Cómo administrar un negocio

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En este artículo:

Dirigir a los empleados

Hacerse cargo de las finanzas

Expandir y mejorar tu negocio

Hacerte cargo de los conflictos

Usar recursos externos para acceder a ayuda

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Referencias

Administrar un negocio exige que prestes atención a muchos detalles de manera simultánea. Lo más importante de todo es que tienes que manejar al personal, ya sea que tengas solamente unos pocos empleados o muchos. Tienes que mantener al personal motivado, bien informado y satisfecho con el trabajo. Al mismo tiempo, tienes que encargarte de las necesidades financieras de tu negocio. Esto incluye la nómina, la facturación, las compras y hacerse cargo del manejo de los impuestos. Por último, siempre debes pensar acerca de cómo mejorar y aumentar el tamaño del negocio.

Pasos

Parte 1

Parte 1 de 5:

Dirigir a los empleados

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   Determina el tamaño requerido del personal. Ya sea que estás comenzando un negocio desde cero o estás administrando uno que ya tiene trayectoria, tienes que analizar cuáles son los requerimientos de personal. Tienes que pensar acerca de las tareas que se realizan y definir qué tanto puede hacer una persona. Puede que este análisis te muestre que requieres más personal del que posees o puede que te diga que debes reasignar a otras actividades parte del personal que ya tienes. Enfócate en las tareas en vez de los individuos y las personalidades.

   • Por ejemplo, imagina que estás administrando una tienda que emplea a vendedores. Puedes analizar los registros de ventas y determinar en qué momentos se presentan los periodos de mayor actividad. Después contratar a una persona adicional para que se una, durante los momentos de mayor actividad a lo largo del día, a los vendedores que ya tienes.
   • Si descubres que al parecer un empleado tiene demasiado tiempo libre, debes considerar la posibilidad de aumentarle el número de deberes. Si no tienes trabajo adicional para esa persona, quizás debas recortarle las horas laborales o eliminar por completo el cargo.
   CONSEJO DE ESPECIALISTA

   

   Gene Linetsky, MS

   Fundador de startups y director de ingeniería

   Gene Linetsky es un fundador de startups e ingeniero de software en el área de la Bahía de San Francisco. Ha trabajado durante más de 30 años en la industria de la tecnología y actualmente es el director de Ingeniería en Poynt, una compañía de tecnología que construye terminales inteligentes de punto de venta para empresas.

   

   Gene Linetsky, MS
   Fundador de startups y director de ingeniería

   
   La confianza es la clave. De acuerdo con Gene Linetsky, ingeniero de software y fundador emergente, debes estar seguro de tus propias habilidades como líder. Él afirma: "Como administrador, si tienes alguna ilusión sobre tu capacidad para asignar tareas y decirles a las personas qué hacer, no tendrás éxito. Debes motivar a cada miembro del equipo y establecer metas claras para todos".
   
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   Contrata nuevo personal en la medida que sea necesario. Elabora descripciones escritas de los cargos laborales para cada uno de los roles necesarios para el desarrollo de tu negocio. La descripción del cargo laboral incluye un esquema de las tareas a ser realizadas, el número estimado de horas laborales, la persona quien supervisará a ese rol y un enunciado general acerca de los objetivos del cargo. Publica anuncios laborales, entrevista y contrata a los miembros del personal que puedan cumplir de la mejor manera con los deberes de cada cargo.

   • Para obtener más ayuda, puedes visitar diferentes páginas web que abordan el tema de "encontrar, entrevistar y contratar empleados para negocios pequeños". Haz una búsqueda en internet utilizando esas palabras y acceder a artículos informativos.
   • Como parte del proceso de contratación, si estás comenzando un nuevo negocio, debes tener en cuenta ciertas regulaciones gubernamentales. Debes hacerte a un número de identificación de empleador, realizar un registro ante los órganos estatales pertinentes en tu región y obtener un seguro de compensación para los trabajadores.
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   Sé cuidadoso con la nómina. Tener empleados requiere que les pagues a tiempo y de manera correcta. Necesitas un sistema de nóminas confiable que considere las horas laboradas por los trabajadores y las tarifas salariales. Debes hacer la retención de las cantidades correspondientes para cubrir los impuestos estipulados en la legislación del lugar donde llevas a cabo las actividades del negocio y hacer los depósitos tal como lo estipulan las autoridades tributarias. Establece un sistema consistente para realizar los pagos, ya sea semanal o quincenal.

