Come Scrivere un'E mail alle Risorse Umane

Il dipartimento delle Risorse umane in un'azienda si occupa di tutto ciò che ha a che fare con buste paga, questioni legali o politiche aziendali. Se hai dubbi che riguardano le politiche della società o hai un grave problema con uno dei tuoi colleghi, potresti aver bisogno di contattare un rappresentante all'interno delle risorse umane nell'azienda per cui lavori. Inoltre, questo potrebbe essere il primo dipartimento di un'azienda che contatterai. Quindi è opportuno cominciare la conversazione con un'e-mail semplice ma formale, con la quale esporre il tuo problema specifico.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Scrivere e Inviare un'E-mail

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Invia l'e-mail alla persona giusta. Prima di inviare un'e-mail, controlla se tra i contatti all'interno delle risorse umane ci sia una persona in particolare o un responsabile che si occupa del tuo problema specifico. Se hai bisogno che il tuo problema venga trattato con particolare attenzione, potresti anche contattare direttamente il capo delle risorse umane.
- Controlla di inviare l'e-mail solo alla persona interessata. Accertati di non inviarla per sbaglio a qualcun altro, soprattutto nel caso tu debba discutere di un problema privato o confidenziale. Assicurati anche di eliminare le mailing list dai destinatari così da evitare di inviare l'e-mail a un gruppo di impiegati.
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Specifica l'urgenza della questione nell'oggetto dell'e-mail. Una frase chiara che comunichi sia il tuo problema, sia il grado di urgenza che ritieni adeguato aiuterà le risorse umane a dare la giusta priorità alla questione. Se non scrivi nulla nell'oggetto dell'e-mail o scrivi un messaggio poco chiaro, la tua corrispondenza può perdersi tra le numerose e-mail ricevute ogni giorno dal dipartimento.^{[1]XFonte di ricerca}
- Scrivi frasi come "Problema legale urgente", "Cambiamenti nella situazione personale che richiedono un intervento tempestivo", "Domanda urgente sulle politiche aziendali" o "Ringraziamenti per il recente colloquio".
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Utilizza delle frasi formali all'inizio e alla fine dell'e-mail. Il tuo testo deve avere un tono formale sin dai saluti introduttivi: questo permetterà al destinatario delle risorse umane di comprendere che tratti la questione in maniera seria. Anche se lo conosci di persona, ricorda che la tua e-mail rappresenta una comunicazione ufficiale e non privata.^{[2]XFonte di ricerca}
- Comincia l'e-mail con "Egregio/a" o "Spettabile" seguito dal nome e cognome del destinatario e concludi con "Cordialmente" o "La ringrazio per il tempo concessomi", seguito dal tuo nome.
Le frasi che usi dovrebbero essere corte e andare dritto al punto. Non fornire più informazioni del necessario, così da evitare di confondere o appesantire il destinatario con troppi dettagli (di cui potrai discutere in un eventuale incontro faccia a faccia).^{[3]XFonte di ricerca}
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Descrivi il problema con precisione. Spiegane l'esatta natura. Fornisci delle date per indicare quando hai cominciato a riscontrarlo o quando si verificherà in futuro. Se ritieni che la questione sia di natura legale o possa essere gestita dall'azienda stessa, fallo presente in modo esplicito.^{[4]XFonte di ricerca}
- Se contatti le risorse umane per chiedere delle informazioni su un eventuale posto di lavoro disponibile, non dovrai discutere di un problema. In questo caso, quindi, presentati e spiega in quali occasioni nel passato sei entrato in contatto con l'azienda. Sii chiaro riguardo all'intervento che ti aspetti di ricevere o che vorresti che il rappresentate metta in atto.
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Afferma di essere in possesso (o meno) di un'eventuale documentazione relativa al tuo problema. Le risorse umane vorranno sapere subito come occuparsi di questioni legali o relative alle politiche aziendali. La documentazione a tua disposizione potrebbe influenzare la loro risposta, poiché può essere d'aiuto per chiarire sia la serietà del problema, sia le ripercussioni legali che un dipendente in particolare potrebbe riscontrare. Porta all'attenzione del tuo destinatario qualsiasi "prova" in tuo possesso e offriti di presentarla a un incontro di persona.
- Se il tuo problema è di natura legale, avrai bisogno di prove di supporto che potresti dover presentare alle risorse umane. Sfortunatamente, molti dipartimenti delle risorse umane cercheranno di proteggere la compagnia, se possono.^{[5]XFonte di ricerca}
- Se sei vittima di molestie o discriminazioni, annota le date in cui si sono verificati gli episodi in questione e salva tutta la corrispondenza scritta che potrebbe includere un linguaggio compromettente.
- Conserva una copia cartacea ed elettronica di tutta la documentazione che fornisci alle risorse umane. Dovresti avere gli originali con te e fornire al dipartimento delle copie.
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Spiega cosa hai fatto per occuparti del problema. Prima di contattare le risorse umane, potresti aver già fatto qualcosa per occuparti personalmente della questione. Il rappresentante che tratterà il tuo problema riterrà l'informazione utile poiché gli permetterà di sapere chi ne è già a conoscenza.^{[6]XFonte di ricerca}
- Nel caso la questione da discutere riguardi cambiamenti nella tua situazione personale, l'e-mail potrebbe essere meno formale. Per esempio, se stai andando in maternità o paternità, avrai già informato il tuo capo e quindi dovrai solo procedere a informare le risorse umane.
Incontrare di persona il rappresentante delle risorse umane ti permetterà di discutere nel dettaglio del problema. Inoltre, in questo modo il rappresentante del dipartimento avrà la possibilità di porti domande più specifiche o di chiarimento. Approfitta dell'e-mail che scriverai per cominciare a organizzare questo incontro critico. Dai informazioni sui giorni che preferisci, così che loro possano fissare un appuntamento che rispetti i tuoi impegni.^{[7]XFonte di ricerca}
Il dipartimento potrebbe aver bisogno di contattarti per telefono, pertanto includi diversi metodi di contatto al termine dell'e-mail. Queste informazioni possono essere inserite direttamente dopo il tuo nome. Controlla di aver riportato correttamente il tuo numero di telefono o il tuo indirizzo e-mail.^{[8]XFonte di ricerca}
Molti software di gestione della posta elettronica offrono un servizio di revisione degli errori. Inoltre, rileggi il testo per correggere qualsiasi errore grammaticale, parole mancanti e frasi poco chiare.^{[9]XFonte di ricerca}
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Parte 2

