Cómo contestar el teléfono

Contestar el teléfono es una habilidad muy importante para la vida. Las situaciones profesionales, como una llamada de negocios o una llamada de un empleador potencial, pueden exigir un saludo más formal. Si contestas la llamada de un amigo, una persona amada o un familiar, tendrás que responder de forma más informal y natural. Si contestas una llamada de un número privado o desconocido, debes pecar por exceso de formalidad y prudencia.

Método 1

Método 1 de 3:

Contesta tu teléfono personal

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Adapta tu saludo a quienquiera que llame. Si sabes quién te llama, según el identificador de llamadas y tu experiencia, no dudes en saludar a esa persona como lo harías cara a cara. Si no sabes quién te llama, contesta de una manera más formal y espera que la persona que llama te diga su propósito.
- Para un saludo estándar y aceptado de forma internacional, di lo siguiente: "¿Hola?". Contesta con una ligera inflexión ascendente al final de tu saludo, como si formularas una pregunta: "¿Hola?". Esto hará que la persona que llama responda y en la mayoría de casos te explicará el motivo de su llamada.
- Si te llama un amigo, salúdalo de manera informal: "¡Hola Tom! ¿Cómo te va? ".
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Si te llama un supervisor, un conocido o un empleador potencial, salúdalo de manera más formal, pero con un aire de familiaridad: "Buenas noches, Sr. López. ¿Cómo está?".
- Si no conoces quién llama, vuelve a un simple: "¿Hola?".
3
Después de que digas "¿Hola?", espera que la persona que llama te responda. Cuando le dices "¿Hola?", le confieres la responsabilidad de presentarse. Revisa los siguientes ejemplos, con tus palabras en negrita y las palabras de la persona que llama en cursiva.
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- "Hola Carlos, soy Tom".
- "Ah, ¡hola Tom! ¿Qué haces?".
5
Estaba pensando en ir a ver la nueva película de La guerra de las galaxias".
- "¡Claro, me apunto a ver la nueva película de La guerra de las galaxias!".
6
Personaliza tu saludo. A medida que adquieras más experiencia en contestar el teléfono, quizás empieces a desarrollar patrones de saludos y frases específicas que uses una y otra vez.
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Considera identificarte con el saludo: "Hola, soy Carlos" o "Habla Carlos".
- Considera experimentar con variaciones informales de "¿Hola?": "¡Oye!", "¡Qué hubo!" u "Oye, ¿qué haces?" o "Ah, ¿qué hay de nuevo?". Estos saludos informales se adaptan mejor a tus amigos y a los conocidos no profesionales.
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Configura el mensaje de correo de voz para las veces en que no puedas contestar el teléfono. Cualquiera desde tus amigos hasta tus familiares o empleadores puede terminar escuchando un mensaje de correo de voz, así que asegúrate de que sea cortés y directo. Evita las grabaciones de mensajes de voz en tono de burla o las bromas a menos de que estés completamente seguro de que solo te llamarán tus amigos.
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Di lo siguiente: "Este es el buzón de voz de Carlos. Lamento no poder atender el teléfono ahora. Deja un mensaje y te devolveré la llamada tan pronto pueda".
- Considera configurar una grabación familiar si usas el teléfono de tu casa. Di lo siguiente: "Hola, habla la familia Ramírez. ¡Lamentamos no poder atender el teléfono ahora, pero déjanos un mensaje y te llamaremos tan pronto podamos!”. No dudes en divertirte con las grabaciones familiares, trata de que toda la familia hable en coro o que cada miembro de ella diga una parte del mensaje.
- Considera preguntar directamente los datos de la persona que llama, en lugar de solo pedir que deje un mensaje: "Por favor deja tu nombre, número y motivo de tu llamada, y te devolveré la llamada tan pronto como sea posible". Este método más específico puede ser más adecuado para un número del cual esperas recibir muchas llamadas profesionales.
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Método 2

Método 2 de 3:

