Come Gestire un Piccolo Albergo o Pensione

Aprire un piccolo albergo è il sogno di molte persone che desiderano mettersi in proprio e a cui piace stare a contatto con la gente. Purtroppo, è impossibile aprire le porte e pretendere che l'hotel abbia successo da solo: ci vogliono ricerche attente, una buona gestione e una pianificazione finanziaria mirata per sfondare nel settore alberghiero. Se hai intenzione di aprire un albergo tutto tuo, tieni a mente questi fattori.

Parte 1

Parte 1 di 4:

Fare una Ricerca di Mercato

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Prima di preoccuparti della via esatta, devi pensare in maniera più ampia e decidere in quale città vuoi aprire l'hotel. Per iniziare, devi considerare come va il settore del turismo in una determinata zona. Dal momento che si tratta di un piccolo albergo o pensione e non di una grande catena, probabilmente il tuo target di riferimento è formato più da visitatori e turisti che da uomini d'affari in viaggio. Di conseguenza, devi scegliere una zona che la gente visita con piacere. Leggi siti o libri di viaggi per trovare alcune delle destinazioni più amate dai turisti e inizia a fare una ricerca in zona per trovare un posto adatto al tuo albergo ^{[1]XFonte di ricerca}.
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Stabilisci se comprerai un albergo esistente o ne costruirai uno nuovo. Dopo aver scelto una città, devi passare a questa decisione. Potresti cercare un hotel in vendita o costruirne uno da zero. Entrambe le soluzioni hanno pro e contro che dovresti valutare attentamente prima di prendere una decisione ^{[2]XFonte di ricerca}.
- L'acquisto di un albergo esistente è una scelta più economica rispetto a costruirne uno nuovo, a meno che la proprietà non richieda lavori di ristrutturazione non indifferenti. Puoi anche conservare in parte il personale: ciò semplificherà il processo di assunzione in un secondo momento. Tuttavia, se la struttura che acquisti ha una pessima reputazione, i tuoi profitti ne risentiranno. Devi impegnarti per far sapere che l'hotel ha una nuova gestione.
- La costruzione ex novo di un albergo generalmente è l'opzione più costosa. Potrai però costruirlo nel modo in cui desideri, quindi potresti orientarti in base a un target di riferimento specifico. Ricorda anche che un nuovo hotel comporta un certo lavoro promozionale per annunciare l'apertura ai potenziali clienti. Prima di iniziare, verifica che nella zona sia permessa la costruzione di hotel e pensioni.
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Indaga su altri alberghi, pensioni e bed & breakfast in zona. Devi conoscere abbastanza bene la concorrenza e capire come ritagliarti una fetta di mercato che ti permetta di incassare buoni profitti. Quando fai delle ricerche sui potenziali concorrenti, devi esaminare diversi fattori. Questo ti aiuterà a capire come fare in modo che la tua struttura si distingua dalle altre ^{[3]XFonte di ricerca} ^{[4]XFonte di ricerca}.
- Informati sulle tariffe della concorrenza. Considera tutti gli alberghi della zona ed esamina i prezzi per notte. Ricorda però che il prezzo non è tutto: se un hotel è economico ma ha pessime recensioni, non è necessario provare ad abbassare i prezzi per competere con esso.
- Leggi le recensioni online per conoscere le lodi o le lamentele espresse dalla clientela, per capire che cosa vogliono gli ospiti durante la propria permanenza. Questo ti aiuterà a soddisfare le esigenze del tuo target di riferimento.
- Considera i servizi aggiuntivi offerti dagli altri alberghi. Hanno ristoranti? Piscine? Palestre? Colazione inclusa?
- Prenota in alcuni alberghi della zona per analizzare meglio la loro offerta. Alloggiarci per una notte ti permetterà di indagare a fondo la concorrenza e cercare delle idee per il tuo hotel.
Questo ti aiuterà a proporre servizi adatti ai potenziali clienti. Le piccole strutture alberghiere solitamente attraggono visitatori che si fermano solo per qualche notte. Se il tuo albergo si trova in una zona rurale o un paese, probabilmente riceverai molti ospiti che vivono in grandi città, desiderosi di prendersi una pausa dal caos. In questo caso, dovresti arredare l'hotel con elementi che riflettano il classico stile di vita di un paesino ^{[5]XFonte di ricerca}.
I clienti di queste strutture solitamente sono alla ricerca di una certa cordialità, quindi cerca di proporre servizi che li aiuteranno a sentirsi a proprio agio, come a casa. Gli ospiti dei piccoli alberghi in genere vogliono rilassarsi: potresti dunque organizzare uno spazio esterno appartato che aiuti a staccare la spina. In linea di massima, le piccole strutture non offrono palestre o ristoranti, ma nulla te lo vieta. Ricorda solo che i servizi aggiuntivi comportano altri costi, sia per la costruzione sia per la manutenzione. Assicurati di calcolare bene il budget per evitare di subire perdite ^{[6]XFonte di ricerca} ^{[7]XFonte di ricerca}.
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Parte 2

