Come Pianificare una Festa di Compleanno

Organizzare una festa di compleanno può essere un'attività divertente e stressante allo stesso tempo. Sono infatti molti gli elementi da prendere in considerazione per programmare un evento indimenticabile: la sua riuscita o meno dipenderà esclusivamente da te, ma esistono dei passaggi sicuri da intraprendere per una perfetta festa di compleanno, dove tutti i partecipanti si divertiranno moltissimo. Divertiti anche tu, allora, a organizzarla!

Parte 1

Parte 1 di 3:

Decidere Quando e Dove Organizzare la Festa di Compleanno

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Scegli una data per la festa. Prima la sceglierai e prima potrai cominciare a programmare i vari dettagli dell'evento.
- Parla con il festeggiato per scegliere una data appropriata per la festa. Controlla la sua agenda e prendi nota di tutte le festività che potrebbero esserci intorno a quella data. Tieni a mente che molte persone approfittano delle vacanze per organizzare dei viaggi.
- È preferibile pianificare la festa nel fine settimana: più persone, infatti, potranno e vorranno parteciparvi, dal momento che molti non lavorano nel weekend.^{[1]XFonte di ricerca}
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Fissa un orario per la festa. L'orario perfetto varierà a seconda di chi è il festeggiato e di quanti anni ha.
- Se la festa di compleanno è per un bambino, organizzala nella tarda mattinata o nel primo pomeriggio. È un orario più consono per le famiglie.
- Se invece organizzi una festa per un adulto, un evento serale è sicuramente più appropriato.
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Fissa un budget per la festa. Eventi di questo tipo possono facilmente richiedere grandi somme di denaro: è quindi importante fissare un budget e rispettarlo.^{[2]XFonte di ricerca}
- Fissa un budget generale, in modo da sapere qual è la cifra totale che sei disposto a spendere per la festa di compleanno. Per molte persone una somma fino a 300-350 euro può essere una cifra ragionevole, mentre per altre spendere meno di 150 euro per una festa di compleanno può essere assolutamente fattibile.^{[3]XFonte di ricerca}
- Elenca tutti i dettagli della festa: inviti, cibo, bevande, decorazioni, location. Decidi quindi quanto puoi spendere per ogni punto.
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Stila una lista degli invitati. Ecco alcune ragioni per farlo:
- Una lista degli invitati ti aiuterà a controllare che nessuno venga dimenticato al momento della spedizione degli inviti.
- Ti aiuterà a decidere dove organizzare la festa. Se nella tua lista sono presenti 12 persone, ad esempio, la festa potrebbe tenersi a casa di qualcuno, se era tua intenzione considerare questa soluzione. Se, invece, la lista comprende 50 persone, è probabile che sia necessario scegliere una location più appropriata.
- In questo modo eliminerai il rischio che vengano invitate persone che il festeggiato preferirebbe non partecipassero alla sua festa.
- Con il numero di invitati in testa, riuscirai a determinare anche quanto cibo e quante bevande dovrai procurare, sia nel caso in cui sia tu a fare la spesa, sia nel caso in cui volessi chiamare un catering.
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Valuta dove organizzare la festa. Nel fare ciò, è importante che tu conosca bene il festeggiato per il quale stai organizzando l'evento.
- Considera ciò che vuole il festeggiato. Se desidera una festa più raffinata, opta per una location che lo permetta, mentre se preferisce una festa più intima, magari solo con gli amici più stretti, allora punta a soddisfare questa sua richiesta.
- Sarà necessario decidere se vuoi organizzare la festa a casa tua o a casa di qualcun altro per risparmiare il costo della location.^{[4]XFonte di ricerca}
- A seconda di quanta gente inviterai, puoi anche valutare la possibilità di prenotare un ristorante. La maggior parte dei ristoranti, infatti, può ospitare fino a 25 persone senza grossi problemi.
- Un'altra idea è quella di programmare la festa in una sala banchetti. Si tratta di una soluzione più costosa, ma potrà facilmente accogliere più persone.
- Pensa alla lista degli invitati e considera le eventuali necessità dei vari ospiti. Assicurati che, indipendentemente dal luogo che sceglierai, vengano soddisfatte certe necessità specifiche degli invitati, come l'accesso per le sedie a rotelle.
Consiglio dell'Esperto
Stefanie Chu-Leong
Titolare e Organizzatrice Eventi Senior presso Stellify Events
Stefanie Chu-Leong è la Titolare e l'Organizzatrice di Eventi Senior di Stellify Events, una ditta di gestione eventi con sede nella San Francisco Bay Area e nella California Central Valley. Stefanie ha oltre 15 anni di esperienza nella pianificazione di eventi ed è specializzata in eventi su larga scala e occasioni speciali. Si è laureata in Marketing presso la San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Titolare e Organizzatrice Eventi Senior presso Stellify Events
Scegli un orario e un posto che vanno bene insieme. Un party all'aperto in mezzo a una foresta alle 5.00 di sera può rapidamente diventare freddo e richiede l'impiego di lampade riscaldanti, mentre uno al chiuso dentro un circolo potrebbe diventare troppo caldo e richiederebbe una stanza a parte per il guardaroba. Assicurati di avere a disposizione tutti i servizi necessari in base all'orario e al posto.
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Parte 2

