كيفية كتاب بريد إلكتروني إلى إدارة الموارد البشرية

تنزيل المقال

تنزيل المقال

توظف الشركات متخصصين في الموارد البشرية للتعامل مع مختلف احتياجات الموظفين والعملاء، بدءًا من الرواتب وضبط السياسة العامة داخل الشركة، وليس انتهاءً بالشكاوى القانونية. ستحتاج للتواصل مع مسؤول في قسم الموارد البشرية إن كان لديك استفسار قانوني أو آخر له علاقة بسياسة الشركة، أو راغب في الحديث عن الترقيات والحوافز والراتب، أو إن كنت تمر بمشكلة خطيرة مع أحد زملائك في العمل. علاوة على ذلك، قد تكون إدارة الموارد البشرية هي أول قسم تتواصل معه كذلك في شركة معينة، بصفتك عميل أو موظف باحث عن عمل، لذلك من الجيد للغاية بدء تلك المحادثة برسالة بريد إلكتروني بسيطة ورسمية تعرض فيها للموظف المسؤول استفسارك/ مشكلتك المحددة.

الخطوات

طريقة 1

طريقة 1 من 3:

كتابة رسالة البريد الإلكتروني وإرسالها

تنزيل المقال

1. 
   1
   أرسل رسالتك الإلكترونية للشخص المناسب. افحص دليل الموارد البشرية واعرف ما إن كان هناك موظف مسؤول للتعامل مع مشكلتك بالتحديد التي تحتاج لعلاجها؛ قد يكون هناك أيضًا رقم اتصال مخصص لقسمك في الشركة. يظل التواصل مع رئيس قسم إدارة الموارد البشرية مباشرة حلًا مطروحًا، خاصة إن كنت قلقًا من ألا تؤخذ مشكلتك على محمل الجد.

   • تأكد من مراسلة الموظف المعني فقط عبر البريد الإلكتروني، وخاصة إذا كانت القضية خاصة أو حساسة. لن ترغب بالطبع في إرسال الرسالة إلى شخص آخر بالخطأ. كن حريصًا بشكل استثنائي من إزالة أي قوائم استقبال، من شأنها إرسال البريد الإلكتروني لمجموعة محددة من الموظفين.
2. 
   2
   اكتب عنوانًا محددًا ومختصرًا يُشير إلى الأمر الذي تريده. يساعد عنوان بريدك المختصر والواضح على تحديد مدى السرعة التي ترغب في معالجة موضوعك بها، ما يجعل مسؤول الموارد البشرية يعطي مشكلتك الأولوية اللازمة. تذكر أنك إذا أرسلت رسالتك بدون سطر العنوان أو جعلته غير واضح، فقد تختفي رسالتك وتُهمل في صندوق الوارد للمستقبل.

   • استخدم عبارات في العنوان مثل: "مشكلة قانونية ــ إجراء مطلوب" أو "تغيير الظروف الشخصية ــ مطلوب اهتمام فوري" أو "استفسار عاجل حول سياسة الشركة".
3. 
   3
   استخدم عبارات رسمية للتحية في بداية رسالتك ونهايتها. تحتاج لكتابة الرسالة بأسلوب رسمي ومهني منذ بدايتها لآخرها. يُساعد ذلك إدارة الموارد البشرية على معرفة أنك تتعامل مع المشكلة بجدية. حتى إذا كنت تعرف المسؤول شخصيًا، فتذكر أن تلك الرسالة مهنية وليست مجرد مناقشة على نحو ودي.

   • ابدأ رسالتك "عزيزي السيد (الاسم الكامل لممثل الموارد البشرية)" وأنهِ رسالتك "المخلص" أو "شكرًا لوقتك، (اسمك بالكامل)".
4. 
   4
   اكتب محتوى واضح ومباشر ومحدد. اجعل جملك قصيرة ومحددة وتجنب سرد معلومات كثيرة غير ضرورية لتسهل على قارئ الرسالة فهم ما تقوله. تجنب أيضًا سرد أي تفاصيل من شأنها إرباك مدير الموارد البشرية بشأن مشكلتك. يمكنك توضيح التفاصيل المعقدة بنفسك لاحقًا.
5. 
   5
   اوصف مشكلتك بدقة. اشرح طبيعة مشكلتك الفعلية موضحًا شريطًا زمنيًا لبدء المشكلة أو متى ستبدأ وتطوراتها أو مقدماتها. وضّح في رساتلك ما إن كانت مشكلتك قانونية أم مشكلة يمكن التعامل معها بواسطة الشركة نفسها.