   • Para recibir asistencia acera de los requerimientos gubernamentales relacionados con aspectos tributarios, puedes visitar el sitio web de los entes del gobierno que manejan ese aspecto. Si te encuentras en Estados Unidos, la IRS ha emitido dos publicaciones, la Guía de Impuestos para Empleadores, Publicación 15, y la Guía Suplementaria de impuestos para Empleadores, Publicación 15ª. Puedes encontrar ambos documentos en la página de publicaciones de la IRS, en www.irs.gov/forms-pubs.
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   Desarrolla y usa un manual del empleado. Un manual del empleado es una colección escrita de todas las reglas y lo que se espera de las labores realizadas por el personal a tu cargo. También debe presentar lo que el personal puede esperar de la compañía. Explica los derechos de los empleados al igual que las obligaciones legales tanto para empleados como para el empleador. En un manual del empleado, que posea un buen diseño, debes incluir los siguientes asuntos:

   • políticas anti discriminatorias
   • compensación y calendarios de pagos
   • horario de trabajo
   • directrices generales acerca de normas de conducta
   • seguridad
   • políticas de uso aceptable de computadores o tecnología.
   • Relaciones con la prensa y otros medios de comunicación
   • políticas de licencias y otros beneficios de los empleados
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   Mantén abierta una comunicación bidireccional. Un buen administrador tiene una comunicación habitual con el personal. Tienes que saber de qué se están percatando acerca del negocio, cómo se sienten acerca del trabajo y si hay problemas que se avecinen. También le ayuda al personal, en las labores que realizan, recibir información que proviene de ti y saber de antemano si se aproximan cambios o acerca de cualquier otra cosa que les afecte el trabajo. La comunicación habitual puede resolver muchos problemas antes de que si quiera hayan comenzado. Dependiendo del tamaño del negocio y tu cargo como administrador, puedes comunicarte por medio de una o todas las maneras siguientes:

   • reuniones programadas de forma periódica con el personal
   • circulares u otros boletines
   • comunicaciones informales periódicas enviadas por correo electrónico
   • boletín de anuncios (ya sea físico o contenido en un sitio web)
   • un calendario de eventos compartido
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Parte 2

Parte 2 de 5:

Hacerse cargo de las finanzas

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   Establece un sistema contable. Si no posees formación en contaduría, puede que tengas que contratar a un contador o por lo menos consultar con un contador capacitado. Debes elegir un sistema contable para manejar la operación del negocio. Existen diferentes sistemas, con una variedad de fortalezas y debilidades, dependiendo del tipo de negocio que poseas:

   • Método de la caja. Por lo general, este es mejor para los negocios pequeños. Considera el efectivo como un activo en el momento en que esté en tu poder. De forma semejante, calcula tus gastos cuando hayas pagado por ellos.
   • Método del devengado. Los negocios de mayor tamaño tienden a preferir este método, el cual funciona de manera más adecuada en el contexto de un sistema de facturación. Contabilizas el activo cuando se realiza una venta, ya sea que en ese momento hayas recibido un pago o aún no lo hayas recibido. Mide los gastos cuando recibes el artículo, no al momento del pago como tal.
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   Mantén unos buenos registros financieros. Sin importar si usas programas informáticos, cajas registradoras electrónicas o mantienes registros como los de antes elaborados a mano, necesitas un sistema de registro de ventas y gastos. Cualquiera que sea el sistema que elijas, debes usarlo de manera consistente y correcta. Los errores en el mantenimiento de registros pueden generar serios problemas a cualquier negocio. Algunos programas informáticos de contabilidad que hoy en día gozan de popularidad son:

   • QuickBooks o QuickBooks Online
   • PeachTree Accounting
   • Sage Live
   • NetSuite
   • Zoho Books
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   Ajusta las cuentas con regularidad. Por lo menos una vez al mes, debes comparar las cuentas bancarias con los estados contables. Si no te sientes confortable con la actividad de ajustar las cuentas, puede que requieras consultar con un tenedor de libros o un contador. Tus balances reales deben coincidir con los balances reportados en tus estados contables. Puede que tengas que hacer algunas ligeras modificaciones para cualquier factura que haya sido expedida, pero aún no haya sido pagada.

