كيفية التخطيط لحفل عيد ميلاد

تنزيل المقال

تنزيل المقال

إن التخطيط لحفلات عيد الميلاد أمرٌ ممتع ومرهق في الوقت نفسه، لكنك في نهاية المطاف تُخطط حفلًا لصديقك أو قريبك الذي تحبه، وسترغب بالطبع في أن يكون الحفل على أفضلِ صورةٍ مُمكنة. عليك الانتباه لجميع عناصر الحفل التي يجب وضعها في الاعتبار، وذلك لأن مسئولية التخطيط تقع بأكملها على عاتقك. اتبع الخطوات الموضحة في هذا المقال لتتعرف على كيفية التخطيط لحفل عيد ميلاد، فجميعها خطوات سهلة تمنع الوقوع في الأخطاء، والأهم من ذلك أنها تضمن لك أن يحظى الجميع بوقتٍ مُمتع. لا تنسَ أن تقضي وقتًا ممتعًا أنت أيضًا بينما تخطط لحفل عيد ميلاد رائع!

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

تحديد موعد ومكان حفل عيد الميلاد

تنزيل المقال

1. 
   1
   حدد موعدًا لحفل عيد الميلاد الذي تخطط له. كلما أسرعت بتحديد تاريخ وموعد الحفل كلما بدأت التخطيط المُبكر لجميع عناصر الحفل.

   • خُذ رأي صاحب عيد الميلاد لتتأكد إذا كان اليوم المُحدد مُناسبًا له أم لا، اسأله عن جدوله وضع في الاعتبار العطلات الرسمية لأن الكثير من الناس يفضلون السفر لقضاء العطلات وبالتالي لن يكون اختيارًا موفقًا لإقامة حفل عيد ميلاد.
   • يُنصح بتنظيم حفل عيد الميلاد في عُطلة نهاية الأسبوع، فكثير من الأشخاص يفضلون الاستمتاع بوقتهم في عطلة نهاية الأسبوع دون قلق حيال الذهاب إلى أعمالهم في اليوم التالي.
2. 
   2
   حددي توقيتًا للحفل. يختلف التوقيت المناسب للحفل على حسب صاحب عيد الميلاد والمدعوين وأعمارهم.

   • إذا كُنتِ تخططين لحفل عيد ميلاد لطفل فيُفضل تنظيم الحفل في الصباح أو الظهيرة، فهذه التوقيتات مُناسبة أكثر للعائلات.
   • أما إذا خططتِ حفلًا لشخصٍ بالغ فلا بأس من إقامته في المساء.
3. 
   3
   حددي الميزانية المُتاحة للحفل. من الضروري تحديد ميزانية الحفل في بداية وضع الخطة لأن حفلات أعياد الميلاد قد تستهلك المصروفات بسهولة.

   • حددي الميزانية الكُلية للحفل وهي مجموع النقود التي تنوين تخصيصها لتغطية مصروفات حفل عيد الميلاد. تختلف الميزانية الكُلية من شخصٍ لآخر ومن حفلٍ لآخر، فالبعض يُمكنه تنظيم حفل بأقل من ٥٠٠ جنيهًا مصريًا أو ما يُعادلها بينما البعض الآخر يُفضل تخصيص ميزانية أكبر قد تصل للضعف أو الضعفين.
   • قسّمي ميزانية الحفل على العناصر المُختلفة مثل الدعوات والطعام والمشروبات والديكورات وحجز مكان الحفل، حددي الميزانية المُخصصة لكل عُنصرٍ على حدة.
4. 
   4
   حدد قائمة المدعوين للحفل. هناك عدة أسباب تقتضي إعداد قائمة بالمدعوين للحفل ومنها:

   • تضمن لك قائمة المدعوين عدم نسيان أي شخص أثناء إرسالك الدعوات.
   • تُساعدك قائمة المدعوين في تحديد مكان إقامة الحفل، فإذا كان عدد المدعوين ١٢ فردًا فمن الممكن تنظيم الحفل في المنزل، أما إذا وصل عددهم إلى ٥٠ فردًا فلا بد من تنظيم الحفل في مكان ذي قدرة استيعابية مناسبة.
   • تُقلل قائمة المدعوين من احتمالية حضور شخص غير مرغوب في حضوره للحفل دون تسلمه لدعوةٍ مُسبقة.
   • يُساعدك معرفة عدد المدعوين للحفل في تقدير كمية الطعام والمشروبات التي تحتاج تجهيزها سواء نويت أن تعدها بنفسك أو قررت الاستعانة بمتعهد مُتخصص لتوفير طعام الحفلات.
5. 
   5
   اختاري مكانًا مناسبًا للحفل. يعتمد اختيار المكان على الشخص الذين تنظمين حفل عيد الميلاد من أجله.

   • ضعي في الاعتبار رغبة صاحب عيد الميلاد الشخصية، فإذا كان يُفضل حفلًا كبيرًا بحضور الكثير من الأصدقاء فلا بد من اختيار مكان مناسب لاستيعاب العدد، أما إذا كان يُفضل التجمعات المحدودة مع الأصدقاء المُقربين فعليكِ اختيار مكان يتماشى مع هذه الرغبة.
   • قرري إذا كان من الأفضل إقامة الحفل في منزلك أو منزل شخصٍ ما بغرض توفير نفقات حجز مكانٍ آخر.
   • فكري في إقامة الحفل في أحد المطاعم إذا كان عدد المدعوين مناسبًا لذلك. تواصلي مع المطاعم التي تفضلينها واحجزي لعيد الميلاد بعد التأكد من إمكانية استيعاب العدد في المطعم، أغلب المطاعم يُمكنها استيعاب حفلات عيد الميلاد التي يصل فيها عدد المدعوين إلى ٢٥ فردًا.
   • يُمكن أيضًا تنظيم الحفل في القاعات المُخصصة للاحتفالات. تستوعب هذه القاعات عددًا أكبر من المدعوين إلا أن تكاليف الحجز بها مرتفع بالطبع.
   • ضعي قائمة المدعوين في الاعتبار كي تحرصي على شعورهم بالارتياح تجاه المكان. اختاري مكانًا للحفل يتناسب مع احتياجات أغلبية المدعوين؛ اختاري مكانًا يدعم أصحاب المقاعد المُتحركة في حالة كان أحد مدعوينك على مقعدٍ مُتحرك.
   نصيحة الخبراء

   

   Stefanie Chu-Leong

   منظمة حفلات وأفراح

   ستيفاني تشو ليونج تعمل في تنظيم الحفلات ومؤسسة لشركة لتنظيم الفعاليات في منطقة خليج سان فرانسيسكو بولاية كاليفورنيا الأمريكية. تملك ستيفاني خبرة أكثر من 15 عامًا في تنظيم الفعاليات وأصبحت متخصصة في الحفلات الكُبرى والمناسبات الخاصة. ستيفاني حاصلة على بكالوريوس التسويق من جامعة ولاية سان فرانسيسكو.

   

   Stefanie Chu-Leong
   منظمة حفلات وأفراح

   اختاري مكانًا وتوقيتًا يتماشيان معًا. يُصبح الجو باردًا بسرعة في حالة الحفلات الخارجية التي تبدأ في الخامسة مساءً، أما حفلات الظهيرة في الأماكن المُغلقة ستُشعر الحضور بالدفء والرغبة في خلع معاطفهم. احرصي على اختيار مكان وتوقيت يتماشيان معًا ويوفران الارتياح للحضور.

جزء 2

جزء 2 من 3:

التخطيط لتفاصيل الحفل

تنزيل المقال

1. 
   1
   حدد إذا كان للحفل موضوع مُعين. تُعتبر الحفلات ذات المواضيع المُحددة أكثر مرحًا وتسلية، إلا أنها أكثر تكلفة بالطبع كي تضمن تخطيط جميع التفاصيل على حسب موضوع الحفل.

