状況に応じてコミュニケーションの仕方を変える方法

効果的にコミュニケーションをとるためには、話すまたは書く内容を、状況や、聞き手及び読み手の特徴に合うように工夫する必要があります。つまり、話をする相手に合わせて、話し方を変えることが重要です。職場では、誰に対しても敬意を払い、プロ意識を持って明確に話す努力を怠ってはいけません。感情的になりがちな人と話す場合は、相手の気持ちの正当性を認めることに焦点を当て、自分の意見を述べるのは極力控えましょう。また、大勢の人とコミュニケーションをとったり、プレゼンテーションを行ったりする場合は、論理的に話すことを心がけながら、重要なポイントを強調し、聴衆の聞く気と注意力を維持できるよう働きかけることが重要です。

方法 1

方法 1 の 4:

相手に応じてコミュニケーションの仕方を調整する

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聴衆に合わせて言葉を選ぶ　フォーマル、カジュアルなど、色々な話し方ができることが非常に重要です。職場や、仕事上の付き合いでは、教養が高く、知識が豊富で、洗練された人だという印象を与えることが、おそらく重要でしょう。しかし、友達の前では、カジュアルな面を出すことが期待されるかもしれません。相手のタイプや状況に応じてコミュニケーションの仕方が変えられると、人との繋がりを深める上でプラスになるでしょう。
- 必ず相手が理解できる言葉を使いましょう。
- 世間話やスラング混じりの会話は、友達との間では適しているかもしれませんが、職場で使えば出世の妨げになる可能性があります。同様に、職場で難しい言葉や専門用語を使うと、より賢く見せられるかもしれませんが、それを友達の間で使えば、不快感や疎外感を与える可能性があるでしょう。
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話している相手の言葉や仕草を真似る　相手の癖や仕草を真似ると、相手に安心感を与えることができます。また、自分自身を説得力のある人間として見せることもできるでしょう。相手の仕草、姿勢、言葉遣いなどを真似てみましょう。^{[1]X出典文献}
- 相手の仕草や言葉遣いは、ほんの少しだけ真似しましょう。真似をし過ぎると、相手に不快感を覚えるかもしれません。
- 真似することが適切ではない場合があります。例えば、ハンドバッグを持っている女性と話をしている男性が、自分もバンドバッグを持っているかのように腕を脇につけるのは避けましょう。良い印象を与えません。
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状況に合わせて口調を変える　話者の口調によって、聞き手は自分たちのおかれた状況が理解できます。職場の話し合いでは真面目な口調を、従業員を評価する時は励ましの口調を、友達と出かける時は、カジュアルな口調を使いましょう。
- 口調を変える時には、実際の言葉と、表情などの非言語的コミュニケーションとを一致させましょう。全てに一貫性を持たせることで、誠実さを示すことができます。例えば、しゃがみ込んで笑顔を見せている時に、硬い、真面目な口調で話せば、ぎこちない雰囲気になります。真面目な口調には、厳しい顔と小さめのジェスチャーが適切です。一方、励ましの口調で話す際は、うなずいたり大きな身振りで相手に対すると、自然に好意が伝わります。
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方法 2

方法 2 の 4:

従業員や同僚と話す

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新しい、または複雑なトピックについては対面で話す　メールや社内レターで報告するだけで十分だと思えそうな場合でも、相手と直接顔を合わせて話しましょう。そうすれば、相手の疑問点や不明点を、その場で解決することができます。^{[2]X出典文献}
- 例えば、従業員の休憩に関する新しい規則については、メールで伝えたり、休憩室にその貼り紙をすれば、伝わると思うかもしれません。
- しかし、従業員と対面で話すことで、全員が新しい規則の内容と、それに従う義務があることを理解したと、確認できます。
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部下の問題点については１対１の話し合いで対処する　問題社員を全従業員の前で名指しにすれば恨みを買う恐れがあるため、避けましょう。また、メールでの注意も、誤解を生む恐れがあるため避けるべきです。一番良い方法は、直接相手と話しができる１対１のミーティングを設定することです。^{[3]X出典文献}
- 部下が理解できる言葉を使いましょう。
- 「木下君、君の最近の業績に関してちょっと聞きたいことがあるんだが、話ができないかな。改善できる方法がないか、じっくりと話し合いたいんだ」などと、過度に批判的な口調ではなく、毅然とした、しかし前向きな口調で話します。
- ミーティングの後で議事録をまとめ、関係者全員にメールを送りましょう。ミーティングの内容が更に明確になります。
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プロ意識を持ってSNSを使う　仕事に関する個人的苦情や機密情報をSNSを介して広めてはいけません。SNSは、プロ意識を持って使いましょう。SNSを友達との交流だけに使っているのであれば、投稿のトーン及び内容の両方を変えなければなりません。^{[4]X信頼性の高い出典文献Official UK government website出典を見る}
- 職場でSNSに投稿する際は、前向き、かつ、簡潔に行いましょう。「今日は○○スポーツ店全ての商品が20％オフです。お近くの方は是非足を運んでください！」などという具合です。
- 同僚、従業員、または顧客とSNSでやり取りする場合は、特定の人に対する個人攻撃、愚痴や不満の発散、苦情や不適切な画像の送信などは避けましょう。
- インターネットへの投稿は、全ての人に見られると覚悟しましょう。
- SNSのアカウントを私用と仕事用とに分ける人がたくさんいます。
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非対面で話をする場合は、伝える内容を事前に確認する　「送信」をクリックする前に、メールまたはテキストメッセージの内容をもう一度読みましょう。電話で話す場合は、その前に、言うべきことをメモに書いて準備しましょう。非対面コミュニケーションでは、相手の口調や顔の表情などが伺えないため、解釈が難しい場合があります。伝えたいことが完全に明確になっているか確認しましょう。
- 職場でメールを送る時は、件名に要点を加えましょう。テキストメッセージの場合は、一番上に要点を書きましょう。簡潔で分かりやすいメッセージは、すぐに理解できるため、受信者にはありがたいものです。
- 件名には注意を払いましょう。例えば「仕事に関するメッセージ」といった曖昧な、また、当たり前すぎる件名は避けましょう。代わりに「11月16日に行う渡辺氏とのミーティングの件」などと、具体的に書きましょう。
- 電話で話す場合は、「長嶋さん、今日電話したのは、売上高の減少について話したいからです」や「安藤さん、私がきちんと理解しているかを確認したくて、電話しています。もう一度売り込み方を説明してもらえますか」などと、意図を明確に伝えましょう。
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内向的なら世間話などを通して相手との距離を縮める　どんな状況下でも自分に親しみを感じてもらい、話しやすい雰囲気を作るためには、世間話に時間をとることも大切です。内向的なために軽い話や世間話が苦手だと思っていても、無難な話題を見つけるのは、そう難しいことではありません。^{[5]X出典文献}
- 当たり障りなく、物議を醸さない話題を選びましょう。例えば、人気のあるテレビ番組、食べ物、または定番中の定番、天気について触れましょう。
  - 例えば、「昨夜の○○（人気テレビ番組）の最終回見ました？どう思いました？」などと尋ねてみましょう。
- 職場で管理職に就いている場合は、世間話が従業員との距離を縮めるのに役立つでしょう。従業員は、世間話をしてくれる上司を親しみやすく、また話しやすく感じるようになるでしょう。また、自分の上司と良い関係を築くにも、世間話は一役買います。後に、複雑で深刻な問題が起こっても、相談しやすくなるでしょう。
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方法 3

方法 3 の 4:

感情的になりがちな人に対処する

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相手ではなく自分の感情に焦点をおく「アイ・ステートメント」を使う　相手がしたことではなく、自分の気持ちや考えに重点を置いて自分の言いたいことを話します。そうすれば、相手は責められているような気持ちにはなりません。次のような言い方をしてみましょう。
- 職場でなら、「私も新入社員の時に、苦労しながら学んだのを覚えているよ」などと言いましょう。「これがどういうことか、君、全然理解していないね」などと言ってはいけません。
- 同様に友達には、「君はすぐに憤慨するよね」などと言ってはいけません。「君がこの問題を本当に気にかけていること、私には分かるよ」などと言いましょう。
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憤慨している人に寄り添う　誰かに腹が立った場合、または、対立する２人の仲介役を担う場合は、感情的になっている双方の一致点を見つける努力をしましょう。緊張が走る状況であっても、お互いの同士の絆が築けると、「責められている」という気持ちになりません。また、人々が自己防衛的になるのを防ぐこともできます。^{[6]X信頼性の高い出典文献Harvard Business Review出典を見る}
- 「私たち全員が力を合わせればできる」「全員参加でがんばろう」などという言葉を使い、協調の重要性を訴えましょう。
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相手を批判するのではなく、共感の心を示す　腹を立てると不満が爆発し、誰かに話を聞いてもらわずにはいられない人がいます。そのような相手の心配事を真剣に受け止め、相手に何が起こっているのかを理解したい、という意思を示しましょう。つまり、相手の発言を深く考えるためにも、コミュニケーションのとり方を相手に合わせる必要があります。^{[7]X信頼性の高い出典文献Harvard Business Review出典を見る}
- 「なぜあなたが動揺しているのか、よく分かるわ」「あなたは正しかったの。でも、それがみんなにはとても腹立たしいことだったのよ」などと言ってみましょう。
- 本音であっても、例えば「そんなことで腹を立てては駄目よ」「なぜそんなことで悩むのか、全く分からないわ」などと言ってはいけません。
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努力して人に敬意をする　その場の緊張を解すには、感情的になっている人の価値や正当性を認めることが重要です。そうすれば、本人は、自分の無力さや、正当性を認めてもらえないという失望感を持たずに済みます。次のように声をかけて、その人の成功や、当然の権利、秘められたパワーを共に味わいましょう。^{[8]X信頼性の高い出典文献Harvard Business Review出典を見る}
- 「すでに一生懸命がんばってるんだよね？」
- 「随分と我慢しながら、この問題に対処していると思うよ」
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方法 4

