Een verjaardagsfeestje plannen

Het plannen van verjaardagsfeestjes is leuk maar wel stressvol. Er zijn veel elementen van een goed feest om rekening mee te houden, en de verantwoordelijkheid om van het feest een knaller te maken ligt bij jou. Er zijn een aantal veilige stappen te nemen om een fantastisch verjaardagsfeestje te plannen waar iedereen bij wordt betrokken en plezier aan kan beleven. Zorg ervoor dat jij er ook plezier aan beleeft!

Deel 1

Deel 1 van 3:

Het tijdstip en de locatie van het verjaardagsfeestje bepalen

Pdf downloaden

1
Kies een datum voor het verjaardagsfeestje. Hoe eerder je een datum kiest, hoe eerder je kunt beginnen met het plannen van andere elementen van het feestje.
- Overleg met de persoon wiens verjaardag het is, wat een goede dag zou zijn voor het feest. Houd rekening met de afspraken van de ander en neem nota van eventuele feestdagen rond die tijd. Houd er rekening mee dat veel mensen tijdens vakanties op reis zijn.
- Het is aan te raden om het feest in een weekend te organiseren. Meer mensen zullen bereid en in staat zijn om te komen als het in een weekend is, omdat veel mensen niet hoeven te werken in het weekend.^[1]XBron
2
Kies een tijd voor het feestje. Geschikte tijden zullen variëren afhankelijk van voor wie het feestje is en de leeftijd van die persoon.
- Als je een verjaardagsfeestje geeft voor een kind, geef het dan laat in de ochtend of vroeg in de middag. Dit is het handigst voor gezinnen.
- Als je een feestje geeft voor een volwassene, dan is een avondfeestje gepast.
3
Beslis over een budget voor het feestje. Feesten kunnen gemakkelijk veel geld kosten, dus is het belangrijk om te komen met een begroting en daaraan vast te houden.^[2]XBron
- Spreek een totaalbudget af, dat wil zeggen een totaalbedrag dat je wilt besteden aan het verjaardagsfeestje. De meeste mensen denken dat een budget van €200-300 redelijk is, en velen vinden dat het beperken van de feestkosten tot maximaal €150 volledig te doen is.^[3]XBron
- Verdeel het feest in onderdelen (bijv. uitnodigingen, eten, drinken, versieringen, locatie) en bepaal hoeveel er aan elk mag worden uitgegeven.
4
Maak een gastenlijst voor het feest. Er zijn een paar redenen om dit te doen:
- Een gastenlijst helpt je ervoor te zorgen dat niemand wordt vergeten bij het versturen van uitnodigingen.
- Het zal je helpen om te beslissen waar je het feestje gaat houden. Een gastenlijst van 12 personen betekent dat je het feest bij iemand thuis kunt houden, als je dat wilt, maar een gastenlijst van 50 personen zal waarschijnlijk ergens anders moeten worden gehouden.
- Dit verkleint het risico dat mensen waarvan de jarige niet wil dat die komen, toch op het feest verschijnen.
- Met een aantal gasten in het achterhoofd kun je bepalen in hoeveel eten en drinken er moet worden voorzien, zowel als je dat zelf doet of door een catering laat doen.
5
Bedenk waar je het feestje moet houden. Dit houdt in dat je weet voor wie het feestje wordt gegeven.
- Neem in overweging wat de jarige wil. Als hij/zij een uitgebreider feestje wil, plan het feestje dan op een locatie die dat mogelijk maakt. Als hij/zij liever kleine bijeenkomsten houdt met goede vrienden, streef daar dan naar.
- Je moet beslissen of je het feestje bij je thuis of bij iemand anders thuis wilt houden, om de kosten te beperken.
- Bedenk dat je een reservering moet maken in een restaurant als je feestje een redelijke omvang heeft. De meeste restaurants kunnen zonder al te veel problemen tot ongeveer 25 personen herbergen.
- Een ander idee is om het feest te organiseren in een feest- of eetzaal. Dit zal een duurdere optie zijn, maar kan gemakkelijk zijn om meer mensen te herbergen.
- Denk na over de gastenlijst en houd rekening met eventuele gasten die een accommodatie nodig hebben. Wees er zeker van dat welke locatie je ook kiest, het geschikt dient te zijn voor mensen die bepaalde aanpassingen nodig hebben, zoals iemand in een rolstoel.
TIP VAN EEN DESKUNDIGE
Stefanie Chu-Leong
Eigenaar en senior evenementenplanner, Stellify Events
Stefanie Chu-Leong is eigenaar van en senior evenementenplanner bij Stellify Events, een bedrijf dat evenementen organiseert in de San Francisco Bay Area en de Central Valley in Californië. Stefanie heeft meer dan 15 jaar ervaring als evenementenplanner en is gespecialiseerd in grootschalige evenementen en speciale aangelegenheden. Ze heeft een bachelordiploma in marketing behaald aan San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Eigenaar en senior evenementenplanner, Stellify Events
Kies een tijd en locatie die goed samenwerken. Een buitenfeest in het bos om 17.00 uur kan snel koud worden en warmtelampen vereisen, terwijl een feestje in een clubhuis om 13.00 uur warm kan worden en een garderobekamer vereisen. Zorg ervoor dat je de juiste voorzieningen hebt voor je tijd en locatie, en dat ze elkaar aanvullen.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

