Como Lembrar uma Pessoa de Responder a um E-mail Profissional que Você Mandou: 12 Formas

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Talvez você tenha pedido para um funcionário fazer algo... Ou tenha que lembrar um colega de uma reunião importante. Não importa a situação, muitos se perguntam: como lembrar uma pessoa de responder a um e-mail profissional — sem parecer grosseiro ou impaciente? Embora a correria do dia deixe tanta gente com a cabeça nas nuvens, existem várias formas de passar esse lembrete com educação. Você pode começar lendo as dicas e os exemplos abaixo!

O que você precisa saber

  • Espere pelo menos uma semana antes de enviar um e-mail de lembrete à pessoa.
  • Seja claro e direto na hora de fazer o pedido. É melhor falar dele logo nas primeiras duas linhas do e-mail.
  • Mantenha um tom positivo e educado na mensagem, além de oferecer ajuda à pessoa.
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Espere uma semana antes de enviar um lembrete à pessoa.

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  1. How.com.vn Português: Esperar uma semana entre mensagens passa uma impressão menos hostil.
    Se faz poucos dias que você mandou o e-mail à pessoa, talvez ela não tenha tido tempo de terminar o projeto em questão. Depois de cerca de uma semana, tudo bem entrar em contato de novo — pois pode ser que a mensagem original tenha se perdido na caixa de entrada, por exemplo.[1]
    • Se o assunto é urgente e você precisa cumprir um prazo que está chegando, mande um novo e-mail à pessoa em menos de uma semana.
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Pense bem no que você vai escrever no assunto do e-mail.

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  1. How.com.vn Português: A pessoa vai saber imediatamente do que o e-mail se trata.
    Linhas de assunto genéricas, como "Ação necessária" ou "Confirmação", são muito vagas e podem fazer a pessoa se sentir mal pela demora. Por isso, especifique o que você espera dela da maneira mais sucinta possível. Dá até para incluir quanto tempo essa tarefa vai exigir. Veja exemplos:[2]
    • "Confirmação sobre as notas da reunião."
    • "Ação necessária: resposta à pesquisa."
    • "Próximas etapas do projeto criativo."
    • "5 minutos: formulário de feedback necessário."
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Envie um e-mail seguindo a mesma linha do original.

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  1. How.com.vn Português: A pessoa vai poder ver a mensagem com o pedido original.
    Se você quiser reforçar alguns detalhes importantes, escreva um novo e-mail na mesma linha à pessoa — ou seja, encaminhe o original a ela. Assim, ela não vai precisar vasculhar a caixa de entrada para achar o conteúdo.[3]
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Comece com um cumprimento simpático.

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  1. How.com.vn Português: Começar com um tom positivo deixa toda a comunicação mais tranquila.
    Logo no início da mensagem, faça um cumprimento gentil e profissional à pessoa. Caso vocês não tenham tanto contato, reapresente-se para refrescar a memória dela. Além disso, inclua uma frase personalizada que mostre seu respeito.[4]
    • "Oi, Júlia! Sou o Eric, da reunião de equipe da semana passada. Você trouxe ótimos pontos quando estava fazendo sua apresentação."
    • "Olá, Diego! Sou a Márcia, do webinar da empresa. Espero que tudo esteja correndo bem com o projeto esta semana, e estou ansiosa para ver seus resultados."
    • "Sérgio, muito obrigado por ser tão organizado e ficar a par de tudo neste projeto de marketing."
    • "Oi de novo, Marcos! Esperamos que você esteja bem."
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Traga o lembrete direto logo no início do e-mail.

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  1. How.com.vn Português: Lembrar a pessoa logo de cara vai deixar claro o motivo do seu e-mail.
    Se você deixar o lembrete para o fim do e-mail ou mensagem, pode acontecer de ela só dar uma olhada nas primeiras linhas e pular o resto. Por isso, pergunte como ela está de progresso logo após cumprimento. Deixe para contextualizar o assunto melhor na sequência disso.[5]
    • "Queria apenas lembrar você que o prazo para responder à pesquisa se encerra na próxima semana, e gostaríamos muito de receber seu feedback sobre possíveis formas de melhorarmos."
    • "Você conseguiu dar uma olhada nos documentos que enviei? Estou quase pronto para entregar tudo; preciso apenas da sua aprovação."
    • "Na semana passada, falamos sobre a ideia de colaborar em um projeto criativo. Você ainda tem interesse no assunto?"
    • "Queria apenas lembrar você da nossa reunião de hoje. Gostaríamos de contar com a participação de toda a equipe."
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Mostre apreço pela pessoa.