   • إذا كنت تراسل الموارد البشرية للعثور على فرصة عمل، فلن تحتاج للحديث عن "مشكلة". بدلًا من ذلك، قدّم نفسك واشرح سُبل تواصلك الماضية مع الشركة. كن واضحًا بشأن الإجراء الذي تتوقع أن يتخذه مسؤول الموارد البشرية أو توده أن يتخذه.
6. 
   6
   دوّن ما إن كان لديك وثائق عن مشكلتك. ترغب الموارد البشرية في معرفة كيفية التعامل مع المشاكل القانونية أو سياسة الشركة في الحال. لذلك تؤثر الوثائق على ردهم كما أنها ستساعد في توضيح كلا من خطورة المشكلة والانعكاسات القانونية التي قد يواجهها موظف معين. اجعل المسؤول على دراية تامة بأي "أدلة" تمتلكها واعرض إحضارها له شخصيًا في اجتماع إذا أراد ذلك.

   • سترغب في إثبات وجود أي مشاكل قانونية لإحضارها إلى الموارد البشرية إن كان ذلك ممكنًا. لسوء الحظ، ستحاول معظم أقسام الموارد البشرية حماية الشركة بقدر الإمكان.
   • إذا تعرضت لأي إساءة أو عنصرية، احتفظ ببيانات الحادثة واحفظ أي مراسلات مكتوبة تشتمل على لغة الإدانة.
   • احتفظ بنسخ إلكترونية وورقية لأي وثائق تقدمها للموارد البشرية. يجب عليك الاحتفاظ بالنسخ الأصلية وإرسال نسخ منها للموارد البشرية.
7. 
   7
   اشرح ما فعلته لحل المشكلة. ربما تكون حاولت بالفعل حل مشكلتك بنفسك قبل الاتصال بمدير الموارد البشرية. ربما قد قمت بمحادثة مديرك أو زميلك في العمل أو حتى أبلغته بأنك ستتواصل مع مدير الموارد البشرية. سيقدر مسؤول الموارد البشرية تلك المعلومات لأنها تُساعده على معرفة الموظفين الآخرين المطلعين/ المشتركين في تلك المشكلة بالفعل.

   • تكون تلك هذه الاتصالات أقل رسمية إن كانت تخص مشاكل تغير الظروف الشخصية. على سبيل المثال، إذا كنتِ في إجازة الأمومة، أبلغي مديرك بالفعل بحالتك، وسيتابع الأمر ببساطة عبر قسم الموارد البشرية.
8. 
   8
   اطلب اجتماع شخصي مع المسؤول. يساعدك الاجتماع الذي تجلس فيه وجهًا لوجه مع ممثلك على مناقشة المشكلة بالتفصيل. إضافة إلى ذلك، يسمح ذلك للمسؤول بسؤالك أي أسئلة للمتابعة أو التوضيح. بريدك الإلكتروني هو المكان الأمثل لتحديد موعد لمثل تلك الاجتماعات الهامة. أخبرهم عن مهامك المدونة في جدول عملك، ليتم التخطيط لموعد الجلسة الشخصية وفقًا لظروفك.
9. 
   9
   تأكد من إدراج معلومات اتصالك. قد يرغب مدير الموارد البشرية في الاتصال بك عبر الهاتف، لذلك أدرج طرق متعددة للتواصل معك في أسفل رسالتك عبر البريد الإلكتروني. اكتب هذه المعلومات أسفل اسمك مباشرة بعد توقيع اسمك في المراسلة. تأكد من صحة رقم هاتفك وبريدك الإلكتروني مرة أخرى قبل الإرسال.
10. 
    10
    راجع رسالتك لتعديل الأخطاء الكتابية والإملائية والنحوية. تتوفر خدمة مراجعة الإملاء في معظم خدمات البريد الإلكتروني. اقرأ بعد ذلك رسالتك بعناية لملاحظة الأخطاء النحوية والكلمات المفقودة سهوًا ومشكلة الإيضاح.

