Как составить блок–схемы

Блок-схемы являются отличным инструментом, позволяющим избежать трудностей с пониманием процессов и доступно их описать. Создание удачной блок-схемы означает балансирование между полнотой информации информации, которую вы хотите передать, и простотой, с которой вы её преподносите. Следуйте этому руководству для создания блок-схем в Excel и Word.

Метод 1

Метод 1 из 3:

разработка концепции

Загрузить PDF

1
Выпишите основные понятия. Ключ к успешной блок-схеме - это её читабельность. Убедитесь, что все ваши основные этапы записаны коротко и ясно, и что переход от этапа к этапу заключается в простых шагах.
- Убедитесь, что у вашей диаграммы есть ясная конечная точка. Это позволит сделать её более читаемой.
2
Выберите между обычным форматом диаграмм и форматом "плавательные дорожки". Стандартная блок-схема разбивает процесс на ключевые этапы и требуемые действия. Если в процесс, описываемый диаграммой, вовлечены несколько групп, формат "плавательные дорожки" поможет показать, кто и чем должен заниматься. Каждый шаг диаграммы расположен на “дорожке” группы, несущей ответственность за выполнение этой задачи (Отдел маркетинга, Отдел продаж, Отдел кадров, и т.д.).
- Дорожки обычно располагаются горизонтально или вертикально. Отправная точка - левый верхний угол диаграммы.
- Диаграмму "плавательные дорожки" порой бывает трудно спроектировать, например, если у вас есть несколько заданий, которые должны переходить между отделами. Это приводит к запутанным графикам.
3
Сделайте макет своей блок-схемы. Прежде, чем начнете проектировать блок-схему с помощью программного обеспечения, просто нарисуйте ее на бумаге. Разместите начало диаграммы наверху и .
- Большинство блок-схем работает по простому двоичному принципу. В точках процесса, где происходят изменения, перед читателем предстает вопрос с Да и Нет. Ответ будет вести читателя к соответствующему этапу.
- Используйте разные типы фигур для представления различных типов процессов и решений. Добавление визульных подсказок добавит блок-схеме читаемости и понимания.
Если какие-то участки вашей блок-схемы становятся слишком сложными, выделите подпроцесс в новую блок-схему. В основной блок-схеме добавьте ссылку на подпроцесс, и сделайте так, чтобы читатель мог вернуться к основной блок-схеме после просмотра расширенной секции.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 3:

создание блок-схемы в Excel

Загрузить PDF

1
Создайте сетку. Листы Excel по умолчанию имеют формат, в котором ширина ячеек больше их высоты. Для создания блок схемы вам понадобятся квадратные ячейки. Чтобы сделать это, щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Выделить все.
- Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке любой из колонок и выберите пункт меню Ширина столбца. Введите 2.14 в соответствующее поле и нажмите Enter. Таким образом все ячейки станут квадратными.
- Включите Привязку к сетке в меню Выровнять на вкладке Вид или Разметка страницы. Это позволит вновь создаваемым объектам устанавливать свой размер в соответствии с сеткой, помогая вам тем самым создавать фигуры одинакового размера.
2
Установите поля. Если вы планируете экспортировать лист в Word или какую-либо другую программу, вы, вероятно, захотите, чтобы у вас не было проблем с полями. Используйте меню Поля на вкладке Разметка страницы или Вид, чтобы привести поля в соответствие той программе, куда вы экспортируете.
- Вы можете изменить ориентацию документа (книжная или альбомная), используя меню Ориентация на вкладке Вид. Для блок-схем, читаемых слева направо, должна быть установлена альбомная ориентация.
Щелкните мышкой на вкладке Вставка и выберите меню Фигуры. Выберите фигуру, которую вы хотите создать, и затем с помощью мыши установите необходимый вам размер. После создания фигуры вы можете изменить её цвет и стиль контура, используя инструменты на вкладке Формат, которая должна автоматически открыться.
Добавьте текст.Чтобы добавить текст в фигуру, щелкните кнопкой мыши в центре фигуры и вводите текст. Вы можете настроить шрифт и стиль текста на вкладке Домашняя страница. Старайтесь делать текст коротким и по существу, а также легко читаемым.
5
Соедините фигуры. Откройте меню Фигуры на вкладке Вставка. Выберите стиль линии, который вам больше всего подходит. Наведите курсор мыши на первую фигуру. По краям фигуры вы увидите маленькие квадратики, показывающие возможные места соединения с линией.
- Начав линию с места соединения, тяните её ко второй фигуре.
- На второй фигуре появятся красные квадратики. Поместите конечную точку линии в одном из этих квадратиков.
- Фигуры теперь соединены. Если вы переместите какую-либо из них, линии останутся связанными с фигурами и соответствующим образом изменят свое направление.
- Добавьте комментарии к соединительным линиям с помощью Текстового поля, доступного на вкладке Вставка.
Вместо необходимости создавать блок-схему с нуля есть множество шаблонов Excel и мастеров, доступных как бесплатно, так и для покупки онлайн. Многие из них берут на себя основную работу по созданию блок-схем.
Реклама

Метод 3

Метод 3 из 3:

создание блок-схемы в Word

Загрузить PDF

1
Добавьте полотно. Самый простой способ создать блок-схему в Word - это сначала добавить полотно. Полотно дает больше свободы при работе с фигурами и делает доступными некоторые возможности, которые обычно недоступны, например, соединительные линии.
- Выберите вкладку Вставка. Выберите пункт Фигуры и затем выберите пункт Новое полотно в нижней части меню. В вашем документе появится пунктирный контур полотна. Вы можете изменять размеры полотна, перемещая его углы.
Использование сетки позволит вам создавать одинаковые по размеру фигуры. Для этого кликните левой кнопкой мыши на полотне, чтобы сделать его активным. На вкладке Формат выберите Выровнять и затем выберите Параметры сетки. Установите флажки для отображения линий сетки и привязки объектов к сетке.
Сделайте полотно активным, перейдите на вкладку Вставка и выберите меню Фигуры. Выберите фигуру, которую вы хотите добавить. Используйте мышь, чтобы установить такой размер фигуры, который вам нужен. После создания фигуры вы можете изменить её цвет и стиль контура, используя инструменты на вкладке Формат, которая должна автоматически открыться.
Чтобы добавить текст в фигуру в Word 2007, щелкните правой кнопкой мыши на ней и выберите пункт меню Добавить текст. В случае, если вы используете Word 2010/2013, можно просто щелкнуть кнопкой мыши на фигуре и сразу начать набирать текст. Вы можете настроить шрифт и стиль текста на вкладке Домашняя страница.
5
Соедините фигуры. Откройте меню Фигуры на вкладке Вставка. Выберите стиль линии, который вам больше всего подходит. Наведите курсор мыши на первую фигуру. По краям фигуры вы увидите маленькие квадратики, показывающие возможные места соединения с линией.
- Начав линию с места соединения, тяните её ко второй фигуре.
- По краям второй фигуры появятся маленькие квадратики. Поместите конечную точку линии в одном из этих квадратиков.
- Фигуры теперь соединены. Если вы переместите какую-либо из них, линии останутся связанными с фигурами и соответствующим образом изменят свое направление.
- Добавьте комментарии к соединительным линиям с помощью Текстового поля, доступного на вкладке Вставка.
Реклама