De details van het feestje plannen

Pdf downloaden

1
Beslis of het feestje een thema moet hebben. Themaverjaardagsfeestjes kunnen heel leuk zijn, maar ze kunnen ook uiteindelijk duurder uitvallen als je overweegt om alles te kopen wat bij het thema past.^[4]XBron
- Weeg de voors en tegens af van het houden van een themafeestje afhankelijk van de persoon wiens verjaardag het is. Wil die wel een themaverjaardagsfeestje?
- Bedenk of het een kinderfeestje is of een volwassenfeestje. Kies een thema dat geschikt is voor de leeftijd, als je besluit om deze route te gaan. Een geschikt thema voor kinderen kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op kindvriendelijke televisieprogramma's of films, het circus, de bioscoop, een kinderboek of de kermis. Aan de andere kant kunnen geschikte thema's voor volwassenen black tie (black-and-white affair) zijn, een casinothema, een thema van een specifiek decennium, of een film of televisieshow voor volwassenen.
2
Koop en verstuur uitnodigingen. Zodra de eerdere details zijn vastgesteld, is het tijd om uitnodigingen te versturen naar de gasten die op de lijst staan.
- Het is het beste om de uitnodigingen ongeveer 3-4 weken voor het feest te versturen, om iedereen genoeg tijd te geven om het te plannen. Zorg ervoor dat de contactinformatie op de uitnodiging staat.
- Het versturen van de uitnodigingen nadat je over de eerdere details hebt besloten zorgt ervoor dat je ongeveer weet wie er wel en niet komen, en dat je hebt besloten of je een themafeestje wilt houden, zodat alles wat meer georganiseerd is.
- Vraag een aantal van de uitgenodigde gasten om te helpen. Zij kunnen helpen bij het opzetten, opruimen, eten serveren, versieren en nog veel meer. Het is niet nodig om het allemaal zelf te doen!^[5]XBron
3
Maak een plan voor het eten en drinken. Op basis van wat je hebt besloten voor het feest, heb je hiervoor verschillende opties.
- Beslis wat voor soort eten het beste is voor het feest. Als je een thema kiest, zorg er dan voor dat het eten bij dat thema past. Bijvoorbeeld: een camouflagetaart zou geweldig passen bij een leger-thema, maar is niet erg op zijn plaats bij een prinsessen-thema.
- Weet of een van je gasten voedselallergieën heeft. Als dat zo is, zorg dan voor opties die veilig zijn voor hen om te eten of laat hen weten dat ze gerust hun eigen eten mee mogen nemen.
- Weet hoeveel eten en drinken je moet voorzien op basis van de lengte van het feest. Een feest dat gepland is om een uur of twee te duren vereist wellicht alleen wat drinken en taart, terwijl een feest dat bedoeld is om meerdere uren te duren, wel een maaltijd kan gebruiken in de planning.^[6]XBron
- Zorg ervoor dat je van plan bent om genoeg te eten en te drinken, om alle gasten te bedienen. Het is beter wat te veel eten in huis te hebben dan te weinig.
4
Ken je verplichtingen voor het aanbieden van eten en drinken. Je kan al dan niet verantwoordelijk zijn voor het zorg dragen van deze dingen, op basis van je beslissing over waar je het feestje gaat houden.
- Als je het feestje bij je thuis houdt of bij iemand anders, beslis dan of je al het eten zelf maakt. Zo niet, vraag dan anderen om hulp bij het zorgen voor het eten en drinken. Een potluck is een geweldig idee!
- Als het feestje in een restaurant wordt gehouden, dan hoeft er geen echte planning te worden gemaakt op dit gebied, want het restaurant zal dat voor je regelen!
- Als het feest in een feestzaal wordt gehouden, dan moet je bij het personeel aldaar informeren naar de cateringmogelijkheden. Zoek uit of je het eten kunt meebrengen, of zij het eten zullen verzorgen, of dat ze bepaalde leveranciers hebben waarmee ze werken om de catering voor feesten te verzorgen.
- Beslis of er alcohol moet worden verstrekt, als het een volwassen verjaardagsfeestje is. Stel bijvoorbeeld dat de jarige niet drinkt en veel vrienden en familie heeft die niet drinken, dan is alcohol wellicht overbodig.^[7]XBron
5
Verzamel decoraties voor het feest. Dit is een van de leukste onderdelen van de planning!
- Als je een thema hebt gekozen voor het feest, dan zal dit gemakkelijk zijn, want je koopt gewoon decoraties die bij het thema passen.
- Als je nog geen thema hebt verzonnen, denk dan na over wat de jarige zou willen. Houdt hij/zij van veel decoraties, zoals ballonnen, slingers en confetti? Of is hij/zij meer een relaxte persoon die niet geïnteresseerd is in versieringen? Koop dan een navenant aantal decoraties.
- Versieringen zijn niet zo belangrijk voor het verjaardagsfeestje van een volwassene, maar wel voor het verjaardagsfeestje van een kind. Kinderen zijn fantasierijk, dus zelfs huishoudelijke artikelen kunnen bijdragen aan de versieringen als je geld wilt besparen op dit gebied.^[8]XBron
6
Kies entertainment voor het verjaardagsfeestje. Dit kunnen verschillende soorten vermaak inhouden.
- Voor een kinderverjaardagsfeestje zijn er veel mogelijkheden. Spelletjes zijn geweldig, maar ze vereisen vaak extra benodigdheden, dus houd daar wel rekening mee. Je zou een verhaalmoment kunnen hebben, als het bij het thema past. Een ander idee is om muziek te laten spelen. Je kunt ook een entertainer inhuren, zoals een clown, een goochelaar of een wetenschapper, als het binnen je budget past.^[9]XBron
- Een volwassen feestje kan net zo goed spelletjes bevatten. Het is vaak ook handig om wat achtergrondmuziek te hebben, hetzij via een discjockey of via een zelfgemaakte opstelling met een computer of smartphone en luidsprekers. Als het feestje ergens op een locatie in het uitgaanscentrum gaat plaatsvinden, dan kan de entertainment de vorm aannemen van een liveband of een activiteit, zoals een comedyshow.
7
Kies wat het dessert zal zijn. Voor veel verjaardagsfeestjes, is dit het belangrijkste onderdeel!
- Meestal zal de jarige een taart willen, vooral als het een kind is. Beslis of je de taart zelf gaat maken of dat je er een koopt bij een bakker.
- Weet wat voor soort taart de jarige wil, en houd rekening met eventuele voedselallergieën van de gasten. Houd een alternatief klaar als ze de taart niet mogen.
- Als de jarige geen taart wil, geef hem dan wat hij wel wil! Boterkoek, eierkoeken en vlaai zijn allemaal prima vervangers voor de verjaardagstaart.
Bereid een alternatieve locatie voor en een systeem om de gasten op de hoogte te brengen als dat nodig is.
Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

