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O Access é um gerenciador de banco de dados relacional que permite a importação de um ou mais bancos de dados em um sistema para que ele combine campos comuns. Como um único arquivo do Access contém diversas planilhas do Excel, o programa também é uma ótima forma de agregar ou analisar grandes quantidades de informação. Antes de mais nada, no entanto, você vai precisar importar a planilha do Excel paro Access. Esse procedimento exige apenas alguns passos.
Passos
Abra ambos os programas no computador. Você pode baixá-los diretamente pelo site da Microsoft.- Após baixar e instalar o Excel e o Access, clique no menu "Iniciar" e selecione "Todos os Programas". [1]
- Clique em "Microsoft Office" e selecione "Access" (ou "Excel") no menu suspenso. É possível que você já tenha uma planilha do Excel, baixada anteriormente ou enviada por alguma pessoa. O Microsoft Office permite a leitura desse tipo de arquivo.
Limpe a planilha do Excel antes de importá-la no Access. A importação do Excel para o Access será mais fácil se você fizer alguns ajustes antes. O segredo é manter os dados consistentes entre as planilhas importadas. [2]- É aconselhável usar a primeira linha da planilha do Excel para fazer os cabeçalhos das colunas (ou nomes dos campos) de forma clara e compreensível. [3] Por exemplo, para uma coluna que contenha o sobrenome de pessoas, nomeie o cabeçalho da coluna/nome do campo para "Sobrenome". Seja claro e preciso, pois isso facilitará na hora de tentar combinar os cabeçalhos das colunas de uma planilha com outra.
- O Access permite que você ligue campos comuns entre duas ou mais planilhas. Vamos imaginar uma planilha do Excel que contenha as informações de uma folha de pagamento. Ela inclui nome e sobrenome, endereço e salários dos funcionários. Digamos que você quer combinar essa planilha dentro do Access com uma segunda planilha do Excel que contém informações sobre contribuições de uma campanha financeira. A segunda planilha contém nome, endereço e as contribuições das pessoas. O Access permite que você combine diferentes cabeçalhos de colunas, umas com as outras. Por exemplo, você vinculará os nomes para ver quais pessoas de mesmo nome aparecem em ambos os bancos de dados.
- Verifique a planilha do Excel para ter certeza de que cada tipo de dado seja manipulado da mesma maneira, e lembre-se de limpá-las antes da importação para o Access. [4] Isso deve ser o que o Access chama de "relacional". Por exemplo, se uma planilha hipotética de folha de pagamento contém primeiro nome, último nome e inicial do nome do meio em uma coluna, mas a segunda planilha contém somente o primeiro e o último nome em colunas separadas, o Access não vai reconhecer essa combinação. As colunas de cabeçalho/campos devem ser equivalentes.
Divida a informação dentro de uma coluna no Excel. Para lidar com esse problema, divida a informação em uma coluna dentro do Excel para que ela não seja registrada erroneamente no Access como "sem correspondente". [5]- Como um exemplo, você pode dividir o primeiro nome, a inicial do nome do meio e o último nome cada um em uma coluna própria. Se isso já está feito na segunda planilha, ao vincular, por exemplo, o último nome no Access, ele deverá gerar correspondentes quando os nomes forem iguais.
- Para dividir uma coluna no Excel, realce-a. Clique em "Dado" na barra de ferramenta. Clique em "Texto para colunas". Geralmente, a opção correta vai ser "Delimitado". Clique em "Avançar".
Continue usando o assistente do Excel para dividir colunas mescladas. Agora, você está pronto para completar o processo de divisão de informação mesclada em uma para diversas colunas.- Escolha como o dado dentro das colunas é "delimitado". Em outras palavras, cada pedaço de informação da coluna vai ser separado por algum símbolo. Os mais comuns são: espaço ( ), vírgula (,) ou ponto e vírgula (;). Geralmente, ela é separada por um espaço. Por exemplo, vamos imaginar que o nome "Max G. Mesquita" apareça em uma única coluna. O primeiro nome, Max, está separado da inicial do segundo nome por um espaço. O último nome, Mesquita, está separado da inicial do segundo nome por um espaço. Sendo assim, escolha "Espaço" no assistente de delimitação.
- Clique em "Avançar". Depois, clique em "Terminar". O programa deverá dividir os nomes Max, G. e Mesquita em três colunas distintas. Agora, você pode dar às colunas novos nomes de cabeçalhos para indicar o tipo de informação que elas contêm (primeiro nome, último nome, etc.). Pode ser uma boa ideia criar diversas colunas em branco à direita da célula com os dados antes de dividi-la, pois isso vai jogar a informação para a nova coluna em branco (em vez de uma coluna que já contenha algum dado).
