Comment être plus efficace au travail

Dans le contexte actuel difficile, la pression dans le monde du travail est particulièrement forte. Quiconque ayant un emploi à temps plein sait que la journée de travail n'est pas toujours suffisamment longue pour boucler tout ce que vous devez faire. Cela dit, vous pouvez fortement augmenter votre productivité en adoptant des habitudes visant à vous faire travailler plus efficacement. Une personne efficace au travail exploite chaque minute de sa journée, portant une plus grande attention aux tâches les plus importantes en premier. Être efficace au travail ne signifie pas seulement améliorer sa productivité, cela engendre également une meilleure appréciation de la part de votre patron. Cela va également vous apporter une complète satisfaction, étant convaincu que vos journées sont complètes et hautement productives.

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Se concentrer

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Ayez un espace de travail propre et bien rangé. Il est parfois très simple d'améliorer son efficacité au travail : rangez votre espace de travail. Un bureau désordonné est un espace de travail qui nuit à votre productivité. Si vous avez constamment du mal à trouver vos fournitures de bureau et accessoires ou même des documents spécifiques dans un tas de papier, vous gaspillez sérieusement votre temps. Ne gardez sur votre bureau que les choses dont vous avez besoin tous les jours et mettez à l'écart, mais pas trop loin, le reste.
- Si vous travaillez dans un bureau, organisez votre espace de travail et votre bureau de telle manière à trouver rapidement ce dont vous avez besoin. Si vous ne travaillez pas dans un bureau, faites de même. Par exemple, si vous travaillez dans un magasin de réparations de vélos, rangez vos outils et organisez-les de telle manière à les trouver dès que vous en avez besoin. Tout doit être à portée de main. Un espace de travail mal agencé provoque un certain désagrément. Nous bénéficions tous des bienfaits d'un espace de travail propre et dégagé.
- Tout employé de bureau et ceux qui manipulent chaque jour un nombre colossal de documents doivent avoir un système de rangement logique et organisé. Gardez à portée de main les documents que vous utilisez régulièrement. Rangez les autres documents soit par ordre alphabétique soit selon votre propre logique.
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Ayez suffisamment de fournitures de bureau. Assurez-vous que vous avez les outils nécessaires pour accomplir votre travail. Dans un bureau, cela signifie que vous devez avoir sous la main les fournitures de base comme un perforateur, une agrafeuse, une calculatrice, etc.. Hors d'un bureau, les fournitures sont très différentes, mais les principes fondamentaux restent les mêmes : posséder à portée de main les choses dont vous avez besoin pour travailler efficacement, avant même de commencer à travailler. Les scientifiques qui travaillent sur des applications de création de graphiques complexes comme les mécaniciens qui utilisent des clés à douilles sont plus qu'heureux d'avoir leurs outils prêts et rangés qui les attendent.
- Cela signifie aussi qu'il faut préparer les recharges et l'approvisionnement en fournitures dont vous avez besoin, comme des agrafes pour l'agrafeuse, des clous pour les menuisiers, des craies pour les profs, etc.
- Vérifiez que vos outils sont en excellentes conditions. Un seul outil cassé peut vous faire perdre de précieuses minutes inutilement et vous risquez ainsi de retarder les autres tâches, si vous ne pouvez plus avancer. Économisez votre temps en vérifiant régulièrement, en nettoyant régulièrement et en prenant soin de vos outils de travail.
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Prévoyez une organisation sans faille. Jusqu'à maintenant, vous vous êtes toujours contenté du « au jour le jour », sans organisation, sans planification ? Aujourd'hui, votre efficacité au travail augmentera drastiquement si vous vous organisez grâce à un agenda. Un agenda est un outil bien utile pour planifier vos tâches et optimiser votre organisation. Papier ou numérique, il faut que vous en choisissiez un seul, qui comprenne toutes vos tâches, pour être réellement efficace. Si vous le souhaitez, complétez éventuellement avec un calendrier au bureau ou dans votre espace de travail pour les objectifs à plus long terme. Si vous avez plusieurs agendas ou des morceaux de papier volants (que vous allez perdre de toute façon), vous commencez à vous compliquer la vie. L'important étant de toujours se référer au même endroit pour savoir ce qui suit dans la journée, dans la semaine ou le mois en cours.