De laatste voorbereiding voor het feest treffen

Pdf downloaden

1
Regel het zo dat gevraagde hulp de dag voor het feest komt helpen bij het opzetten van alles. Dit is de reden waarom je hen hebt gevraagd om te helpen, dus zorg ervoor dat ze er ook daadwerkelijk zijn om je te helpen!
- Regel de decoraties en zet het eten klaar, indien nodig.
- Als jij zorgt voor het eten op de feestlocatie, zorg er dan voor dat je op tijd op die locatie bent.
- Geef jezelf genoeg tijd om alles op te zetten. Overhaasten zal leiden tot fouten.
- Zorg dat je alles benodigdheden op één plek hebt, of laat je helpers de leiding nemen over de benodigdheden die ze helpen verstrekken. Weet waar alles is om het proces te stroomlijnen.
2
Heb een plan om het voedsel warm of koud te houden, afhankelijk van wat het nodig heeft.
- Als het eten wordt verzorgd door het restaurant, dan wordt daar ook voor gezorgd door het bedrijf.
- Als je het eten in je huis of bij iemand anders thuis verstrekt, zet het eten dan niet te vroeg klaar. Het eten kan bederven als het niet warm of koud wordt gehouden.
Als je een buitenfeestje had gepland, maar het weer is slecht, dan moeten je gasten weten waar ze heen moeten.
4
Bereid je voor op dingen die misgaan, want die gebeuren hoogstwaarschijnlijk. Probeer er zo goed mogelijk mee om te gaan.
- Zorg voor een speciale plek waar een kind even tot zichzelf kan komen als het overstuur raakt tijdens het feestje. Het is het beste als de ruimte wat afgezonderd is van de rest van de gasten.
- Zorg dat je een EHBO-doos bij de hand hebt en alles wat je denkt dat nodig is voor het geval iemand gewond raakt tijdens het feest.
- Als je huisdieren hebt, hou ze dan weg van de gasten voor de duur van het feest. Tenzij je huisdieren zeer goed opgevoed en getraind zijn, kan er een probleem ontstaan, zoals iemand die bang is voor de huisdieren, of huisdieren die aan de wandel gaan.
Advertentie

Tips

Maak van het plannen een leuke gebeurtenis! Je plant immers een feestje, dus zorg ervoor dat je ervan geniet.
Aarzel niet om hulp te vragen!
Nodig mensen uit waar je je prettig bij voelt! Voel je niet verplicht om bepaalde mensen uit te nodigen als je dat niet wilt. Je feestje moet leuk zijn, niet ongemakkelijk.

Advertentie

Waarschuwingen

Houd zeer nauwkeurig rekening met mogelijke voedselallergieën. De reacties van mensen op voedselallergieën variëren, maar kunnen zeer ernstig zijn en directe medische zorg vereisen.

Advertentie