Come Rispondere al Telefono Cortesemente

È importante avere maniere gentili e amichevoli quando si risponde al telefono, soprattutto se si parla con uno sconosciuto o si è sul posto di lavoro. In queste occasioni è importante sapere come rispondere correttamente, in modo da non iniziare la conversazione con il piede sbagliato. Rispondi al telefono in modo educato e parlando chiaramente, concentrandoti sulla chiamata e mantenendo un tono professionale se ti trovi in un ambiente di lavoro.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Chiamate di Lavoro

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Rispondi dopo 2 o 3 squilli. Quando ricevi una chiamata al lavoro, lascia che il telefono squilli 2 o 3 volte prima di rispondere. Se lo lasci squillare più di 3 volte, chi chiama potrebbe diventare impaziente e sentirsi ignorato.^{[1]XFonte di ricerca}
- D'altra parte, se rispondi dopo il primo squillo chi chiama potrebbe essere colto di sorpresa da una risposta così rapida e potrebbe non aver avuto abbastanza tempo per organizzare i propri pensieri.
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Prepara un saluto professionale. Quando rispondi al telefono in ufficio, non sempre saprai chi c'è dall'altra parte: potrebbe essere il tuo capo, un cliente, uno dei tuoi colleghi o anche qualcuno che ha sbagliato numero.
- Un saluto professionale come "Buongiorno" o "Come posso aiutarla?” permette di far partire la conversazione con il piede giusto.
- Anche se vedi l’identità del chiamante e pensi che sia un tuo collega, non darlo per scontato: potrebbe pur sempre aver prestato il proprio telefono a qualcun altro. Rispondere al telefono con "Sì, cosa?" potrebbe dare all’interlocutore un'impressione sbagliata di te.
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Identifica te stesso e la tua organizzazione. In situazioni lavorative è più appropriato rispondere al telefono dicendo il tuo nome e quello della ditta. Ad esempio, puoi dire: "Grazie per aver chiamato Officina Rossi, sono Chiara. Come posso aiutarla?".
- Molti uffici hanno regole prestabilite su come rispondere al telefono, quindi assicurati di seguire quelle della tua azienda. Se non sei sicuro su quali siano quelle adottate nel tuo posto di lavoro, chiedi al tuo supervisore.
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Chiedi gentilmente chi sta chiamando, se non lo sai. Spesso la persona non solo ti dirà il proprio nome, ma fornirà anche informazioni sul motivo per cui sta chiamando. Se non vedi l’identità di chi chiama, non hai riconosciuto il numero o non hai sentito cosa ha detto la persona sull'altra linea, chiedilo di nuovo dicendo "Posso sapere chi sta parlando?".
- Una volta che si è presentato, rivolgiti correttamente al tuo interlocutore con il titolo che fornisce. Se dice il proprio nome e cognome e vuoi essere più professionale, chiamalo solamente con il cognome.^{[2]XFonte di ricerca}
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Parla direttamente nel microfono. Appoggia delicatamente il telefono sulla guancia e parla nel microfono, che dovrebbe trovarsi naturalmente davanti alla tua bocca. Non preoccuparti di mettere il microfono troppo vicino alla bocca o di parlare ad alta voce.
- Se la persona con cui stai parlando ti chiede di alzare la voce, puoi parlare un po' più forte. Altrimenti, mantieni la voce al livello di una normale conversazione.^{[3]XFonte di ricerca}
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Evita di usare termini dialettali o volgari. Quando rispondi al telefono al lavoro, per le persone con cui stai parlando rappresenti la tua azienda. Parla in modo educato ed evita di usare slang, imprecazioni o parolacce. Anche se la conversazione si fa accesa e la persona con cui stai parlando impreca, mantieni la calma e sii gentile.^{[4]XFonte di ricerca}
- Naturalmente, se stai parlando al tuo telefono personale con gli amici, puoi essere informale e parlare come faresti in una conversazione faccia a faccia.
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Parte 2

Parte 2 di 3:

Chiamate Personali a Casa

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Rispondi in un ambiente tranquillo. Se ti trovi in un ambiente rumoroso, prima di rispondere al telefono spostati in un luogo più tranquillo oppure abbassa il volume della musica o del televisore. Dovresti trovarti in un posto abbastanza silenzioso da essere in grado di sentire la persona che ti parla e che lei riesca a sentire le tue risposte. ^{[5]XFonte di ricerca}
- Un ambiente tranquillo ti permetterà anche di concentrarti meglio sulla conversazione.
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Interrompi qualsiasi altra attività prima di rispondere al telefono. Prenditi un momento per raccogliere i tuoi pensieri prima di rispondere. Non distrarti, poiché ciò potrebbe portare a problemi di comunicazione tra te e la persona con cui parlerai. Se sei libero da distrazioni, il tuo interlocutore sentirà di avere la tua completa attenzione.^{[6]XFonte di ricerca}
- Per esempio, se stavi navigando su internet o leggendo un libro quando il telefono ha iniziato a squillare, interrompi questa attività e concentrati solo sulla chiamata.
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Di’ “Pronto” e pronuncia il tuo nome con un tono di voce tranquillo. Se non conosci l’identità di chi sta chiamando, puoi aggiungere “Sono Michele”. Per una risposta più formale puoi dire, ad esempio: "Questa è casa De Dominicis”.^{[7]XFonte di ricerca}
- Se hai riconosciuto l’identità di chi sta chiamando e sai che si tratta di un amico o un famigliare, sentiti libero di dire "Ciao Tommaso! Come stai oggi?”.
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Prendi nota di quanto ti dice il tuo interlocutore se il membro della famiglia che sta cercando di contattare non è disponibile. Se stanno cercando di contattare qualcuno che non è a casa o al momento non è disponibile, puoi dire: "Mi dispiace, signora Bianchi, mio padre non è disponibile in questo momento. Vuole lasciarmi un messaggio?". Assicurati di annotare il nome della persona, il suo numero di telefono e il motivo della chiamata con una grafia chiara e leggibile.
- Se non hai un blocco note a portata di mano, chiedi alla persona di aspettare un attimo mentre ne vai a prenderne uno.
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Chiamate al Cellulare

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Saluta il tuo interlocutore con un tono amichevole. Quando rispondi al cellulare, generalmente vedi subito l’identità di chi ti sta chiamando. Di' qualcosa come: "Ciao Simone, come stai?". Anche se il numero è privato o nascosto, è importante rispondere comunque in modo amichevole, dicendo per esempio: “Pronto, con chi sto parlando?”.
- Poiché le chiamate al cellulare tendono a essere più informali di quelle a un'azienda o a una linea fissa, non è necessario pronunciare il proprio nome quando si risponde.
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Chiedi alla persona il motivo della chiamata. Se non conosci chi ti sta chiamando, sii gentile dicendo "Come posso aiutarla?” o "Cosa posso fare per lei?". Se invece la conosci, puoi dire "Come va?" o qualcosa del genere.
- Anche se hai familiarità con questa persona, evita di rispondere in modo scortese. Non dire "Cosa?" o "Cosa vuoi questa volta?".
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Parla chiaramente usando il tuo tono di voce normale. Non preoccuparti di urlare nel microfono o di scandire troppo le parole. Invece, parla lentamente e in maniera chiara. Se gridi o parli in modo innaturale, la persona che ti ha chiamato potrebbe pensare che sei arrabbiato o che stai poco bene.^{[8]XFonte di ricerca}
- Se la voce del tuo interlocutore ti arriva debole, alza il volume usando i tasti presenti sul lato del cellulare. Se è ancora bassa, chiedi se gentilmente può avvicinare il microfono alla bocca.
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Non rispondere al telefono mentre stai mangiando o masticando una gomma. Se stai masticando una gomma o sgranocchiando qualcosa, aspetta un attimo prima di rispondere per avere il tempo di sputare o deglutire. La tua bocca deve essere libera e pronta per la conversazione quando rispondi al telefono.
- Anche se stai parlando con un amico, potrebbe avere difficoltà a capirti se la tua bocca è piena di cibo.
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Non parlare con persone esterne alla chiamata fino al termine della conversazione. Per tutta la durata della telefonata, ignora tutte le distrazioni esterne e concedi al tuo interlocutore la tua totale attenzione. Non parlare o scherzare con altre persone ed evita anche di provare a comunicare in silenzio mentre parli al telefono.^{[9]XFonte di ricerca}
- Anche se la persona con cui sei al telefono non riesce a sentire le parole che stai dicendo a qualcuno che ti sta vicino, sarà in grado di capire che non ti stai concentrando completamente sulla vostra conversazione telefonica.
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Consigli

Tieni sempre a portata di mano un bloc-notes e una penna, così non sarai costretto a cercarli frettolosamente per annotare un messaggio.
Se sei cortese con le persone con cui parli al telefono, se lo ricorderanno. Di’ “per favore" ogni volta che fai una richiesta. Se chi ti chiama dice "grazie", rispondi con un “prego” molto caloroso.