- Organisez vos journées, en faisant une liste de « choses à faire » pour chaque jour. Commencez par les tâches urgentes, pour qu'elles aient plus de chances d'être réalisées. Positionnez les tâches peu importantes à la fin de cette liste de « choses à faire ». Le matin, commencez par les choses à faire en haut de la liste. Si vous n'avez pas réalisé toutes ces choses qui constituent la liste à la fin de la journée, reportez ces éléments inachevés au lendemain.
- Pour les objectifs plus importants, fixez une limite dans le temps. Soyez réaliste et pensez bien au temps que chaque projet vous prendra. Il s'agit évidemment de ne pas échouer. Il est bien mieux de demander quelques jours supplémentaires dès le début du projet plutôt que de demander ces jours supplémentaires la veille de la date limite. Cela démontre une excellente organisation.
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Identifiez les éléments qui vous font perdre votre temps et éliminez-les. Chaque lieu de travail possède ses propres distractions. Vous pouvez tomber sur un collègue particulièrement bavard qui n'arrête pas de vous distraire. D'autres collègues peuvent être si silencieux que ça en devient malsain où le moindre bruit vous sort de votre concentration. Veillez à améliorer votre concentration. Si votre travail vous le permet, écoutez votre MP3. Vous pourriez même demander à vos collègues de ne pas vous déranger et ensuite afficher des mots à votre poste de travail « en pleine concentration ». Cela peut sembler discourtois, mais faites-les comprendre qu'il s'agit d'un moyen simple et efficace pour qu'on vous laisse seul pendant que vous travaillez. N'oubliez pas que vous pouvez socialiser et raconter tout ce que vous avez sur le coeur plus tard, lors des breaks et pendant les pauses déjeuner.
- Une erreur extrêmement courante est de ne pas pouvoir résister et de surfer sur Internet, qui propose un nombre incalculable de distractions qui nous font perdre beaucoup de temps. Une étude montre que près des deux tiers des travailleurs perdent du temps sur des sites ne sont pas du tout liés à leur travail, et ce, « tous les jours ^{[1]XSource de recherche} ». Par chance et grâce à certains navigateurs, il est possible de télécharger gratuitement des logiciels qui améliorent la productivité en bloquant l'accès à certains sites Internet problématiques. Tapez « logiciel gratuit pour bloquer des sites Internet » sur votre moteur de recherche et il est presque certain qu'il y aura des options gratuites à télécharger.
- Une autre source de perte de temps est le téléphone qui sonne constamment. Filtrez vos appels. Ainsi, vous éviterez les appels peu importants et les réunions de dernière minute.
Bizarrement, pour être plus efficace au travail, il faut savoir faire des pauses. Tout d'abord, faire une pause signifie vous offrir un repos bien mérité. Sans ce repos, vous sentirez la fatigue, donc vous travaillerez plus lentement ou moins efficacement. Deuxièmement, les pauses vous procurent un moyen de vous distraire. Profitez de vos pauses pour faire tout ce qui vous déconcentrerait des tâches à faire. S'il vous arrive, pendant vos heures de travail, de vous souvenir d'un ami ou une personne de votre famille que vous devez appeler, faites une pause et appelez cette personne. Sinon vous risquez de ne plus être concentré sur votre travail et de penser uniquement à appeler cette personne !
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Partie 2

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Employer des stratégies efficaces

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Répartissez vos responsabilités en petites tâches faciles à gérer. Les gros projets peuvent être très intimidants. Il se peut qu'ils soient si intimidants qu'on les laisse de côté et qu'on s'occupe à faire d'autres tâches moins urgentes, mais plus accessibles et puis finalement aux vues de la date limite qui approche à grands pas, on reprend ce projet colossal. Pour découper un projet imposant en tâches réalisables, il faut tout d'abord analyser finement les actions qu'il comporte. Sans forcément rentrer dans les détails, il faut imaginer comment vont être réalisées ces différentes actions. Chaque tâche doit être suffisamment rapide à accomplir. Idéalement, une définition à la journée ou à la demi-journée permet de mettre en place un rythme de travail efficace. Évidemment, il faut commencer par les tâches les plus urgentes, les plus importantes, même si cela signifie travailler sur uniquement une toute petite partie de ce grand ensemble. Il est vrai que terminer une minitâche n'est pas aussi gratifiant que de terminer un grand projet, mais sachez qu'il s'agit d'une utilisation intelligente de votre temps. À long terme, vous finirez les tâches les plus importantes plus rapidement si vous avancez un peu tous les jours.
