Come Condurre un Sondaggio Telefonico

Gli operatori che conducono sondaggi telefonici contattano le persone da intervistare formulando una serie di domande precise per ogni indagine. Devono seguire uno testo scritto e registrare le risposte dei partecipanti utilizzando un software per l'inserimento dei dati. Imparando a presentare, condurre e concludere correttamente un'indagine telefonica, potrai stare al passo con la concorrenza e prepararti all'impiego di intervistatore.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Presentare il Sondaggio

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Proponi il sondaggio a ogni possibile intervistato. All'inizio di ogni telefonata di' il tuo nome e presenta la società per cui lavori, descrivi l'argomento dell'indagine e spiega a chi è rivolta.
- Dovresti utilizzare un linguaggio dinamico nella tua presentazione. Invece di dire: "Saresti interessato a partecipare a un sondaggio?", potresti esprimerti in questo modo: "Si tratta di un sondaggio molto importante, concepito per migliorare i servizi e i programmi destinati alle famiglie".
- Indica a ciascun soggetto intervistato come sono state ottenute le sue informazioni di contatto. Mettilo al corrente se il suo numero di telefono è stato selezionato a caso da un elenco o se è stato acquisito da una società di telecomunicazioni.
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Descrivi come si svolgerà il sondaggio. Rivela lo scopo della ricerca e dell'indagine e fornisci una stima del tempo necessario per completare l'intervista. Dando al tuo interlocutore una chiara idea di tutte le implicazioni connesse al lavoro che stai svolgendo, dimostrerai di essere onesto e lo incoraggerai a partecipare.
- Garantisci la riservatezza e l'anonimato dell'intervistato quando è opportuno. Digli che la partecipazione è volontaria.
- Informalo che può evitare di rispondere a una domanda se preferisce.
- Fornisci il nome del responsabile delle indagini se ti viene chiesto.
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Convinci l'intervistato a partecipare al sondaggio. Il tuo datore di lavoro dovrebbe fornirti un'adeguata preparazione per permetterti di trasformare le obiezioni in adesioni. Alcuni dei metodi insegnati consistono nel porre l'accento sull'importanza dell'indagine e nel garantire che l'intervista non sarà difficile né porterà via molto tempo a chi vi aderisce, qualora fosse effettivamente breve.^{[1]XFonte di ricerca}
- Fai un paio di tentativi se la persona si rifiuta di partecipare. Se resta di questo parere, chiedi se puoi richiamarla quando è più libera.
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Parte 2

Parte 2 di 3:

Raccogliere e Registrare i Dati

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Quando conduci un sondaggio, attieniti allo script. È molto probabile che chi ha formulato il questionario abbia riflettuto a lungo e attentamente sulle domande da porre. Leggendole integralmente, riceverai le risposte che il tuo datore di lavoro sta cercando ed eviterai il rischio di ottenere risposte basate su cattive interpretazioni.
A seconda del sondaggio, devi conoscere il software scelto dal tuo datore di lavoro per l'immissione dei dati. I programmi come Microsoft Excel sono i più comuni. Trova il tempo per prendere dimestichezza col software in modo da conoscerne i limiti e le funzioni. In questo modo, ti preparerai a inserire i dati in modo efficiente e ridurre il rischio di commettere errori.^{[2]XFonte di ricerca}
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Inserisci con attenzione tutte le risposte. Durante le interviste telefoniche computerizzate avrai delle domande ben precise da rivolgere al partecipante. Quando questi risponde, inserisci la risposta nel computer che provvederà a introdurla immediatamente nel database. Scrivila come l'hai sentita per garantire un'analisi e un'interpretazione accurata dei dati.
- In alcuni casi, ti conviene alternare tra le domande più semplici e quelle che richiedono risposte più lunghe. Se c'è una domanda molto complessa, continua con una a risposta chiusa in modo da avere il tempo sufficiente per registrare con precisione le risposte.
- Alcuni programmi di inserimento dati riescono a individuare eventuali errori, ma è sempre una buona idea controllare il lavoro.
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Concludere il Sondaggio

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Spesso è l'ultimo passaggio del sondaggio telefonico. Anche se è facoltativo, di solito è molto utile perché ti consente di raccogliere i dati in modo più accurato. I dati demografici includono il sesso, l'età, l'appartenenza politica, la confessione religiosa, l'identità di genere e l'origine etnica.
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Ringrazia. È molto importante ringraziare il partecipante per il tempo e l'impegno dedicato. Oltre che per una questione di ordinaria gentilezza, è fondamentale per il successo complessivo del sondaggio. Molte volte i sondaggi telefonici vengo registrati per verificare la qualità con cui sono stati condotti, quindi è indispensabile seguire tutti i passaggi e concludere correttamente l'intervista.
- Potresti chiedere al partecipante: "Ha qualche suggerimento su come migliorare questo sondaggio?". In questo modo, gli farai capire che il suo parere verrà preso in considerazione. Concludi dicendo di aver apprezzato il suo contributo.
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Analizza le tue prestazioni. Terminata la telefonata, considera come è andata l'intervista e sotto quali aspetti potresti migliorare. Controlla il tempo per vedere se hai rispettato i limiti richiesti e se hai formulato in modo efficiente le domande.
- Effettua un'autovalutazione ponendoti domande sulle tue prestazioni e rispondendo onestamente. In questo modo, potrai migliorare le tue capacità di intervistatore per il prossimo sondaggio.
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Consigli

Conduci l'intervista con cortesia e rispetto. Comunica professionalità usando un tono pacato e parlando tranquillamente in modo che l'interlocutore possa comprenderti facilmente.
Tieni una bottiglia d'acqua accanto al computer se il tuo datore di lavoro te lo permette. Parlare al telefono per diverse ore può mettere a dura prova la voce.
Fai qualche intervallo per riprendere le forze e alzarti.

Avvertenze

Non far trapelare rabbia e frustrazione attraverso la voce mentre interagisci con un interlocutore irascibile, maleducato o difficile. Informa il tuo supervisore se sei alle prese con un'intervista particolarmente spinosa in modo che possa ascoltarla.