   • فكر في مميزات وعيوب حفل عيد الميلاد القائم على موضوعٍ مُحدد بناء على الشخص صاحب عيد الميلاد، اسأل نفسك إذا ما كان سيحب هذه النوعية من الحفلات أم لا؟
   • ضع في الاعتبار عمر صاحب عيد الميلاد وإذا كان طفلًا أم بالغًا. اختر موضوعًا للحفل يتناسب مع عمر صاحب عيد الميلاد والمدعوين، على سبيل المثال: إذا كنت تخطط حفلًا لطفل فمن الممكن جعل الموضوع له علاقة بأفلام وبرامج الأطفال الشهيرة أو كُتب الأطفال أو الأماكن الشيقة مثل السيرك والكرنفال. أما إذا كُنت تخطط حفلًا لشخصٍ بالغ فيُمكن للموضوع أن يكون مُتعلقًا بفيلم أو مسلسل شهير أو ربما عن مكانٍ ما مثل الكازينو أو زمنٍ مُحدد مثل حقبة التسعينات مثلًا.
2. 
   2
   جهّزي الدعوات وأرسِليها للمدعوين. بعد أن قررتِ التفاصيل الأساسية للحفل مثل الموعد والمكان والمدعوين، فالآن عليكِ إرسال الدعوات لقائمة المدعوين الخاصة بالحفل.

   • يُفضل إرسال الدعوات قبل موعد الحفل بمدة ٣ إلى ٤ أسابيع كي يستطيع المدعوين وضع الحفل في جداولهم الشخصية. احرصي على توفير المعلومات الخاصة بكيفية الرد على الدعوة.
   • إن إرسال الدعوات مُبكرًا قبل الحفل بعد تقرير التفاصيل الأساسية يضمن لكِ معرفة قائمة المدعوين النهائية الذين سيحضرون الحفل، وإذا كان من الأفضل اختيار موضوع مُعين للحفل أم لا كي تبدأي في التجهيز على أساسه.
   • اطلبي المساعدة من بعض المدعوين. يُمكنك طلب المساعدة من بعض الأشخاص على قائمة المدعوين سواء في تجهيز الحفل أو إحضار الطعام أو المساعدة في الديكورات أو التنظيف أو غير ذلك من مهام؛ ليس بالضروري أن تفعلي كُل شيء بنفسك!
3. 
   3
   ضع خطة للأطعمة والمشروبات الخاصة بالحفل. تتعدد الاختيارات المتاحة أمامك بالنسبة للأطعمة والمشروبات على حسب طبيعة الحفل التي قررتها.

   • فكّر في أنسب طعام بالنسبة للحفل. احرص على أن تتماشى اختياراتك من الطعام مع موضوع الحفل الذي قررته، فعلي سبيل المثال لن تتماشى كعكة عيد الميلاد المخبوزة على شكل أدوات الطبيب مع حفل موضوعه هو أميرات ديزني، لكنها ستتماشى بالطبع مع حفل مُخصص لصديقك طالب الطب.
   • اعرف إذا كان أي من المدعوين يعاني من حساسيةٍ ما تجاه أحد الأطعمة، واحرص على توفير بديل آمن له أو اطلب منه إحضار طعامه الخاص معه.
   • فكر مليًا في كمية الطعام والمشروبات الواجب توفرها في الحفل على حسب طول مدته. يُمكنك الاكتفاء بكعكة عيد الميلاد وبعض الحلوى إذا كان الحفل مُخططًا ليستمر لساعة أو ساعتين فقط، أما الحفلات التي ستدوم لعدة ساعات فلا بد من توفير وجبة متكاملة وسط الحفل.
   • احرص على توفير ما يكفي من الطعام والمشروبات لجميع الضيوف؛ يُفضل إحضار الطعام بقدرٍ زائد بدلًا من نفاذه قبل انتهاء الحفل.
4. 
   4
   اعرفي إذا كنتِ ملزمة بتوفير الطعام والمشروبات في الحفل أم لا. تختلف هذه المسئولية على حسب المكان الذي اخترته لحفلك، فإذا نويتِ تنظيمه في منزلك فعليك إذن توفير الطعام والمشروبات، أما إذا اخترتِ تنظيمه في مطعم فليس عليك القلق حيال ذلك.

