Warenbestände kontrollieren

Das Verwalten des Inventars ist in vielen Unternehmen eine wichtige Aufgabe. Eine Inventur umfasst die Gesamtmenge der vorrätigen fertigen Güter und Materialien und deren Zählung. Viele Firmen machen eine regelmäßige Inventur, um sicherzustellen, dass ihnen beliebte Artikel nicht ausgehen, während andere die Gesamtzahl der bestellten Waren mit den tatsächlich vorhandenen abstimmen. Wenn dies zu einem Überschuss oder einer Fehlzahl führt, wirst du auf ein Problem aufmerksam gemacht, z.B. eine falsche Dokumentation deines Inventars oder möglichen Diebstahl.

Methode 1

Methode 1 von 3:

Die Lagerbestände einrichten

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Kenne die vier Inventar-Kategorien. Dein Inventar besteht aus allem, das du nutzt, um dein Unternehmen zu führen und deine Dienstleistungen bereitzustellen oder deine Produkte herzustellen. Das Inventar kann in vier Kategorien unterteilt werden. Die Art des Inventars bestimmt, wie viel davon du auf Lager halten solltest.^{[1]XForschungsquelle}
- Rohmaterialen und Bestandteile sind Dinge, mit denen du Produkte herstellst.
- Halbfertige Erzeugnisse sind dein Lagerbestand, der sich gerade in der Produktion befindet. Diese Produkte sind noch nicht fertiggestellt.
- Fertige Erzeugnisse sind deine fertigen Produkte, die bereit für den Verkauf sind.
- Verbrauchsgüter sind Materialien, mit denen du dein Unternehmen betreibst, z.B. Büromaterialien oder Treibstoff.
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Verstehe die Vor- und Nachteile des Führens von Inventar. Du kannst kleine Mengen auf Lager halten und Dinge nach Bedarf liefern lassen. Alternativ kannst du einen großen Warenbestand haben und einlagern, was du derzeit nicht benötigst. Jede Methode hat Vor- und Nachteile.^{[2]XForschungsquelle}
- Wenig oder keinen Warenbestand zu halten, spart dir Geld in Bezug auf Lagerkosten und ermöglicht es dir, immer die aktuellsten Bauteile einzusetzen. Du brauchst jedoch zuverlässige Lieferanten und läufst außerdem Gefahr, dass dir inmitten der Produktion Materialien ausgehen. Dies bedeutet auch, dass deine Kosten sich auf die aktuellsten Preise beziehen, da jeder Kauf zum aktuellen Preis erfolgt und der gekaufte Lagerbestand schnell aufgebraucht ist.
- Einen großen Warenbestand zu halten bedeutet, dass du vielleicht beim Kauf der Materialien in Großmengen Geld sparen kannst und du musst dir nie Sorgen darüber machen, dass dir das Material ausgeht. Es kann jedoch sein, dass du für die Lagerung bezahlen musst und dass die Haltbarkeit der Dinge abläuft oder diese veraltet sind, bevor du sie nutzen kannst. Außerdem kannst du von einem preislichen Risiko ausgehen, wenn die Käufe im Preis runter gehen, während die Kosten deines Inventars steigen (umgekehrt kannst du auch einen Gewinn machen).
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Verstehe die Kosten, wenn du Lagerbestände hältst. Zur Bestimmung des optimalen Warenbestands gehört das Ausgleichen der verschiedenen Kosten in Bezug auf Lagerung und den Kauf von Materialien. Zu den Lagerkosten gehören die Kosten für den Kauf, die Beförderung und für Fehlmengen.^{[3]XForschungsquelle}
- Zu den Bestellkosten gehören die Transportkosten, Personalkosten für den Empfang, die Lagerung und die Qualitätskontrolle der Materialien sowie für Büromitarbeiter, die den Bedarf planen, Bestellungen platzieren und den Bestellvorgang verwalten.
- Zu den Beförderungskosten gehören die Kosten für die Lagerhaltung außerhalb, Versicherungen, Steuern, Kapitalkosten und die Kosten für das Personal für die Handhabung der Materialien.
- Fehlmengenkosten beziehen sich auf die Unterbrechung der Produktion, wenn dir das Material ausgeht.
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Erfahre, wie die Art Lager beeinflusst, wie viel du lagern musst. Deine Lagerhöhe kann je nach Art der gelagerten Dinge variieren. Erwäge für jede Kategorie die Zuverlässigkeit deiner Lieferanten. Der Preis ist ebenfalls ein Kriterium. Der Preis einiger Materialien schwankt und es kann sein, dass du für den Kauf bestimmter Materialien in Großmengen Rabatte bekommst.^{[4]XForschungsquelle}
- Bei Rohmaterialien bestimmt der Terminplan und die Zuverlässigkeit deiner Lieferanten, wie viel du auf Lager hältst. Es ist eine gute Idee, alternative Materialquellen zu haben, falls es ein Problem mit deinem Lieferanten gibt. Auch wenn der Preis der Materialien schwankt, hast du vielleicht noch Zeit, um den Vorteil der besten Preise zu nutzen.
