Come Fare un'Analisi dei Costi

Un'analisi costi (anche chiamata analisi costi-benefici o ACB) è un profilo dettagliato di potenziali rischi e guadagni nella pianificazione di un’attività imprenditoriale. Sono coinvolti diversi fattori, anche alcune considerazioni astratte, che rendono la creazione dell'analisi ACB più un'arte che una scienza, anche se una visione fondata sui numeri è sempre fondamentale. Una ACB è utile per prendere diversi tipi di decisioni aziendali e personali, soprattutto se riguardano la possibilità di fare un profitto (anche se questo non è indispensabile). Nonostante condurre un'analisi costi-benefici sia un compito complesso, non devi avere una laurea in business per imparare come fare. Chiunque che è disposto a fare un brainstorming, a ricercare e ad analizzare dati è in grado condurre un'analisi di alta qualità.

Passaggi

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Definisci l'unità di costo della ACB. Poiché lo scopo della ACB è determinare se un certo progetto o iniziativa vale le spese necessarie per attuarlo, è importante stabilire fin dall'inizio esattamente le misure di ACB in termini di "costi". In genere, una ACB misura i costi in termini di denaro, ma nei casi in cui non si tratta di soldi, le ACB possono misurare i costi in termini di tempo, utilizzo di energia, e altro ancora.
- Per spiegare meglio, in quest'articolo creeremo un esempio di ACB. Supponiamo di avere un'attività lucrativa con un chiosco per la vendita di limonate nei weekend estivi e di volere condurre un'analisi costi per decidere se sia beneficioso espandersi e avere un secondo chiosco dall'altra parte della città. In questo caso, quello a cui siamo interessati come prima cosa è sapere se questo secondo chiosco ci farebbe fare più soldi a lungo termine o se le spese associate all'espansione sarebbero proibitivamente elevate.
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Scrivi in dettaglio i costi tangibili del progetto. Quasi tutti i progetti hanno dei costi. Per esempio, iniziative aziendali richiedono degli investimenti in denaro iniziali per comprare merci e attrezzature, formazione del personale e simili. Il primo passo per una ACB è fare un elenco esaustivo e dettagliato di questi costi. Ti sarà anche utile consultare dei progetti simili per trovare dei costi da includere nel tuo elenco che magari non avresti considerato. I costi potrebbero essere delle spese fatte una volta o che si devono pagare di continuo. I costi dovrebbero essere basati sui prezzi e/o sulla ricerca di mercato attuale, quando possibile; quando questo non è possibile, dovrebbero essere delle stime intelligenti e ponderate.
- Qui sotto sono elencati i tipi di costi da includere nella ACB:
  - I prezzi di merci o strumentazioni relative all'attività
  - Spese di spedizione, gestione e trasporti
  - Costi operativi
  - Spese per i dipendenti (salari, formazione, ecc.)
  - Beni immobili (uffici in affitto, ecc.)
  - Assicurazioni e tasse
  - Utilità (elettricità, acqua, ecc.)
- Facciamo un elenco dettagliato dei costi per il lancio del nostro ipotetico chiosco di limonate:
  - Attrezzature in termini di limoni, ghiaccio e zucchero: 20€/giorno
  - Salari per due persone allo chiosco: 40€/giorno
  - Un buon frullatore (per i frullati): spesa unica di 80€
  - Un grosso frigo portatile: spesa unica di 15€
  - Legno, cartone e altro materiale per lo chiosco e le insegne: costo unico di 20€
  - Il reddito del chiosco non è tassabile, il costo per l'acqua usata è trascurabile, e abbiamo una polizza per aprire dei chioschi in luoghi pubblici, per cui non dobbiamo considerare le spese per tasse, utilità o beni immobiliari.
