Cara Mengingatkan Orang Lewat Email dengan Sopan

Anda mungkin meminta seseorang untuk melakukan sesuatu atau mengajaknya rapat, tetapi tidak tahu cara mengirimkan pengingat yang ingat tanpa terdengar kasar. Sangat mudah untuk menyebabkan kesalahpahaman, tetapi ada cara yang bisa dipakai untuk mengingatkan seseorang dengan sopan. Kami punya banyak tips dan contoh untuk menyampaikan sesuatu lewat email atau pesan singkat. Baca terus untuk mencari tahu cara terbaik menulis pesan yang pasti mendapat respons.

Hal yang Perlu Anda Ketahui

Beri waktu minimal satu minggu untuk merespons sebelum mengirim pengingat.
Sampaikan permintaan Anda dengan jelas dan lugas. Sebaiknya sampaikan permintaan Anda di kalimat pertama atau kedua jika mengirimnya lewat email.
Jaga nada tulisan tetap suportif dalam email. Untuk mendapatkan respons, tawarkan diri untuk membantu si penerima pesan.

Metode 1

Metode 1 dari 12:

Berikan waktu satu minggu sebelum mengirimkan pengingat.

Unduh PDF

1
Menunggu selama satu minggu sebelum mengirim pesan membuat Anda tampak tidak terlalu memaksa. Jika Anda baru mengirimkan permintaan selama beberapa hari, sebaiknya berikan waktu terlebih dahulu agar orang itu bisa menyelesaikannya. Setelah 7 hari, silakan kirimkan email lanjutan atau pesan lain karena pesan awal Anda mungkin tenggelam di kotak masuknya dan ia tidak melihatnya.^{[1]XTeliti sumber}
- Jika permintaan Anda perlu diselesaikan secepatnya dan sudah dekat batas waktu pengerjaan, sebaiknya berikan pengingat beberapa hari lebih cepat.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 12:

Masukkan kata perintah di subjek email.

Unduh PDF

1
Orang tersebut akan langsung mengetahui tugasnya sejak membaca subjek email. Subjek generik seperti “Harus Dikerjakan” atau “Pengingat” akan terdengar tidak jelas atau membuat orang itu merasa tidak enak. Jelaskan dengan spesifik apa yang Anda harapkan dari orang tersebut secara ringkas. Anda juga bisa menyertakan lama waktu pengerjaan tugas untuk mengetahui komitmen yang diperlukan.^{[2]XSumber TepercayaHarvard Business ReviewKunjungi sumber}
- “Lanjutan tentang Catatan Rapat”
- “Tindakan Diperlukan: Respons Survei”
- “Langkah Selanjutnya untuk Proyek Kreatif”
- “5 Menit – Formulir Masukan Diperlukan”

Metode 3

Metode 3 dari 12:

Kirim email pengingat melalui email awal yang Anda kirim.

Unduh PDF

Jika ada detail penting yang tidak ingin dilupakan, perpanjang email dan kirimkan kembali pesan tersebut. Dengan cara demikian, orang itu tidak perlu membuka kotak masuk untuk menemukan apa yang Anda perlukan dari dirinya.^{[3]XSumber TepercayaHarvard Business ReviewKunjungi sumber}
Iklan

Metode 4

Metode 4 dari 12:

Gunakan sapaan yang akrab sebagai pembuka.

Unduh PDF

1
Mulai pesan dengan catatan positif dalam pengingat Anda. Tepat di awal pesan, sapa orang tersebut dengan cara yang baik dan profesional sebagai permulaan. Jika Anda belum berbicara banyak dengan orang itu, segera kenalkan kembali diri Anda agar ia mengingatnya. Sertakan kalimat pendek untuk membuatnya merasa dihargai.^{[4]XTeliti sumber}
- “Hai, Julia. Ini Erik dari rapat kemarin. Kamu membuat beberapa poin penting saat memimpin diskusi kita.”
- “Halo, Dina. Ini Megi dari webinar kemarin. Aku harap kamu tetap baik minggu ini. Aku tidak sabar ingin mendengar lebih banyak tentang apa yang sedang kamu kerjakan.”
- “Halo, Sherly. Terima kasih sudah mengatur segalanya dengan rapi dalam proyek ini.”
- “Halo, Agus! Kami harap kamu baik-baik saja.”

Metode 5

Metode 5 dari 12:

Mengirimkan permintaan langsung sejak awal.

Unduh PDF

1
Ingatkan langsung orang tersebut untuk memeperjelasnya. Jika Anda menunggu sampai akhir pesan untuk mengingatkan seseorang, ia mungkin hanya membaca beberapa kalimat pertama dan melewatkan pesan Anda. Setelah menyapanya, ingatkan secara halus atau berikan pertanyaan mengenai perkembangannya. Anda bisa memberikan konteks lebih jauh setelahnya.^{[5]XSumber TepercayaHarvard Business ReviewKunjungi sumber}
- “Ini hanya pengingat kecil bahwa respons survei harus selesai minggu depan, dan kami akan senang mendengar masukan agar kami bisa meningkatkan layanan.”
- “Apakah kamu sudah membaca dokumen yang aku kirimkan? Aku sudah siap mengirimkannya, tetapi perlu persetujuanmu.”
- “Minggu lalu, kami menyebutkan soal kolaborasi soal proyek kreatif. Apakah Anda masih berminat mengerjakannya?”
- “Ingin mengingatkan bahwa kita ada rapat hari ini. Kami ingin memastikan seluruh tim hadir.”
Iklan

Metode 6

Metode 6 dari 12:

Tunjukkan apresiasi Anda.