- Halbfertigerzeugnisse auf Lager zu halten kann sich als praktisch erweisen, wenn es ein Problem mit der Lieferung von Rohmaterialien gibt, welches die Produktion unterbricht.
- Halte nur fertige Erzeugnisse auf Lager, wenn du Dinge in Losen herstellst oder inmitten der Herstellung einer großen Bestellung bist.
- Die Hohe des Lagerbestands für Verbrauchsgüter hängt davon ab, wie du sie nutzt, von den Großmengenrabatten und der Zuverlässigkeit deiner Lieferanten.
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Lege ein Minimum fest. Dies ist die Menge, unter die der Warenbestand nicht fallen sollte. Die Lieferzeit beeinflusst diese Menge. Das heißt, wie lange es dauert, um den verbrauchten Bestand zu ersetzen. Außerdem bestimmt auch die Verbrauchsrate das Minimum. Wisse, wie schnell du deine Materialien verbrauchst und wie viel du während der Lieferzeit verwendest.^{[5]XForschungsquelle}
- Die Lieferzeit ist die Dauer, die du brauchst, um den Warenbestand wieder aufzufüllen. Sie ist die Anzahl der Tage zwischen dem Aufgeben einer Bestellung und deren Erhalt.
- Die Verbrauchsrate bezieht sich darauf, wie viele Dinge einer bestimmten Ware du in einer bestimmten Zeit verbrauchst.
- Nehmen wir z.B. an, dass du ein Büro hast und die Mindestanzahl der Packungen an Druckerpapier bestimmen musst, die du bevorraten solltest.
- Du weißt, dass dein Lieferant dir eine Papierbestellung innerhalb von fünf Werktagen liefern kann. Dies ist deine Lieferzeit.
- Außerdem weißt du, dass das Büro durchschnittlich drei Packungen Papier am Tag verbraucht. Dies ist deine Verbrauchsrate.
- Da du weißt, dass die Lieferzeit fünf Tage ist, darfst du deinen Papierbestand nie unter fünf Tage deines Papierverbrauchs fallen lassen. Wenn dein Büro drei Packungen am Tag verbraucht, dann ist der Bedarf für fünf Tage 15 Packungen.
- Der Mindestlagerbestand ist 15 Packungen Papier.
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Bestimme den Bestand, bei dem eine neue Bestellung ausgeführt wird. Üblicherweise liegt er zwischen dem Maximum und dem Minimum. Wenn der Bestand diese Höhe erreicht, muss jemand vom Personal eine Bestellanforderung auslösen. Dies startet den Vorgang des Wiederaufstockens des Inventars mit frischen Materialien.^{[6]XForschungsquelle}
- Im Beispiel oben ist es vielleicht nicht die beste Herangehensweise, deinen Papierbestand immer auf das Minimum fallen zu lassen, bevor eine Bestellung ausgelöst wird. Es gibt eine Menge Dinge, die die Lieferung verzögern könnten und dann hättest du kein Papier im Büro.
- Um eine Menge zu bestimmen, bei der eine neue Bestellung ausgelöst wird, würdest du die Zuverlässigkeit deines Lieferanten berücksichtigen. Angenommen, du weißt z.B., dass in ein paar Fällen in den Wintermonaten schlechtes Wetter deine Lieferung für ein paar Tage verzögert hat.
- Basierend auf der Vergangenheit mit diesem Lieferanten entscheidest du, eine neue Bestellung aufzugeben, wenn dein Papierbestand den Papierverbrauch von zehn Tagen unterschreitet, also 30 Packungen.
- Die Neubestellungsschwelle für Papier wäre 30 Packungen.
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Lege ein Maximum fest. Die ist die Menge der Materialien auf Lager, die du nicht überschreiten solltest. Diese Zahl wird durch viele Faktoren beeinflusst. Du musst z.B. den verfügbaren Platz und die Lagerkosten berücksichtigen. Außerdem kann es je nach Art des Lagers sein, dass gesetzliche Anforderungen die Menge beschränken. Auch saisonaler Bedarf kann beeinflussen, wie viel du auf Lager haben musst. Schließlich können, abhängig von deiner Branche, Veränderungen in Bezug auf die Mode oder Nachfrage dein Maximum bestimmter Materialien beeinflussen.^{[7]XForschungsquelle}
- Einige Firmen verwenden zur Berechnung des Maximums die Schwelle für die Wiederbestellung ein einer Formel. Diese Formel lautet: Maximum = Schwelle für die Wiederbestellung - Verbrauchsrate * Lieferzeit + optimale Bestellmenge.
- Die optimale Bestellmenge ist eine Berechnung, mit der bei der Neubestellung von Materialien eine feste Menge bestimmt wird. Sie wird später in diesem Artikel vorgestellt. Nehmen wir in diesem Beispiel an, die optimale Bestellmenge ist 30 Packungen Papier.
- Mit den Informationen oben könnte das Maximum mit der Formel $30-3*5+30=27*35=945$ berechnet werden.
- Das Maximum für Papier wäre 945 Packungen.
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Methode 2