Parte 2 di 3:

Dopo Aver Inviato l'E-mail

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Innanzitutto, ringrazia il rappresentante per il tempo che ha dedicato al tuo caso, in maniera da essere sempre cortese ed educato. Assicurati di rispondere alla risposta in breve tempo. Questo farà comprendere che sei ancora preoccupato per il problema e che vuoi risolverlo il prima possibile.
Preparati all'incontro creando una cartella specifica contenente tutti i documenti che intendi presentare. Se hai una domanda riguardante le politiche dell'azienda, porta con te il manuale e segna le parti di cui vuoi discutere. Questo ti permetterà di avere un incontro scorrevole.^{[10]XFonte di ricerca}
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Considera di rivolgerti a un consulente legale, se ti dovrai occupare di problemi legali. Se sei preoccupato di proteggerti da azioni che l'azienda potrebbe prendere contro di te, parla con un avvocato: potrà darti informazioni sui tuoi diritti e potrai decidere di portarlo con te all'appuntamento con il rappresentante delle risorse umane. Potresti anche informare il dipartimento del fatto che hai assunto un avvocato, se decidi di prendere questa strada.^{[11]XFonte di ricerca}
- Assicurati di essere cosciente dei costi legati a tale scelta. Assumere un avvocato è spesso costoso, quindi dovrai soppesare l'impatto economico che ciò comporta con la tua necessità di avere protezione legale.
Una settimana è generalmente considerata un periodo di tempo appropriato per inviare una seconda e-mail. Se hai a che fare con un problema particolarmente urgente, puoi inviare un'altra e-mail dopo 24 ore. Non preoccuparti di assillare il tuo rappresentante: ricorda che questo ha molte responsabilità, quindi potresti aver bisogno di ricordargli che tu sei una di loro.^{[12]XFonte di ricerca}
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Decidere Quando Contattare le Risorse Umane