   • إذا قررتِ تنظيم الحفل في منزلك أو منزل شخصٍ آخر، فعليك تقرير إذا ما كُنتِ ستعدين الطعام كله بنفسك أم لا. اطلبي مساعدة المدعوين في إحضار الأطعمة والمشروبات معهم إلى حفل عيد الميلاد، فهذه الفكرة دائمًا ما تنجح في خلق أجواء من المرح والحميمية!
   • لا داعي للقلق حيال الطعام والمشروبات إذا كان الحفل سيُقام في مطعم، وذلك لأن المطعم سيعتني بهذه الأمور.
   • إذا كان الحفل سيُقام في قاعة احتفالات، فعليك سؤال القائمين على القاعة عن اختيارات الطعام المُتاحة. اعرفي إذا كان بالإمكان إحضار الطعام بنفسك أم أنهم سيقومون بالتكفل بذلك، واسأليهم عن مُتعهدي الطعام الذين يتعاملون معهم في الحفلات.
   • قرري إذا كان سيتم تقديم نوع مُحدد من المشروبات في الحفل (المشروبات الكحولية مثلًا) أم لا. إذا كان الحفل لشخصٍ بالغ لكنه لا يُفضل نوعًا مُحددًا من المشروبات فيُفضل اجتنابه والاقتصار على المشروبات الشائعة التي يحبها الجميع.
5. 
   5
   جهّز الديكورات للحفل. تُعتبر الديكورات من أكثر العناصر المُسلية أثناء التخطيط لحفلات عيد الميلاد.

   • اشترِ الديكورات بناء على موضوع الحفل الذي قررته كي تتمكن من الالتزام بالفكرة.
   • فكّر في الديكورات التي قد يُحبها صاحب الحفل إذا لم تقرر موضوعًا للحفل. هل يُفضل/ تُفضل الديكورات الكثيرة مثل البالونات والأشرطة ومدافع الزينة؟ أم أنه/ أنها غير مهتم/ة بالديكورات؟ اشترِ ديكورات الحفل بناء على هذه المعلومات الأساسية.
   • لا تُعد الديكورات أمرًا هامًا في حفلات البالغين على عكس حفلات أعياد الميلاد المُخصصة للأطفال. تذكر أن للأطفال خيالًا خصبًا ولذلك يُمكنك استخدام أيّة أغراض منزلية كجزء من ديكورات حفلك.
6. 
   6
   حدد ما هي عناصر التسلية في حفل عيد الميلاد. تشتمل عناصر التسلية على عدة اختيارات مُتاحة مثل:

   • بالنسبة لحفلات أعياد ميلاد الأطفال: الألعاب اختيار ممتاز ولكن يحتاج لبعض التجهيزات، ويُمكن حكي القصص المشوقة التي تتماشى مع موضوع الحفل أو تشغيل الموسيقى. يُمكنك أيضًا الاستعانة بشخص مُحترف لعروض البهلوان أو الساحر أو العلوم إذا كان بإمكانك تحمل هذه النفقات.
   • بالنسبة لحفلات أعياد ميلاد البالغين: يُمكن الاكتفاء ببعض الألعاب المُسلية وتشغيل الموسيقى في خلفية الحفل سواء عن طريق مُشغل الموسيقى المنزلي أو توصيل الهاتف بالسماعات. يُمكن أن تكون التسلية في صورة اصطحاب المدعوين لحضور حفل لفرقة موسيقية أو عرض ستاند-أب كوميدي إذا كان ذلك مُتاحًا.
7. 
   7
   اختر التحلية المناسبة للحفل. تُعتبر اختيارات التحلية عنصرًا أساسيًا وممتعًا في أغلب حفلات عيد الميلاد.