- Si par exemple vous avez une longue présentation à boucler pour dans un mois, commencez dès aujourd'hui par imaginer un plan d'attaque. Cela ne vous prendra pas trop de temps, vous pourrez ainsi retourner à vos projets en cours. Cette première étape est importante, car elle vous facilitera la tâche et vous verrez qu'un tel projet sera plus rapide et moins complexe à boucler.
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Pour alléger votre quantité de travail, sachez bien déléguer. À moins d'être tout en bas de la hiérarchie, vous devriez avoir la possibilité de fractionner certaines tâches et de les déléguer. En particulier les tâches répétitives à un ou à plusieurs subordonnés afin de gagner du temps. Bien évidemment, ne déléguez pas les projets qui ne peuvent être faits convenablement que par vous. Déléguez plutôt les tâches possibles répétitives, voire monotones ou fastidieuses. Ces tâches vous empêchent littéralement d'utiliser vos talents pour des tâches plus importantes. Si vous déléguez des tâches, conservez une communication ouverte et objective, basée sur les faits et les résultats, avec votre collaborateur pour le suivre et lui donner une date limite. Soyez toujours aimable avec vos subordonnés. Ils peuvent vous aider beaucoup plus que vous ne le pensez, et surtout, s'ils se sentent appréciés, ils travailleront mieux et davantage pour vous sur des projets.
- Si vous êtes en bas de la hiérarchie, si vous venez d'entrer dans cette entreprise, si vous êtes nouveau, il est toujours possible de diviser certaines tâches particulièrement rébarbatives avec vos collègues au même niveau (s'ils sont d'accord, bien sûr et évidemment avec l'autorisation du supérieur). Si vous obtenez de l'aide d'un collègue, soyez prêt à lui offrir votre aide s'il en a besoin à une autre occasion !
- Si vous vous entendez bien avec votre supérieur, voyez avec lui s'il ne peut pas déléguer certaines tâches à d'autres personnes !
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Fréquentez le moins de réunions possible. Il y a bien sûr une raison pour laquelle personne n'aime les réunions : selon une enquête menée par Perfony, les réunions seraient la première cause de perte de temps au travail, devant le temps perdu sur Internet pour des raisons personnelles. Un certain nombre d'employés affirment avoir beaucoup de réunions, mais les considèrent utiles à leur travail. Quelques fois en effet, ces réunions sont indispensables pour définir les objectifs et avoir une vision globale. Les réunions sont à priori un temps utile, il s'agit de permettre à plusieurs personnes de discuter de leur travail afin de collaborer. Cela dit, sans supervision, certaines réunions (qui s'étalent sur des heures entières, voire des jours) sont une perte de temps incommensurable pour beaucoup de gens sans que rien d'important ne s'y décide. Voici quelques astuces pour que les réunions ne soient pas une perte de temps.
- Définissez les objectifs de la réunion. Le succès d'une réunion tient à sa préparation. Préparez un agenda pour ne pas prolonger un débat inutilement et que le temps de réunion soit utilisé au maximum. Prévoyez le temps pour chaque point de l'agenda. Respectez l'ordre du jour et les temps alloués à l'avance pour chaque sujet. Si toutefois d'autres thèmes surgissent dans la réunion, tentez de ne pas y répondre sur le moment, préférez une réunion avec la personne concernée dans votre bureau à un autre moment à définir par la suite.
- Convoquez le moins de personnes possible. Invitez uniquement des personnes susceptibles de contribuer efficacement à la réunion et d'en tirer des informations utiles. De cette manière, les conversations ne fuseront pas dans tous les sens et ceux que cela ne concerne pas pourront continuer à faire leur travail tranquillement à leur bureau.