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Dettaglia qualsiasi costo “immateriale". E' raro che i costi per i progetti siano costituiti esclusivamente da spese materiali e reali. Di solito le ACB tengono "anche" in considerazione le richieste di cose immateriali, come tempo ed energia necessari per completare il progetto. Sebbene queste cose non possono essere realmente comprate e vendute, si possono assegnare dei costi reali, stabilendo quanti soldi una persona guadagnerebbe ipoteticamente se usasse tali voci per un altro scopo. Per esempio, anche se smettere per un anno per poter scrivere un romanzo tecnicamente non costa niente, uno deve considerare che così facendo rimarrà senza uno stipendio per un anno. In questo caso, quello che facciamo e scambiare "denaro" con "tempo", comprando un anno per noi stessi al prezzo di uno stipendio di un anno.
- Qui sotto sono elencati i tipi di costi non tangibili da includere nella ACB:
  - Il costo del tempo impiegato per un progetto, ovvero il denaro che "potrebbe" essere guadagnato se questo tempo fosse impiegato per fare qualcos'altro
  - Il costo dell'energia impiegata per un progetto
  - Il costo per stabilire una determinata routine
  - Il costo di possibili perdite durante l'attuazione dell'iniziativa pianificata
  - Il valore del fattore di rischio di cose immateriali come sicurezza e fiducia accordata al cliente.
- Consideriamo i costi non tangibili per l'apertura di un nuovo chiosco di limonate. Assumiamo che il chiosco attuale generi 20€/ora per 8 ore al giorno, 2 giorni alla settimana (sabato e domenica):
  - Chiusura del chiosco già esistente per un giorno per poter costruire quello nuovo, preparare le insegne e trovare la nuova locazione: perdita nei profitti pari a 160€.
  - 2 ore alla settimana per le prime due settimane passate a risolvere problemi nella catena di fornitura: perdita nei profitti pari a 80€ durante le prime due settimane.
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Fai un elenco dettagliato dei benefici progettati. Lo scopo di una ACB é mettere a confronto i benefici di un progetto con i costi: se i primi superano chiaramente i secondi, probabilmente il progetto sarà portato avanti. Il dettaglio dei benefici è fatto nello stesso modo in cui viene fatta la parte sui costi, anche se molto probabilmente dovrai affidarti di più a delle stime plausibili. Piuttosto prova ad avvalorare le tue stime con prove dalla ricerca o da progetti analoghi e assegna una quantità monetaria a tutti i modi tangibili o no in cui vedrai un ritorno positivo dalla tua iniziativa.
- Qui sotto sono elencati i tipi di benefici da includere nella ACB:
  - Reddito prodotto
  - Denaro risparmiato
  - Interesse maturato
  - Partecipazioni costruite
  - Tempo e impegno risparmiati
  - Utilizzo continuativo da parte dei clienti
  - Immateriali come raccomandazioni, soddisfazione del cliente, dipendenti più felici, posto di lavoro più sicuro, ecc.
- Calcoliamo i benefici previsti per il nostro nuovo chiosco di limonate e forniamo una spiegazione per ciascuna stima:
  - Grazie all'elevato traffico pedonale, uno chiosco concorrente vicino al sito ipotetico del nuovo chiosco farà ben 40€/ora. Poiché il nostro nuovo chiosco dovrebbe competere per gli stessi clienti e in quest'area non abbiamo ancora un riconoscimento tra le persone, assumeremo che faremo meno della metà (15€/ora o 120€/giorno) e che questo potenzialmente crescerà quando si diffonderà la voce sui nostri prezzi più bassi.
  - Quasi tutte le settimane, butteremo via circa 5€ di limoni andati a male. Pianifichiamo di riuscire a suddividere più efficientemente le nostre attrezzature tra i due chiosco, eliminando questa perdita. Poiché siamo aperti due giorni alla settimana (sabato e domenica), risparmieremo circa 2,5€/giorno.