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Risolvi il problema da te, se puoi. Se hai un problema semplice, che non sia di natura legale e non collegato alle politiche dell'azienda, potresti risolvere il problema da solo. Discutine con il tuo capo o i tuoi colleghi, se possibile. Le risorse umane apprezzeranno sapere che hai preso tutte le azioni necessarie per risolvere il problema in autonomia prima di rivolgerti a loro.^{[13]XFonte di ricerca}
- Per esempio, se pensi che il tuo capo ti stia facendo lavorare durante troppi fine settimana, parla prima con il tuo capo. Inoltre, non rivolgerti alle risorse umane per problemi come "Non mi piace il posto che mi è stato assegnato per lavorare".
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Controlla il manuale contenente le politiche della compagnia. Potresti per esempio pensare di essere vittima di una violazione delle politiche dell'azienda. Ma prima di contattare le risorse umane, rileggi le politiche che hanno a che fare con il tuo problema, così da essere pronto a citarne qualsiasi dei punti negli incontri che avrai con le risorse umane.^{[14]XFonte di ricerca}
- Per esempio, se sei preoccupato del fatto che non ti vengono assegnate abbastanza pause durante le ore lavorative, controlla le regole scritte all'interno del codice dell'azienda. È possibile che la tua compagnia abbia solo norme generali riguardo alle pause e non regole specifiche, il che significa che le risorse umane non potranno fare molto per aiutarti in maniera ufficiale.
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Contatta immediatamente le risorse umane se vieni molestato a lavoro. Non esitare a contattarle se sei vittima di qualsiasi molestia verbale, fisica o sessuale da chiunque fra i tuoi colleghi. Sei legalmente protetto da questo tipo di comportamento e le risorse umane sono obbligate ad aiutarti e proteggerti.^{[15]XFonte di ricerca}
- Tuttavia, non ti aspettare di avere delle conversazioni informali al riguardo. Una volta segnalato l'evento, il dipartimento è tenuto ad agire.
Contatta le risorse umane nel caso ci siano dei cambiamenti nella tua situazione personale che possono avere ripercussioni sul tuo lavoro. Le risorse umane possono assisterti nella programmazione dei cambiamenti che si verificheranno nella tua situazione lavorativa. Per esempio, nel caso tu stia per andare in maternità, il dipartimento può aiutarti a ricevere i sussidi che ti spettano. Il dipartimento può inoltre occuparsi di comunicare tali cambiamenti al personale competente all'interno dell'azienda.^{[16]XFonte di ricerca}
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Contatta le risorse umane se hai bisogno di ottenere qualsiasi tipo di aiuto pubblico. Certe situazioni che possono crearsi sul posto di lavoro ti rendono idoneo a ricevere degli indennizzi pubblici. Se per esempio hai subito un incidente, le risorse umane possono aiutarti a ricevere agevolazioni per le spese mediche.^{[17]XFonte di ricerca}
- Questo probabilmente ti richiederà di compilare moduli e documenti, quindi sii pronto per questo processo.
La compagnia potrebbe mettere a disposizione dei training o programmi di affiancamento che potrebbero permetterti di fare carriera all'intero dell'azienda. Le risorse umane possono fornirti tutte le informazioni necessarie riguardo a queste opportunità e, possibilmente, coordinare la tua partecipazione agli eventuali programmi di formazione. Questi potrebbero essere una grande opportunità per migliorare la tua carriera.^{[18]XFonte di ricerca}
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Chiedi aiuto alle risorse umane nel caso tu abbia bisogno di un alloggio. Le risorse umane, inoltre, possono aiutarti a risolvere qualsiasi problema individuale che tu possa riscontrare sul posto di lavoro. L'ambiente lavorativo dovrebbe includere risorse che ti permettono di godere delle stesse opportunità di successo di qualsiasi altro impiegato.^{[19]XFonte di ricerca}
- Se pensi che non ci siano risorse adeguate per i disabili, per esempio, saranno le risorse umane a occuparsi di questo problema. Il dipartimento potrà anche collaborare con te per assicurarsi che ci sia uno spazio adeguato per mamme e bimbi.
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Contatta le risorse umane se stai cercando un lavoro. A volte contattare il rappresentante delle risorse umane di una compagnia può permetterti di ricevere informazioni su possibili posti di lavoro o opportunità per colloqui informali e "informativi" con gli attuali impiegati. Puoi anche contattare le risorse umane per ringraziare l'azienda di un colloquio recente avuto con un rappresentante della stessa.^{[20]XFonte di ricerca}
- Se non ricevi una risposta dopo una settimana, puoi inviare una seconda e-mail. Dopo questa, però, non ricontattare l'azienda.^{[21]XFonte di ricerca}
Ricorda che le risorse umane lavorano innanzitutto per la compagnia, quindi non sono le persone a cui rivolgersi quando hai semplicemente bisogno di sfogarti. Sebbene tu debba sempre denunciare situazioni in cui non ti sei sentito a tuo agio o in cui sei stato discriminato sul posto di lavoro, sii molto attento a distinguere seccature o problemi di minor importanza con questioni legali.^{[22]XFonte di ricerca}
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Consigli

Cerca sempre di mantenere la calma nelle risposte via e-mail o durante i colloqui faccia a faccia con le risorse umane. In questo modo potrai avere conversazioni cortesi ed educate.