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Access è un programma di gestione dei database di tipo relazionale che consente di importare uno o più database Excel al suo interno, in modo da confrontare i campi comuni tra di essi. Dato che un solo file di Access può contenere molteplici fogli Excel, il programma offre anche una piattaforma ideale per aggregare o analizzare grandi quantità di informazioni. Tuttavia, per prima cosa devi importare i fogli di lavoro Excel in Access; fortunatamente bastano pochi passaggi.
Passaggi
Apri entrambi i programmi sul tuo computer. Devi acquistare e scaricare un pacchetto di Microsoft Office che offre sia Excel[1] che Access. Cercalo su internet sul sito di Microsoft.- Una volta scaricati i programmi, clicca "Start" su Windows e seleziona "Tutti i programmi".[2]
- Clicca su "Microsoft Office", poi seleziona "Access" (o "Excel") dal menu a tendina. Potresti aver già a disposizione un foglio di calcolo Excel, che ti è stato inviato da qualcuno o che hai scaricato. Con Office sarai in grado di aprirlo.
Sistema i fogli di calcolo Excel prima di importarli in Access. Puoi rendere il processo più semplice se completi alcuni passaggi prima di eseguire l'importazione. Il trucco è che i dati devono essere consistenti in tutti i fogli.[3]- Assicurati che la prima riga del foglio Excel contenga le intestazioni delle colonne (i nomi dei campi) e che queste siano chiare e facili da comprendere.[4] Ad esempio, una colonna che contiene i cognomi delle persone dovrebbe avere come intestazione "Cognome". Cerca di essere chiaro e preciso, perché diventerà più facile confrontare le intestazioni di un foglio Excel con quelle degli altri.
- Access ti permette di collegare i campi comuni tra due o più fogli di calcolo. Immagina di avere un foglio Excel che contiene le informazioni sul libro paga. Sono inclusi nome e cognome delle persone, indirizzo e stipendio. Se volessi combinare quel foglio in Access con un secondo che contiene informazioni sui contributi alla campagna di beneficenza, che contiene nomi, indirizzi e donazioni, potresti abbinare le intestazioni di colonne diverse. Ad esempio, potresti collegare le colonne dei nomi per verificare quali persone compaiono in entrambi i database.
- Controlla i fogli Excel e assicurati che ciascun tipo di dati sia gestito nello stesso modo; se necessario fai delle modifiche prima di importarli in Access.[5] Il metodo utilizzato da Access infatti è noto come "relazionale". Ad esempio, se l'ipotetico foglio sui salari contiene nome e cognome in una sola colonna, mentre il secondo prevede nome e cognome in due colonne separate, Access non troverebbe risultati che si ripetono. È necessario che le intestazioni delle colonne siano identiche.
Suddividi le informazioni all'interno di una colonna in Excel. Per risolvere il problema presentato in precedenza, potresti dover dividere le informazioni all'interno delle colonne di Excel, altrimenti Access non troverà risultati per un errore di formattazione.- Come esempio, potresti dividere nome e cognome in due colonne separate se hai un altro foglio strutturato in quel modo. Al termine della modifica, se collegherai su Access le due colonne dei cognomi, il programma riconoscerà tutte le voci che compaiono in entrambi i fogli.
- Per dividere una colonna in Excel, evidenziala, poi clicca su "Dati" nella barra degli strumenti del programma. Clicca su "Testo in colonne". Di solito, selezionerai la voce "delimitato". Clicca Avanti.
Continua a seguire la procedura guidata per dividere le colonne unite. Ora sei pronto a completare l'operazione di suddivisione di una colonna che contiene più informazioni in due o più colonne.- Indica come sono "delimitati" i dati all'interno della colonna. Questo significa che ciascuna informazione nella colonna è separata da qualcosa. Le opzioni più comuni includono uno spazio, una virgola o un punto e virgola. Spesso le informazioni sono separate da un semplice spazio, come nell'esempio seguente "Mario Rossi". Il nome Mario è separato dal cognome Rossi da uno spazio. In questo caso dovresti scegliere "spazio" nella procedura guidata.
- Clicca Avanti, poi clicca Fine. Il programma dovrebbe dividere Mario e Rossi in due colonne. Puoi assegnare nuove intestazioni alle colonne appena create, in modo da indicare quali informazioni contengono (nome, cognome, eccetera). Prima di completare l'operazione è una buona idea creare alcune colonne vuote a destra di quella che stai suddividendo, in modo che i dati siano spostati in colonne che non contengono già informazioni.
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Apri Access sul tuo computer. Apri il menu Start, seleziona Microsoft Office e clicca Microsoft Access. Devi aprire un nuovo database vuoto in cui importare i fogli Excel.- Seleziona "database desktop vuoto" per creare un nuovo database in Access.
- Scegli un nome per il nuovo database se desideri. Clicca "Crea".
