Cómo crear un registro de cheques simple con Excel

Siempre es conveniente registrar la actividad de tu cuenta de cheques con un registro electrónico que crees por medio de Microsoft Excel. Puedes personalizar dicho registro para categorizar los gastos con la finalidad de saber el destino de tu dinero. Crea una fórmula que mantenga un balance activo de la cantidad de dinero que hay en tu cuenta. Este proyecto no solo es útil, sino también lo suficientemente sencillo como para que los principiantes puedan utilizarlo a fin de aprender algunos conceptos básicos sobre el uso de Excel.

Parte 1

Parte 1 de 5:

Crear las columnas

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Familiarízate con Microsoft Excel. Excel es un programa de hoja de cálculo que les permite a los usuarios manejar la información y realizar cálculos mediante fórmulas. Las hojas de cálculo de Excel se organizan en filas y columnas.
- Puedes instalar una versión de escritorio de Excel independientemente del sistema operativo que tengas. También puedes utilizar una aplicación en línea gratuita para tu smartphone, tableta o computadora, las cuales funcionan de manera un poco distinta.^{[1]XFuente de investigación}
- Excel existe desde hace muchos años, y anualmente Microsoft saca al mercado una nueva versión actualizada. Cada una de estas versiones también funcionan de forma un poco diferente.^{[2]XFuente de investigación}
- En Excel, las filas están organizadas horizontalmente y se ordenan por número. Por su parte, las columnas se organizan verticalmente y se ordenan por letra. Cada casilla en donde una fila y una columna se intersectan se llama celda, la cual recibe un nombre particular de acuerdo a su fila y columna. Por ejemplo, una celda ubicada en la quinta fila de la columna D se llama D5 (columna D, fila 5).^{[3]XFuente de investigación}
- Comprende la diferencia que existe entre una hoja de cálculo y un libro en Excel. Una hoja de trabajo es solo una hoja de cálculo. Asimismo, un libro es un archivo de Excel que contiene una o más hojas de cálculo, cada una en una pestaña independiente. De manera predeterminada, los libros nuevos de Excel tienen tres pestañas, pero puedes añadir más si deseas.
- Para hacer un registro de cheques básico, solo necesitarás una pestaña.
- Si quieres crear una función para categorizar los gastos en un registro de cheques, deberás utilizar dos pestañas.
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Abre una hoja de cálculo en blanco. La forma de abrir la hoja de cálculo varía dependiendo del tipo de computadora y sistema operativo que tengas.
- Si tienes un sistema operativo inferior a Windows 7, haz clic en el menú de Inicio ubicado en la esquina inferior izquierda del escritorio y luego haz clic en Programas. En el siguiente menú emergente, haz clic en Microsoft Office y luego en Microsoft Office Excel. A continuación, se abrirá una hoja de cálculo en blanco en el escritorio.^{[4]XFuente de investigación}
- Si tu computadora tiene Windows 7 o una versión posterior, haz clic en el ícono de Windows ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla y luego en el azulejo de Microsoft Excel. A continuación, verás una página con tus archivos recientes ordenados a la izquierda y plantillas para documentos nuevos ubicadas a la derecha. Haz clic en la primera plantilla llamada “Libro en blanco” para abrir una hoja de cálculo nueva.
- Si quieres abrir Excel en una Mac, haz clic en el ícono de Excel ubicado en el dock. Ahora haz clic en “Archivo” ubicado en la barra de menús. Haz clic en “Abrir” y luego en “Nuevo”. De esta manera, abrirás una hoja de cálculo en blanco.
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Crea etiquetas de columnas. Utiliza etiquetas que encontrarías en un registro de cheques cualquiera que harías en un papel. Haz columnas para la fecha, el número de cheque, el beneficiario y una descripción o nota. Luego, haz columnas para los débitos (pagos o retiros), los créditos (depósitos) y el saldo anterior.^{[5]XFuente de investigación}
- Escribe la palabra “FECHA” en la celda B1 (columna B, fila 1). En esta celda, deberás escribir la fecha de la transacción.
