Come Avviare una Chiamata in Audioconferenza

Con la mobilità odierna della forza lavoro e con il telelavoro in aumento, l’audioconferenza — quando tre o più persone in diverse sedi parlano al telefono allo stesso tempo — sta diventando un modo comune di fare business. Ti mostreremo come avviarla.

Metodo 1

Metodo 1 di 2:

Metodo 1: Utilizzare uno Smart Phone

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Chiama uno dei partecipanti alla chiamata in conferenza. Puoi trovarlo nella tua lista dei contatti o puoi semplicemente utilizzare il tastierino per comporre il numero.
- Quando la chiamata è stabilita, tocca “Aggiungi Chiamata”. Il primo partecipante è messo in attesa.
Ancora una volta, puoi utilizzare il tuo elenco di contatti o comporre il numero.
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Premi Unisci Chiamata. Questo procedimento aggiungerà il secondo partecipante alla telefonata.
- Puoi creare una conferenza con cinque persone al massimo, secondo quanto permesso dal tuo operatore.
- Questo metodo funziona con l’iPhone di Apple e anche con l’Android HTC Hero.
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Metodo 2

Metodo 2 di 2:

Metodo 2: Trovare un Gestore di Conferenze Telefoniche

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Trova il fornitore giusto. Aziende come GoToMeeting o Skype ti permettono di impostare conferenze audio/video per un certo numero di persone. Ci sono vari prezzi disponibili, da gratis a centinaia di euro l'anno, in base alle tue esigenze e al livello di servizio richiesto.
- Puoi pagare ogni conferenza proporzionalmente al numero di partecipanti, alla durata della chiamata, eccetera oppure puoi acquistare un servizio forfettario, in cui hai un accesso illimitato a un costo mensile fisso.
- In generale, paga per il servizio solo chi organizza e gestisce la conferenza.
- Alcuni servizi richiedono l’acquisto aggiuntivo di hardware e/o di altre caratteristiche accessorie, ma esistono anche offerte prepagate che ti permetteranno di utilizzare indifferentemente il tuo telefono fisso, il tuo cellulare o il tuo computer.
- Considera l’opportunità di utilizzare un numero verde o di addebitare il costo delle chiamate internazionali ai partecipanti nel momento in cui s’inseriscono nell’audiochiamata.
- Le chiamate in audioconferenza possono essere utilizzate anche in combinazione con le conferenze web, così i partecipanti possono visualizzare documenti o presentazioni in contemporanea. Alcuni provider offrono tutto questo come un unico pacchetto, ma è possibile farlo anche con altri mezzi: ad esempio, mentre sono in conferenza, tutti i partecipanti possono andare allo stesso URL o aprire lo stesso allegato di posta elettronica.
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Raccogli tutte le informazioni che servono ai partecipanti per inserirsi nella conferenza telefonica. Di solito si tratta di un numero di telefono e di qualche tipo di password.
- Testa il collegamento in anticipo se hai familiarità con lo strumento che userai.
Cerca altri suggerimenti su come organizzare una conferenza di questo tipo.
Assicurati di effettuare la chiamata da una posizione tranquilla, con un rumore di fondo minimo.
Sii puntuale o parti con dieci minuti di anticipo, se possibile. Alcuni strumenti non ti permetteranno di accedere prima dell’orario prestabilito e altri bloccheranno ogni comunicazione fino a quando non si sarà connesso un amministratore con una password speciale.
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Consigli

Evita il più possibile di mischiare la carta e di digitare per non fare rumore di fondo.
Utilizza il pulsante Silenzioso quando non stai parlando o se hai bisogno di starnutire.
Evita gomma da masticare, patatine e qualsiasi altro alimento mentre sei in audioconferenza.

Avvertenze

Durante la ricerca di un provider di teleconferenza, informati sui costi nascosti e sugli obblighi mensili.
Paragona il costo della chiamata al numero verde con quello delle interurbane, in quanto potrebbero essere significativamente diversi.
Se hai clienti o collaboratori al di fuori degli Stati Uniti che hanno intenzione di aderire alla chiamata in conferenza, accertati che siano in grado di accedere/connettersi alla conferenza.