Cómo ser más eficiente en el trabajo

En el mundo actual es muy difícil lidiar con la presión del trabajo. Cualquier persona con un trabajo a tiempo completo sabe que un día promedio de trabajo no dura lo suficiente para terminar de hacer todos los pendientes. Sin embargo, tu productividad puede incrementarse increíblemente si adoptas hábitos diseñados para hacer que tu trabajo sea más eficiente. Un trabajador eficiente aprovecha cada minuto de su tiempo durante el día, poniendo toda su atención primero a las tareas más importantes. La eficiencia en el trabajo no solo incrementará tu productividad, y te hará ganar puntos con tu jefe, sino que también te hará sentir realizado y satisfecho de haber tenido un día de trabajo productivo y ocupado.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Establece focos de atención

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Mantén tu espacio de trabajo limpio y ordenado. Lograr eficiencia en el trabajo en ocasiones es tan simple como limpiar el desorden de tu área de trabajo. Si esta zona se encuentra en desorden, puede entorpecer tu nivel de productividad. Si constantemente peleas para encontrar una herramienta específica o algún documento dentro de un desorden total, tu valioso tiempo de trabajo se desperdiciará. Ten solo artículos que uses todos los días y todo lo demás guárdalo donde no te estorbe, pero también donde puedas encontrarlo rápidamente.
- Si trabajas en una oficina, organiza tu espacio y escritorio de modo que puedas encontrar fácil y rápidamente todo lo que necesites para trabajar. Si no trabajas en una oficina, igual puedes aplicar los mismos principios. Por ejemplo, si trabajas en un taller de reparación de bicicletas, mantén tus herramientas limpias y organizadas, de modo que puedas encontrarlas rápidamente cuando las necesites. Casi todas las áreas de trabajo traen mayores beneficios al mantenerlas limpias.
- Las personas que trabajan en oficinas y otras que manejan grandes cantidades de documentos, deben crear un sistema de archivos que sea lógico y organizado. Ten a tu alcance los documentos que usas con frecuencia. Guarda los otros documentos en orden alfabético (u otro orden lógico).
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Mantén tu lugar de trabajo bien abastecido. Asegúrate de tener los suministros y herramientas necesarios para realizar tu trabajo. En una oficina, esto significa que debes tener cerca cosas como perforadores, quitagrapas, calculadoras, etc. Fuera de las instalaciones de una oficina, las herramientas son distintas, pero el principio fundamental es el mismo, ten a mano las cosas que necesites para trabajar de manera efectiva antes de comenzar a trabajar. Los científicos que trabajan con aplicaciones gráficas complejas y los mecánicos que trabajan con llaves de tuercas se beneficiarán al tener sus herramientas preparadas, listas, y a su alcance.
- Esto también significa que te asegures de tener un buen suministro de cualquier insumo que se requiera en tu trabajo, como por ejemplo, las engrapadoras necesitan grapas, los carpinteros, clavos, los profesores, tizas, etc.
- Asegúrate de que tus herramientas estén en buen estado. Tener una herramienta básica malograda puede entorpecer el avance de tu trabajo, si no puedes seguir sin esta herramienta. Ahorra tiempo a largo plazo al tomarte un momento para limpiar y darle mantenimiento a tus herramientas de forma periódica.
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Ten un programa establecido. Si has estado decidiendo qué hacer sin previa planificación, hacer algún esfuerzo para planear tu día probablemente incrementará la eficiencia de tu trabajo. Sin embargo, para mantener un programa efectivo, limítate a una agenda que abarque todo (puedes complementarla con un calendario en tu oficina o cubículo para establecer objetivos a largo plazo.) No compliques innecesariamente tu trabajo al tener más de una agenda, o al garabatear una enorme cantidad de notas que inevitablemente perderás. Es mejor que puedas mirar en un lugar específico todo lo que tienes que hacer.
- Organiza cada día creando una lista de "pendientes". Comienza con los asuntos de mayor prioridad en el día, de modo que sea más fácil que los concluyas. Coloca las tareas menos importantes al final de la lista. Comienza tu día de trabajo con las primeras cosas de la lista. Si al final del día no completas la lista, coloca los puntos pendientes en el siguiente día.
- Establece un calendario y plazos límite para tus proyectos más importantes, y sé realista respecto al tiempo que te tomará cada tarea. No querrás ponerte en una situación que te haga cometer errores. Es mejor pedir más tiempo al comenzar el proyecto, que pedirlo justo antes de que se venza el plazo.