- Desplázate una celda a la derecha, hacia C1 (columna C, fila 1) y escribe “ELEMENTO #”. En esta celda, deberás escribir el número de cheque o el tipo de transacción, como “CAJERO” o “depósito”.
- Desplázate una celda a la derecha, hacia D1 (columna D, fila 1) y escribe “BENEFICIARIO”. Esta es la persona a quien le diste el cheque o el dinero.
- Desplázate una celda a la derecha, hacia E1 (columna E, fila 1) y escribe “DESCRIPCIÓN”. Lleva un registro de los detalles que quieras recordar sobre la transacción.
- Desplázate una celda a la derecha, hacia F1 (columna F, fila 1) y escribe “DÉBITO”. Aquí llevarás un registro del dinero que queda en tu cuenta, lo que también se conoce como egreso neto.
- Desplázate una celda a la derecha, hacia G1 (columna G, fila 1) y escribe “CATEGORÍA DE GASTOS”. De momento, deja este espacio en blanco. Las opciones para esta columna se crearán en un paso posterior.
- Desplázate una celda a la derecha, hacia H1 (columna H, fila 1) y escribe “CRÉDITO”. Aquí llevarás un registro del dinero que ingresa en tu cuenta, lo que también se conoce como ingreso neto.
- Desplázate una celda a la derecha, hacia J1 (columna J, fila 1) y escribe “CATEGORÍA DE INGRESOS”. Al igual que con la columna de categoría de gastos, las opciones para ella se crearán en un paso posterior.
- Desplázate una celda a la derecha, hacia K1 (columna K, fila 1) y escribe “SALDO”. Esta es la cantidad actual que hay en tu cuenta después de haber registrado todas las transacciones.
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Dales formato a las etiquetas de las columnas. Para hacer que las etiquetas de las columnas sean fáciles de leer, ponlas en negrita; y cámbiales el color de fondo a las etiquetas de las filas. Para ello, selecciona el rango de celdas a las que quieres darles formato y luego selecciona las opciones de formato.^{[6]XFuente de investigación}
- Dichas opciones de formato se encuentran en la pestaña “Inicio” ubicada en la barra de herramientas. Al abrir un nuevo libro, esta pestaña se abrirá de manera predeterminada.^{[7]XFuente de investigación}
- Selecciona la celda B1 (FECHA) y arrastra el cursor por todas las etiquetas hasta la celda K1 (SALDO).
- En la esquina superior izquierda de la barra de herramientas, haz clic en la “B” para dar el formato de negrita.
- Si quieres cambiar el color del fondo, haz clic en el cubo de pintura para ver la paleta donde podrás seleccionar el color.
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Cambia el tamaño de algunas columnas. El tamaño predeterminado de algunas columnas probablemente sea demasiado pequeño como para abarcar la información que introduzcas. Por ejemplo, las columnas de “BENEFICIARIO” y “DESCRIPCIÓN” podrían contener nombres o notas extensos. Asimismo, la columna A, la cual no contiene información y solo sirve como separador, debe ser muy angosta.^{[8]XFuente de investigación}
- Haz clic en el encabezado de la columna A para seleccionarla por completo. En la esquina superior derecha de la barra de herramientas de la sección “Inicio”, haz clic en el botón “Formato”. En el menú despegable, haz clic en la opción “Ancho de columna”, escribe el número 2 y luego haz clic en “Aceptar”. Ahora la columna A será muy angosta.
- Amplía la columna D, “BENEFICIARIO”. Para seleccionar la columna D, haz clic en el encabezado. Pasa el cursor sobre el borde, entre las columnas D y E. El cursor cambiará de la flecha a un cursor de redimensionamiento, el cual se ve como una cruz con flechas. Cuando veas el dicho cursor, haz clic izquierdo y arrastra el ratón hacia la derecha para ampliar la columna tanto como desees.
- Repite el mismo procedimiento para ampliar la columna E, “DESCRIPCIÓN”.
Selecciona toda la primera fila haciendo clic en el número 1 ubicado en el borde izquierdo de la página. En el lado superior izquierdo de la barra de herramientas en la sección “Inicio”, haz clic en el botón de formato “Centrar”. Al hacerlo, centrarás toda la información presente en las celdas seleccionadas. Ahora verás que las etiquetas de las columnas están centradas en sus celdas.^{[9]XFuente de investigación}
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Parte 2

Parte 2 de 5:

Darles formato a las celdas

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Introduce algunos datos de prueba. Para ver los cambios de formato que hagas, ingresa cuatro filas de datos en las celdas. Comienza con el saldo inicial y luego ingresa tres transacciones más.
- En la celda B2, agrega una fecha para el saldo inicial (por ejemplo, 27/9/15). En la celda D2, la cual es la columna “BENFICIARIO”, escribe “Saldo inicial”. En la celda K2, la cual es el “SALDO”, escribe la cantidad de dinero que tienes en tu cuenta en la fecha en la que ingresaste los datos en la celda B2.
- Agrega tres transacciones más. Procura tener una combinación de débitos (tales como cheques escritos o retiros en cajeros automáticos) y créditos (como depósitos).
- Presta atención al formato irregular de los números en las celdas. La columna de la fecha puede tener el formato “27/9/2015” o “27-set”. Las columnas donde ingresaste las cantidades de dinero pueden tener el número incorrecto de comas decimales. Por ello, el formateo se encargará de solucionar todo esto.^{[10]XFuente de investigación}
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Dales formato a las fechas. Configura esta columna para que muestre las fechas de manera regular. Excel cuenta con diferentes opciones para dar formato a la fecha, así que selecciona la que prefieras.^{[11]XFuente de investigación}
- Haz clic en el encabezado de la columna B, “FECHA”, para seleccionar toda la columna.
- Haz clic derecho en la columna y selecciona la opción “Formato de celdas”. A continuación, aparecerá la ventana “Formato de celdas”.
- Selecciona la pestaña “Número”. En la sección “Categoría”, selecciona “Fecha”, luego elige el formato que desees y haz clic en “Aceptar”, en la esquina inferior derecha de la ventana.
- Si bien esta columna aún está resaltada, centra los datos en estas celdas haciendo clic en el ícono “Centrar” ubicado en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas, en la sección “Inicio”.
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Dale formato a la columna “ELEMENTO #”. En esta columna, los datos deben estar centrados, así que resáltala haciendo clic en el encabezado y haz clic en el ícono “Centrar”. Ahora verás que todos los datos que introdujiste en esta columna estarán centrados en sus celdas.^{[12]XFuente de investigación}
- Revisa el formato de las columnas D y E, “BENEFICIARIO” y “DESCRIPCIÓN” respectivamente. De manera predeterminada, Excel les da formato a las celdas para que los datos se alineen a la izquierda. Verifica el tamaño de las columnas. Ahora que has ingresado algunos datos en estas celdas, modifica el ancho de las columnas para hacerlas más anchas o más angostas según sea necesario.^{[13]XFuente de investigación}
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Configura el formato de divisa en las columnas F, H y K, “DÉBITO,” “CRÉDITO” and “SALDO ANTERIOR”. Ten en cuenta que la divisa debe tener dos comas decimales. Si deseas, puedes mostrar el símbolo de la divisa, así como hacer que los débitos tengan una fuente de color rojo.
- Selecciona la columna F. Haz clic derecho en la columna y selecciona “Formato de celdas”. Al hacerlo, aparecerá la ventana “Formato de celdas”. En la pestaña “Número”, selecciona “Contabilidad”. A continuación, en la opción “Posiciones decimales”, elige el 2 y luego selecciona el símbolo de la divisa.
- Repite el mimo procedimiento para las columnas H y K.
- Si quieres hacer que los débitos salgan en color rojo, haz clic en el encabezado de la columna F para seleccionarla. Luego haz clic derecho y selecciona la opción “Formato de celdas”. Cuando la ventana “Formato de celdas” aparezca, selecciona la pestaña “Fuente”, donde verás hacer clic en la flecha hacia abajo de la opción “Color”. Aquí deberás hacer clic en el color rojo.
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Parte 3

Parte 3 de 5:

