Cómo hacer una subasta silenciosa

Las subastas silenciosas son subastas que se llevan a cabo sin un subastador. En cambio, las personas colocan sus ofertas en hojas de papel. Las organizaciones benéficas suelen usarlas para recaudar fondos, pero puede ser complicado organizarlas. Sin embargo, con una buena planificación, no es difícil organizar una subasta y sacarles el máximo provecho a los artículos. Pronto, habrás recaudado una buena cantidad de dinero en apenas unas horas.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Prepararte para el evento

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Recluta a voluntarios. Para ello, es útil tener una lista de contactos, sobre todo una lista de correos electrónicos. Necesitarás voluntarios para ayudar a disponer todo, voluntarios para monitorear y cerrar las mesas a la hora designada y asegurarse de que se cumplan los requisitos en cuanto a la oferta mínima y el incremento mínimo, un equipo de "banco" para organizar las hojas de ofertas (sobre todo de varios ganadores) y recolectar el dinero de las ofertas ganadoras, y un equipo de limpieza.
- Elige a voluntarios que estén dispuestos a ser oficiales. Será necesario que estas personas conozcan las reglas de la subasta silenciosa y a quién acudir con preguntas que no puedan responder. Durante el evento, se vestirán con algo (por ejemplo, un sombrero, chalecos, chaquetas o fajas) que los designe como oficiales.
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Solicita donaciones. Si quieres ganar dinero para tu organización benéfica, necesitarás productos o servicios para venderlos en la subasta silenciosa. Es probable que muchos negocios e incluso personas individuales dentro de tu comunidad te ayuden con gusto si les dices cuál es el propósito de la subasta y quién se beneficiará de ella.^{[1]XFuente de investigación}
- Recuerda solicitar servicios además de productos tangibles. Un salón de belleza local podría donar un corte o peinado de cabello y un campo de golf local podría ofrecer una ronda de golf con un entrenador.
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Elabora una lista maestra del valor de todos los artículos.^{[2]XFuente de investigación} En caso de que vayas a volver a hacerlo el año siguiente, es agradable que las mismas personas acudan a los mismos negocios todos los años. Incluye espacio en la lista maestra para escribir quién donó el artículo, su valor, la información de contacto del donante, quién lo ganó, su número telefónico y la cantidad que pagó por él. Esto te permitirá asegurarte de que reciban sus productos y saber cuánto dinero ganaste.
- Al elaborar una lista maestra, considera la posibilidad de usar un programa computarizado (por ejemplo, Excel). Es posible que otro voluntario esté dispuesto a ingresar la información. De ser así, elabora columnas para el nombre del donante, su dirección y número telefónico, el número del artículo, su descripción y su valor.
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Asígnale un número a cada artículo. Utiliza calcomanías o etiquetas pequeñas en blanco que están disponibles en las tiendas generales y los negocios de artículos de oficina. En caso de que haya más que unos cuantos artículos y de que algunos de ellos sean similares unos a otros, esto hará que monitorearlos sea mucho más fácil. Coloca el mismo número junto al artículo en tu lista maestra.^{[3]XFuente de investigación}
- Coloca también el número del artículo en la hoja de ofertas de forma que los postores puedan emparejar la oferta con el artículo.
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Haz una lista de suministros que consideres que necesitarás y ve de compras. Necesitarás por lo menos una tabla sujetapapeles, papel y bolígrafos.^{[4]XFuente de investigación} Asimismo, compra un poco de cinta correctora, hojas de oferta adicionales y un rollo adicional de cinta adhesiva para pegar las hojas de ofertas en caso de que no vayas a usar tablas sujetapapeles.
- Haz el intento de comprar suministros en una tienda de almacén que tenga una política generosa de devoluciones. En caso de que debas tener una membresía para esa tienda, debes tenerlo en cuenta al enviar a alguien a comprar suministros de último momento. Asimismo, ten cuidado de que esa persona tenga un teléfono celular y de que una persona clave en el evento tenga ese número. Una vez que se haya ido a comprar suministros, con seguridad encontrarás algo más que se deba comprar.
- En caso de que de por sí no tengas una caja de seguridad para el dinero, también necesitarás una. Si tienes la intención de aceptar tarjetas de crédito (que es una muy buena idea), consigue un lector de tarjetas. Los servicios como Square ofrecen lectores que se fijan a las tabletas y los smartphones.
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Imprime hojas de oferta. Escribe el nombre del artículo, una descripción corta de él, cuánto vale y quién lo donó. Incluye una oferta mínima (por lo general, el 40 % de su valor minorista) y la cantidad mínima por la que se pueda incrementar la oferta anterior. (Una regla general para los incrementos mínimos: $1 para los artículos de hasta $50, $2 para entre $50 y $100, $5 para los artículos de más de $100). Ten cuidado de que haya espacio para el nombre del postor, su número telefónico y la cantidad que oferte. Si prefieres, añade un precio de "Comprar ahora" a cada hoja de oferta por si acaso alguien quiera irse antes del final de la subasta.^{[5]XFuente de investigación}
- Haz que un voluntario elabore certificados para los servicios. En caso de que el servicio donado no haya venido con un certificado de regalo, puedes imprimir uno tú mismo. Asimismo, puedes usar tus propios certificados como certificados de regalo con letra pequeña difíciles de leer.
Haz el intento de instalar todo un día antes del evento. Necesitarás ese tiempo adicional no solo para instalar todo sino también para permitir que se cometan errores. De ser posible, instala todo uno o dos días antes de la subasta de forma que no tengas que estresarte. Considera la posibilidad de designar a alguien que esté dispuesto a ir a la tienda a comprar productos que se hayan olvidado.^{[6]XFuente de investigación}
En caso de que tengas muchos artículos, quizás debas ser bastante creativo. Por ejemplo, es posible que sea mejor colgar algunas cosas en las paredes o colocarlas en caballetes de exhibición. No te preocupes si es que la hoja de oferta no se encuentra justo al lado del artículo, tan solo colócala cerca. Para eso están los números.^{[7]XFuente de investigación}
Es fácil que las hojas de oferta se vuelen o se caigan, por lo que la mejor forma de asegurarlas es fijar cada hoja de ofertas a una tabla sujetapapeles con un bolígrafo adherido. Esta es una disposición fácil y conveniente.^{[8]XFuente de investigación} Asimismo, puedes usar cinta para pintores para asegurar las hojas de oferta.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Durante el evento

