Come Creare un Diagramma di Flusso

I diagrammi di flusso sono un grande strumento per la scomposizione di processi complicati in un insieme di concetti più comprensibili. Crearne uno di successo significa trovare il giusto equilibrio tra l'informazione che vuoi trasmettere e la semplicità con cui la presenti. Segui questa guida per realizzare diagrammi di flusso usando Excel e Word.

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Creare il Concetto

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Scrivi i tuoi concetti fondamentali. La chiave per il successo di un diagramma di flusso è la sua leggibilità. Assicurati che i concetti che ritieni fondamentali siano esposti con chiarezza, e che la progressione da un concetto all'altro sia spiegata in semplici passi.
- Assicurati di pianificare un punto di conclusione ben definito per il tuo diagramma. Questo aiuterà a renderlo più facile da interpretare.
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Decidi se adottare un formato standard o suddiviso per colonne. Un diagramma di flusso standard suddivide il processo sulla base dei concetti chiave e delle azioni richieste. Se hai più di un gruppo coinvolto nel processo descritto dal diagramma, un formato per colonne può aiutare ad evidenziare chi deve fare cosa. Ogni passo del diagramma di flusso è posto nella colonna relativa al gruppo responsabile di portare a termine il compito (Marketing, Reparto vendite, Risorse umane, ecc.).
- Le colonne di solito sono strutturate verticalmente od orizzontalmente. Il punto di inizio è l'angolo in alto a sinistra del diagramma.
- Le colonne possono essere difficili da progettare se hai più di un concetto che deve spostarsi avanti e indietro tra le sezioni. Questo porta ad avere diagrammi confusi.
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Progetta il tuo diagramma di flusso. Prima di iniziare a realizzare il tuo diagramma con l'uso di un software, abbozzalo su un pezzo di carta. Metti il tuo concetto di partenza in cima, ed espandi il diagramma nella parte sottostante.
- La maggior parte dei diagrammi di flusso si basa su un principio binario. Nei punti del processo in cui possono esserci delle variazioni, il lettore viene posto di fronte ad una domanda Si/No. La risposta guida poi il lettore al concetto appropriato.
- Usa forme differenti per rappresentare tipi diversi di concetti o di decisioni. L'aggiunta di suggerimenti visivi aiuterà nella lettura e nella comprensione.
Se le aree del tuo diagramma di flusso diventano troppo dense, separa i processi subordinati in un nuovo diagramma di flusso. Aggiungi un riquadro di riferimento al processo secondario nel diagramma originale, e reindirizza il lettore, tramite la sezione espansa, quando ci arriva.
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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Creare un Diagramma di Flusso in Excel