   • عادةً ما يُفضل صاحب عيد الميلاد أن تتوفر كعكة عيد الميلاد وخصوصًا إذا كان طفلًا. قرر إذا كنت تنوي خبز كعكة عيد الميلاد بنفسك أم أنك ستقوم بشرائها من متجر الحلويات.
   • اعرف نوع الكعكة التي يُفضلها صاحب عيد الميلاد ولا تنس وضع حساسية الضيوف من بعض الأطعمة في الاعتبار. أحضِر تحلية بديلة كاحتياط لتقديمها للمدعوين غير القادرين على تناول الكعكة.
   • اسأل صاحب عيد الميلاد عن الحلويات التي يرغب فيها بدلًا من كعكة عيد الميلاد، هل يرغب في الفطائر أم البراونيز أو البسكويت والكوكيز أم المُثلجات أم أكواب الكعك؟ جميع هذه الحلويات مناسبة لحفلات عيد الميلاد وبديل رائع للكعكة.
8. 
   8
   فكّري في خطةٍ احتياطية تحسبًا للعوامل الجوية، وذلك بالخصوص في حالة تخطيط الحفلات بالخارج. خططي لمكانٍ آخر بديل للحفل وفي طريقةٍ مناسبة لإعلام الضيوف بتغيير الخطة.

جزء 3

جزء 3 من 3:

الاستعدادات النهائية للحفل

تنزيل المقال

1. 
   1
   رتبي مع الأشخاص الذين وافقوا على مساعدتك للحضور مبكرًا يوم الحفل. تذكري أنكِ في حاجة للمساعدة ولذلك فقد سبق وطلبتِ مساعدة بعض المدعوين.

   • ثبّتي الديكورات وجهّزي الأطعمة.
   • احرصي على توصيل الطعام لمكان الحفل في الموعد المناسب إذا كُنتِ المسئولة عن ذلك.
   • اتركي لنفسك مُتسعًا من الوقت للتجهيزات كي تتجنبي الإسراع والوقوع في الأخطاء.
   • ضعي كل الأشياء في مكانها الصحيح واطلبي المساعدة في ترتيب المستلزمات وإحضارها. انتبهي جيدًا لترتيب المهام على حسب الأولويات.
2. 
   2
   ضع خطة للحفاظ على درجة حرارة الطعام على حسب كان يُقدم باردًا أو ساخنًا.

   • لا تقلق حيال الطعام إذا كان سيتولي هذه المهمة مُتعهد متخصص أو المطعم الذي تقيم فيه الحفل.
   • احذر من تقديم الطعام باكرًا في حالة تنظيم الحفل في منزلك أو منزل شخص آخر وإلا خاطرت بإفساده وعدم احتفاظه بالحرارة المناسبة.
3. 
   3
   بلّغ المدعوين إذا تم تغيير مكان الحفل. يجب إبلاغ المدعوين بتغيير مكان الحفل إذا اضطررت لذلك بسبب الظروف الجوية السيئة في حالة الحفلات بالأماكن المفتوحة.
4. 
   4
   كُن مستعدًا للحوادث لأن جميع الحفلات مُعرضة لذلك، وحاول السيطرة على زمام الأمور بقدر الإمكان.

   • خصص مكانًا لتهدئة الأطفال أثناء الحفل، ويُفضل اختيار مكان بعيد عن تواجد الضيوف.
   • وفّر شنطة الإسعافات الأولية في مكان الحفلة تحسبًا لتعرض أي شخص من المدعوين للإصابة.
   • اعتنِ بالحيوانات الأليفة بعيدًا عن المدعوين أثناء الحفل إلا إذا كان حيوانك الأليف مُدربًا ومُعتادًا على وجود الكثير من الأشخاص حوله. ضع في الاعتبار أن البعض قد يعاني من الخوف من الحيوانات مثل القطط أو الكلاب.

أفكار مفيدة

• استمتع بتخطيطك لحفل عيد الميلاد، فأنت في نهاية الأمر تُخطط لحفل!
• لا تخجل من طلب المساعدة من المدعوين.
• ادع الأشخاص الذين تشعر بالارتياح معهم، ولا تُجبر نفسك على دعوة من لا تحب. تذكر أنك من تُخطط الحفل وترغب في أن يقضي الجميع وقتًا طيبًا.

تحذيرات

• ضع في اعتبارك حساسية المدعوين من بعض أنواع الطعام واحرص على توفير البدائل لهم. تختلف استجابة كل شخص للطعام الذي يعاني من الحساسية تجاهه، ولكن يحتاج البعض أحيانًا إلى الرعاية الطبية العاجلة إذا تناولوا بالخطأ مادة من مسببات الحساسية لديهم.