Cómo empezar una agencia de viajes desde tu hogar en Colombia

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En este artículo:

Establecer el plan de negocios

Desarrollar la infraestructura del negocio

Diligenciar los trámites necesarios

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Referencias

Si sueñas con crear tu propio negocio y tienes un interés especial por los viajes y el turismo, montar tu propia agencia de viajes desde tu casa puede ser la manera perfecta para lograr esa independencia laboral. Existen varias formas en las que puedes ayudar a las personas a planear su próximo viaje, así que lee con atención los siguientes pasos para empezar una agencia de viajes desde tu hogar en Colombia.

Pasos

Método 1

Método 1 de 3:

Establecer el plan de negocios

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   Analiza las razones por las que quieres crear una agencia de viajes. Con este análisis podrás escribir el resumen ejecutivo y la misión empresarial de tu empresa, establecer su razón de ser y tener clara su visión, ventajas competitivas, valores y objetivos. Esto también te permitirá explicar tu idea a un eventual inversor y encaminarte hacia el mejor modelo de negocio para ti.

   • Analiza el mercado turístico nacional e internacional para identificar las tendencias más importantes en la industria del turismo, tus mayores competidores y las posibles brechas o falencias en donde puedas explotar tus ventajas competitivas.
   • Con esta investigación desarrolla un plan operacional donde expliques tu modelo de negocio, las actividades específicas que llevarás a cabo, el proceso para desarrollar y posicionar tus productos y servicios y un calendario de implementación de todas las actividades.
   • Define tu rol dentro de la empresa, si vas a necesitar empleados y sus respectivas funciones.
   • Por último, determina la forma jurídica más apropiada para constituir tu agencia de viajes.
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   Diseña tu plan financiero. El futuro de tu agencia de viajes dependerá de un plan honesto y organizado que explique detalladamente su realidad financiera, traslade a números, proyecciones y presupuestos sus planes operacionales y permita determinar su valor y viabilidad a futuro.

   • Los negocios usualmente toman tiempo para volverse rentables así que es importante determinar su capital inicial y si es necesario buscar financiación adicional. Haz una lista de todos los bienes a tu disposición para iniciar tu agencia de viajes incluyendo muebles, equipos, espacios, ahorros, préstamos o inversores y decide si necesitas capital adicional.
   • También haz una lista de todos los gastos iniciales con los que pondrás en marcha tu negocio, como licencias, permisos, gastos de incorporación, empleados o materiales. Después, realiza un diagrama en donde incluyas todos los gastos mensuales proyectados, como sueldos, cuotas, arriendos, seguros y servidores y los ingresos mensuales esperados, como proyecciones de ventas o préstamos.
   • Con estas listas puedes diseñar un flujo de caja organizado que explique detalladamente el origen y destino de cada ingreso y egreso de tu agencia de viajes. Las ventajas de un buen flujo de caja son innumerables y te pueden llevar a tomar mejores decisiones financieras.
   • También es necesario que establezcas estrategias de crecimiento y rentabilidad. Para esto debes tener claras las proyecciones de ventas y otras formas de financiación con las que puedas contar. Siempre busca la manera de diversificar tus fuentes de ingreso y de saber invertir cualquier tipo de excedente.
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   Diseña tu estrategia de ventas y promoción. Cuando sepas qué tipo de producto quieres vender y tengas listo el plan financiero, es hora de diseñar una estrategia de comunicación y promoción para que el público te conozca y escuche tu mensaje.

   • Determina tu público objetivo. Una agencia de viajes puede tiene un público objetivo bastante diverso, con distintas necesidades y diferentes niveles de ingreso, así que es muy importante que lo sepas identificar muy bien. Los distintos nichos de mercado te pueden ayudar a clasificar el mercado turístico.
   • Elige el mensaje corporativo que quieras comunicarle a tu público objetivo y el mejor canal de promoción para hacerlo. Hoy en día existen varias maneras de transmitir tu mensaje sin tener que gastar mucho dinero en pauta comercial. Puedes realizar un video corporativo y promocionarlo en tus redes sociales o crear campañas de correo electrónico para ofrecer contenido y promociones.
   • También puedes desarrollar estrategias para conseguir clientes como publicidad en motores de búsqueda o visitar ferias de turismo y conferencias sobre el tema.
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Método 2

Método 2 de 3:

Desarrollar la infraestructura del negocio

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   Crea una marca para representar tu agencia. La marca de tu agencia de viajes se encargará de recopilar todos los aspectos tangibles e intangibles que utilizaste para describirla en el resumen ejecutivo y plasmarlos en una idea abstracta de tal manera que el público pueda distinguirla y relacionarse con ella.

   • El nombre es uno de los aspectos más importantes en todo el proceso de creación de tu agencia de viajes. Trata de bautizar a tu negocio con un nombre breve, que esté relacionado con el turismo, fácil de recordar y sobre todo que se pueda registrar legalmente.
   • Desarrolla un logotipo y eslogan que describan perfectamente los valores sobre los cuales has construido tu agencia de viajes e implementa un diseño atractivo para facilitar su recordación. Recuerda que vas a utilizar esta imagen corporativa en todas las comunicaciones digitales y físicas de tu empresa.
   • Crea una página web rápida, moderna y fácil de navegar especializada en turismo y donde tus usuarios encuentren todas las herramientas posibles para conocer tu negocio, hacer transacciones y ponerse en contacto contigo de una manera confiable y segura.
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   Arma tu oficina. Aunque trabajes desde tu hogar, es necesario destinar un espacio privado y organizado exclusivamente para manejar tu empresa de una manera profesional. Si vas a recibir clientes, deberás expedir todas las licencias necesarias para hacerlo.