Parte 2 di 4:

Gestire le Finanze dell'Albergo

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Assumi un commercialista. Certo, aprirai un albergo perché lo sogni da una vita, ma devi comunque ricordare che è un investimento finanziario. A meno che la struttura non sia veramente molto piccola o che tu non abbia studiato contabilità, ti servirà un esperto per gestire le finanze. Tutti gli hotel – anche quelli piccoli – hanno molti costi da prendere in considerazione, come personale, bollette, affitto, tasse e attrezzature, tanto per citarne solo alcuni. Un commercialista può aiutarti a orientarti in questo complicato mondo e ad avere un futuro economico roseo. La U.S. Small Business Administration consiglia di fare quanto segue per trovarne uno ^{[8]XFonte attendibileU.S. Small Business AdministrationVai alla fonte}:
- Una raccomandazione personale solitamente è il modo migliore per trovare un commercialista di fiducia. Chiedi consiglio ad altri piccoli imprenditori della zona per capire a chi si rivolgono e se ne sono soddisfatti. Potresti anche cercare degli eventi organizzati nella tua città pensati per piccoli imprenditori, in modo da crearti una rete di conoscenze e trovare potenziali commercialisti.
- Prendi appuntamento con un potenziale commercialista. Alcuni offrono un incontro di presentazione gratuito per i possibili clienti. Dopo aver fatto una lista di candidati, riunisciti con loro per discutere di esperienze e qualifiche, in modo da capire se vanno bene per il tuo albergo.
- Chiedi ai candidati se hanno esperienza nel settore alberghiero. È un mondo unico che richiede conoscenze particolari. Un'esperienza in questo campo sarebbe ideale, specialmente se hanno lavorato con strutture indipendenti. Ti assicurerai così che siano in grado di aiutarti a risolvere certe situazioni che potresti affrontare.
- Cerca di capire se il candidato è affidabile. Oltre all'esperienza, ti serve un commercialista con cui tu possa collaborare a lungo termine. Se arriva in ritardo agli appuntamenti, non risponde alle telefonate e fa un lavoro mediocre, non è la persona giusta per te, per quanto abbia una buona esperienza. Ricorda che il tuo obiettivo è quello di instaurare un rapporto a lungo termine con un professionista in grado di aiutarti a prosperare nel mondo degli affari.
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Scrivi un business plan. Per aprire un albergo, hai bisogno di capitale iniziale, che può essere versato da una banca o da investitori privati. Non importa a chi ti rivolgerai, quel che è certo è che un potenziale investitore deve leggere il tuo business plan per capire se ne vale la pena. Inoltre, questo documento ti aiuta a organizzare i tuoi obiettivi e a farti un'immagine concreta per determinare come avere successo nel settore. Per un hotel, un business plan dovrebbe includere almeno i seguenti elementi ^{[9]XFonte di ricerca}:
- Una descrizione dei servizi offerti dall'albergo. Spiega come intendi distinguerti dagli altri hotel della zona. Offrirai tariffe più vantaggiose? Servizi migliori? Gli investitori vogliono sapere perché il tuo albergo sarà unico.
- Definisci il tuo mercato potenziale. Spiega quali sono le fasce demografiche di riferimento e perché preferirebbero il tuo albergo a un altro.
- Una proiezione dei guadagni futuri. Gli investitori vogliono assicurarsi che il tuo albergo garantisca un profitto. Con l'aiuto del tuo commercialista, calcola approssimativamente le entrate annuali. Definisci anche dopo quanto tempo ti aspetti di iniziare a guadagnare dei profitti e quali sono i tuoi obiettivi nell'arco di 5-10 anni.