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Crea una griglia. I fogli di lavoro predefiniti di Excel hanno celle più larghe che alte. Per creare un diagramma di flusso uniforme, sarà opportuno impostare le celle in modo che risultino quadrate. Per farlo, clicca il pulsante "Seleziona tutte le celle" situato nell'angolo in alto a sinistra sul foglio di lavoro.
- Clicca col tasto destro del mouse sulla didascalia di una colonna qualsiasi e seleziona "Larghezza colonne" dal menu. Inserisci 2.14 nel campo e premi "Invio". Questo renderà tutte le celle dei quadrati perfetti.
- Seleziona "Blocca sulla griglia" dal menu Allinea della scheda Layout o Layout di pagina. Questo farà sì che tutti gli oggetti creati adattino le proprie dimensioni a quelle della griglia, aiutandoti a creare forme omogenee.
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Imposta i tuoi margini. Se hai intenzione di esportare il tuo foglio di lavoro in Word o in un altro programma, vorrai assicurarti che i margini siano allineati. Usa il menu "Margini" nella scheda Layout o Layout di pagina per impostare dei margini compatibili con il software in cui vuoi esportare il foglio di lavoro.
- Puoi impostare l'orientamento del documento (verticale od orizzontale) dal menu relativo nella scheda Layout. I diagrammi di flusso che si sviluppano da sinistra a destra andrebbero orientati orizzontalmente.
Clicca sulla scheda "Inserisci" e seleziona il menu "Forme". Seleziona la forma che vuoi creare, e quindi disegna la dimensione del riquadro con il tuo mouse. Una volta creata la forma, puoi cambiarne il colore e lo stile dei contorni con gli strumenti della scheda "Formato" che viene aperta.
Per aggiungere del testo, clicca al centro della forma e inizia a digitare. Nella scheda Home puoi cambiare il carattere e lo stile del testo. Fai in modo che il tuo testo sia breve e punti dritto al concetto, assicurandoti che sia facilmente leggibile.
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Connetti le forme. Apri il menu "Forme" dalla scheda "Inserisci". Scegli lo stile di linea che più si addice ai tuoi bisogni. Porta il tuo mouse sulla prima forma. Sui contorni appariranno dei quadratini rossi che indicano dove si possono congiungere le linee.
- Inizia la linea sul punto rosso e portala fino alla seconda forma.
- Appariranno dei punti rossi sulla seconda forma. Fai terminare la linea su uno di questi punti.
- Le forme ora sono collegate. Spostandone una, la linea di connessione resterà, aggiustando la propria angolazione.
- Aggiungi dei commenti alle linee di congiunzione con una "Casella di Testo", disponibile nella scheda "Inserisci".
Se non vuoi creare un diagramma di flusso da zero, hai a disposizione una grande varietà di template di Excel e di procedure guidate disponibili online, gratuitamente o a pagamento. Molti di questi svolgono già la maggior parte del lavoro necessario per creare un diagramma.
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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Creare un Diagramma di Flusso in Word

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Inserisci un'area di disegno. La via più semplice per creare un diagramma di flusso in Word parte dalla creazione di un'area di disegno. Un'area di disegno dà una maggiore libertà di lavorare con le forme, e abilita delle funzioni normalmente non disponibili, ad esempio la creazione di linee di connessione.
- Clicca sulla scheda "Inserisci". Seleziona il menu "Forme", e dunque clicca "Nuova area disegno" in fondo alla lista. Nel tuo documento apparirà il contorno tratteggiato della tua area di disegno. Puoi impostare la dimensione di quest'area agendo sugli angoli.
L'uso di una griglia ti consente di creare figure uniformi. Per abilitarla, seleziona l'area di disegno cliccandoci sopra. Nella scheda "Formato" clicca "Allinea" e quindi "Impostazioni griglia". Seleziona le caselle per visualizzare la griglia e bloccare gli oggetti.
Con l'area di disegno attivata, seleziona la scheda "Inserisci" e clicca sul menu "Forme". Seleziona la forma che vuoi aggiungere. Usa il mouse per disegnare la forma della dimensione desiderata. Una volta creata, puoi cambiarne il colore e lo stile dei contorni con gli strumenti della scheda "Formato" che viene aperta.
Per aggiungere il testo ad una forma in Word 2007, cliccaci sopra con il tasto destro del mouse e seleziona dal menu l'opzione "Aggiungi testo". In Word 2012/2013, cliccaci semplicemente sopra ed inizia a digitare. Nella scheda "Home" puoi cambiare il carattere e lo stile del testo.
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Connetti le forme. Apri il menu "Forme" dalla scheda "Inserisci". Scegli lo stile di linea che più si addice ai tuoi bisogni. Porta il tuo mouse sulla prima forma. Sui contorni appariranno dei quadratini rossi che indicano dove si possono congiungere le linee.
- Inizia la linea sul punto rosso e portala fino alla seconda forma.
- Appariranno dei punti rossi sulla seconda forma. Fai terminare la linea su uno di questi punti.
- Le forme ora sono collegate. Spostandone una, la linea di connessione resterà, aggiustando la propria angolazione.
- Aggiungi dei commenti alle linee di congiunzione con una "Casella di Testo", disponibile nella scheda "Inserisci".
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