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Elimina las distracciones personales. Cada lugar de trabajo tiene sus propias distracciones. En algunos trabajos existe el típico compañero de trabajo conversador que nunca te deja en paz. Otros trabajos pueden ser terriblemente silenciosos, lo que hace que te distraigas con el más mínimo ruido. Haz todo lo que debas hacer para poder mantenerte concentrado. Si tu trabajo te permite escuchar música sin que ésta te distraiga, lleva un reproductor de MP3. Incluso puedes colocar notas en tu lugar de trabajo que indiquen a tus compañeros que no te distraigan. Esto puede parecer descortés, pero no lo es. Es un método razonable y efectivo para hacer que las personas no te molesten mientras trabajas. Recuerda, puedes socializar todo lo que quieras durante la comida y los momentos de receso.
- Una distracción muy común es pasar el tiempo en páginas de internet recreativas. Un estudio demostró que aproximadamente dos tercios de los trabajadores pierden por lo menos un poco de tiempo en páginas web que no están relacionadas a su trabajo diario.^{[1]XFuente de investigación} Por suerte, la mayoría de navegadores te permiten descargar recursos que bloquean páginas web que puedan distraerte. Busca en la tienda de extensiones para tu navegador "aplicaciones para bloquear páginas web" o "recursos para productividad". Podrás descargar por lo menos algunos recursos gratuitos y con resultados efectivos.
- Otra excelente forma de evitar distracciones es filtrar tus llamadas (evitar conversaciones telefónicas innecesarias) y minimizar las reuniones improvisadas.
Curiosamente, los recesos pueden incrementar, en lugar de entorpecer tu eficiencia en el trabajo. Ya que por un lado, éstos te proporcionan el descanso necesario. Sin este receso, podrías sentirte cansado, lo que hará que trabajes más despacio o con menor productividad. Por otro lado, los recesos te dan la oportunidad de manejar tus distracciones. Utiliza tus recesos para hacer todo lo que de otro modo te distraería en el trabajo. ¿De pronto te das cuenta que en lugar de trabajar estás pensando en ese pariente que planeabas llamar? Llámalo en tu receso, y elimina así tu distracción.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Establece estrategias de trabajo efectivas

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Divide tus responsabilidades en partes manejables. Los proyectos grandes pueden ser intimidantes. Cuando son lo suficientemente grandes, es fácil postergarlos, perdiendo tiempo en trabajo menos importante hasta que te veas obligado a enfrentar todo el proyecto justo cuando el plazo está a punto de expirar. Cuando eres un trabajador eficiente, debes realizar el trabajo importante primero, incluso cuando esto implique realizar una pequeña parte de una gran tarea. Si bien hacer una pequeña parte de una gran tarea no es tan reconfortante como completar todo una pequeña tarea, pero es una manera inteligente de utilizar tu tiempo. A largo plazo, habrás terminado las tareas más importantes más rápido, si trabajas un poco cada día para avanzarlas .
- Por ejemplo, si tienes un plazo de un mes para elaborar una gran presentación, establece el objetivo de crear un esquema hoy. Esto no te quitará mucho tiempo, así que no evitará que realices el resto de tu trabajo; sin embargo, ese primer paso será de gran importancia para que desarrolles el resto del proceso de manera más rápida y fácil hasta completarlo.
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Reduce tu carga laboral delegando funciones. A menos que te encuentres en el último nivel de jerarquía en tu trabajo, tendrás la oportunidad de dividir tareas específicas que sean repetitivas entre uno o más subordinados, así ahorrarás tiempo. No delegues a tus subordinados proyectos que solo tú sepas cómo completar de forma satisfactoria. Más bien, encomiéndales aquellas tareas que toman tiempo, son monótonas y que evitan que aproveches tu talento en tareas más importantes. Si delegas trabajo, recuerda hacer el seguimiento a tu asistente y dale un plazo máximo. Siempre sé amable con tus subordinados cuando te ayuden, ya que si sienten que los valoras, trabajarán duro en proyectos futuros.
- Si eres interno, estás en un puesto de trabajo para principiantes, o tienes un cargo bajo en una compañía, puedes dividir el trabajo especialmente monótono con empleados que se encuentran en el mismo nivel que el tuyo (por supuesto, con el consentimiento de la persona, así como el de tu supervisor). Si un compañero de trabajo te ayuda, deberás estar preparado para devolver el favor.