- Suddividi dettagliatamente i costi. Fra acquisto o affitto della proprietà, ristrutturazioni e arredamento, avviare un albergo comporta molti costi. Prima di chiedere un prestito, cerca di fare una stima delle spese totali che sia quanto più esatta possibile. Assicurati anche di includere un calcolo abbastanza preciso dei costi operativi quotidiani. Possono volerci diversi mesi prima che l'albergo inizi ad attrarre abbastanza clienti da coprire le spese, quindi ti servirà del denaro liquido per rimanere aperto in quell'arco di tempo.
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Acquisisci un capitale iniziale. Dopo aver scritto il business plan, presentalo ai potenziali investitori. Se è valido, ti permetterà di dimostrare che il tuo albergo sarà un'iniziativa imprenditoriale lucrosa. Questo convincerà gli investitori a prestarti i soldi che ti servono. Hai due possibilità per acquisire capitale. Probabilmente le userai entrambe.
- Banche. È possibile richiedere un prestito in banca per qualche mese o anno, a seconda della situazione. Ciò può coprire i costi comportati dall'apertura e le spese operative dei primi mesi.
- Investitori privati. Può trattarsi di amici, familiari o altri imprenditori interessati a fare un investimento. Assicurati di definire se questi soggetti ti stanno solo facendo un prestito che dovrai restituire con gli interessi o se stanno effettivamente comprando una parte del tuo albergo. Sarebbe utile redigere un contratto per definire i termini dell'accordo e autenticarlo per prevenire problemi futuri.
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Fissa le tariffe. Dopo aver aperto l'albergo, i prezzi determineranno i tuoi profitti. Le tariffe per il pernottamento varieranno a seconda della concorrenza locale, dei costi operativi, della stagione e di molti altri fattori. In linea di massima, per fissare i prezzi, è bene tenerli abbastanza bassi da attirare clienti e abbastanza alti da ricavare un profitto. Per definire le tariffe, ci sono diversi aspetti da tenere a mente ^{[10]XFonte di ricerca}.
- Conosci i costi. Dovresti calcolare esattamente quanto ti costerà tenere l'albergo aperto ogni giorno. Poi, moltiplica questo numero per capire quanto ti costerà gestirlo mensilmente. Le entrate devono coprire almeno le spese mensili, altrimenti l'albergo non potrà rimanere aperto.
- Cerca di capire quanto sono disposti a pagare i clienti. Sarà necessario fare diversi tentativi. Se sei appena agli inizi, i costi operativi saranno la tua unica linea guida. Se dopo qualche mese ti accorgi che tutte le camere sono costantemente prenotate, puoi permetterti di alzare i prezzi. Se invece hai difficoltà ad attirare clienti, abbassali. Puoi anche fare un sondaggio dopo la permanenza per chiedere agli ospiti se hanno trovato giusta la tariffa.
- Regola i prezzi in base alla stagione. In alta stagione, puoi permetterti di alzarli perché più gente va in vacanza. In bassa stagione, abbassali per attirare più clienti.
Anche con una buona gestione finanziaria, il tuo albergo quasi sicuramente avrà momenti di stallo. Dovresti analizzare regolarmente i costi per decidere quali sono necessari e di quali puoi fare a meno. Nei periodi morti, elimina le spese inutili per risparmiare. Per esempio, se è una settimana tranquilla e solo alcune camere sono prenotate, è inutile avere un receptionist per tutto il giorno. Occupatene tu stesso per ridurre i costi e risparmiare il denaro che ti serve per pagare qualcuno che stia alla reception ^{[11]XFonte di ricerca} ^{[12]XFonte di ricerca}.
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Parte 3

