Как провести негласный аукцион

Негласный аукцион – это аукцион, проводимый без аукциониста. Вместо этого люди размещают свои предложения цены на листочках бумаги. Такие аукционы часто проводятся в благотворительных целях. В то же время их организация может оказаться достаточно сложным делом. При тщательном планировании, однако, проведение такого аукциона не составит труда, и вы сможете получить максимальную цену за ваш товар. Немного практики и совсем скоро, вы сможете заработать достаточно денег всего за пару часов!

Шаги

Загрузить PDF

1
Составьте каталог цен на товары и перечень лиц, у которых вы их приобрели. Добавьте несколько колонок в ваш каталог, в которых вы укажете информацию о лицах, заполучивших тот или иной товар, их номера телефонов и цену, которую они заплатили. Таким образом, вы будете уверены, какой товар кому принадлежит, и будете точно знать, какую сумму денег вы заработали. К тому же, в случае если вы решите продолжать проводить такие аукционы, было бы здорово ежегодно собирать на это мероприятие одних и тех же людей.
- При составлении каталога, используйте компьютерные программы. Можете найти волонтера, который будет заполнять информацию за вас. В этом случае, предусмотрите в каталоге колонки для внесения такой информации, как имена доноров, их адреса и номера телефонов, номера товаров, описание товаров и их стоимость.
Используйте для этого маленькие клейкие бумажки или готовые наклейки с номерами, доступные в обычных или канцелярских магазинах. Если у вас больше чем несколько товаров, и если некоторые из них имеют однородные качественные признаки, это облегчит вам процесс поддержания системы отслеживания. Просто проставьте один и тот же номер рядом с наименованиями товаров в вашем каталоге, имеющих такие однородные качественные признаки.
В бланках укажите наименование товара, краткое описание товара и цену. Внесите минимальную цену (обычно около 20% от рыночной стоимости) и минимальную ставку увеличения цены. (Минимальное повышение приблизительно должно составлять $1 на товар стоимостью до $50, $2 для $50-$100, $5 для товаров стоимостью свыше $100). Убедитесь, что в бланке имеется место для внесения имен участников аукциона, их номеров телефонов и предлагаемой за товар цены. Если пожелаете, можете добавить в каждый листок участников цену напротив каждого товара, предложив которую участник сможет сразу же приобрести тот или иной товар, не дожидаясь окончания аукциона.
4
Составьте список принадлежностей, которые вам могут понадобиться и отправляйтесь за покупками. (См. «что вам понадобится» ниже.)
- Постарайтесь приобретать принадлежности в магазинах, предусматривающих приемлемые условия возврата товара. Если магазин требует членскую карточку, не забудьте про нее, в случае если придется отправить кого-нибудь в магазин за принадлежностями, о которых вспомните в последнюю минуту. Также убедитесь, что этот человек захватил с собой мобильный телефон, а у вас есть его номер. Вы обязательно вспомните о необходимости приобрести что-то еще, как только этот человек отправится за недостающими принадлежностями.
- Приобретите достаточное количество ручек и маркеров, несколько упаковок замазки, распечатайте дополнительные бланки для участников, и дополнительный скотч, чтобы приклеить бланки. Не допустите того, чтобы люди ждали своей очереди, чтобы внести цену, которую они хотели бы вам заплатить.
5
Привлеките волонтеров. Используйте для этого список своих контактов или адресную книгу электронных адресов. Вам понадобятся: волонтеры для участия в подготовке; наблюдатели, чтобы следить за временем окончания торгов, приема предложений и что требования по минимальной стоимости и минимальной ставке повышения соблюдены; группа людей, иначе «банк», сортирующих бланки участников, определяющих победителя и собирающих деньги; и, конечно же, команду уборщиков.
- Определите волонтеров желающих принять на себя роль официальных представителей. Эти люди должны знать правила негласного аукциона и к кому обратиться в случае возникновения вопросов, на которые они не смогут ответить. Во время аукциона на них должна быть отличительная одежда (шляпа, жилетка, жакет, или лента через плечо), которая будет указывать, что они официальные представители аукциона.
Вам понадобится дополнительное время не только на оформление, но и на ошибки. Если есть возможность, постарайтесь подготовить все за день или за два, чтобы не беспокоиться об этом. Рассмотрите возможность поручить одному из желающих пройтись по магазинам и прикупить забытые вещи.
При большом количестве товаров, вам придется включить воображение. Например, некоторые вещи лучше повесить на стены или разместить на подставки. Не обязательно чтобы бланки на товар располагались в непосредственной близости с ним. Достаточно разместить их поблизости. Для этого и существуют индивидуальные номера. (Стикер с номером должен быть на каждом товаре и соответствовать номеру такого товара, указанному в бланке.) Поручите одному из волонтеров сделать бланки и сертификаты к товарам, у которых они отсутствуют. (Сертификаты нужны вещам, например, таким как безвозмездно оказанные услуги, у которых таких сертификатов нет. Вы также можете использовать свои собственные сертификаты в качестве подарочных сертификатов с мелким трудночитаемым шрифтом.)
Приклейте бланки на товары, так как они могут легко разлететься и заполонить весь зал.
Реклама