- Si tienes una muy buena relación con tu jefe, incluso podrías ver si éste puede delegar parte de tu trabajo a otros.
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Haz que tus reuniones sean breves. De acuerdo a una encuesta en el año 2012, la razón por la que todo el mundo odia las reuniones, para casi la mitad de los encuestados, fue que consideran que las reuniones generan la mayor pérdida de tiempo, incluso más que el tiempo que se pierde con asuntos personales, o en páginas de recreación.^{[2]XFuente de investigación} Las reuniones son de gran importancia para debatir sobre objetivos y establecer proyecciones. Por el contrario, dejar reuniones pendientes con frecuencia hace que ciertos asuntos empeoren, consume horas (y en casos extremos consume hasta días) de tu tiempo sin que nada importante se decida. Estos son algunos consejos para hacer que tus reuniones sean lo más efectivas posible:
- Antes de cada reunión establece una agenda, de modo que el tiempo reservado se aproveche al máximo. En la agenda incluye cuánto tiempo se dedicará para debatir ciertos temas. Respeta la planificación de la agenda tanto como puedas. Si surgen otros temas, discútelos posteriormente en reuniones de oficina personales.
- Realiza las reuniones con el menor número de personas posible. Cuando las reuniones están conformadas por un número reducido de asistentes, existen menos posibilidades de que la conversación se desvíe de los temas de importancia. Además ayuda a que todas las personas que no necesitan estar en la reunión se mantengas trabajando en sus puestos.
- Utiliza las presentaciones con diapositivas únicamente cuando sea necesario. Existe un gran debate respecto a si las presentaciones con diapositivas (PowerPoint, etc.) ayudan o entorpecen la eficiencia de una reunión.^{[3]XFuente de investigación}^{[4]XFuente de investigación} Pero existe un punto muy claro: Si utilizas diapositivas en tu presentación, haz que sean lo más concisas e informativas posible. Utiliza las diapositivas para proyectar imágenes y datos que no puedas expresar en tu discurso, no todo el contenido de tu presentación.
- Finalmente, un principio general consiste en saber qué es lo que quieres decidir antes de que comience la reunión y toma las decisiones tan rápido como sea posible.
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Elimina el drama de oficina de raíz. Desafortunadamente, los lugares de trabajo pueden ser muy estresantes. Si los ánimos se caldean, enfrenta cualquier actitud negativa de inmediato y de forma directa. Esto puede significar que tú, la persona con la que has discutido, o ambos tengan que pedirse disculpas sinceramente. Haz esto tan pronto como sea posible. Si dejas que unas cuantas peleas se tornen en resentimientos, tu eficiencia se verá afectada más adelante, pues perderás tiempo al tener que trabajar con esta persona tratando de evitarla en el lugar de trabajo. Y más importante aún, te sentirás terrible; así que no dejes que el drama de oficina afecte tu eficiencia y tu humor.
- Puedes buscar un intermediario. Las empresas saben que el drama y el herir sentimientos pueden entorpecer la dinámica de trabajo, por esta razón en muchos lugares se contrata gente que entre sus funciones específicas se encuentra la resolución de disputas en el trabajo. Si sientes frustración, tristeza, o miedo por culpa de alguien en el trabajo, contacta al departamento de recursos humanos de tu empresa.
- Una vez que la disputa se solucione, no tienes que ser amigo del compañero con el que hayas discutido, simplemente debes poder trabajar con esa persona normalmente. Sé amable y diplomático, incluso con las personas que detestas.
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Haz cambios en tu estilo de vida

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Descansa bien. El cansancio jamás ha mejorado la calidad de trabajo de las personas. El cansancio puede reducir tu rendimiento, entorpecer tu desempeño, y, si eres propenso a quedarte dormido, puede avergonzarte terriblemente en reuniones importantes. Y lo más importante, la falta de sueño severa se relaciona con diversos problemas de salud.^{[5]XFuente de investigación} No te quedes dormido en tu escritorio ni pierdas trabajo debido a que te enfermaste. Duerme 7 u 8 horas cada noche y así podrás dar lo mejor de ti.
- En el mejor de los casos, el cansancio en el trabajo puede ser una distracción leve. Pero en el peor de los casos, puede afectar seriamente la seguridad. Si tienes un trabajo donde la seguridad de las personas está en juego (por ejemplo, si eres controlador de tráfico aéreo o si manejas un camión), es primordial que tengas un horario de sueño adecuado.