方法 4 の 4:

大勢の人とコミュニケーションをとる

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聴衆のタイプに合わせてプレゼンテーションの仕方を調整する　発表の内容を聞き手の心に響かせるには、聴衆のタイプを理解することが重要です。聴衆の職業、簡単な経歴、参加している理由を把握しておく方が良いでしょう。情報が多ければ多いほど、より良い形でプレゼンテーションができます。
- 会社で職位が自分よりも上の経営幹部らにプレゼンテーションを行う場合は、冗談やスラングを省き、プロ意識の高さを印象付ける、洗練された言葉遣いをする必要があります。一方、自分より職位の下の人たちに話す場合は、冗談、スラング、分かりやすい言葉を使うと、その場の緊張を和らげることができるでしょう。
- 聴衆の経歴に注意を払い、彼らが不快感を覚えない言葉遣いや、例え話をしなければなりません。
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言いたいことを綿密に計画する　大勢の人とコミュニケーションを正しくとる際は、少数の人と非公式に話し合う場合とは異なり、言うべきことを考えた上で、どのように伝えるべきかを綿密に計画する必要があります。計画なしでは、聞き手が注意力を保ったまま最後まで聞いてもらえないかもしれません。次のような点を考慮しましょう。^{[9]X出典文献}
- 強調したいポイント：例えば、会社の新しい販売戦略３つを紹介する場合は、各ポイントについて初めて言及する時は、少し大きな声を出しましょう。
- ゆっくりと伝えるべきところ：新しいまたは複雑な情報を伝える時など。
- 自然な間：例えば、会社の販売戦略３つを紹介する際、各戦略を紹介した後で、話を止め、聴衆に考える時間を与えましょう。
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キーフレーズを使って話の要点を伝える　キーフレーズを使用して、話の要点を概説しましょう。口頭でのプレゼンテーションを正確に理解しながら聞くのは難しいかもしれませんが、効果的に「キーフレーズ」を使えば、聴衆の理解に役立つでしょう。使えるフレーズには次のものがあります。^{[10]X出典文献}
- 新しいポイントへの導入を表す「次に」
- 聴衆に主要点を思い出させる「先に述べたように」
- プレゼンテーションの終わりを知らせる「最後に」
- どのように聴衆の質問に答えるかを知らせるには、「質問は最後にまとめて受け付けます。それまで、どうぞ話を聞いてください」などと言うことができるでしょう。
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視覚教材を作成して重要点を強調する　簡単なスライドショーを作りましょう。スライドショーは、重要なポイントを強調する手段として使いましょう。詳細に説明するためのツールとして使うと、聴衆はただスライドを見るだけに終わり、最後まで説明に注意を払ってもらえません。^{[11]X出典文献}
- スライドに加える文字や資料は最小限に留めましょう。例えば、組織の来年の目標を３つ説明する場合は、スライド１枚に、「目標１：新規会員を10％増やす」と書くと良いでしょう。
- そう書くだけで意図は十分に伝わります。また、情報量が多すぎて、注意力が切れてしまうこともありません。
プレゼンテーションでは時折話を止めて、質問がないか、再度説明して欲しい点がないか聴衆に尋ね、あれば言ってもらうように促してみましょう。また、特定の人の名前を呼んだり、その人に視線を送るなどして、話しかけるのも良いでしょう。そうすることで、プレゼンテーションが活気づいて興味深いものなり、聴衆の注意力を最後まで維持できるため、聴衆の記憶に残る情報量も増えるでしょう。^{[12]X出典文献}
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