Methode 2 von 3:

Den Warenbestand kontrollieren

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Dazu gehören die Methoden, mit denen du den optimalen Warenbestand hältst. Du kannst eine beliebige Kombination aus Methoden anwenden, die für dein Unternehmen sinnvoll ist. Der erste Schritt in der Kontrolle des Inventars ist eine Priorisierung des Inventars, um die wichtigsten Dinge zur Verwaltung zu bestimmen.
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Priorisiere das Inventar mit der ABC-Methode. Bei dieser Methode wird der Warenbestand in drei Kategorien eingestuft. Dies wird auch "Kontrolle des Warenbestands nach Wert" genannt. Der Zweck ist, Prioritäten auf die Verwaltung dieser Materialien zu legen. Diese Methode hilft Firmen, die Lagerkosten zu verringern und teure Materialien aufzubewahren.^{[8]XForschungsquelle}
- Gruppe A besteht aus teuren Dingen. Diese stelle normalerweise 10 bis 20 % des gesamten Warenbestands, aber 50 % des Werts des Warenbestands dar. Du würdest den Großteil deiner Bemühungen in die Kontrolle dieser Dinge stecken.
- Gruppe B stellt 20 bis 30 % des gesamten Warenbestands dar und etwa 30 % des Werts deines Inventars. Diese Dinge erfordern moderate Maßnahmen zur Warenbestandskontrolle.
- Gruppe C stellt 70 bis 80 % des gesamten Warenbestands dar, aber nur etwa 20 % des Werts. Diese Kategorie kann mit Routineprozeduren kontrolliert werden.
Ein fortlaufendes System bedeutet, dass du bei jeder Bestellung eine feste Menge bestellst. Du bestellst diese feste Menge jedes Mal, wenn der Warenbestand eine vorher definierte Höhe erreicht. Du würdest diese Methode bei den Dingen, die du als Kategorie "A" eingestuft hast, anwenden. Dies sind die teuren Dinge, die du sorgfältig verfolgen willst. Du möchtest nicht viel Geld für Beförderungskosten ausgeben, aber du willst auch nicht, dass dir diese Dinge ausgehen, daher überwachst du fortlaufend, wie viel du von ihnen hast.^{[9]XForschungsquelle}
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Berechne die optimale Bestellmenge, um die feste Bestellmenge festzulegen. Mit dieser mathematischen Formel wird der optimale Warenbestand berechnet. Sie ist eine fortlaufende Methode der Kontrolle des Warenbestands. Mit ihr bestimmst du die feste Bestellmenge, die du bei jeder Bestellung dieser Waren bestellen solltest. Du würdest sie für deine "A"-Kategorie anwenden.^{[10]XForschungsquelle}^{[11]XForschungsquelle}^{[12]XForschungsquelle}
- Die Formel für die optimale Bestellmenge ist $Q={\sqrt {2AS/I}}$ .
- In der Formel ist Q = die Menge pro Bestellung, A = die Menge der Ware, die du im Jahr brauchst, S = die Kosten pro Bestellung und I = die Beförderungskosten pro Einheit pro Jahr in deiner Währung.
- Nehmen wir z.B. an, du verkaufst Basketbälle. Die Kosten pro Bestellung liegen bei 400 €, die Beförderungskosten bei 10 € pro Einheit pro Jahr und du hast eine Nachfrage von Basketbällen im Wert von 20.000 € im Jahr.
- $Q={\sqrt {2*20.000*400/10}}=1.265$
- Der optimale Bestelldurchschnitt sollte bei 1.265 Basketbällen liegen. Wenn der jährliche Bedarf von 20.000 liegt, dann musst du 16 Bestellungen im Jahr aufgeben ( $20.000/1.265=15,8$ ).
Dies bedeutet, dass du die Dinge nach einem festen Zeitraum wiederbestellst. Eine Bestellung mit einer variablen Menge wird nach einer festen Zeit aufgegeben. Du machst z.B. einmal im Monat eine Bestellung für eine bestimmte Ware und die Menge variiert entsprechend der Verwendung der Ware im vergangenen Monat. Diese Methode funktioniert gut für die Dinge in den Kategorien "B" und "C". Du musst nicht so streng kontrollieren, was du vorrätig hast, und du kannst das Risiko einer größeren Bestellung durch die Bestellung von Großmengen eingehen.^{[13]XForschungsquelle}
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Methode 3