Метод 1

Метод 1 из 2:

во время аукциона

Загрузить PDF

Чтобы убедиться, что бланки остаются на местах и люди соблюдают требования минимальных стоимости и ставки повышения. У людей наверняка будут возникать вопросы касательно некоторых товаров. Поэтому постарайтесь подготовить наблюдающих к ответам на все вопросы.
Делайте заявления как минимум за 10 и 5 минут до окончания. Если у вас только одно закрытие, объявите громко и четко о том, какое это закрытие. Люди склонны предлагать самые высокие цены непосредственно перед истечением времени на прием ставок. Заканчивайте в объявленное время. (Пусть только один человек следит за временем, так как время у каждого на часах может расходиться.)
Когда время делать ставки закончится, пусть наблюдатели быстро соберут все ручки и бланки, чтобы никто не пытался внести изменения в бланках после закрытия приема ставок. Наблюдатели должны найти победителя и перечеркнуть пустые места в бланках, чтобы никто не смог добавить своего имени после закрытия.
Наблюдатели должны убедиться, что победитель следовал правилам минимальной цены на товар и минимальной ставки повышения. Если минимальная цена не была соблюдена, отложите этот бланк в сторону. Организаторы должны решить позже, что с ним делать. Если минимальная ставка повышения не была соблюдена, выберите следующую самую высокую ставку, которая соответствует правилу минимального повышения. Затем наблюдатели должны передать бланки в «банк».
Пусть волонтеры «банка» рассортируют бланки по фамилиям в алфавитном порядке. Если кто-либо выиграл больше чем один товар (что случается очень часто) скрепите такие бланки вместе. Таким образом, они заплатят вам только один раз общую сумму. Если у вас только несколько вещей, вы можете произносить имена людей, чтобы они выходили забрать выигранные товары.
Они будут тревожиться, выиграют ли желаемое. Заставьте их ждать. Стимулируйте людей, которые планируют продолжить делать ставки подождать с оплатой до тех пор, пока они не закончат делать ставки.
Можете вызывать одного за другим или попросить их выстроиться в очередь. При применении последнего, «банкирам» придется искать необходимый бланк в куче, поэтому очень важно, чтобы бланки располагались в алфавитном порядку.
Если человек выиграл один или несколько товаров и не появился, отложите такой бланк в сторону. Когда вы почти закончили с людьми в очереди, пусть ведущий объявит имена победителей, которых в очереди не оказалось, на случай, если они все еще находятся в зале.
Участники, конечно же, могут сами забирать свои вещи, но негласные аукционы чаще всего привлекают людей, которые грезят идеей совершить хорошую сделку и не всегда поддерживают причину повышения ставки. Многие люди очень честны, но один плохой случай все же может испортить вечер всем гостям.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 2:

после аукциона

Загрузить PDF

После того как вы раздадите товары победителям, скорей всего вы обнаружите оставленные вещи. Возможно, некоторые участники ушли домой пораньше и не в курсе, что победили. Воспользуйтесь оставленными номерами телефонов на бланках. Вам придется взять домой оставленные вещи, если только вы не договоритесь оставить их в месте проведения аукциона. Убедитесь, что у вас или у одного из волонтеров имеются бланки с номерами телефонов.
2
На следующий день разберитесь с оставленными товарами. Обзвоните сами или поручите кому-нибудь обзвонить тех, кто выиграл товар по правилам, но по какой-то причине товар не забрал. Рассортируйте бланки и объедините те, в которых указаны одни и те же имена. Такие люди могли купить один товар или двадцать. Посчитайте общую сумму для каждого человека и начните обзванивать победителей. Попросите их прийти и забрать вещи. Дайте им возможность выбрать время самим. Если у вас слишком много оставленных вещей, разделите бланки так, чтобы одному человеку не пришлось обзванивать двадцать. Данная часть может быть не очень приятной, поэтому разделите работу, чтобы было легче.
3
Будьте готовы к покупателям, уклоняющимся от своих обязательств. Несомненно, возникнут случаи, когда люди не захотят платить за товары, на которые они делали ставки. Позвоните следующему человеку, стоящему в списке и поинтересуйтесь, не желает ли он все еще этот товар.
Кассиры могут ошибаться. Изучите выписанные чеки на предмет ошибок. Банк, все же может принять их, но вы должны знать о любых погрешностях в чеках. Деньги, выплаченные за товар, который еще не достиг покупателя, лучше отложить в сторону.
5
Верните любые вещи, которые вы взяли напрокат в целях организации события.
Если у вас есть адреса электронной почты волонтеров, принимавших участие в аукционе, пошлите им благодарственное письмо и оповестите о том, насколько успешно прошло мероприятие. Свяжитесь с корреспондентами газет или радио ведущими, которые рекламировали ваш аукцион, чтобы также выразить благодарность и рассказать каким успешным был вечер. Напишите письмо редакторам местной газеты и поблагодарите людей, оказавших вам помощь. Если предложенная цена победителя за товар намного превысит реальную стоимость, то ему/ей, помимо благодарности, может понадобится квитанция о вычете из суммы налога. Также, если у вашей организации имеется офис или департамент бухгалтерского учета, вам необходимо уточнить о применяемых налогах на товары, участвовавших на аукционе, и о необходимости вычета налога из предложенных цен.
Реклама