طريقة 2

طريقة 2 من 3:

متابعة الردود على الرسالة

تنزيل المقال

1. 
   1
   اشكر مدير الموارد البشرية على أي رد يُرسله إليك. اشكر بداية المسؤول الذي خصص بعض الوقت للاطلاع على مشكلتك، ما يُؤدي لإضفاء حالة من الود والاحترام المتبادل بينك وبينه. تأكد من الرد سريعًا على أي رد يُرسله لك مدير الموارد البشرية، ما يعبر عن تفاعلك بشأن المشكلة؛ أظهر رغبتك العاجلة في حل المشكلة.
2. 
   2
   نظّم أي متطلبات ضرورية للاجتماع الشخصي. جهّز نفسك للاجتماع بإنشاء مجلد خاص بالملفات يحتوي على أي وثائق تُخطط لإحضارها لمسؤول الشركة. إذا كان لديك سؤال بشأن سياسة الشركة، أحضر معك دليل الموظف الخاص بالسياسات المحددة التي يمكن الرجوع إليها. يُساعد ذلك على جعل الاجتماع سلسًا بمجرد بدايته.
3. 
   3
   فكّر في الاستعانة بمستشار قانوني إن كنت تُعاني من مشاكل قانونية. تحدث إلى المحامي إذا كنت قلقًا بشأن حماية نفسك من أي إجراء قد تتخذه الشركة ضدك. سيمدك المحامي بالمعلومات الخاصة بحقوقك وقد تقرر إحضار تلك المعلومات إلى أي اجتماعات شخصية. من الجيد إخبار مدير الموارد البشرية حول خططك حول توظيف محامي، إذا اخترت أن تسلك هذا الطريق.

   • تأكد أنك على علم بتكاليف استئجار محامي. يكون هذا الأمر مُكلفًا عادة، لذلك ستحتاج لموازنة هذه المخاوف المتعلقة بالميزانية من جهة وحاجتك للحماية القانونية من جهة أخرى.
4. 
   4
   أرسل رسالة أخرى إذا انتظرت أسبوعًا دون رد. الأسبوع فترة انتظار مناسبة قبل التفكير في إعادة إرسال بريد إلكتروني جديد لمتابعة الموقف. إذا كنت تتعامل مع مشكلة مُلحة خاصة، يمكنك إرسال بريد آخر للمتابعة بعد 24 ساعة من البريد الإلكتروني الأول. تذكر أيضًا أن مدير الموارد البشرية لديه العديد من المسؤوليات وأنك لا تُسبب له الإزعاج إطلاقًا، ولكن تحتاج فقط لتذكيره بمشكلتك وأن يضعها في حُسبانه.

طريقة 3

طريقة 3 من 3:

التواصل مع مدير الموارد البشرية شخصيًا

تنزيل المقال

1. 
   1
   حل مشكلتك بنفسك إذا أمكنك ذلك. إذا كانت مشكلتك بسيطة وغير قانونية وغير مرتبطة بسياسة الشركة، فقد تتمكن من حلها بنفسك. يمكنك أيضًا مناقشة مشكلتك مع مديرك أو زميلك في العمل لحل المشكلة معهم. سيُقدر مدير الموارد البشرية أي خطوات اتخذتها لإيجاد حل لمشكلتك قبل الرجوع إليهم.

   • تحدث إلى مديرك أولًا إذا شعرت أن مديرك يضغطك في العمل كثيرًا في عطلات نهاية الأسبوع مثلًا. بالطبع لن ترغب في مراسلة مدير الموارد البشرية في شكوى بسيطة مثل "لا أحب مكان مكتبي".
2. 
   2
   راجع الكتيب الخاص بالموظفين لمراجعة سياسات الشركة. قد تشعر أنك تواجه انتهاك لسياسة الشركة، لذلك اقرأ بتمعن سياسات الشركة المرتبطة بمشكلتك قبل الاتصال بمدير الموارد البشرية. سترغب في توثيق هذه الأمثلة في أي مناقشة تتحدث فيها مع مدير الموارد البشرية.

   • على سبيل المثال: إذا كنت قلقًا بشأن عدم الحصول على استراحات كافية أثناء ساعات العمل، راجع القواعد المكتوبة في أوقات الاستراحات. من المحتمل أن تكون سياسة الاستراحة في شركتك غير رسمية بدلًا من كونها استراحة مقننة، مما يعني أن مدير الموارد البشرية لن يتمكن من مساعدتك كثيرًا بشكل رسمي.
3. 
   3
   اتصل بمدير الموارد البشرية فورًا إذا تعرضت للمضايقة في عملك. لا تتردد في التواصل مع مدير الموارد البشرية إذا تعرضت لأي نوع من المضايقة اللفظية أو الجسدية أو الجنسية من أي مصدر في العمل. تذكر أنك محمي قانونيًا من هذا النوع من التصرف ومدير الموارد البشرية مُلزم بمساعدتك وحمايتك.

