Descargar el PDFDescargar el PDFEste artículo fue coescrito por Keila Hill-Trawick, CPA. Keila Hill-Trawick es contadora pública certificada y propietaria de Little Fish Accounting, una firma de contabilidad pública certificada para pequeñas empresas en Washington, Distrito de Columbia. Con más de 15 años de experiencia en contabilidad, Keila se especializa en asesorar a trabajadores independientes, empresas de una sola persona y microempresas para alcanzar sus objetivos financieros a través de la preparación de impuestos, contabilidad financiera, contabilidad, impuestos de pequeñas empresas, asesoría financiera y servicios de planificación fiscal personal. Keila pasó más de una década en el sector público y privado antes de fundar Little Fish Accounting, y tiene una licenciatura en Contabilidad de la Universidad Estatal de Georgia - Facultad de Negocios J. Mack Robinson y un máster en Administración de Empresas de la Universidad de Mercer - Facultad de Negocios y Economía Stetson.
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Mantener un inventario es una tarea importante en muchas empresas, ya que comprende la cantidad total de los bienes disponibles y el proceso de contabilizarlos. Muchas empresas llevan a cabo controles de inventario para asegurarse de no quedarse sin los artículos más populares, mientras que otras hacen coincidir la cantidad total de bienes solicitados llevando a cabo un conteo físico. Si este proceso da lugar a un exceso o escasez de artículos, sabrás que hay un problema, como el control incorrecto del inventario o un posible robo.
Pasos
Encuentra un buen lugar con el espacio suficiente para mantener un inventario. Puede ser un armario vacío, una oficina pequeña o una bodega.- Asegúrate de que el espacio que elijas esté limpio, seco y bien iluminado.
- Asegúrate de que haya espacio y estantería suficiente para colocar el inventario.
- Protege el inventario al cerrar la puerta con llave al final del día.
Desarrolla un sistema de inventarios que funcione para ti. Los sistemas de inventarios pueden variar desde uno muy simple hasta uno elaborado.- Organiza las existencias importantes al frente para que puedas acceder fácilmente a ellas.
- Si los artículos del inventario son los mismos, almacénalos juntos. Por ejemplo, si almacenas una variedad de cartuchos de impresora, guárdalos en un solo estante y organízalos por marca y por número de modelo.
- Etiqueta cada estante, contenedor y caja haciendo que los artículos del inventario sean fáciles de encontrar.
Determina el método de control de inventario que funcione mejor para ti. Existe una serie de alternativas que puedes elegir.- Si tienes una cantidad pequeña de inventario, podría ser más fácil llevar un control manualmente.
- Elige un programa con el que te sea fácil trabajar, como Excel, o descarga una versión gratuita de un software para el control de inventario.
- Crea una hoja de cálculo con suficientes filas y columnas para identificar cada artículo del inventario. Incluye el artículo junto con su descripción, código, estilo o número de modelo. Anota la fecha en la que lo recibiste, su precio, la cantidad y la fecha en la que lo utilizaste o lo vendiste.
Registra el inventario. Al organizar los artículos puedes hacer que sea más fácil contarlos y registrar las cosas que tienes a tu disposición.
Verifica el conteo del inventario. Si el conteo inicial del inventario no es exacto, será imposible que lo hagas coincidir con el conteo del inventario final.
No olvides registrar todos los artículos del inventario en ambas direcciones: los artículos que entran y los que salen.
Realiza un inventario físico, cuenta y registra cada artículo de manera regular. Puedes programarlo de forma mensual, trimestral o anual.Anuncio
Organiza todos los artículos por tipo. Crea una categoría.
Agrupa artículos similares en subcategorías.
Designa un prefijo para la categoría.
Designa una letra para la subcategoría.
Empaca y etiqueta todos los artículos por prefijo, subcategoría, letra y lote o número de caja.
Crea una lista que defina todas las designaciones de inventario asignadas.
Crea un archivo con la ubicación de almacenamiento y con los contenidos y cantidades detallados y fotografiados.Anuncio
Consejos
- Si necesitas mantener un inventario más complejo, considera la posibilidad de optar por un sistema profesional para el control del inventario.
- Al aceptar mercancía nueva, asegúrate de recibir la cantidad exacta de cajas que se detalla en el recibo de entrega.
- Si hay más de una persona que administra el inventario, ten una copia de los procedimientos a la mano para todo el personal.
Advertencias
- No permitas que tu inventario disminuya demasiado, ya que podrías quedarte sin existencias muy fácilmente antes de que llegue el próximo envío.
- No almacenes cantidades excesivas de inventario. El suministro debe cumplir con la demanda del cliente.
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