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Programmare Tutti i Dettagli della Festa

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Scegli se si tratterà di una festa a tema. Le feste di compleanno a tema possono essere divertentissime, ma possono anche risultare molto più costose se occorre acquistare tutto il necessario per rispettare lo stesso filo conduttore.^{[5]XFonte di ricerca}
- Soppesa i pro e i contro dell'organizzare una festa a tema basandoti sul festeggiato. Potrà piacergli una festa a tema?
- È una festa per un bambino o per un adulto? Se hai deciso per questa tipologia di festa, scegli un tema appropriato all'età del festeggiato. Temi adatti ai bambini potrebbero essere, ad esempio, i programmi televisivi o film per bambini, il circo, il cinema, un libro o il carnevale, mentre per un adulto potrebbero andar bene un tema "in bianco e nero", il casinò, un decennio particolare, un film o una serie TV.
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Acquista e spedisci gli inviti. Una volta decisi i dettagli preliminari, è il momento di spedire gli inviti alle persone elencate nella lista.
- L'ideale sarebbe spedire gli inviti 3-4 settimane prima della festa: le persone avranno così abbastanza tempo per organizzarsi. Assicurati di chiedere nell'invito la conferma di partecipazione.
- Se spedisci gli inviti dopo aver pianificato i dettagli preliminari significa che hai già stilato la lista degli invitati e deciso se vuoi fare una festa a tema: anche tu, così, sarai più organizzato.
- Contatta alcuni invitati e chiedi loro di aiutarti. Potrebbero darti una mano a organizzare, pulire, acquistare il cibo, disporre le decorazioni e molto altro ancora. Non serve che tu faccia tutto da solo!^{[6]XFonte di ricerca}
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Pianifica i dettagli relativi al cibo e alle bevande. A seconda di ciò che hai deciso per la festa, avrai varie opzioni per gestire questi due punti:
- Scegli il tipo di cibo che meglio si presta alla festa. Se hai scelto un tema, assicurati che il cibo rispetti quel tema.
- Scopri se qualcuno degli ospiti ha allergie alimentari. In quel caso, ricordati di procurare delle alternative sicure per questi invitati, oppure, qualora lo desiderino, digli che possono portare il cibo che preferiscono.
- A seconda della durata della festa, valuta realisticamente la quantità di cibo e bevande da acquistare. Per una festa di un'ora o due potrebbero bastare un buffet e dei dolci di compleanno, mentre una festa di svariate ore richiederà più cibo.^{[7]XFonte di ricerca}
- Assicurati di prendere abbastanza cibo e bevande per soddisfare le necessità di tutti gli ospiti. Meglio abbondare piuttosto che avere troppo poco cibo.
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Determina quali sono le tue responsabilità nell'acquisto di cibo e bevande. Potresti prenderti l'incarico di procurare queste cose, oppure no: tutto dipende da cosa hai deciso per la location della festa.
- Se la festa viene organizzata a casa tua o a casa di qualcun altro, decidi se sarai tu a preparare tutto il cibo da solo. In caso contrario, contatta altri invitati e chiedi che ti aiutino a procurare il necessario. Anche una festa dove ognuno porta qualcosa da mangiare può essere una grande idea!
- Se l'evento si terrà in un ristorante, non è necessario pianificare questo dettaglio, dal momento che sarà il ristorante a occuparsene per te!
- Se la festa si terrà in una sala banchetti, dovrai controllare con lo staff le soluzioni legate al catering. Scopri se puoi portare del cibo, se saranno loro a prepararlo o se hanno dei particolari fornitori che procurano il cibo necessario alle feste.
- Se si tratta di una festa di compleanno per un adulto, decidi se dovranno esserci alcolici: se, ad esempio, il festeggiato non beve e ha molti amici e parenti che non bevono, allora gli alcolici potrebbero non essere necessari.^{[8]XFonte di ricerca}
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Procurati le decorazioni per la festa. Questo è uno degli aspetti più divertenti dell'organizzazione!
- Se hai deciso un tema per la festa, sarà molto più facile: ti basterà acquistare delle decorazioni che rispettino il tema.
- Se non hai deciso un tema, invece, pensa a ciò che il festeggiato potrebbe volere. Gli piacciono molto le decorazioni come i palloncini, le stelle filanti e i confetti? O è una persona più tranquilla, che non è interessata agli addobbi? Acquista quanto serve adeguandoti alla circostanza.
- Le decorazioni non sono molto importanti per la festa di compleanno di un adulto, ma hanno un ruolo addirittura decisivo per quella di un bambino. I bambini sono fantasiosi, quindi anche gli oggetti di uso quotidiano potrebbero fungere da decorazioni qualora volessi risparmiare qualche euro.^{[9]XFonte di ricerca}
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Scegli l'intrattenimento per la festa di compleanno. Avrai a disposizione molte soluzioni possibili.
- Una festa per un bambino offre molte possibilità. I giochi sono perfetti, ma tieni a mente che spesso richiedono degli strumenti. Potrebbe persino essere necessario risalire a una certa vicenda storica, se in linea con il tema prescelto. La musica può essere un'altra idea. Potresti anche ingaggiare un animatore, come un clown, un mago, uno scienziato... Tutto dipende dal budget che hai a disposizione!^{[10]XFonte di ricerca}^{[11]XFonte di ricerca}
- Anche una festa per adulti può facilmente comprendere dei giochi. Anche in questo caso la musica può essere una buona soluzione da mettere in sottofondo: puoi contattare un disc-jockey, oppure predisporre un sistema “fai da te” con computer o smartphone e altoparlanti. Se la festa consisterà in una staffetta nei locali, allora il divertimento può essere rappresentato da un gruppo musicale dal vivo o da un'attività come, ad esempio, uno spettacolo comico.^{[12]XFonte di ricerca}
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Scegli il dessert. Per molte feste di compleanno si tratta dell'aspetto più importante!
- Il più delle volte il festeggiato vuole una torta, soprattutto se si tratta di un bambino. Decidi se prepararne una tu o acquistarla in una pasticceria o in un forno.
- Scopri qual è la torta preferita del festeggiato e ricorda di considerare eventuali allergie alimentari degli invitati: nel caso in cui non possano mangiare quel dolce, procurati un dessert alternativo.
- Se il festeggiato non vuole una torta, prendi quello che più gli piace! Cupcakes, brownies, focacce, biscotti e gelato sono dei perfetti sostituti della torta di compleanno.
Prepara una location alternativa e trova un modo per avvisare gli ospiti qualora si presentasse la necessità di ricorrervi.
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Parte 3

