Cómo calcular los costos fijos

Los costos fijos son los costos que no pueden cambiarse en un proyecto o una empresa. Es fundamental conocer cuáles son tus costos fijos para llevar la contabilidad adecuadamente, debido a que te es útil para saber qué es lo que debes pagar cada mes y lo que no podrás reducir para que tu negocio sea más rentable. Por lo general, los costos fijos se visualizan a una menor escala (como de 6 meses a un año) debido a que, en algún momento, todos los costos pueden cambiar. Sin embargo, de todas formas es importante que conozcas cuáles son tus costos fijos en un año determinado.

Nota: a los costos fijos también se les suele llamar "costos indirectos" o "gastos generales".

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Determinar tus costos fijos

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Haz una lista de todos tus gastos a lo largo de un determinado periodo de tiempo. Los gastos de dirigir un negocio suelen medirse de manera trimestral (periodos de tres meses) o anual. En caso de que aún no tengas facturas y libros contables detallados, debes empezar a elaborarlos de inmediato. Conserva todas las facturas y, por lo menos una vez a la semana, anota todo lo que gastes en un libro mayor o libro de contabilidad. Debes registrar todo lo relacionado con los gastos, incluyendo lo siguiente:
- la cantidad
- la fecha en la que se incurrió en ellos
- las razones para el gasto
- la recurrencia (si tendrás que pagar lo mismo de nuevo)
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Separa los costos fijos de los costos marginales o variables. Los costos fijos son los que no cambian independientemente de tu nivel de producción. Por ejemplo, si eres dueño de una empresa que fabrique tarjetas postales, tus costos fijos serán los mismos tanto si produces 100 tarjetas postales como si produces 100 000. En cambio, los costos variables cambian según tus gastos diarios. Por ejemplo, este podría ser el desglose de los costos en una fábrica de tarjetas postales:
- Costos fijos: alquiler o hipoteca de la fábrica, seguros, impuestos, mantenimiento del equipo y pagos.
- Costos variables: papel, tinta y envíos a los clientes.^{[1]XFuente de investigación}
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Presta atención a los costos fijos que suelan pasarse por alto. Busca mediante tus registros determinados costos que pagues con regularidad todos los meses o años. Los costos fijos son fundamentales para dirigir un negocio y podrían incrementar o disminuir si la escala de tu negocio incrementa o disminuye. Sin embargo, los costos fijos no cambiarán según la cantidad de productos que fabriques o vendas. Existen costos que pueden ser tanto fijos como variables. Estos son algunos ejemplos:
- La mano de obra: es posible que debas contratar a más empleados según la cantidad de tarjetas postales que fabriques, pero la cantidad de personal de apoyo consistente de asistentes administrativos, contadores, etc., no cambiará a menos que tu empresa crezca mucho.
- Los permisos, los impuestos, etc.: es posible que debas pagar una mayor cantidad de impuestos y solicitar permisos diferentes según el tipo de empresa, pero, de todas formas, siempre deberás pagar los permisos básicos y los impuestos sobre el equipo, el edificio, etc.
- El mantenimiento y el cuidado: es posible que pasen 6 meses sin que tengas que reparar nada y de pronto sea necesario reparar todo el sistema. Si bien podría parecerte un costo variable, los costos de la reparación y el mantenimiento son inevitables en cualquier negocio. Revisa tus registros financieros antiguos o calcula un promedio de tus gastos en reparaciones a lo largo de 12 meses y verás que el mantenimiento general constituye un costo fijo.^{[2]XFuente de investigación}
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Divide los costos fijos entre la cantidad de unidades producidas en total. Esta métrica es simple pero importante para permitirte fijar los precios y encontrar formas de mejorar tu negocio. Por ejemplo, tu pequeña empresa de tarjetas postales podría tener un costo fijo de $100 en el transcurso de un mes. Esto quiere decir que, si produces 200 tarjetas postales en un mes, cada tarjeta que fabriques tendrá un costo fijo de $0,50. Mientras más tarjetas postales fabriques, este costo disminuirá y obtendrás una mayor ganancia.
- A esto se le conoce como "costo fijo por unidad".^{[3]XFuente de investigación}
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Reconoce que producir más hará que el costo fijo por unidad sea menor. Los costos fijos son inevitables, por lo que la única forma de deshacerte de ellos es abandonando tu negocio. Si bien probablemente no puedas reducirlos de una forma directa, sí puedes reducir su impacto produciendo y vendiendo más. Por esta razón, la producción en masa se considera más barata que la fabricación de productos pequeños individuales. Siguiendo con el ejemplo de las tarjetas postales:
- Imagina que tu costo fijo total es de $500 000 y el costo de fabricar cada tarjeta postal es de $0,50 en papel, tinta y mano de obra.
- Si fabricas 500 000 tarjetas postales, el costo fijo de la fabricación de cada una será de $1. Si le sumas los costos variables (la tinta, el papel, etc.), te costará un total de $1,50 fabricar cada tarjeta postal.
- Si vendes las tarjetas a $2,50 cada una, obtendrías una ganancia de $1 por cada una.
- Sin embargo, si fabricas y vendes 1 000 000 de tarjetas postales, el costo fijo de cada una se reducirá repentinamente a $0,50, lo cual hará que tu costo total sea de $1. Ahora, cada tarjeta postal te brindará una ganancia de $1,50 sin que tengas que cambiar los precios ni la demanda por tus productos.
  - Ten en cuenta que, en realidad, esto no es así de simple. Si drásticamente empiezas a producir más, esto podría incrementar los costos fijos, aunque también podrían disminuir los costos variables. Sin embargo, de todas formas aplica el principio de la distribución de los costos fijos con la producción en masa.^{[4]XFuente de investigación}
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Parte 2