  - Una delle nostre dipendenti attuali abita proprio vicino al sito del nuovo chiosco. Permettendole di lavorare al nuovo chiosco (assumendo qualcun altro per lo chiosco vecchio), calcoliamo di sfruttare il tempo di spostamento ridotto per tenere lo chiosco aperto una mezz'ora in più ogni giorno, il che equivale a circa 7,5€/giorno extra, considerando la nostra stima sul potenziale del chiosco di produrre denaro.
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Somma e confronta i costi e i benefici del progetto. Questo è il punto cruciale di una ACB. Per finire, determiniamo se i benefici superano i costi. Sottrai i costi correnti dai benefici correnti, poi fai la somma di tutti i costi fatti una sola volta per avere un senso della dimensione dell'investimento iniziale necessario per incominciare il progetto. Con queste informazioni, dovresti riuscire a stabilire se un progetto darà un profitto e sarà realizzabile.
- Confrontiamo i costi e benefici nell'apertura di un secondo chiosco di limonate:
  - Costi correnti: 20€/giorno (attrezzature) + 40€/giorno (salari) = 60€/giorno
  - Benefici correnti: 120€/giorno (reddito) + 7,5€/giorno (mezz'ora extra) + 2,5€/giorno (risparmi sui limoni) = 130€/giorno
  - Costi pagati una volta: 160€ (chiusura per un giorno del primo chiosco) + 80€ (problemi nella catena di fornitura) + 80€ (frullatore) + 15€ (frigorifero portatile) + 20€ (legno, cartone) = 355€
- Quindi, con un investimento iniziale di 355€, ci aspettiamo di fare circa 130€-60€ = 70€/giorno. Non male.
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Calcola un tempo di rientro per l'iniziativa. Più velocemente un progetto può pagarsi le spese, meglio sarà. Considerando i totali di costi e benefici, determina quanto tempo sarà necessario per rientrare le spese previste per l'investimento iniziale. In altre parole, dividi il costo dell'investimento iniziale per il reddito giornaliero, settimanale, mensile, per calcolare quanti giorni, settimane, mesi ci vorranno per rientrare l'investimento iniziale e iniziare a generare un profitto.
- Il nostro ipotetico progetto ha un costo iniziale di 355€ e si stima che generi 70€/giorno. 355/70 = circa 5. Sappiamo, quindi, assumendo che le nostre stime siano corrette, che il nuovo chiosco pagherà le spese dopo circa 5 giorni di attività. Poiché i chioschi sono aperti nei weekend, questo equivale a circa 2-3 settimane.
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Usa la ACB per informare sulla tua decisione se perseguire il progetto. Se i benefici previsti superano chiaramente i costi e il progetto può ripagare l'investimento iniziale dopo un periodo ragionevole, è consigliabile prendere in considerazione di realizzare il progetto. Se, invece, non è chiaro che un progetto possa generare un profitto in più o che possa ripagare le spese in un periodo di tempo ragionevole, sarà meglio riconsiderare il progetto o lasciarlo perdere del tutto.
- Secondo la nostra ACB, il nostro nuovo chiosco sembra essere un affare sicuro. Si prevede di ripagare dopo poche settimane e dal quel momento in poi di generare un profitto. L'estate dura diversi mesi, perciò, con un po' di fortuna, alla lunga riusciremo a fare più soldi con due chioschi invece che uno solo.
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Consigli

Calcola il valore di una voce non tangibile usando il possibile costo (o ritorno) dell'immateriale e la probabilità statistica che si realizzi. Per esempio, un cliente potrebbe mandarti una persona a cui ti ha raccomandato, dando al tuo business un netto di 20 euro in più. La probabilità statistica che un cliente ti mandi un raccomandato è del 30 percento. Questo risulta in un valore di analisi costi benefici di 6 dollari per quella raccomandazione.
Ogni iniziativa ha dei costi e benefici diversi. Cerca di considerare tutto quando fai l'elenco delle quantità previste. Ricorda che anche le cose più piccole hanno la loro importanza.