Crear fórmulas

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Crea una fórmula para calcular un saldo actual. En la columna K, introduce una fórmula que calcule el saldo actual. Ten en cuenta que no necesitaste introducir una fórmula en la celda K2. Es aquí donde ingresaste el saldo inicial.
- Haz clic en la celda K3. Ahora haz clic en la barra de fórmula ubicada en la parte superior de la hoja de cálculo. Es aquí donde escribirás la fórmula que le indica a la celda que realice un cálculo. A continuación, escribe la siguiente fórmula: =SUM(K2-F3+H3). Esta le indicará a la hoja de cálculo que tome el saldo inicial (celda K2) y le reste un débito (celda F3) en caso de que exista, y luego sume un crédito (celda H3), en caso de que exista.^{[14]XFuente de investigación}
- Supongamos que el saldo inicial era de 200 dólares y la primera entrada fue un cheque por 35 dólares. Los 35 dólares quedan registrados como un débito en la celda F3. La fórmula que ingresaste en la celda H3 toma el saldo inicial y le resta el débito, lo que dejará como resultado un saldo de 165 dólares.
Selecciona la celda K3, luego haz clic derecho y elige la opción “Copiar”. A continuación, selecciona las celdas K4 y K5, haz clic derecho y elige la opción “Pegar”. Ahora la fórmula se habrá copiado en estas celdas. Deberás ver que el saldo actual se ha calculado en la columna K para todas las filas de datos que ingresaste.
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Crea una fórmula condicional para despejar la columna de saldo actual. Puedes copiar la fórmula anterior en la celda K6, pero como no has ingresado ningún dato en esta fila, el saldo actual de la celda K6 también aparecerá en la celda K6. Para despejar esto, crea una fórmula condicional que deje la celda en blanco si no se introduce ninguna transacción, pero que muestre un saldo en caso de haberlo ingresado.
- En la celda K6, ingresa la siguiente fórmula: =IF(ISBLANK(B6),"",SUM(K5-F6+H6)). Esta fórmula le indicará a Excel que, si la celda B6 ubicada en la columna “FECHA” está en blanco, entonces la celda H6 también debe estarlo. Por el contrario, si la celda B6 no está en blanco, entonces se deberá calcular el saldo.^{[15]XFuente de investigación}
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Extiende la fórmula con la función Autocompletar. La función Autocompletar rellena automáticamente las fórmulas en las celdas adyacentes para que no tengas que escribir la fórmula de “SALDO” una y otra vez.^{[16]XFuente de investigación}
- Busca el puntero de Autocompletar en la celda activa. Presta atención al pequeño cuadrado oscuro ubicado en la esquina inferior derecha de la celda activa. Pasa el cursor sobre él para que cambie al puntero Autocompletar, el cual se verá como un signo de adición.^{[17]XFuente de investigación}
- Haz clic en la celda K6. Pasa el cursor sobre el puntero Autocompletar para que adopte la forma de un signo de adición delgado. Luego, haz clic izquierdo y arrastra dicho signo hacia abajo, hasta la celda K100 (columna K, fila 100).
- De esta manera, copiarás la fórmula en todas las celdas de la columna K hasta llegar a la fila 100. Ahora, los números de fila y columna en cada celda se modificarán automáticamente para que la fórmula haga el cálculo correctamente.^{[18]XFuente de investigación}
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Parte 4

Parte 4 de 5:

Agregar categorías

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Crea categorías de transacciones para llevar un registro de tus gastos y los tipos de ingresos. Las categorías podrían relacionarse a los impuestos sobre la renta, tales como los impuestos a la propiedad o las donaciones caritativas. También puedes utilizar las categorías para crear gráficos que permitan visualizar de manera más sencilla la actividad financiera en tu cuenta.
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Crea una pestaña llamada “Categorías”. Aquí almacenarás todas las posibles categorías de ingresos y gastos para tu registro de cheques. Elige una pestaña del libro y ponle el nombre “Categorías”. Haz doble clic en el título actual de la pestaña para resaltar el nombre, el cual puede ser “hoja2” u “hoja3”. Luego de resaltar el nombre de la hoja, podrás escribir el nuevo nombre de la pestaña (en este caso, “Categorías”).^{[19]XFuente de investigación}
- En la celda B4, escribe la palabra “Categorías”. Dale formato a la celda para que esté en negrita y cambia la alineación al centro.
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Crea las categorías de ingresos. En la celda B5, escribe “*** Ingresos ***”. Piensa en todas las categorías de ingresos que tienes o que podrías utilizar en el futuro. En la celda B6 y en las siguientes hacia abajo, escribe todas las categorías de ingresos.
- La categoría de ingreso más común sería “Salarios”. Si tienes más de un trabajo, probablemente necesites varias categorías de salarios.
- Las categorías adicionales que tal vez quieras incluir dependerán de tu situación financiera. Si posees algunas acciones, crea una categoría denominada “Dividendos”; si recibes una pensión alimenticia, crea la categoría respectiva. Entre otras categorías que podrías incluir están “Ingresos por intereses”, “Donaciones” y “Varios”.
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Crea las categorías de gastos. Debajo de la última categoría de ingresos, deja una celda en blanco. Baja una celda más y escribe “*** Gastos ***”. En esta sección, deberás ingresar todas las categorías de gastos.
- En estas categorías, procura ser lo más amplio o lo más específico que desees. Algunas de las que podrías incluir son “Hipoteca”, “Alquiler”, “Seguro”, “Pago del auto”, “Combustible”, “Electricidad”, “Teléfono” y “Entretenimiento”.
Selecciona la celda B5 y a partir de allí, resalta todas las celdas que abarquen las categorías de ingresos y gastos. Busca el cuadro de nombres de la celda ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana, al lado del cuadro de fórmulas. Allí dirá “B5”, el cual es el nombre de la primera celda en el rango seleccionado. Haz clic en este cuadro y escribe “Categorías”. Este será el nombre del rango de celdas para que puedas utilizarlo en el registro de cheques.^{[20]XFuente de investigación}
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Utiliza las categorías de gastos e ingresos en el registro de cheques. Vuelve a la pestaña donde creaste el registro de cheques y agrega menús despegables a las columnas “CATEGORÍA DE GASTOS” y “CATEGORÍA DE INGRESOS” que creaste.
- En la pestaña del registro de cheques, selecciona la celda G2, la cual es la primera celda en la columna “CATEGORÍA DE GASTOS”.
- En la barra de herramientas, selecciona la sección “Datos” y haz clic en el botón “Validación de datos”. A continuación, en el menú despegable selecciona la opción “Validación de datos” para abrir la ventana del mismo nombre.^{[21]XFuente de investigación}
- En la pestaña “Configuración” de la ventana “Validación de datos”, busca el cuadro despegable. Haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona la opción “Lista”. En la sección “Origen”, escribe “=Categorías” y luego haz clic en “Aceptar”.^{[22]XFuente de investigación}
- Ahora verás una flecha pequeña al lado de la celda G2. Haz clic en ella para ver la lista de categorías. Haz clic en la categoría adecuada para la transacción en esa fila.^{[23]XFuente de investigación}
- Con la función Autocompletar, copia la fórmula de la celda G2 en todas las celdas descendentes hasta llegar a G100.
- Ve a la celda J2 y repite el proceso en la columna “CATEGORÍA DE INGRESOS”.
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Parte 5