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  1. How.com.vn Português: As chances de você receber uma resposta são maiores se seu tom for receptivo e educado.
    Como é difícil interpretar o tom de alguém por e-mail, até frases neutras podem soar negativas. Por isso, seja educado e diga à pessoa que você considera o que ela está fazendo muito importante. A probabilidade de ela responder será muito maior.[6]
    • "Considerando sua experiência com este tipo de projeto, sei que qualquer feedback seu vai nos ajudar bastante."
    • "Somos muito gratos pela sua dedicação à empresa, e mal podemos esperar para saber o que você tem a dizer."
    • "Sua contribuição nos ajudaria a elevar a apresentação a um novo patamar."
    • "Valorizamos sua opinião, e suas recomendações nos ajudarão bastante."
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Pergunte se você pode ajudar de alguma forma.

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  1. How.com.vn Português: Oferecer ajuda à pessoa ajuda a tirar um pouco da pressão sobre ela.
    Se você precisa de um favor ou contribuição em uma tarefa complicada, diga à pessoa que está aqui para fazer o mesmo por ela. Assim, suas chances de receber uma resposta são muito maiores.[7]
    • "Fale comigo se você precisar da minha ajuda para terminar o projeto."
    • "Estou à disposição se você tiver dúvidas ou preocupações em relação ao projeto daqui em diante."
    • "Se eu puder ajudar você a tomar qualquer decisão, pode contar comigo."
    • "Estou disponível se você precisar conversar sobre as próximas etapas e precisar de ajuda."
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Dê alternativas à pessoa.

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  1. How.com.vn Português: Dar alternativas à pessoa mostra que ela tem opções se não conseguir cumprir o prometido.
    Talvez a pessoa não responda por não se sentir confortável com o pedido original. Nesse caso, diga que você está disposto a pensar em alternativas que ajudem a diminuir a pressão.[8]
    • "Se eu puder entrar em contato com outra pessoa sobre essas informações, por favor me fale."
    • "Entendo que você está atarefado no momento, então me fale se precisar de mais tempo."
    • "Se você não se sente confortável trabalhando com este projeto, fale conosco e podemos pensar em alternativas."
    • "Estamos abertos a sugestões se você achar que poderíamos tomar outro rumo com o projeto."
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Seja curto na sua mensagem.

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  1. How.com.vn Português: Quanto mais longa for a mensagem do e-mail, maior vai ser o risco de seu pedido se perder.
    Caso a pessoa abra seu e-mail ou mensagem e veja vários parágrafos longos, é bem provável que ela não entenda bem o que você quer. Por isso, seja curto e específico para não causar confusão.[9]
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Termine o e-mail com sua assinatura.

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  1. How.com.vn Português: Sua assinatura é uma forma de a pessoa saber como entrar em contato com você.
    No fim do e-mail, inclua seu nome completo, endereço de e-mail, número de telefone (opcional) e links para mídias sociais. A pessoa vai ter uma ideia mais clara de quem está falando e como pode responder. Veja exemplos:[10]
    • "Atenciosamente" (ou "Att.").
    • "Cordialmente."
    • "Com os melhores cumprimentos."
    • "Mais uma vez, obrigado."
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Ligue para a pessoa ou vá até a sala dela se você precisar de uma resposta urgente.

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  1. How.com.vn Português: O melhor jeito de conseguir uma resposta imediata é falar com a pessoa cara a cara.
    Se você está com urgência ou um prazo apertado, não tenha medo de pegar o telefone ou fazer uma visitinha à sala dela! Assim, a pessoa vai ter uma noção da importância do assunto — e você vai conseguir ficar em paz.[11]
    • "Oi! Só queria te lembrar que hoje é aniversário da Júlia."
    • "Só para te lembrar que temos uma reunião hoje às 14h30."
    • "Você conseguiu dar uma olhada na planilha que te enviei semana passada? O prazo acaba amanhã, então eu precisava que você desse prioridade a ela."
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Exemplo de e-mail com lembrete

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  1. How.com.vn Português: Assunto: Ação necessária - resposta à pesquisa.
    Bom dia, José, Sou a Patrícia, do webinar da semana passada. Foi ótimo ver você, e espero que esta semana esteja correndo bem. Eu queria lembrar você de que o prazo para responder à pesquisa da empresa, aquela de que falamos na reunião, acaba na sexta-feira. Gostaríamos de continuar melhorando nossa equipe, e agradecemos por todo o feedback que você tiver a oferecer. Em caso de dúvidas ou problemas, fale comigo. Estou à disposição para ajudar. Atenciosamente, Patrícia Gomes [email protected]

Sobre este guia How.com.vn

How.com.vn Português: Maureen Taylor
Coescrito por :
Coach de Comunicação
Este artigo foi coescrito por Maureen Taylor. Maureen Taylor é CEO e Fundadora da SNP Communications, uma firma de comunicação na Área da Baía de São Francisco. Ajuda líderes e inovadores de todos os setores a melhorarem suas habilidades de comunicação há mais de 25 anos. Este artigo foi visualizado 8 566 vezes.
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