Come Rispondere al Telefono al Lavoro

Avere un’immagine professionale al lavoro è importante per una carriera di successo. Il modo in cui una persona si veste, parla ed interagisce con colleghi, clienti e supervisori è fondamentale. Rispondere al telefono è una mansione svolta da ogni dipendente, indipendentemente dalla sua posizione nell'azienda. Rispondere al telefono al lavoro con una voce chiara e positiva aiuterà chi ha chiamato a sentirsi a suo agio e promuoverà un’atmosfera positiva.

Passaggi

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Il tuo tono di voce deve essere allegro, confidente, entusiasta e d’aiuto. Chi chiama non può vederti, quindi assicurati che la tua voce sia invitante e calma. Fai finta che chi chiama sia di fronte a te e sorridi. I sorrisi possono spesso essere captati tramite la voce. Evita di mangiare, bere o masticare un chewing gum mentre sei al telefono.
Alcune persone tendono a parlare più forte del normale quando sono al telefono. Usa il tuo volume normale e non urlare. Fai un respiro profondo prima di rispondere al telefono e parla lentamente.
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Usa un saluto standard. Il tuo saluto deve includere qualcosa di appropriato, come “buongiorno” o “buonasera”. Ringrazia la persona per aver chiamato, dì chi sei, il nome della compagnia o il dipartimento, e chiedi in cosa puoi essere utile.
- Evita di dare troppe informazioni non appena rispondi al telefono. Chi chiama deve sapere con chi sta parlando, quindi fornisci le informazioni base di cui ha bisogno. Un saluto chiaro e conciso potrebbe essere: “Buongiorno, grazie per aver chiamato ....... Sono Giovanna, come posso aiutarla?”
Tieni una penna e un blocco accanto al telefono per appuntare le informazioni, in caso tu debba trasferire la chiamata o fare una ricerca per rispondere alle domande di chi chiama. Se sei un receptionist che risponde a chiamate per persone diverse, tieni le loro informazioni e numeri accanto al telefono.
A meno che tu non conosca la persona, usa il cognome, some Sig., Rossi e Sig.ra Bianchi. Scrivi il nome non appena la persona si presenta in modo da non dimenticartelo durante la conversazione.
Se devi trasferire la chiamata o mettere in attesa per trovare delle informazioni o risposte alla domanda, chiedi a chi chiama se gli va bene.
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Consigli

Ricorda di evitare slang o acronimi che altre persone potrebbero non capire. Sii empatico, e rimani calmo e professionale se l’interlocutore si lamenta o è sgarbato.
Evita distrazioni. Smetti di fare cosa stavi facendo e concentrati sulla telefonata in modo che chi chiama abbia la tua totale attenzione. Non vuoi dare l’impressione di essere distratto o troppo impegnato per rispondere a domande o dare assistenza.