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Abra o Access no computador. Clique no menu "Iniciar", escolha "Microsoft Office" e clique em "Microsoft Access". Você precisa abrir um novo banco de dados em branco no Access para importar a planilha do Excel.- Escolha "Banco de dados do desktop em branco" para criar um banco novo.
- Dê um nome novo se quiser. Clique em "Criar".
Importe uma planilha do Excel no Access. O próximo passo é extrair a planilha do Excel (ou mais de uma) no banco de dados do Access.- Clique em "Dados Externos" na barra de ferramentas do gerenciador de banco de dados do Access. Escolha a opção "Excel". [6]Em algumas versões do Access, você vai encontrar essa função clicando em "Arquivo", na barra de ferramentas, e em "Obter Dados Externos". [7]
- Em "Nome do arquivo", clique em "Navegar". Fazê-lo permite que você procure a planilha do Excel no computador.
- Deixe a caixa de seleção "Importar os dados de origem em uma nova tabela, no banco de dados atual" marcada. Por padrão, ela já vem marcada.
- Ao encontrar a planilha do Excel que quer importar, clique sobre ela. Clique em "OK". Isso vai levá-lo ao assistente de importação do Excel para o Access.
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Siga os Passos do assistente do Access. Para completar o processo de importação da planilha, siga os passos do assistente.- Escolha a planilha que deseja importar. Às vezes, isso ocorre porque a planilha do Excel possui apenas uma página. No entanto, às vezes as pessoas criam múltiplas páginas dentro de uma única planilha, que podem ser acessadas pelas abas na parte inferior da planilha. Se esse é o caso, é preciso informar o assistente do Access qual a planilha utilizada. Clique em "Avançar".
- A próxima página tem uma caixa perguntando se a primeira linha da planilha do Excel tem colunas de cabeçalhos. Isso significa que a linha da planilha identifica os dados de cada coluna (como nome, endereço, salário, etc.). É uma boa ideia (caso você tenha limpado a planilha) usar cabeçalhos nas colunas de forma clara e compreensível. Depois, marque a opção "Sim" para informar que a primeira linha contém cabeçalhos de coluna. Essa é a abordagem mais simples. Clique em "Avançar".
- Se a primeira linha não contiver cabeçalhos de coluna, a próxima página vai perguntar se você deseja renomear os "campos" no Access (eles são os cabeçalhos de coluna). Se você ainda não nomeou cada campo de forma clara e compreensível antes da importação (recomendado), é possível fazê-lo agora.
Termine o processo de importação. Faltam apenas alguns passos para terminar a importação. A próxima página do assistente vai perguntar se você deseja identificar uma chave primária.- Você não precisa fazer isso, mas é possível. Uma chave primária significa que o programa vai atribuirá a cada linha de informação um número único. Isso pode ser útil mais tarde ao organizar os dados. Clique em "Avançar".
- A tela final do assistente tem um espaço com um nome padrão. Você pode mudar o nome da planilha do Excel que estiver importando (ela vai se tornar uma "tabela" no Access do lado esquerdo da página ao finalizar a importação).
- Clique em "Importar". Depois, clique em "Fechar". Você vai ver a tabela do lado esquerdo da tela. Agora, a planilha foi importada para o Access.
- Se quiser vincular mais do que um conjunto de dados, repita o processo com uma ou mais planilhas do Excel. Agora, você está pronto para combinar os dados das planilhas no Access.
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Avisos
- Se o arquivo do Excel for de uma versão diferente do Access, você pode ter dificuldade com a importação.
- Isso não pode ser ressaltado o suficiente: é recomendado limpar a planilha antes de importá-la. Em outras palavras, isso significa analisar os dados que podem gerar algum problema.
- Sempre mantenha uma cópia da planilha original para que você possa repetir o processo caso algo dê errado.
- Não é possível importar mais do que 255 campos no Access. [8]
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Referências
- ↑ https://products.office.com/en-us/access
- ↑ http://www.techrepublic.com/article/techniques-for-successfully-importing-excel-data-into-access/
- ↑ http://www.minnesotaithub.com/2014/03/import-excel-file-to-access-2010-2013-vba-file-dialog/
- ↑ https://support.office.com/en-au/article/Move-data-from-Excel-to-Access-90c35a40-bcc3-46d9-aa7f-4106f78850b4
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/kb/214261
- ↑ http://www.tomsguide.com/faq/id-1878413/import-excel-data-access-2013-database.html
- ↑ https://wagda.lib.washington.edu/gishelp/tutorial/AccessImport.pdf
- ↑ http://www.uis.edu/informationtechnologyservices/wp-content/uploads/sites/106/2013/04/MovingDataBetweenAccessandExcel2010.pdf
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