Unduh PDF

1
Anda kemungkinan mendapat respons apabila memakai nada bicara yang hangat dan ramah. Nada bicara cukup sulit dibaca di email atau pesan singkat sehingga kalimat netral dapat terdengar negatif. Tetaplah sopan dan biarkan ia tahu bahwa Anda benar-benar peduli dengan apa yang ia lakukan. Jika merasa dihormati, ia akan segera merespons Anda.^{[6]XSumber TepercayaHarvard Business ReviewKunjungi sumber}
- “Mengingat pengalaman dengan proyek tersebut, aku tahu bahwa semua masukan darimu akan membantu kami berkembang.”
- “Kami sangat mengapresiasi semua kerja keras yang telah kamu lakukan, dan kami tidak sabar menunggu apa yang ingin kamu sampaikan.”
- “Bantuanmu sangat membantu kami mengembangkan persentasi ini ke tahap selanjutnya.”
- “Kami menghargai opinimu, dan rekomendasimu akan banyak membantu kami.”

Metode 7

Metode 7 dari 12:

Tawarkan bantuaan kepadanya.

Unduh PDF

1
Menawarkan bantuan akan menghilangkan tekanan. Jika Anda meminta bantuan seseorang dengan tugas yang berat, tawarkan bantuan. Si penerima kemungkinan akan merespons jika ia tahu Anda siap mendukungnya dan membantunya.^{[7]XTeliti sumber}
- “Mohon beri tahu kami jika ada hal lain yang perlu dibantu.”
- “Aku siap membantu jika kamu ada pertanyaan atau kekhawatiran tentang proyek yang ke depan.”
- “Jika ada hal lain yang bisa kubantu agar kamu bisa membuat keputusan, silakan bilang.”
- “Aku siap mengobrol jika kamu tidak yakin tentang langkah selanjutnya dan butuh bantuan.”
Iklan

Metode 8

Metode 8 dari 12:

Izinkan si penerima untuk tidak merespons.

Unduh PDF

1
Maklumi keadaan orang yang tidak bisa merespons. Orang yang Anda hubungi mungkin tidak merespons karena tidak nyaman dengan permintaan Anda. Beri tahu ia bahwa Anda bersedia untuk bernegosiasi dan menawarkan alternatif agar tidak merasa tertekan dengan Anda.^{[8]XSumber TepercayaHarvard Business ReviewKunjungi sumber}
- “Jika ada orang yang bisa kuhubungi untuk mencari informasi ini, mohon beri tahu.”
- “Aku mengerti kalau kamu punya banyak pekerjaan saat ini. Tolong kabari jika kamu perlu waktu lebih lama.”
- “Jika kamu tidak nyaman mengerjakan tugas ini, silakan beri tahu kami agar bisa mengatur ulang targetnya.”
- “Kami terbuka untuk menerima saran jika kamu merasa ada strategi yang lebih tepat untuk proyek ini.”

Metode 9

Metode 9 dari 12:

Usahakan pesan tetap singkat.

Unduh PDF

Jika orang itu membuka pesan Anda dan melihat paragraf panjang, kemungkinan akan terjadi kesalahpahaman. Sampaikan poin-poin pentingnya saja agar tidak membingungkan atau membuat orang itu kewalahan.^{[9]XTeliti sumber}
Iklan

Metode 10

Metode 10 dari 12:

Akhiri email dengan kata penutup.

Unduh PDF

1
Kata penutup membuat si penerima tahu cara untuk menghubungi Anda lagi. Di akhir email, sertakan nama lengkap, alamat email, dan tautan ke media sosial Anda. Dengan demikian, ia akan tahu dengan siapa ia berbicara dan ke mana ia dapat merespons permintaan tersebut. Cobalah untuk memakai penutup seperti:^{[10]XTeliti sumber}
- Salam
- Dengan tulus
- Salam hangat
- Sekali lagi, terima kasih

Metode 11

Metode 11 dari 12:

Telepon atau kunjungi langsung orang tersebut jika butuh respons cepat.

Unduh PDF

1
Anda akan mendapat respons kilat dengan berbicara secara langsung. Jika Anda butuh jawaban cepat atau ada tugas mendesak, jangan takut untuk mengangkat telepon atau mampir ke kantor orang itu untuk berbincang. Dengan cara ini, orang tersebut dapat mengetahui urgensi permintaan Anda dan memberikan jawaban secara langsung tanpa perlu menunggu.^{[11]XTeliti sumber}
- “Hei, aku ingin mengingatkanmu bahwa hari ini adalah hari ulang tahun Julie.”
- “Ini adalah pengingat bahwa kita ada rapat jam 2 siang nanti.”
- “Apakah kamu sudah melihat semua angka yang kukirimkan minggu lalu? Tugasnya harus selesai besok dan aku ingin memintamu memprioritaskannya.”
Iklan

Metode 12

Metode 12 dari 12:

Contoh Templat Email Pengingat

Unduh PDF

Halo Zaki,ini Pamela dari webinar minggu lalu. Senang bisa mengenalmu dan aku harap kamu tetap sehat sepanjang minggu ini.Aku hanya ingin mengingatkan bahwa survei perusahaan yang kita diskusikan di rapat kemarin harus selesai sebelum Jumat. Kami terus berusaha meningkatkan kualitas tim dan kami mengapresasi semua masukan yang bisa kamu berikan.Jika ada pertanyaan atau hal lain, aku siap membantumu. Aku dengan senang hati akan membantumu.Salam,[email protected]