- Faites une présentation PowerPoint simple avec le minimum de points. Les présentations PowerPoint sont aussi indispensables qu'elles peuvent être catastrophiques. Une bonne présentation soutient le discours, clarifie le propos, renforce la mémorisation du public. À condition toutefois de ne pas faire certaines erreurs, car il n'y a rien de pire qu'une mauvaise présentation : la sanction est immédiate, votre auditoire décroche. Gardez l'essentiel dans votre présentation ^{[2]XSource de recherche}^{[3]XSource de recherche}. Une chose est claire : si vous devez faire une présentation, gardez l'information simple et instructive. Utilisez des photos sur vos diapositives ainsi que des données ou des chiffres qui peuvent que difficilement être transmis par un discours. N'allez pas écrire l'ensemble du contenu de votre présentation.
- Pour finir et comme principe fondamental, sachez où vous voulez aller, avant même de commencer la réunion pour pouvoir prendre une décision rapidement.
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Évitez que la réunion se transforme en véritable champ de bataille. Les situations de stress sur le lieu de travail sont malheureusement une réalité. Si les esprits s'échauffent lors des réunions, coupez court immédiatement et directement à toute manifestation de mauvaise foi. Cela peut venir de vous-même ou de la personne en face et vous serez deux à devoir présenter des excuses sincères. Et le plus tôt possible. Si vous laissez ces conflits dégénérer en rancune, votre efficacité en souffrira à long terme et vous perdrez du temps de travail à cause de cette personne, vous l'éviterez autant que possible au travail. Il y a plus important encore : vous vous sentirez mal. Ne laissez pas les conflits au sein du groupe ruiner votre bonne humeur et votre efficacité.
- N'hésitez pas à faire appel à un intermédiaire. Les entreprises savent très bien que les conflits interpersonnels entre salariés sur le lieu de travail blessent les deux parties et peuvent entraver le flux de travail. Si bien que beaucoup font appel à des médiateurs pour régler leurs problèmes. Si vous vous sentez frustré, triste ou menacé par quelqu'un sur votre lieu de travail, contactez le chef du personnel.
- Après un conflit, essayez de renouer le dialogue, sans pour autant devenir amis. Il faut juste faire le maximum pour être en bons termes au niveau de travail. Rien de plus. Essayez de toujours rester poli et courtois avec les collègues sur le lieu de travail, même si vous les détestez.
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Partie 3

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Gérer au mieux sa vie privée

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Dormez bien. Bien dormir pour être zen au bureau est une clé fondamentale pour être efficace au travail. Votre travail ne sera jamais de bonne qualité, si vous faites votre travail en étant fatigué. La fatigue ralentit vos performances, peut ternir vos activités, et si vous êtes sujet à des accès de somnolence ou des coups de barre, vous pourriez vous trouver dans des situations embarrassantes au bureau ou pire : lors d'importantes réunions. Non seulement le manque de sommeil engendre de la lassitude, mais il peut aussi avoir des effets inquiétants sur votre santé et votre bienêtre ^{[4]XSource de recherche}. Évitez les coups de barre au bureau ou les absences pour cause de maladie : dormez 7 ou 8 heures par nuit pour être en pleine forme et faire le plein de vitalité.
- Quand elle est légère, la fatigue sur le lieu de travail peut vous ralentir. Au pire, elle peut entrainer des risques quant à la sécurité des personnes. Si vous avez un emploi où la sécurité est en jeu (par exemple, si vous êtes contrôleur aérien ou vous conduisez un semi-remorque), il est impératif que vous ayez toutes vos heures de sommeil.
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Faites du sport. Des études scientifiques montrent que le sport a un effet positif sur la productivité et l'humeur sur le lieu de travail ^{[5]XSource de recherche}. Ceci est particulièrement vrai pour celles et ceux qui travaillent sur ordinateur ou qui sont d'une manière ou d'une autre sédentaires. Si vous êtes obligés de rester toute la journée en face de votre ordinateur, essayez de faire un effort le matin ou le soir pour pratiquer une activité sportive. Cela vous aidera à mieux travailler, mais aussi cela vous procurera un sentiment de bienêtre, de satisfaction et cette énergie vous motivera davantage.