Contesta un teléfono en el trabajo

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Mantenlo profesional. Cuando contestas el teléfono en tu oficina, no siempre sabes quién está al otro lado de la conversación. Contestar el teléfono de forma profesional empezará con buen pie cualquier conversación que estés a punto de tener.
- Cuando tengas dudas, responde con un simple: "Hola, soy Carlos".
- Incluso si tienes un identificador de llamadas, ¡podría llamarte tu jefe desde el teléfono de un colega! Contestar el teléfono con "Sí, ¿qué?" dará a las personas una impresión negativa o demasiado informal de ti.^{[1]XFuente de investigación}
2
Céntrate en la conversación. Debes estar completamente presente. Detén lo que podrías estar haciendo y tómate un momento breve para prepararte.
- Ten el rostro que quieres proyectar antes de contestar el teléfono. Eso marca una diferencia: ya sea que sonrías, frunzas el ceño o estés aburridísimo, la persona que llama lo escuchará en tu tono.
Si no participas, la persona que llama podrá distinguirlo.
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Siempre identifícate. En las situaciones de negocios, resulta apropiado contestar el teléfono con tu nombre y el de la empresa: "Buenos días, gracias por llamar a XYZ. Soy Carlos. ¿Cómo puedo ayudarle?".
- Si se trata de una llamada interna y conoces al que la realiza, puedes responder con tu nombre y el de tu departamento: "Hola, esto es WebDev, habla Carlos. ¿Cómo puedo ayudarte hoy?". Esto informará a la persona que te llama que se comunicó con la persona correcta y que estás listo para ayudarla. Mantener un tono agradable y amable hará la llamada mucho más placentera para todos.
- En muchas situaciones de la oficina, existen pautas para contestar el teléfono que todos los empleados deben seguir. Siempre transmite sinceridad, sin importar cuán absurdas puedan parecer las líneas preparadas, el cliente podría notar la diferencia si estás entusiasmado en comparación a si solo lees las notas. Decir "Bienvenido a Buena Hamburguesa, ¡hogar de la mejor hamburguesa!" sonará completamente ridículo si no lo dices con convicción.
5
Responde con el nivel adecuado de decoro. Trata de no hablar con mucha informalidad hasta que conozcas quién es la persona que llama.^{[2]XFuente de investigación}
- Si el hablante no se presenta, di lo siguiente: "¿Me podría decir quién es?". Es importante conocer quién llama en caso de que necesites comunicarte con esa persona otra vez o transferirla a otra línea. También, este gesto deja saber a la persona que llama que se le trata de forma personal, y en consecuencia que ella importa. Es importante entablar relaciones de trabajo positivas con personas que se comuniquen contigo más de una vez.
Recuerda que en un entorno de trabajo, tus palabras y acciones recaen directamente en tu empresa. Si haces ver mal a tu empresa, quizás ahuyentes a los clientes; además, es probable que a tus supervisores no les haga gracia.
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Prepárate para tomar el mensaje. Si alguien llama para hablar con tu supervisor o compañero de trabajo, pero eres la única persona disponible para tomar la llamada, pregunta quién llama de forma cortés y pídele que te indique su propósito. Escucha con cuidado y anota la mayor cantidad de información relevante posible: ^{[3]XFuente de investigación}
- Si la persona con la que trata de comunicarse no está disponible, dile lo siguiente: "Lo siento, pero el Sr. Orihuela no está disponible ahora. ¿Puedo tomar el mensaje?".
Evalúa cuán urgente parece la llamada: ¿La persona que llama parece necesitar algo que se atienda en las próximas dos horas o simplemente en la próxima semana? Si se trata de una llamada de negocios importante, tendrás que lidiar con el asunto de la forma más rápida y eficiente posible; así que asegúrate de pasar el mensaje tan pronto como sea posible.
9
Sé precavido con las llamadas que reúnan información. Si no reconoces a la persona que llama y esta te pide información sobre ti u otros, ten cuidado de no revelar mucho sobre la función interna de tu empresa.
- Incluso si la persona que llama te da un nombre e identifica su empresa, debes ser precavido a menos que sea un contacto de confianza. Si no estás seguro, pon la llamada en espera por un minuto y pide consejos a un compañero de trabajo: “¿Hemos hecho negocios con alguien llamado David Nieto antes? Está haciendo muchas preguntas sobre nuestros procesos y capacidad, y quiero asegurarme de que puedo confiar en él”.
- En una situación de negocios, di lo siguiente: “Lo siento, señor o señora. La política de la empresa establece que no se me permite darle información. ¿Me podría dar más detalles del motivo por el cual lo requiere?”. Después, haz tu evaluación a partir de aquí.
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Método 3