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Ejercítate. La ciencia ha demostrado que un buen régimen de ejercicio mejora tu humor en el trabajo y tu productividad.^{[6]XFuente de investigación} Esto es cierto especialmente en el caso de trabajos de oficina sedentarios. Si pasas la mayor parte del tiempo sentado frente a una computadora, haz un esfuerzo para dedicar un tiempo cada día a ejercitarte. Esto no solo hará más fácil que estés sentado tranquilo en el trabajo, sino que hará que estés más feliz, en forma, y más motivado.
- Si vas a comenzar una rutina de ejercicio por primera vez, prueba rutinas de ejercicio que combinen los ejercicios cardiovasculares con los de fortalecimiento.
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Mantén un estado de ánimo positivo. Si intentas incrementar tu eficiencia en el trabajo, es posible que realices tu trabajo con una seriedad terrible. Con frecuencia esto no es una buena idea; ya que es posible que incrementes tu eficiencia a corto plazo, pero si nunca te concedes algo agradable en el trabajo, es más fácil que te hartes, generándote cansancio, estrés y falta de motivación. Intenta mantener una actitud positiva, si te sientes bien en el trabajo, será más fácil que te mantengas motivado y con ambiciones. Haz pequeñas cosas para mejorar tu estado de ánimo y no entorpecer tu productividad. Escucha música con unos audífonos, haz pequeñas pausas para estirarte, o lleva tu laptop a la sala de descanso, donde podrás tener un poco de paz y calma.
- Aprovecha al máximo tu hora de comida. Disfruta de una buena comida y de compartir chistes con tus amigos del trabajo.
- Bebe café con moderación. El café puede ser una excelente manera de empezar el día con energía cuando te sientes agotado, pero si lo bebes a diario, te volverás dependiente y dejará de de tener el efecto que antes tenía.
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Automotívate. Es más fácil trabajar de manera eficiente si tienes una buena razón para hacerlo. Si en ocasiones tienes dificultades para desempeñar tu trabajo, piensa en lo que te llevó a estar en ese trabajo; como en tus objetivos en la vida, tus sueños, y cómo te ves en el futuro. Intenta ver tu trabajo como el medio para llegar a un fin; donde el "fin" es la visión ideal de tu vida. Si disfrutas de tu trabajo, intenta pensar en cómo te hace sentir, ¿Te sientes satisfecho al concluirlo?
- Piensa en las cosas buenas que puedes tener gracias a tu trabajo. Quizás posees una casa o un carro gracias al dinero que ganas, o quizás tu trabajo te ha permitido enviar a tus hijos a la escuela. Además piensa en los "beneficios" que te trae, como el seguro médico y/o dental para tu familia.
- Piensa en las consecuencias que traería si no trabajaras. ¿Qué cosas tendrías que dejar si pierdes tu fuente de ingresos? ¿De qué forma afectará a tu familia y a la gente cercana?
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Recompénsate. Si logras incrementar tu eficiencia en el trabajo, celébralo, lo mereces. No es fácil dejar los malos hábitos y cultivar buenos hábitos, así que recompénsate por todo el trabajo que te costó. Cómprate un trago un viernes después del trabajo, reúnete con algunos amigos para salir por la noche, o simplemente recuéstate en la cama y lee un libro; haz lo que sea que te haga sentir feliz después de una larga semana de trabajo. El recompensarte hará que te sientas más realizado, que es una parte importante para mantener tu motivación.
- Tu recompensa no tiene que ser grande o grandiosa, y no tiene que ser algo económicamente irresponsable. Las recompensas modestas y moderadas son las mejores. Guarda ese Rolex nuevo para una ocasión especial.
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Consejos

Implementa un sistema de gratificaciones aplazadas donde lleves a cabo los proyectos que menos te agradan lo antes posible en lugar de dejarlos para el final. De este modo no pasarás el día lamentándote por el proyecto y tratando de evitarlo. Al realizar primero ese proyecto que te desagrada, es más probable que te sientas satisfecho, y que puedas terminar tu día de buena manera, realizando proyectos más placenteros o menos estresantes.
Procura trabajar desde casa si te es posible, ya que eso podría mejorar tu productividad.
Aprende a gestionar eficazmente el tiempo, ya que es un recurso limitado y muy valioso, por lo que en tu actividad diaria debes identificar aquellos elementos, actividades y circunstancias que se convierten en “ladrones de tiempo”.

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