   • Si tus cuentas no se ajustan, tienes que examinar su sistema contable de manera más detallada y descubrir el error. Si haces esto mensualmente, con frecuencia podrás detectar errores cuando son pequeños y pueden ser corregidos. De no hacerlo, tu negocio puede enfrentar grandes problemas.
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Parte 3

Parte 3 de 5:

Expandir y mejorar tu negocio

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   Genera algunas ideas de crecimiento. Cualquier administrador de un negocio querrá hacer más negocios, pero necesitas de algunas ideas. Trabaja junto con tu personal para desarrollar áreas de crecimiento. Procura identificar lo que puedes hacer para expandir el negocio. Algunas consideraciones específicas podrían incluir:

   • Dirígete a una nueva base de clientes.
   • Expande las horas de servicio.
   • Incrementa la manufactura y las ventas.
   • Cambia tus estrategias de publicidad.
   • Contrata más personal.
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   Crea un plan de mercadeo. Antes de que te lances a una nueva área para expandir tu negocio, debes planificar. Un buen plan de mercadeo define tus objetivos, detalla tus finanzas, describe las necesidades de personal y te ayuda a planear teniendo en mente los cambios que anticipas. Si escribes un plan de mercadeo robusto y a continuación lo sigues, lo más probable es que el crecimiento sea exitoso.

   • Para obtener ayuda relacionada con las especificidades de escribir un plan de mercadeo, revisa el artículo crear un plan de mercadeo.
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   Proyecta un presupuesto. Las expansiones cuestan dinero y como administrador tendrás que saber de dónde provendrá. Como parte de tu plan de mercadeo, debes desarrollar un presupuesto. Debes determinar si puedes financiar el crecimiento haciendo uso de los ingresos propios de la compañía o si necesitas hacer un préstamo. Si decides tomar un préstamo, necesitas un plan para hacer el reembolso en el transcurso del tiempo, y asegurar de esta manera que el negocio continúe siendo rentable.
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   Implementa los cambios. Poner tu plan en funcionamiento puede ser la parte más apasionante de administrar un negocio. Sigue el plan de mercadeo y haz los cambios que estableciste. Si tienes que aumentar el personal, publica ofertas laborales y realiza entrevistas. Si estás aumentando la capacidad de manufactura, este es el momento de comprar e instalar los nuevos equipos. Lo que sea que te hayas propuesto realizar, sigue tu plan y guía el proceso hasta el final.
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   Supervisa tu plan. A medida que implementas los cambios en la compañía, continúa revisando tu plan de negocios para seguir por buen camino. Si tu plan de mercadeo tenía un buen presupuesto, entonces te debes ceñir a este. Sigue el diseño que estableciste. Incluso después de que los cambios hayan sido implementados, retorna al plan de mercadeo de manera periódica para verificar el crecimiento que estás logrando. ¿La compañía se está moviendo en la dirección que querías? Por lo menos una vez al año, tú y cualquiera de los otros miembros del equipo directivo deben revisar el plan de marketing y plantear cualquier cambio que pueda necesitar.
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Parte 4

Parte 4 de 5:

Hacerte cargo de los conflictos

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   Gestiona los problemas del personal. Con frecuencia, esto puede significar resolver conflictos. De forma ideal, el manual del empleado debe contemplar cualquier situación y la comunicación abierta debe identificar problemas de forma temprana. Incluso así, algunas veces, las cosas pueden escalar a un nivel que demanda que intervengas. Debes procurar ser tan imparcial como sea posible y usar tu mejor juicio para resolver la situación.

   • Si un empleado eleva una queja o preocupación, debes escuchar atentamente a la explicación del problema. Si otro empleado está involucrado, debes entonces darle a esa persona una oportunidad para hablar contigo. Si puede ser de ayuda para solucionar la situación, remítete al manual del empleado,
   • Quizás no podrás satisfacer a todas las personas involucradas. Por lo menos sé justo y llega a una conclusión que sea la mejor para la compañía como un todo.
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   Hazte cargo de las discrepancias con los clientes. Si tu negocio tiene clientes regulares, es probable que en algún momento te topes con reclamaciones. Manéjalas de la manera más respetuosa posible. Da a conocer al cliente que respetas el negocio que posee y que te lamentas por el problema (incluso si no crees que hayas incumplido). Si el cliente es alguien con un contrato a término indefinido, entonces remítete a los términos del contrato para ver si la información allí contenida puede proveer una solución. Al final, debes sopesar si la posible pérdida del negocio con el cliente justifica el costo de atender la queja.