   • لا تتوقع أن يكون لدي مدير الموارد البشرية محادثات سرية وغير رسمة لمثل تلك المشاكل. بمجرد الإبلاغ عن مثل تلك الاعتداءات، فمدير الموارد البشرية هو المسؤول عن التصرف ومُطالب باتخاذ إجراء من أجلك.
4. 
   4
   اتصل بمدير الموارد البشرية إذا تغيرت ظروفك الشخصية. تساعدك الموارد البشرية في التخطيط لأي تغيرات قادمة في موقف عملك مثل الاستعداد للحصول على إجازة وضع (الأمومة). بالإضافة إلى ذلك يضمن لك مدير الموارد البشرية الحصول على كل المزايا والفوائد. يمكنه أيضًا التواصل مع الاشخاص في الشركة الذين يجب إخبارهم بتغيير ظروفك.
5. 
   5
   اتصل بمدير الموارد البشرية إذا احتجت لحماية الحكومة. قد تنشأ مواقف معينة في العمل تجعلك أهلًا لحماية أو تعويض من الحكومة. مثلًا في حالة إصابتك في العمل يمكن لمدير الموارد البشرية مساعدتك لتغطية نفقاتك الطبية.

   • غالبًا ما يتطلب هذا الإجراء ملء ورقة من العمل مع مدير الموارد البشرية، لذلك كن على استعداد لمثل هذا الإجراء.
6. 
   6
   تواصل مع مدير الموارد البشرية إن رغبت في الانضمام لبرنامج تدريب عملي. قد يتوفر برامج تدريبية أو توجيهية يمكنك الاشتراك فيها في شركتك. يمدك مدير الموارد البشرية بالمعلومات اللازمة بشأن هذه الخيارات وقد ينسق أيضًا دخولك لمثل هذه البرامج. تكون مثل تلك البرامج خطوة رائعة للمُضي قُدمًا في مسيرتك المهنية.
7. 
   7
   اطلب مساعدة مدير الموارد البشرية في أماكن الإقامة اللازمة. يمكن لمدير الموارد البشرية مساعدتك في التعامل مع أي احتياجات فردية تتوفر في عملك. يجب أن تشتمل بيئة عملك على المصادر التي تتيح لك التمتع بنفس فرص النجاح المتاحة لأي موظف آخر.

   • على سبيل المثال: راسل مدير الموارد البشرية إذا وجدت أنه لا يوجد أي موارد ملائمة لذوي الاحتياجات الخاصة وسيقوم المسؤول بالتعامل مع تلك المشكلة. يفترض أن يعمل القسم أيضًا على ضمان وجود مكان مخصص للأمهات المرضعات العاملات في الشركة.
8. 
   8
   تواصل مع مدير الموارد البشرية إذا كنت تبحث عن وظيفة. في بعض الأحيان، يسمح لك التواصل مع مدير الموارد البشرية في شركة معينة بمعرفة معلومات بشأن فرص العمل الحالية المتوفرة وذلك لإجراء مقابلات عمل غير رسمية مع الموظفين الحاليين. يمكنك أيضًا التواصل مع مدير الإدارة البشرية لشكره على مقابلة العمل الحديثة التي أجريتها مع شركته.

   • في حالة عدم استقبال رد في خلال أسبوع، يمكنك إرسال بريد إلكتروني آخر لمتابعة الموقف. في حالة عدم سماع أخبار من تلك الشركة، لا تحاول التواصل معهم مجددًا وابحث عن شركة أخرى.
9. 
   9
   تجنب التواصل مع مدير الموارد البشرية بشأن الشكاوى الشخصية. تذكر أولًا أن مدير الموارد البشرية يعمل في شركة، لذلك ليس هو المسؤول المناسب للذهاب إليه إذا أردت التنفيس عن نفسك والحديث عن مشاكلك الشخصية. بالرغم من أنه عليك إبلاغ مدير الموارد البشرية بأي موقف يجعلك تشعر بعدم الراحة أو أي موقف تعرضت فيه للعنصرية، لكن يجب عليك التفرقة بين المشاكل البسيطة والمزعجة والأخرى القانونية الخطيرة.

أفكار مفيدة

• حافظ على هدوئك بقدر الإمكان في كل رسالة بريد إلكتروني تُرسلها إلى مدير الموارد البشرية أو في أي اجتماع شخصي بينكما. يساعد ذلك على تسيير الاجتماع/ النقاش بطريقة لطيفة واحترافية.