Cómo ser más eficiente

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En este artículo:

Cambiar tus hábitos

Organizar tu día

Realizar las cosas más rápidamente

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Referencias

Ser eficiente puede ser difícil. La fatiga, la ansiedad, la pérdida de tiempo y el bombardeo de las distracciones cotidianas reprimen la productividad. Aunque los obstáculos para una mayor eficiencia son imponentes, puedes tomar medidas simples para mejorar la tuya. Dormir lo suficiente cada noche, dividir los proyectos grandes en tareas más pequeñas y manejables, y fijar límites de tiempo y plazos para ti mismo son pasos simples que puedes tomar para volverte más eficiente.

Pasos

Método 1

Método 1 de 3:

Cambiar tus hábitos

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   Duerme entre 7 y 9 horas todas las noches para mantenerte alerta y relajado. Dormir de forma inadecuada puede provocar fatiga, lo que saboteará tu productividad. Trata de irte a dormir y despertar a la misma hora todos los días.

   • Los adolescentes deben dormir entre 8 y 10 horas todas las noches.
   • Si quieres crearte una rutina de sueño saludable, programa una alarma para recordarte que debes ir a dormir a la misma hora cada noche.
   • Si notas que aún estás cansado después de dormir por al menos 8 horas en la noche, piensa en consultar con un médico, pues la fatiga de día podría ser un síntoma de apnea nocturna u otra condición de salud subyacente.
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   Come tentempiés saludables durante el día para darle impulso a tu cerebro. Si tu cuerpo está hambriento cuando trabajas, tu productividad sufrirá. Los tentempiés saludables como las almendras y las semillas de chia tienen ácidos grasos que mantendrán tu mente alerta y enfocada. Las frutas y las verduras también son opciones saludables.

   • No comas carbohidratos o comida chatarra como tentempiés. Estos alimentos pueden quitarte energía.
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   Reserva las tareas importantes y difíciles para los momentos cuando te sientas lleno de energías. Si te sientes más enfocado y con energías en la mañana, trabaja la tarea más importante o difícil. Sin embargo, si eres una lechuza, usa las mañanas para abordar las tareas simples o que no tienen importancia. Tratar de completar tareas importantes o difíciles cuando te sientes fatigado disminuirá tu productividad en general.

   • Todas las personas funcionan mejor en momentos diferentes del día, así que experimenta con tu horario para saber cuándo trabajas con más eficiencia.
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   Adopta una postura confiada y relajada para incrementar tu seguridad. La postura física que asumas puede tener un efecto psicosomático y neurológico en ti. Imitar una sonrisa y una postura confiada, por ejemplo, puede provocar que tu cerebro se sienta seguro, lo que conllevará una mejora en tu productividad.

   • Por ejemplo, obligarte a sonreír puede conllevar la liberación de endorfinas, lo que te ayudará a sentirte menos estresado sobre un proyecto.
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   Prueba a decir no al menos una vez a la semana. Si eres el tipo de persona que siempre dice que sí a sus colegas, amigos y familiares, quizás se te haga difícil terminar tareas importantes porque siempre estarás haciendo cosas por otras personas.

   • Decir que no puede ser difícil, pero comprometerte a rechazar al menos 1 pedido de un amigo, colega o familiar a la semana liberará más tiempo para que termines un proyecto importante o avances hacia uno de tus objetivos a largo plazo.
   • Cuando decidas decir no a un pedido, hazte las siguientes preguntas: ¿La persona que hace el pedido puede terminar su tarea por sí solo? ¿Hay alguien más que puede ayudar? ¿Cuáles son las consecuencias si la tarea no se completa?
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Método 2

Método 2 de 3:

Organizar tu día

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   Escribe tus objetivos a corto y largo plazo para que puedas priorizarlos. Clasifica tus objetivos y tareas de la siguiente década, año, mes, semana y día. Tener la lista cerca te permitirá mantenerte enfocado en las tareas más importantes que tienes frente.

   • Cuando estés fijando tus objetivos, empieza imaginando dónde quieres estar en 5, 10 o 20 años y luego crea un esquema de los objetivos a corto plazo que vas a tener que cumplir para llegar a este objetivo.
   • Sé lo más preciso que puedas cuando fijes tus objetivos. Si estos son más concretos, será más fácil para ti pensar en los pasos que tendrás que tomar para alcanzarlos.
   • Ten la lista de objetivos en algún lugar visible mientras trabajas para mantenerte motivado.
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   Crea una lista de tareas diarias para organizar tu día. El mejor momento para escribir una lista de tareas es justo antes de ir a dormir. Escribe todas las tareas que tienes que completar al día siguiente en un orden de la más importante hasta la menos importante.

   • Divide tu día en espacios de una hora y asígnales tareas a cada una.
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   Fija límites para todas tus tareas. Establecer un tiempo límite firme para una tarea te obligará a terminarla en un tiempo determinado. Si separaste un tiempo relativamente corto, te obligarás a completar el trabajo sin perder el tiempo.