Methode 3 von 3:

Deinen Warenbestand im Auge behalten

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Als Teil deiner Buchhaltung musst du jährlich eine Inventur machen, um den Wert deines Inventars zu bestimmen. Dies bedeutet, dass du eine Liste deiner Warenbestände erstellst, in der du den Ort der Dinge und ihren Wert dokumentierst. Tools wie Barcodes oder RFID-Etiketten helfen dir, deinen Warenbestand im Auge zu behalten. Du kannst dies manuell machen, indem Leute den Warenbestand zählen, oder elektronisch mit einer Software zur Warenbestandskontrolle.^{[14]XForschungsquelle}
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Stell sicher, dass eine regelmässige Inventurzählung stattfindet. Dies ist ein wichtiger Bestandteil der Bestandsverwaltung. Daher musst du einen Zeitplan für die inventur erstellen. Viele Bestandsverwaltungssoftwaresysteme erleichtern diese nach Kategorie oder Unterkategorie unterteilt. Bereite daher jedes Mal vor, was du zählen willst. Jedes Mal, wenn du eine Zählung durchführst, musst du:
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* Alle offenen Inventurtransaktionen abschliessen.
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* Den gesamten Über-, Unter- oder Lagerbestand wieder aufstocken.
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* ein Konto für alle eingegangenen Bestellungen und eingehenden Überweisungen in führen.
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* Alle Gegenstände weglegen.
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* Alle abgeschlossenen Kundenbestellungen schließen und in Rechnung stellen.
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Wende eine manuelle Methode an. Manuelle Systeme funktionieren am besten für kleine Firmen mit wenigen Dingen auf Lager. Du kannst hierbei aus zwei Methoden wählen. Die erste ist eine Warenbestandskontrolle mit zwei Behältern. Bei der zweiten erstellt du einen anschaulichen Index und verwendest Warenbestandskontrollkarten.^{[15]XForschungsquelle}
- Bestimme für das System mit zwei Behältern einen Kaufzyklus für Dinge und die Menge, die du in jedem Zyklus kaufst. Büros können z.B. wöchentlich oder monatlich Büromaterial kaufen. Kaufe anfänglich ausreichend Material, so dass es für zwei Kaufzyklen reicht. Teile die Dinge in zwei Bündel auf. Wenn das erste Bündel aufgebraucht ist, ist es an der Zeit für eine Nachbestellung des Artikels in einer Menge, die für einen Zyklus ausreicht. Die Materialien des zweiten Bündels werden verbraucht, während die Materialien neu bestellt werden.
- Erstelle für das zweite System einen Index, der alle Dinge auf Lager auflistet, und Karten für jedes Material. Schreibe auf jede Karte eine Beschreibung des Materials. Wenn ein Material gekauft oder neu bestellt wird, schreibt jemand die erhaltene Menge, den Preis pro Einheit und andere Informationen wie eine Bestellbeschreibung, eine Katalognummer oder die Seriennummer auf.
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Verwende eine Computer-Software. Eine Software für die Warenbestandskontrolle dokumentiert die Höhe des Warenbestands und Käufe, Lieferungen und Verkäufe der Dinge auf Lager. Fabriken können sie auch für produktionsbedingte Dokumente wie Arbeitsaufträge und Rechnungen für Materialien verwenden. Sie kann eine Analyse der optimalen Bestellmenge deines Warenbestands durchführen, damit du immer die optimale Höhe auf Lager hast.^{[16]XForschungsquelle}
- Zu den Vorteilen der Nutzung einer Software gehören geringere Beförderungs- und Bestellkosten, eine höhere Effizienz der Warenbestandsverwaltung, eine bessere Organisation und Sicherheit und Informationen in Bezug auf Trends bezüglich der Nutzung von Materialien.
- Die Nachteile sind, dass die Software teuer und komplex in der Anwendung sein kann.
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