit atau khusus, coba cek situs Arsip Nasional Republik Indonesia.^{[22]XTeliti sumber}