- Si vous décidez de faire du sport, essayez de commencer doucement, en alternant les exercices cardiovasculaires et de musculation.
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Soyez positif. Si vous vous concentrez uniquement sur votre efficacité, il se peut que vous soyez très sérieux, d'une froideur à toute épreuve. Ce n'est malheureusement pas toujours une bonne idée. Cela fonctionne généralement à court terme, mais si vous n'éprouvez aucun plaisir au travail, il sera impossible de continuer ainsi longtemps. Vous accumulerez fatigue, stress et manque de motivation. Essayez la bonne humeur et le rire qui contribuent efficacement à la motivation et à l'ambition. Certaines petites choses peuvent facilement améliorer votre bonne humeur sans pour autant nuire à votre productivité : écouter de la musique avec des écouteurs, prendre des pauses pour étirer vos muscles ou emmener votre ordinateur en pause pour vous distraire autrement et avoir un peu de paix et de calme.
- Profitez entièrement de vos pauses déjeuner. Mangez bien, des repas qui vous donnent envie, et n'oubliez pas de rire avec vos collègues.
- Buvez du café avec modération. Le café est un puissant stimulant du système nerveux qui améliore aussitôt la vigilance au travail à faible dose, pour les jours où vous avez besoin d'un petit peu d'aide supplémentaire. Mais, attention, il augmente aussi le stress et l'anxiété, principalement si vous l'utilisez tous les jours, vous augmentez la dépendance et le café cessera de vous procurer ces avantages.
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Trouvez-vous des motivations extérieures. Il est bien plus facile d'être efficace au travail si vous avez une motivation pour travailler. Si vous n'arrivez plus à trouver seul cette raison, pensez aux raisons qui vous ont conduites à choisir ce travail, votre objectif dans la vie, vos rêves. Essayer de penser à votre travail comme un moyen d'arriver à une fin, la « fin » étant la vision idéale de votre vie. Si vous aimez ce travail, pensez à ce que votre travail vous procure, comment vous vous sentez, si vous êtes épanoui et satisfait après avoir fini un projet par exemple.
- Pensez à toutes ces belles choses que votre travail vous a permis d'avoir. Peut-être que vous avez pu acheter une maison ou une voiture avec vos salaires, grâce à votre travail ou peut-être votre travail vous permet d'inscrire vos enfants dans une excellente école. Pensez également aux avantages d'un tel emploi, tels que les assurances médicales, les mutuelles, pour vous et votre famille, par exemple.
- Imaginez votre vie si vous ne travailliez pas. Pensez aux dizaines de choses que vous ne pourriez pas faire si vous n'aviez pas cette source de revenus. Imaginez ce qui changerait pour votre famille ou les personnes proches de vous.
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Faites-vous plaisir. Si vous avez réussi à être plus efficace dans votre travail, n'hésitez pas à fêter ça ! Vous le méritez. Il est très difficile de perdre ses mauvaises habitudes et d'adopter de bonnes habitudes. Alors, célébrez si vous avez réussi. C'est le résultat d'un dur travail. Allez boire un verre après le travail le vendredi, faites rendez-vous avec des amis et sortez ensemble ou si vous préférez, allez au lit pour lire un bon livre, l'important étant de faire quelque chose qui vous rende heureux après une semaine de dur travail. Il est très important de garder sa motivation au maximum. Faites-vous plaisir.
- La récompense que vous vous offrez ne doit pas nécessairement être grandiose ou chère. Ne vous mettez pas dans une situation incontrôlable, économiquement parlant. Les dépenses les plus modérées sont les meilleures. Gardez la dernière Rolex pour une autre occasion.
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Conseils

Sachez mettre de côté les tâches plus rébarbatives pour se consacrer aux projets enthousiasmants. Le travail devient alors générateur de plaisir et source d'autonomie et non plus un projet redouté qu'on essaie d'éviter. Un sentiment de satisfaction l'emportera et vous terminerez vos journées sur une bonne impression, grâce aux projets les plus agréables ou moins stressants.