Parte 3 di 4:

Gestire il Personale dell'Albergo

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Assumi tutto il personale necessario. Le dimensioni dello staff varieranno a seconda dell'albergo. Per un piccolo bed & breakfast è possibile assumere solo qualche aiutante. Gli hotel con numerose camere, anche quelli più piccoli come il tuo, solitamente richiedono un team completo di addetti ai lavori per una gestione adeguata. Quando cerchi persone da assumere, dovresti considerare almeno le seguenti posizioni ^{[13]XFonte di ricerca} ^{[14]XFonte di ricerca}:
- Addetti alle pulizie. La pulizia dovrebbe essere la tua priorità numero uno per gestire l'albergo. Un hotel sporco si farà subito una pessima reputazione, allontanando i clienti. A seconda dello spazio, può essere necessario un unico addetto alle pulizie o un intero team. Solitamente, una sola persona può pulire circa 10-15 stanze al giorno, tienilo a mente al momento dell'assunzione.
- Reception. Anche nei piccoli alberghi generalmente è necessario che ci sia sempre qualcuno alla reception. Potresti occupartene tu stesso per qualche ora, ma ti servirà un team che si dedichi esclusivamente a questo 24 ore su 24.
- Esperti di manutenzione. Uno o due dovrebbero bastare per un piccolo albergo. Cerca dei tuttofare: devono essere in grado di occuparsi di idraulica, tinteggiare, riparare, risolvere problemi che interessano il sistema elettrico e così via. Questi dipendenti hanno la funzione di dedicarsi agli incarichi più piccoli. Se non riescono a fare qualcosa, puoi assumere un professionista specializzato per i lavori più complessi.
- Cuoco. Se hai intenzione di servire del cibo, ti serve almeno un cuoco. Gli alberghi più piccoli possono offrire esclusivamente la colazione, quindi può essere necessario assumere qualcuno soltanto per qualche ora al giorno.
I colloqui devono essere accurati. Inoltre, verifica le loro referenze e discutine; dovresti anche controllare i precedenti penali. Ricorda che i tuoi dipendenti hanno accesso alle camere degli ospiti e alle loro proprietà: devi assicurarti che siano tutti affidabili prima di concedere una libertà del genere ^{[15]XFonte di ricerca}.
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Scrivi un manuale per tutti i dipendenti. Dovresti implementare dei regolamenti specifici per tutte le persone che assumi. In questo modo, è possibile garantire un servizio che sia sempre qualitativamente di alto livello per i tuoi ospiti. Invitali a leggere il manuale: sarà parte della loro formazione. Spiega esattamente che cosa ti aspetti da ciascun dipendente ^{[16]XFonte di ricerca}.
- Sottolinea il fatto che tutti gli ospiti vanno trattati con cordialità. Se il servizio è scarso, i clienti non torneranno e la tua iniziativa imprenditoriale fallirà.
- Inoltre, spiega quali tipi di attività sono proibiti nella struttura e definisci in quali casi è possibile che l'infrazione delle regole porti al licenziamento.
Gli incontri settimanali o mensili ti aiuteranno a mantenere un buon rapporto con lo staff. Dovresti approfittarne per chiarire che cosa è possibile migliorare e chiedere suggerimenti a tal proposito. Inoltre, assicurati di lodare un lavoro ben fatto, in modo che i dipendenti si sentano parte di una squadra. Ascolta attentamente i consigli: per quanto sia tu il proprietario, i tuoi dipendenti possono avere esperienza nel settore che a te manca, quindi sono nella posizione giusta per suggerire dei cambiamenti ^{[17]XFonte di ricerca}.
Ricorda ai tuoi dipendenti che possono rivolgersi a te ogni volta che intendono parlare di un problema o condividere una preoccupazione. Se lo fanno, ascoltali. Dovresti stare spesso nella struttura e giocare un ruolo attivo nella gestione. Il personale si sentirà così a proprio agio con te e sarà più disposto ad aprirsi. Se non ci sei mai, sembrerai distante e lo staff potrebbe avere difficoltà a parlare onestamente con te ^{[18]XFonte di ricerca}.
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Parte 4

Parte 4 di 4:

Pubblicizzare l'Albergo

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Crea un sito web. Se l'albergo non è su internet, è praticamente invisibile per i potenziali clienti. Potresti creare un sito da solo, ma sarebbe meglio fare un investimento e rivolgerti a un professionista. Infatti, spesso è facile capire se una pagina web è raffazzonata. Come minimo, il sito dovrebbe indicare nome, indirizzo, dati di contatto e tariffe per notte dell'albergo. I piccoli hotel molte volte attraggono ospiti in cerca di un certo senso di familiarità e calore, quindi puoi fare leva su questa esigenza aggiungendo particolari informazioni. Qualunque dato tu scriva sul sito, assicurati che sia preciso e aggiornato. Una pagina web abbandonata farà sembrare inattivo o poco professionale il tuo albergo e questo può nuocere agli affari ^{[19]XFonte di ricerca}.
- Pubblica immagini delle proprietà. I clienti vorranno vedere dove alloggeranno. Includi foto delle camere e panorami dei dintorni.
- Aggiungi informazioni biografiche sul tuo conto. Per personalizzare il sito, mettici la faccia. Se lo staff è disposto a fare lo stesso, puoi includere anche i tuoi dipendenti. Ciò offrirà quel tocco di calore che tende ad attirare la tipica clientela di bed & breakfast e pensioni.
- Scrivi una storia dell'albergo. Alcune case storiche vengono adibite a piccoli hotel. In questo caso, attirerai una nicchia di mercato formata da appassionati di storia. Per riuscirci, offri una storia completa della struttura e della zona circostante.
- Pubblica offerte speciali o sconti.
- Offri liste e descrizioni delle attrazioni vicine. Se l'albergo si trova nei pressi di zone turistiche, pubblicizza questa informazione. I turisti capiranno così che è un posto pratico in cui alloggiare.
Pubblicizzati su siti di viaggi come Expedia, Viator o Hotels.com. Queste pagine web sono state ideate per chi è alla ricerca di alberghi e destinazioni turistiche. Promuovendoti su di esse, attirerai ospiti da tutta Italia e anche dall'estero.
Prima, però, chiedi. A volte i turisti decidono all'ultimo minuto di alloggiare in un albergo. Pubblicizzandoti in questo modo, ti occuperai di questa potenziale fetta di mercato ^{[20]XFonte di ricerca}.
Gli sconti di gruppo, la colazione gratis e un ribasso dei prezzi sulle permanenze più lunghe sono metodi efficaci per attirare clienti che non dispongono di un budget elevato. Assicurati di pubblicizzare tutte le offerte sul tuo sito. Inoltre, quando fai degli sconti, devi essere sicuro di poter coprire tutti i costi operativi ^{[21]XFonte di ricerca}.
Occasioni come matrimoni e congressi aziendali attireranno molta gente. Se hai poche camere può essere difficile, tuttavia, anche un piccolo albergo può avere abbastanza spazio da ospitare questo tipo di eventi. Probabilmente non puoi tenere una grande conferenza, ma per le aziende è sempre più comune organizzare incontri più raccolti per i propri dirigenti o manager. Una pensione di una cittadina può essere l'ambiente giusto per questo tipo di evento. Servendoti del tuo sito o di altre pagine web di viaggi, pubblicizza il fatto che nel tuo albergo è possibile organizzare eventi e che sono previste offerte speciali per i partecipanti ^{[22]XFonte di ricerca}.
I piccoli alberghi spesso operano nei pressi di attrazioni turistiche. Approfittane per pubblicizzarti meglio. Mettiti in contatto con i responsabili di parchi, siti storici, ristoranti e teatri. Cerca di proporre un accordo vantaggioso. Per esempio, se raccomandano il tuo albergo ai turisti, tu promuoverai la loro attrazione con delle brochure che sistemerai alla reception. In questo modo, potrai attirare clienti che non hanno visto le tue pubblicità altrove ^{[23]XFonte di ricerca}.
Oltre agli altri metodi pubblicitari, il passaparola è fondamentale. I clienti potrebbero parlare del tuo albergo ad amici e parenti, pubblicizzarlo sui social network e recensirlo online, quindi devi fare tutto il possibile per assicurarti che i commenti siano positivi. Anche un solo ospite insoddisfatto potrebbe nuocere agli affari, qualora esprimesse la propria delusione su internet. Se ti impegni a soddisfare ogni singolo ospite, coltiverai una clientela fedele che ti farà un'ottima pubblicità ^{[24]XFonte di ricerca}.
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Coltiva un buon rapporto con i clienti per convincerli a tornare. Gli ospiti che hanno apprezzato il tuo albergo sono un'ottima fonte di affari. Oltre a offrire un buon servizio durante la permanenza, esistono diversi metodi per indurre un ospite a tornare.
- Manda e-mail. Con una mailing list, puoi informare i clienti di offerte speciali e sconti. È meglio che siano gli ospiti a iscriversi a questa lista, non mandare e-mail a tutti quelli che hanno alloggiato nel tuo albergo. In caso contrario, rischi di infastidire le persone ottenendo l'effetto contrario.
- Premia i clienti che tornano offrendo degli sconti. Esistono diversi modi per farlo. Potresti scontare la seconda permanenza, oppure offrire una notte gratis se prenotano per un certo numero di giorni. Potresti anche implementare un sistema a punti, in modo che i clienti possano accumularli e ottenere degli sconti.
- Rispondi alle opinioni dei clienti. Diversi siti di viaggi permettono agli alberghi di rispondere alle recensioni della clientela. Dovresti approfittarne per rispondere sia alle opinioni positive che a quelle negative. Ciò dimostrerà agli ospiti che prendi sul serio il loro parere, quindi potrebbero sentirsi invogliati a tornare. Farai anche capire ai potenziali clienti che per te è importante offrire un buon servizio.
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