Советы

Продырявьте верхушку бланков и пустите их через веревку на одной стороне стола. Таким образом, когда закончится время для приема ставок, вам понадобится только по одному волонтеру по обоим краям веревки, чтобы собрать все бланки одним махом (а также держать людей подальше от возможности сделать последнюю ставку после окончания времени).
Если в аукционе принимают участие множество товаров, рассмотрите возможность делать перерывы, например каждые 15 минут. Это поможет защитить волонтеров от переутомления во время закрытия столов. Если вы примените это, возникнет необходимость распределить какой товар, на каком столе будет располагаться. Обычно, более дорогие и популярные товары располагают в конце помещения, но будет лучше также немного подогреть воодушевление товарами на первых столах. Просто начните располагать товары на столах и делайте необходимые перестановки. Будет намного легче, если все перестановки будет координировать один человек, но два или три также могут славно работать над этим вместе.
Используйте ручки вместо карандашей.
На бланках, имена должны вписываться при каждом повышении цены, в то время как номера телефонов только один раз. В качестве альтернативы, вы можете разместить людей в дверях для регистрации участников.
Если у вас много товаров, сделайте бланки половинного размера (10,36 см x 27 см). Это поможет избавить вас от нагромождения столов бланками. Если пустое место в бланках закончится, вы можете приклеить скотчем новый бланк сверху.
Используйте технологии. Использование смс на негласных аукционах может заметно увеличить прибыль. Добавочная скорость увеличивает количество предложений, что в итоге приводит к увеличению цены. Разные системы кнопочных панелей также доступны, но смс обойдутся намного дешевле, и их легко сортировать.
Пусть несколько волонтеров проставят свои имена и минимальную цену на бланках. Таким образом, товар станет еще привлекательней. Пусть они сделают это за некоторое время до начала аукциона. Потому что в процессе мероприятия, у волонтеров будет очень мало времени на это. Также, позволив волонтерам внести свои предложения заранее, вы тем самым, не отобьете желание у участников предложить большую цену.
Примите погоду во внимание. Если мероприятие проходит на открытом воздухе, подумайте заранее о таких вещах, как ветер, дождь, солнце (природные условия неблагоприятные для бутылок с вином и свечей, которые могут растаять…) и т.д.

Что вам понадобится

Бланки для участников (можете сделать на домашнем компьютере)
Каталог товаров
Упаковочная лента
Прозрачный скотч (для закрепления бланков на столах)
Приспособления для крепления знаков и товаров на стенах (например, художественный скотч, который при снятии не повредит отделку на стене)
Маркеры
Ручки (Много ручек! Как минимум одну на каждый бланк). Приобретите несколько упаковок в магазине
Замазка, но не жидкая
Столы
Навес или что-то подобное, для защиты от солнца
План на случай дождя. Все ли находится под навесом? Что если начнет дуть ветер?
Цветная бумага и маркеры, чтобы сделать знаки
Один или несколько степлеров (чтобы скреплять вместе несколько победных бланков принадлежащих одному человеку)
Информационный лист для волонтеров «банка», которые отвечают за прием чеков
Сейф и сдача. (Например, 100 купюр в $1, 8 купюр по $5, и 5 купюр по $10). Сдача для ведущего (-ей), если он/она решит поиграть на повышение.
Скатерти для столов. Приобретите недорогие одноразовые скатерти, доступные на рынках.