Parte 5 de 5:

Proteger tu registro de cheques

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De esta manera, las celdas donde se encuentran los datos se bloquearán para que no sea posible sobreescribirlas. Así no tendrás que preocuparte por realizar un mal cálculo del saldo anterior a causa de un cambio accidental en la fórmula. También puedes crear una contraseña para proteger aún más el registro de la manipulación de otros usuarios.^{[24]XFuente de investigación} Solo asegúrate de que poder recordarla con facilidad o escríbela en un lugar seguro. Si la olvidas, no podrás acceder a la hoja de cálculo.
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Desbloquea las celdas. De manera predeterminada, una vez que una hoja de trabajo esté protegida, todas las celdas estarán bloqueadas. Por lo tanto, primero deberás desbloquear aquellas en las que ingresarás los datos incluso después de haber protegido la hoja de cálculo.^{[25]XFuente confiableMicrosoft SupportIr a la fuente}
- Selecciona desde la celda B2 hasta la J100. Estas son todas las celdas en todas las columnas del registro de cheques, exceptuando la última columna (K), que es la de “SALDO”. Necesitarás ingresar los datos en estas celdas incluso después de que la hoja de trabajo esté protegida.
- Haz clic derecho dentro del rango seleccionado de celdas y selecciona la opción “Formato de celdas”.
- En la ventana “Formato de celdas”, selecciona la pestaña “Protección” y desmarca la casilla que dice “Bloqueado”. Por último, haz clic en “Aceptar”.
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Activa la “Protección” para la hoja de trabajo. Una vez activada, todas las celdas que permanecían bloqueadas, incluyendo aquellas en la columna K (“SALDO”) no podrán ser sobreescritas.^{[26]XFuente confiableMicrosoft SupportIr a la fuente}
- Dirígete a la sección “Revisar” en la barra de herramientas. Haz clic en la opción “Proteger hoja” para abrir una ventana del mismo nombre.
- Si quieres incluir una contraseña, hazlo. En caso contrario, deja el campo en blanco.
- Haz clic en “Aceptar” y el registro de cheques estará protegido.
Si decides cambiar las fórmulas en las celdas bloqueadas, puedes revertir este proceso. Ve a la sección “Revisar” en la barra de herramientas, haz clic en la opción “Desproteger hoja” para abrir una ventana y finalmente haz clic en “Aceptar”.^{[27]XFuente confiableMicrosoft SupportIr a la fuente}
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