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Los monitores ayudarán a asegurar que las hojas de oferta se mantengan en su lugar y que las personas sigan las reglas en cuanto a la oferta mínima y los incrementos mínimos. Es probable que las personas tengan preguntas acerca de algunos artículos, por lo que debes tratar de preparar a los voluntarios para responderlas.^{[9]XFuente de investigación}
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Advierte a las personas con bastante anticipación conforme vaya acercándose la hora de cierre. Haz anuncios como mínimo 10 y 5 minutos antes. En caso de que hagas un cierre, anúncialo con fuerza y claridad. En caso de que tengas horas de cierre en intervalos, anuncia con fuerza y claridad a cuál cierre te refieres. Las personas querrán ofertar hasta el final. Termina en ese momento.
- Elige el reloj de pulsera de una persona para usarlo y haz que ella se encargue del tiempo, ya que todos tienen relojes distintos.
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Recoge las hojas de oferta y los bolígrafos cuando terminen las ofertas. Pídeles a los voluntarios que recojan rápidamente todos los bolígrafos y hojas de forma que nadie pueda ser taimado y tratar de introducir una oferta tardía. Los voluntarios deben encerrar en un círculo la oferta ganadora y trazar una línea a través de los espacios en blanco de las hojas de oferta de forma que nadie pueda añadir su nombre después de la hora de cierre.
- En caso de que haya muchos artículos, considera la posibilidad de cerrar las mesas en intervalos (por ejemplo, cada 15 minutos). Hacerlo ayuda a que los voluntarios no se abrumen a la hora de cierre de las mesas.^{[10]XFuente de investigación}
Revisa para asegurarte de que las ofertas ganadoras hayan seguido las reglas en cuanto a la oferta mínima y los incrementos mínimos. En caso de que no se haya cumplido una oferta mínima, haz a un lado la hoja. Más tarde, los organizadores pueden decidir la forma de manejarlo. En caso de que no se haya cumplido con el incremento mínimo, elige al mayor postor más reciente (por encima de la oferta mínima) que sí haya cumplido con la oferta mínima. Luego, los voluntarios llevan las hojas de oferta al "banco".^{[11]XFuente de investigación}
Es fácil ordenarlas según el apellido en orden alfabético. En caso de que alguien haya ganado más de un artículo (lo cual suele ocurrir), engrapa esas hojas unas con otras. Esto permitirá que solo tengas que pedirles que paguen una vez. En caso de que apenas haya unos cuantos artículos, puedes llamar a esas personas por sus nombres y pedirles que vayan a recoger sus cosas.
En caso de que los postores puedan llevarse sus artículos a casa con ellos después de la subasta, pídeles que esperen en tanto se verifican las ofertas. Te será de ayuda tener algún juego u otro entretenimiento a la mano para que los postores no se aburran.^{[12]XFuente de investigación}
Llama a los postores por su nombre uno por uno o bien tan solo pídeles que formen una fila. En caso de que vayas a usar este último método, los banqueros tendrán que buscar el nombre del postor entre las hojas de oferta y, por ende, es importante que estén en orden alfabético.
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Haz a un lado las hojas de oferta de las personas que no vayan al banco. En caso de que alguien haya ganado uno o más artículos y no aparezca por su cuenta, haz a un lado esas hojas de oferta. Cuando estés por terminar con las personas en la fila, pídele al maestro de ceremonias que anuncie sus nombres por si acaso aún se encuentren en el evento.
- En caso de que el postor de todos modos no aparezca, toma nota de ello en la hoja de oferta. Puedes hacer arreglos para que lo recoja de otro modo o darle el artículo al siguiente postor más alto según las reglas que hayas establecido.
Puedes enviar a las personas a que recojan sus propios artículos, aunque las subastas silenciosas suelen atraer a personas que quieran obtener una buena oferta y quizás no apoyen particularmente la causa para la cual vayas a recaudar fondos. En su mayoría, las personas son muy honestas, pero una manzana podrida puede realmente echar a perder el evento para los demás.
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Después del evento