   • Vas a pasar una gran parte de tu día en la oficina, así que trata de que sea lo más confortable posible y que se convierta en una herramienta para aumentar tu productividad y no en un espacio donde te sientas encerrado o incómodo. Aprende sobre psicología del color en el lugar de trabajo, utiliza muebles y accesorios de alta calidad y asegúrate de tener acceso a buenas fuentes de luz y plantas.
   • Es igual de importante crear una plataforma tecnológica que pueda soportar la carga laboral de una agencia de viajes profesional y utilizar software y aplicaciones especializadas y legales para hacer reservas, generar itinerarios, recibir pagos en línea y mandar promociones.
   • Invierte en una conexión a Internet y en una línea telefónica para empresas, de tal manera que puedas garantizar un servicio rápido y sin interrupciones.
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   Busca alianzas para acceder a ventajas y certificaciones. En Colombia existen varias asociaciones y gremios que ofrecen grandes ventajas y certificaciones al agente de viajes.

   • La asociación Colombiana de Agencias de Viajes Y Turismo Anato ofrece congresos, eventos, capacitaciones y acuerdos con proveedores. La única condición es que la agencia de viajes debe tener un año o más de existencia y pagar una cuota de afiliación.
   • El Fondo de promoción Turística Fontur también ofrece iniciativas y proyectos para estimular el turismo en y hacia Colombia, creando redes de apoyo entre individuos y empresas.
   • Procolombia ofrece herramientas para emprendedores del sector turístico que desean profundizar su conocimiento y compromiso en la industria turística en Colombia y quieren promocionar sus actividades.
   • Existen asociaciones internacionales a las que también te puedes afiliar y que te pueden certificar y ayudar a hacer alianzas en otros países, como la WATA (Asociación Mundial de Agentes de Viajes por sus siglas en inglés) y la IATA (Asociación de Transporte Aéreo Internacional por sus siglas en inglés.)
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Método 3

Método 3 de 3:

Diligenciar los trámites necesarios

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   Registra la agencia de viajes ante la DIAN. Para empezar los trámites oficiales, primero registra tu empresa ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN

   • Diligencia el pre-Registro Único Tributario RUT. Ingresa a la página web de la DIAN y dirígete al enlace “inscripción del RUT” para poder diligenciarlo. Para la opción "tipo de inscripción" escoge “cámara de comercio.”
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   Registra la empresa en la cámara de comercio de tu jurisdicción. Después debes registrar tu agencia de viajes ante la cámara de comercio de la jurisdicción en donde vaya a funcionar.

   • Presenta ante la cámara de comercio el pre-RUT de la DIAN previamente diligenciado para que te asignen tu número de NIT ante la Cámara de Comercio.
   • También debes formalizar tu matricula mercantil, con la cual podrás acreditar tu condición de comerciante frente a la cámara de comercio de tu jurisdicción.
   • Cerciórate que la actividad comercial y/o el objeto social de la empresa incluyan actividades turísticas.
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   Diligencia el Registro Nacional de Turismo (RNT). EL RNT es un registro público al cual se deben inscribir todos los prestadores de servicios turísticos que funcionen en Colombia. Este registro es de carácter obligatorio y debe actualizarse cada año.

   • El proceso de expedición del RNT se puede hacer en fácilmente en línea y su pago se puede realizar en las oficinas de recaudo de la Gobernación o en las cámaras de comercio autorizadas.
   • Es importante que renueves tu registro anualmente y des aviso a las autoridades si vas a suspender o cancelar tu prestación de servicios, ya que puedes sufrir sanciones si no lo haces.
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Consejos

• Existen programas técnicos y cursos por Internet que te pueden ayudar a licenciarte o a ampliar tus conocimientos en varios temas relacionados con tu negocio. Recuerda que se pueden comprar tiquetes de avión o reservar habitaciones por Internet fácilmente, así que será tu servicio y el valor añadido que puedas ofrecer lo que te permitirá tener éxito en tu emprendimiento.
• Si no tienes experiencia en aspectos legales o financieros, es recomendable que consigas expertos de confianza. Esto te puede ahorrar más de un dolor de cabeza.
• Dependiendo del modelo de negocio que quieras utilizar, ponte en contacto con agencias de viaje que ya tengan acuerdos con grandes líneas aéreas, hoteles, líneas de cruceros o renta de autos.
• Cuando realices tus proyecciones financieras, siempre sobrestima tus egresos, subestima tus ingresos y guarda recursos para emergencias.
• Varios servicios de la nube te pueden ayudar a evitar el papeleo, la desorganización y los altos costos en tu oficina.

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Advertencias

• Revisa el marco jurídico que regula a la industria del turismo, agencias de viajes y el teletrabajo. http://www.mincit.gov.co/minturismo/publicaciones.php?id=13311
• Es necesario conocer los derechos y deberes tanto de las agencias de viajes como de los turistas y viajeros y proteger a tu agencia de viajes de posibles demandas o vacíos legales que puedan perjudicarla. http://www.mincit.gov.co/minturismo/publicaciones.php?id=15846
• Si la sociedad comercial tiene menos de 10 trabajadores o hasta 500 salarios mínimos activos al momento de la constitución, no necesita escritura pública para conformarse.
• Es posible que debas cumplir ciertos requisitos legales si tienes empleados y si vas a conformar una oficina desde tu hogar.
• Debes tener los permisos necesarios y un RNT independiente para cada servicio alterno que vayas a prestar, como por ejemplo cambio de moneda, operación de buses u organización de congresos.

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