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Prepararsi alla Festa

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Istruisci gli altri invitati affinché, il giorno dell'evento, ti aiutino a organizzare la festa. Ecco perché avevi chiesto il loro sostegno! Assicurati quindi che siano lì ad aiutarti.
- Sistema le decorazioni e il cibo, se necessario.
- Se porterete voi il cibo nel luogo prestabilito per la festa, assicurati che arrivi in orario.
- Agisci con largo anticipo per avere abbastanza tempo per preparare tutto. Facendo le cose di corsa potresti commettere degli errori.
- Porta tutto ciò che ti serve in un unico posto, oppure chiama degli aiutanti e incaricali di procurare il materiale necessario. È importante che tu sappia dove viene sistemato tutto, in modo da ottimizzare il processo.
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Organizzati per mantenere il cibo caldo o freddo, a seconda delle necessità.
- Se il cibo viene fornito da un catering o dal ristorante, saranno loro a occuparsi di questo passaggio.
- Se invece sarai tu a fornire il cibo a casa tua o a casa di qualcun altro, stai attento a non prepararlo troppo presto: potrebbe guastarsi qualora non fosse opportunamente tenuto al caldo o al freddo.
Se la festa doveva tenersi all'aperto, ma c'è brutto tempo, è importante che gli invitati sappiano dove andare.
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Sii pronto ad affrontare eventuali contrattempi, perché accadranno sicuramente. Gestiscili al meglio!
- Sistema un'area tranquilla e appartata a cui ricorrere qualora un bambino si agitasse durante la festa. L'ideale sarebbe che si trovasse lontano dal resto degli invitati.
- Procurati un kit di primo soccorso e qualsiasi cosa possa rivelarsi necessaria nel caso in cui qualcuno si faccia male durante la festa.
- Se hai animali domestici, tienili al sicuro lontano dagli ospiti per tutta la durata della festa. A meno che i tuoi animali non siano ben addestrati o non si comportino molto bene, potrebbero insorgere dei problemi nel caso in cui qualcuno avesse paura a vederli gironzolare liberamente.
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Consigli

Divertiti a programmare tutto: dopotutto stai organizzando una festa, quindi goditi anche i preparativi!
Non temere di chiedere aiuto!

Avvertenze

Presta molta attenzione a qualsiasi possibile allergia alimentare. Le reazioni allergiche all'ingestione di cibo possono essere varie, ma anche molto serie, e richiedere persino l'intervento dei soccorsi di emergenza.