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Proyectar los costos fijos hacia el futuro

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Haz ajustes a los estimados de los costos fijos para tomar en cuenta la depreciación, los intereses y los impuestos y así determinar la salud de tu empresa. Estos cálculos son simples pero constituyen herramientas fáciles mediante las cuales puedes determinar cuál es la distribución de los costos y encontrar formas de ahorrar dinero. Sin embargo, para poder calcular tus costos fijos reales a lo largo del tiempo, debes utilizar la siguiente ecuación:
Costo fijo = costo + depreciación + interés sobre la inversión + seguro e impuestos.^{[5]XFuente de investigación} De esta forma, podrás determinar cuánto pagarás en los costos fijos principales (como una hipoteca o una pieza de equipo) en el futuro. Esto podría parecer complicado, pero en realidad únicamente te indica el valor del equipo en caso de que decidas abandonar tu negocio e intentes venderlo.
- En esta sección, asume que vas a proyectarte a 10 años en el futuro (aunque puedes establecer cualquier periodo de tiempo que prefieras).
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Reemplaza la variable "costo" por el costo total del artículo. Aquí debes ingresar el costo fijo regular. Por ejemplo, imagina que compraste una imprenta de un valor de $10 000 para las tarjetas postales. Esto equivale al costo. Sin embargo, imagina que la pagaste mediante un préstamo y solo tienes que pagar $2000 al año. De todas formas reemplazarías la variable del costo por $10 000.
- Recuerda sumar los costos de mantenimiento y cuidado de la imprenta. Para simplificarlo, imagina que estos costos son de solo $100 al año, lo que quiere decir que pagarás $1000 en reparaciones después de 10 años (10 x $100).
- Costos fijos totales de la imprenta a lo largo de 10 años = $11 000 + depreciación + interés sobre la inversión + seguro e impuestos
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Estima el valor de tu equipo al venderlo para calcular la depreciación. Dentro de 10 años, es posible que quieras reemplazar la imprenta por una nueva. Aunque no fuera así, de todas formas debes tomar como un costo la cantidad de dinero que obtendrías si la vendieras. Esto podría parecerte extraño al principio pero considéralo como "gastar el dinero para conservar la imprenta". Por ejemplo, imagina que, en su mayoría, las imprentas valen $500 después de 10 años. Si esperas hasta entonces para venderla, perderás los $9500 que habrías ganado si la hubieras vendido. Por lo tanto:
- Costos fijos totales de la imprenta a lo largo de 10 años = $11 000 + $9500 + interés sobre la inversión + seguro e impuestos
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Determina la cantidad de dinero que pagaste realmente por la máquina tomando en cuenta los pagos de intereses que hayas hecho. Es posible que hayas empleado un préstamo para pagar la imprenta, lo que quiere decir que, en cada pago, deberás pagar también intereses. Para simplificarlo, imagina que la tasa de interés es de solo 1 % al año. Después de 10 años, habrás acumulado $1000 adicionales en intereses, los cuales debes sumar al costo.
- Costos fijos totales de la imprenta a lo largo de 10 años = $11 000 + $9500 + $1000 + seguro e impuestos
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Suma los pagos adicionales que debas realizar por la maquinaria, incluyendo el seguro y los impuestos. Es posible que debas pagar $500 al año a la entidad de fiscalización local por tu nueva inversión, además de $10 al mes para asegurar la maquinaria (es decir, $120 al año). También podrías incluir otros costos, como una inspección necesaria anual de seguridad para la máquina que cueste $100. Aquí se acumularán los costos finales que debas pagar por la imprenta a lo largo de 10 años:
- Costos fijos totales de la imprenta a lo largo de 10 años = $11 000 + $9500 + $1000 + $720
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Suma todos estos costos para obtener el costo fijo total (es decir, lo que te costará la máquina a lo largo de 10 años si no la vendes). Esta constituye una excelente forma de observar los efectos de las inversiones a largo plazo. Puedes planificar tu estrategia de largo plazo con base en este costo y modificar el precio del producto según corresponda en lugar de visualizar únicamente los costos diarios.
- Costos fijos totales de la imprenta a lo largo de 10 años = $11 000 + $9500 + $1000 + $720 = $22 220^{[6]XFuente de investigación}
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Consejos

Para estimar un costo futuro, por lo general lo más seguro suele ser sobreestimar, aunque sea ligeramente. De esta forma, podrás planificar para gastos más altos y esto podría ahorrarte dinero a la larga.
En caso de que no puedas calcular tus propios costos fijos (es decir, si tu empresa aún es muy nueva), puedes buscar en línea los costos de empresas similares.

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Advertencias

Es posible que los costos fijos cambien según el mercado que los rodea. Por ejemplo, un casero podría incrementar el alquiler de manera inesperada, por lo que debes comprender que estas cifras solo son estimadas y no son definitivas.

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