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Maneja los artículos que sobren. Una vez que se hayan ido las personas en la fila, es probable que haya cosas que queden. Esas personas pueden haberse ido a casa, no haber sabido que ganaron o lo que sea. Por esta razón, tienes su número telefónico en la hoja de ofertas. De no serte posible dejar los artículos en el local del evento, es probable que debas llevártelos a casa. Ten cuidado de que tú o un voluntario tengan las hojas de oferta con los números telefónicos.
- En el caso de los artículos que hayan cumplido con la oferta mínima pero no hayan sido recogidos, será necesario que tú o un voluntario llamen al postor. Ordena todas las hojas de oferta que sean para la misma persona. Es posible que haya comprado una cosa o 20. Suma su total y llámalo para decirle que ganó. Pregúntale si por favor podría ir a recoger sus cosas. Quizás sea necesario que seas flexible en cuanto a los arreglos para una hora en la cual reunirse. En caso de que hayan sobrado muchas cosas, divide la pila de forma que nadie tenga que llamar a 20 personas. Debido a que esta parte puede ser un gran engorro, debes dividir el trabajo para facilitarlo.
Sin duda habrá personas que no quieran pagar por las cosas por las que oferten. Llama a la siguiente persona en la hoja de ofertas y fíjate si de todos modos lo quiere.
Los cajeros pueden equivocarse. Busca cheques que se hayan girado de manera inapropiada. Si bien es posible que el banco de todos modos los acepte, debes estar al tanto de ellos.
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Agradece y haz un reconocimiento a los que hayan donado y comprado. En caso de que tengas voluntarios en tu lista de contactos por correo electrónico, envía un agradecimiento por correo y hazles saber el éxito que tuvo el evento. Envíales un agradecimiento personalizado a los vendedores y negocios que hayan donado productos y servicios. Comunícate con los columnistas de periódicos o disc-jockeys de radio que hayan promocionado tu evento para agradecerles y hacerles saber que fue un éxito. Escríbele una carta al editor del periódico local para agradecerles a las personas que te hayan ayudado. En caso de que la oferta ganadora haya sido mayor al valor del artículo, es posible que, junto con el agradecimiento, la persona quiera o necesite un recibo deducible de impuestos por la cantidad "donada" del valor.^{[13]XFuente de investigación}
- En caso de que tu organización tenga una oficina comercial o un departamento de contabilidad, quizás debas consultarles acerca de las implicaciones tributarias de los artículos de la subasta y si es necesario deducir un impuesto a la cantidad de la oferta. Por esta razón es tan importante tener una documentación completa de la fuente del artículo, su descripción y su valor.
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Consejos