   • Por ejemplo, supón que tu negocio surte material de papelería personalizado a otras oficinas y un cliente se rehúsa a pagar por un envío porque la calidad del material es baja. Si expresas desacuerdo, debes sopesar el precio de esa factura en particular con el costo de una demanda por recaudación y perder los futuros negocios que puedan provenir de ese cliente. Puede ser más adecuado para tu negocio perder el valor equivalente a un cargamento, pero mantener un duradero y satisfecho cliente.
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   Maneja las emergencias. Debes planificar la ocurrencia de cualquier posible emergencia que pueda surgir. Esto incluye cualquier cosa desde la enfermedad o lesión de algún miembro del personal hasta un incendio en tu local o algún desastre natural. Elabora un plan de emergencia que incluya cualquier tipo de acontecimiento. El plan debe considerar el rol de cada uno de los miembros del personal, cómo guiar a los clientes que puedan estar en las instalaciones de la compañía y cómo cooperar con el personal de emergencia cuando llegue al lugar. Asegúrate de que las instalaciones están adecuadamente dotadas con el siguiente equipo de emergencia y que todo el personal sabe cómo utilizarlo:

   • extintores
   • alarmas y detectores de humo
   • botiquín de primeros auxilios
   • desfibriladores externos automáticos (DESA).
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Parte 5

Parte 5 de 5:

Usar recursos externos para acceder a ayuda

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   Usa recursos de la SBA. En los Estados Unidos, la Administración de la Pequeña Empresa (SBA, por sus siglas en inglés) es una agencia federal que tiene el propósito de ayudar a los negocios pequeños. El sitio web de la SBA está lleno de material informativo acerca de iniciar y administrar negocios. La SBA puede brindar asistencia con asuntos legales y financieros y también puede ayudar con el otorgamiento de financiación.

   • Accede al sitio web de la SBA en www.sba.gov.
   • Puedes llamar al centro de respuestas de la SBA al 800-827-5722.
   • Cada estado tiene una o más oficinas locales del distrito. Puedes encontrar un listado de estas oficinas del distrito en https://www.sba.gov/tools/local-assistance/districtoffices.
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   Usa los recursos en línea de la IRS. Una parte importante de la administración de un negocio es manejar las finanzas e impuestos. La IRS publica una amplia variedad de material útil y tiene personal disponible para responder preguntas.

   • Encuentra las publicaciones de la IRS en www.irs.gov/forms-pubs.
   • Encuentra vínculos para oficinas locales de la IRS en https://www.irs.gov/help-resources/contact-your-local-irs-office.
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   Únete a la cámara de comercio local o nacional. La Cámara Comercio es una organización de propietarios y administradores de negocios. Está pensada para ayudar a los negocios a triunfar y a proveer apoyo a las comunidades donde se ubican. La Cámara de Comercio de los EE. UU. promueven a nivel nacional la legislación que apoya a las actividades propias de los negocios. A un nivel más local, la cámara de comercio provee un recurso de red de contactos. Puedes conocer otros líderes de negocios en tu comunidad, enterarte acerca de oportunidades de patrocinio e incluso obtener descuentos para la adquisición de materiales y suministros para tu compañía.

   • Puedes encontrar información acerca de cómo unirte a las cámaras de comercio de los EE.UU. en www.uschamber.com.
   • Puedes ubicar la Cámara de Comercio local buscando en la web el nombre de tu lugar de vivienda y la frase “Cámara de Comercio”.
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   Trabaja con la oficina de buenas prácticas comerciales. La Oficina de Buenas Prácticas Comerciales (BBB, por sus siglas en inglés) es un nombre que agrupa varias agencias dirigidas de manera independiente. De manera colectiva, en América del Norte ellas constituyen el Consejo de Oficinas de Buenas Prácticas Comerciales (CBBB). El objetivo de estas es construir relaciones fuertes entre negocios y consumidores. Si te encuentras en los EE.UU., puedes encontrar tu BBB local haciendo una búsqueda en www.bbb.org.

   • Convertirse en un miembro acreditado de la BBB eleva la confianza en tu negocio por parte de los consumidores y con frecuencia conduce a un aumento de ingresos.
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   Relaciónate con otros líderes de negocios. Sal de tu oficina, ve y conoce otros líderes de negocios en tu comunidad. El conversar con otros administradores de negocios te puede ayudar a generar ideas para tu propio negocio. También puedes promover y desarrollar una buena relación tanto con los consumidores como con los proveedores. Al conocer líderes de la comunidad puedes difundir el nombre de tu negocio y generar publicidad informal. Por lo general, dichos encuentros pueden conducir a un aumento de referidos para tu negocio.

   • Quizás encuentres a un grupo de administradores con mentalidades afines y puedan crear un grupo de red de contactos que reúna de manera semanal o mensual.
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Consejos

• Contrata otros profesionales en la medida que vaya siendo necesario. Estar a la cabeza de un negocio incluye tomar muchas decisiones legales y financieras. Debes consultar con un abogado de confianza y un contador como sea necesario.
• Si eres novato en el ámbito de la administración o quieres ingresar a este campo, quizás quieras asistir primero a la universidad. Puedes obtener un título en administración o tomar cursos individuales para abordar necesidades específicas.

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