   • Establecer un límite de tiempo que sea muy corto puede hacer que te apresures y que produzcas un trabajo de mala calidad, así que trata de encontrar un buen punto entre un plazo muy corto y uno muy largo.
   • Fija un plazo en el que sepas que podrás terminar la tarea, pero solo si tu trabajo no tiene distracciones.
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   Aprovecha periodos de 5 minutos para completar tareas pequeñas. Separa periodos de 2 a 5 minutos durante el día. Durante estos periodos cortos de tiempo, comprométete a completar una tarea pequeña. Se puede tratar de escribir un correo electrónico pequeño, revisar tus mensajes de voz, entre otros. Hacer una tarea en un espacio de 5 minutos te dará una sensación de logro y te motivará para completar más.

   • Prueba separar uno de estos periodos cortos cada hora más o menos.
   • Trata de limitar el tiempo que pasas pensando sobre la tarea antes de hacerlas. Pensar demasiado puede provocar ansiedad y pérdida de tiempo.
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   Divide tareas largas en varias cortas y manejables. Los proyectos largos pueden ser abrumadores. Preocuparte por completarlos puede provocar ansiedad, lo que lleva a la pérdida de tiempo. Tomar un proyecto largo como una serie de varias tareas pequeñas puede aliviar un poco de esa ansiedad.

   • Por ejemplo, si estás escribiendo un ensayo de 10 páginas, abórdalo un párrafo a la vez.
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   Tómate un descanso estratégico cada hora para mantenerte con energías. Trabajar de manera continua sin descanso puede dejarte fatigado y disminuir tu eficiencia constantemente. Trata de trabajar duro y mantenerte enfocado sin distracciones por 50 minutos y luego toma un descanso de 20 minutos.

   • Trabajar sin tomar suficientes descansos por un tiempo largo puede provocar fatiga, lo que causa deterioro en la eficiencia a largo plazo.
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Método 3

Método 3 de 3:

Realizar las cosas más rápidamente

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   No realices tareas múltiples para que puedas enfocar tu atención en una sola tarea. En el mundo moderno con celulares, correo electrónico e Internet, puede ser difícil evitar la multifuncionalidad. Sin embargo, enfocarte en más de una sola tarea a la vez, evitará que entres en un flujo.

   • Si estás trabajando en tu computadora, prueba instalar una aplicación o un programa que te limite el acceso a páginas web que no necesites usar para tu trabajo.
   • Cuando estés trabajando en un proyecto, pon tu teléfono en silencio y tenlo en otra habitación, fuera de tu alcance. Designa momentos específicos para revisarlo y ver si hay algún mensaje o mensaje en el buzón de voz.
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   Encuentra atajos para completar las tareas que realizas de manera regular. Si usas ciertos programas de computadora de manera regular para hacer tu trabajo, por ejemplo, aprende atajos en el teclado para acciones comunes. De lo contrario, si escribes correos electrónicos con frecuencia para programar citas, haz plantillas para este tipo de correo de modo que no tengas que escribirlos desde cero cada vez que lo hagas.

   • Pregúntales a tus colegas y amigos sobre cualquier atajo que podrían usar para acelerar su trabajo.
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   Delega tareas a tus compañeros de clases, amigos o empleados. Si vas a trabajar en un proyecto de la escuela o el trabajo, asegúrate de que la carga de trabajo esté dividida por igual entre todos los que tengan un rol en la realización del proyecto. Tratar de hacer todo el trabajo por tu cuenta te estresará y prolongará el tiempo que te tome terminar el proyecto.

   • Cuando delegues tareas, trata de presentar un pedido de ayuda en lugar de una orden para reducir la fricción.
   • Si no eres la persona a cargo del grupo o el equipo y crees que la carga de trabajo no se ha distribuido de manera uniforme, explícale al líder u a otro miembro del grupo que necesitarás ayuda para completar las tareas que te asignaron.
   • Si sientes que los otros miembros del grupo o el equipo no están cumpliendo su función, no les eches la culpa y, más bien, trata de involucrarlos en el proyecto pidiéndoles ayuda en tareas específicas.
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   Disminuye el número de las decisiones diarias que tienes que tomar. Tomar decisiones requiere energía. Mientras más decisiones tomes, más energía gastarás. Puedes disminuir el número de decisiones diarias que tomes y conservar tu energía al eliminar o externalizar las que se traten de tareas sencillas y cotidianas, como qué ropa ponerse o qué comer.

   • Para simplificar tu decisión diaria sobre qué vestir, simplifica tu guardarropa. Disminuye tu elección a dos o tres atuendos diferentes.
   • Haz un plan de desayuno, almuerzo y cena semanales para que no tengas que agonizar sobre lo que debes hacer a diario.
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