Utiliza bolígrafos en lugar de lápices para que las personas hagan sus ofertas.
En las hojas de oferta, es necesario escribir nombres cada vez que se incrementa una oferta. Sin embargo, los números telefónicos deben escribirse únicamente una vez. Como otra alternativa, puedes pedirles a las personas que se registren en la puerta e incluyan su número telefónico y otra información de contacto en ese registro.
Haz que las hojas de oferta midan la mitad de una hoja (10,8 x 28 cm o 4,25 x 11 pulgadas) en caso de que tengas muchos artículos. Esto hace que las hojas de oferta estén menos apiñadas en las mesas. En caso de que una hoja de oferta se llene, puedes pegar una hoja vacía a la hoja llena con cinta adhesiva.
Considera el clima. ¿Es un evento al aire libre? Considera el viento, la lluvia, el sol (no es bueno para las botellas de vino y las velas que podrían derretirse), etc.
Considera la posibilidad de que algunos voluntarios coloquen sus nombres en las hojas de oferta con una oferta mínima. Un artículo se ve un poco más atractivo si otra persona ya decidió que lo quiere. Como otra alternativa, puedes tan solo dejar que los voluntarios oferten sobre artículos antes del inicio del evento. Algunos voluntarios no tendrán tiempo para ofertar durante el evento y, si les permites ofertar a una etapa temprana, esto no impide que los asistentes oferten más que ellos.
Considera la posibilidad de perforar agujeros en la parte superior de todas las hojas de oferta y enhebrar una cuerda a través de todas ellas en un lado de una mesa. Esto permitirá que, cuando se acerque el cierre, únicamente deba haber un voluntario en cada extremo de la cuerda para tirar de todas las hojas al mismo tiempo (y evitar que las personas hagan una última oferta a hurtadillas después del cierre).
Considera la tecnología. Una subasta silenciosa por mensaje de texto puede incrementar los ingresos de manera significativa. La velocidad añadida incrementa la cantidad de ofertas y esto, en última instancia, sube el precio. Existen varios sistemas de teclado que también están disponibles, pero los mensajes de texto son mucho más baratos y, por lo general, pueden dirigirlos ustedes mismos con un lío mínimo.

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Cosas que necesitarás

hojas de oferta (puedes hacerlas en una computadora casera)
lista maestra de artículos
cinta de enmascarar o de empaquetar
cinta adhesiva transparente (para pegar las hojas de oferta a las mesas)
cinta para pintores para colgar letreros y artículos de la subasta silenciosa en las paredes (es mucho menos probable que la cinta para pintores pele la pintura de las paredes al quitar las cosas en comparación con la cinta de enmascarar)
marcadores
bolígrafos (muchos de ellos a la mano, por lo menos uno para cada hoja de oferta), puedes conseguir paquetes de varios en una tienda de ofertas
cinta correctora, no corrector líquido
mesas
una tienda de campaña o uno de esos refugios improvisados para tener sombra
un plan para la lluvia (¿todo cabe bajo la tienda de campaña? ¿Qué pasa si el viento empieza a soplar?)
papel y marcadores de colores para hacer letreros
uno o dos engrapadores (para engrapar las hojas de oferta de los ganadores de varias cosas de la subasta silenciosa)
una hoja de información para colocar en el banco que les indique a las personas a quién girar los cheques
una caja de seguridad, cambio (por ejemplo, $100 en billetes de $1, $40 en billetes de $5 y $50 en billetes de $10) y cambio para el maestro de ceremonias en caso de que vaya a llevar a cabo juegos para recaudar fondos
rollos de manteles desechables (manteles baratos de uso único para cubrir las mesas y que puedes comprar en una tienda mayorista)