Importa un foglio di calcolo Excel in Access. Il passaggio successivo è trasferire il foglio Excel che ti interessa (o più di uno) nel database di Access.- Clicca su "Dati esterni" nella barra degli strumenti una volta all'interno della finestra di gestione del database di Access. Seleziona "Excel".[6] In alcune versioni di Access, troverai questa funzione cliccando su "File" nella barra degli strumenti, poi su "Ottieni dati esterni".[7]
- Dove vedi "Nome file", clicca "Sfoglia". In questo modo potrai cercare il foglio Excel sul tuo computer.
- Lascia spuntata la casella "Importa la fonte di dati in una nuova tabella nel database corrente". Come impostazione predefinita sarà spuntata.
- Quando trovi il foglio Excel che desideri importare sul tuo computer, clicca su di esso, poi clicca "OK". In questo modo si aprirà la procedura guidata di importazione da Excel ad Access.
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Completa i passaggi della procedura guidata che compaiono su Access. Devi farlo per portare a termine l'importazione del tuo foglio di calcolo.- Scegli il foglio di calcolo all'interno della cartella di lavoro che desideri importare. A volte questa operazione è molto semplice perché il file Excel contiene un singolo foglio. Tuttavia, alcuni utenti creano più fogli all'interno di un solo file, che puoi visualizzare cliccando sulle schede nella parte bassa della cartella di lavoro. In questo caso, devi indicare alla procedura guidata di Access quale foglio vuoi selezionare. Clicca Avanti.
- Nella schermata seguente puoi scegliere se spuntare la casella che indica che il foglio Excel contiene le intestazioni delle colonne, cioè una riga che identifica i dati in ciascuna colonna (come cognome, indirizzo, stipendio, eccetera). Se in precedenza hai sistemato i fogli Excel, è una buona idea assicurarti che la prima riga contenga intestazioni per le colonne ben definite. In questo caso, puoi spuntare la casella, utilizzando l'approccio più semplice. Clicca Avanti.
- Se la prima riga non contiene le intestazioni delle colonne, nella pagina seguente ti verrà chiesto se vuoi rinominare quelli che sono chiamati "campi" in Access (voci omologhe alle intestazioni delle colonne). Se non hai già assegnato un nome chiaro e facile da riconoscere a tutti i campi (il metodo consigliato), puoi farlo in questo momento.
Completa l'operazione di importazione. Restano solo alcuni passaggi. Nella schermata seguente della procedura guidata ti verrà chiesto se vuoi indicare una chiave primaria.- Non è obbligatorio farlo, ma ne hai la facoltà. Con una chiave primaria il programma assegnerà un numero unico a ciascuna riga di informazioni. Questo può essere utile per ordinare i dati in futuro. Clicca Avanti.
- Nella schermata finale della procedura guidata vedrai uno spazio con un nome predefinito. Puoi modificare il nome del foglio Excel che stai importando (diventerà una "tabella" in Access, sul lato sinistro della pagina quando completerai l'importazione).
- Clicca "Importa", poi clicca "Chiudi". Vedrai la tabella sul lato sinistro dello schermo; il foglio che hai scelto è stato importato con successo all'interno di Access.
- Se desideri collegare più di una serie di dati, ripeti l'operazione con uno o più fogli Excel. A quel punto, avrai la possibilità di confrontare i dati all'interno dei fogli in Access.
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Avvertenze
- Se il file Excel che desideri importare è stato creato con una versione diversa di Office rispetto a quella di Access, potrebbero verificarsi dei problemi nel corso dell'operazione.
- Non può essere sottolineato abbastanza: devi sistemare il foglio Excel prima di importarlo. Questo significa che devi analizzare i dati in tuo possesso alla ricerca di problemi.
- Tieni sempre una copia del foglio Excel originale, in modo che se commetterai errori, potrai ricominciare l'operazione da zero.
- Non puoi importare più di 255 campi in Access.[8]
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Riferimenti
- ↑ https://products.office.com/en-us/excel
- ↑ https://products.office.com/en-us/access
- ↑ http://www.techrepublic.com/article/techniques-for-successfully-importing-excel-data-into-access/
- ↑ http://www.minnesotaithub.com/2014/03/import-excel-file-to-access-2010-2013-vba-file-dialog/
- ↑ https://support.office.com/en-au/article/Move-data-from-Excel-to-Access-90c35a40-bcc3-46d9-aa7f-4106f78850b4
- ↑ http://www.tomsguide.com/faq/id-1878413/import-excel-data-access-2013-database.html
- ↑ https://wagda.lib.washington.edu/gishelp/tutorial/AccessImport.pdf
- ↑ http://www.uis.edu/informationtechnologyservices/wp-content/uploads/sites/106/2013/04/MovingDataBetweenAccessandExcel2010.pdf
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