Método 3 de 3:

Contesta una llamada de un número desconocido

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Considera quién podría llamarte. Si esperas una llamada de cualquiera, ya sea un conocido, una organización o un empleador potencial, contesta el teléfono teniendo en cuenta esto. Evalúa si la situación requiere un saludo ligeramente más o menos formal, pero peca por exceso de formalidad, por si acaso.
- En este caso, contesta de forma educada y medio formal. Un simple "¿Hola?" funcionará. No necesitas identificarte de inmediato; si la persona que llama te conoce de forma personal o tiene tu nombre en una lista, responderá: "Hola, ¿puedo hablar con Carlos?".
- Si la llamada aparece como "desconocida" o "bloqueada", no tienes que sentirte obligado a contestar el teléfono. Contesta, si quieres, o solo espera a ver si la persona que llama deja un mensaje de voz. Siempre puedes devolver la llamada si es importante.
Si contestas el teléfono y la llamada se torna ridícula u ofensiva rápidamente, quizás haya sido una llamada de broma. Algunas personas que llaman de broma son vulgares y obvias, mientras que otras tratarán de engañarte haciéndote creer que se trata de una llamada legítimamente importante. Lidia con las personas que llaman de broma como lo harías con los matones: si no cuelgas y sigues el juego de la broma, solo las incentivas. Sin embargo, puede ser útil no colgar y seguirle la corriente si eso te da una idea de quién te llama. Algunas empresas telefónicas de Estados Unidos ofrecen un servicio de seguimiento de llamadas: si marcas *69 una vez que cuelgues el teléfono, un servicio automatizado de mensajes te dará cualquier información pública sobre el último número que te llamó. ^{[4]XFuente de investigación}
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Ten cuidado con los vendedores telefónicos. Si contestas una llamada de un número desconocido y la persona al otro lado de la línea empieza a formularte preguntas sobre ti, puede tratar de tener tu dinero.
- Los vendedores telefónicos llaman a docenas de personas al día y muchas de estas no están interesadas en lo que venden. No te sientas mal por decir: "Gracias por llamar, pero no estoy interesado. ¡Ten un buen día!". Después cuelga. No pierdas tu tiempo ni el de ellos.
- Si no quieres recibir más llamadas de esa empresa particular, pide al vendedor telefónico que coloque tu número en su lista de "No llamar". Muchas empresas cumplirán con tu petición y no te molestarán más.
- Si te interesa lo que vende el vendedor telefónico, no en dudes en permanecer en línea y escuchar el discurso. Ten en cuenta que mientras más estés en la línea, ¡más tratarán de venderte cosas!
- Si te preguntan por ti u otro miembro de la casa, pregúntales su nombre y el de la organización antes de decirles algo, ¡lo último que quieres hacer es dar demasiada información a los vendedores telefónicos! Si son reservados o no te dicen quiénes son, recuerda que no tienes ninguna obligación de continuar hablando con ellos.
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Consejos

"¿Hola?" es a lo que debes recurrir. Casi siempre es adecuado responder con "¿Hola?", ya sea que la persona que llama sea tu amigo, persona amada, madre, supervisor, jefe de la Policía de tu localidad o un completo extraño.
El identificador de llamadas es muy útil. Si puedes saber quién te llama antes de contestar, estarás mucho más preparado para la llamada.
Por lo general, "¿Qué?" o "¿Sí?" no es una forma atractiva de contestar el teléfono, incluso si no te agrada la otra persona o si estás de mal humor. Ofrece lo mejor de ti cuando contestes el teléfono.

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