Cara Membuat Anggaran Rumah Tangga

Organisasi nonprofit atau entitas lainnya di berbagai negara menggunakan sebuah sumber daya yang formal dan legal untuk mengidentifikasi bagaimana organisasi tersebut bekerja. Hal ini disebut anggaran rumah tangga, yang dinilai penting bagi sebagian besar perusahaan dan lembaga. Anggaran rumah tangga sering kali dianggap sebagai panduan operasional bagi sebuah organisasi. Jika Anda ditugaskan untuk membuat anggaran rumah tangga untuk perusahaan atau organisasi Anda, inilah cara-cara mengenai cara membuat anggaran rumah tangga yang dapat mengarahkan organisasi dengan efektif.

Bagian 1

Bagian 1 dari 4:

Bersiap Membuat Anggaran Rumah Tangga

Unduh PDF

1
Libatkan dua atau tiga orang anggota organisasi untuk membuat anggaran rumah tangga. Berkonsultasi dengan anggota-anggota yang membantu pembentukan organisasi adalah hal yang penting. Terlebih bahwa Anda bukanlah satu-satunya orang yang akan membangun organisasi dan bekerja sendiri. Libatkanlah sekitar dua atau tiga orang untuk memberikan masukan dan membantu penyusunan anggaran rumah tangga.
- Jika Anda sedang memulai organisasi non-profit, misalnya, Anda akan membutuhkan jajaran direktur untuk memberikan masukan dan membantu penyusunan anggaran rumah tangga. Bekerja dalam tim akan menjamin agar semua sudut pandang dapat direpresentasikan dan dilibatkan dalam anggaran rumah tangga tersebut.
2
Susunlah anggaran rumah tangga Anda dalam format garis besar. Anggaran rumah tangga biasanya disusun dengan judul bagian yaitu “Pasal” dan paragraf yang disebut “Ayat”. Struktur ini akan membuat anggaran rumah tangga Anda lebih mudah dibaca dan memiliki standar yang sama dengan anggaran rumah tangga pada umumnya. Hal ini juga akan mempermudah pencarian informasi mengenai acuan-acuan pengambilan suara, susunan organisasi, dan elemen lainnya yang menimbulkan pertanyaan seiring dengan berjalannya organisasi tersebut. ^{[1]XTeliti sumber}
3
Mulailah setiap pasal dengan judul PASAL. Judul ini harus ditulis dalam huruf kapital yang tebal dan diberi nomor dengan angka Romawi. Judul ini harus diposisikan di bagian tengah.
- Contohnya, pasal pertama akan berjudul: PASAL I: ORGANISASI. Pasal kedua akan berjudul: PASAL II: TUJUAN.
4
Berikan nomor pada setiap ayat di dalam pasal. Untuk setiap bagian di dalam pasal, berikanlah nomor dengan jelas dan sertakan pula deskripsi sepanjang dua kata mengenai bagian tersebut.
- Misalnya, Anda akan menulis: Ayat 1. Pertemuan Berkala. Bagian ini diikuti deskripsi mengenai protokol dalam pertemuan berkala. Kemudian, Anda akan menulis: Ayat 2. Pertemuan Istimewa. Bagian ini akan diikuti deskripsi mengenai protokol dalam pertemuan istimewa. ^{[2]XTeliti sumber}
5
Gunakan bahasa yang sederhana tetapi jelas dalam anggaran rumah tangga Anda. Anggaran rumah tangga bukanlah jenis dokumen yang tidak resmi. Anggaran rumah tangga tidak ditulis tanpa konten formal yang memiliki kekuatan dalam pengadilan atau membantu ahli dalam memahami aturan dan regulasi yang spesifik. Ketika Anda melihat contoh anggaran rumah tangga, gunakanlah perbendaharaan kata yang umum untuk membuat dokumen Anda profesional. Jagalah gaya berbahasa Anda dan gunakan perbendaharaan kata yang masuk akal.
- Anda tidak perlu menggunakan bahasa hukum di dalam anggaran rumah tangga. Sebagai gantinya, Anda harus menggunakan bahasa sederhana yang mudah dimengerti. ^{[3]XTeliti sumber}
- Perhatikan detail kebijakan-kebijakannya, bukan anggaran rumah tangganya. Anggaran rumah tangga adalah panduan untuk mengimplementasikan kebijakan-kebijakan spesifik. Dengan demikian, anggaran rumah tangga haruslah bersifat fleksibel dan dapat diinterpretasikan dengan kebijakan lainnya yang lebih detail. Pastikan anggaran rumah tangga tersebut bersifat umum.
6
Lekatkanlah anggaran rumah tangga tersebut pada organisasi Anda secara spesifik. Banyak instruksi dan contoh dalam pembuatan anggaran rumah tangga yang bersifat umum sehingga dapat dilekatkan pada organisasi Anda. Organisasi Anda mungkin memiliki kebutuhan spesifik yang memerlukan elemen-elemen tertentu yang tidak dimiliki organisasi lain.
- Membuat anggaran rumah tangga gereja: Anggaran rumah tangga gereja akan membuat sebuah bagian mengenai pendeta. Bagian ini akan menjelaskan hubungan pendeta dengan para jemaat, kualifikasi yang harus dimiliki oleh pendeta, serta proses pengangkatan atau pemberhentian pendeta. ^{[4]XTeliti sumber} Contoh kalimat mungkin dimulai dengan: “Pendeta adalah pemimpin spiritual dan religius di dalam gereja. Ia harus memiliki kebebasan untuk menggunakan mimbar gereja dan menyampaikan khotbah. Pendeta adalah mantan anggota resmi jajaran pendeta dan komite apa pun, kecuali komite pemilihan.” ^{[5]XTeliti sumber}
- Membuat anggaran rumah tangga perusahaan': Untuk anggaran rumah tangga perusahaan, Anda mungkin akan memasukkan bagian yang menjelaskan pertemuan pemegang saham, isu mengenai saham perusahaan, dan lainnya. ^{[6]XTeliti sumber}
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 4:

Membuat Pasal-Pasal dalam Anggaran Rumah Tangga

Unduh PDF

1
Tulislah pasal mengenai nama organisasi. Hal ini adalah pernyataan yang mengidentifikasikan nama resmi dari organisasi Anda. Anda juga dapat memberikan lokasi utama kantor Anda dalam pasal ini. Jika organisasi Anda tidak menetap pada suatu lokasi (misalnya jika Anda merupakan sebuah kelompok daring), Anda tidak perlu memasukkan alamat.
- Anda mungkin akan menulis bagian ini dengan: “Nama organisasi adalah ABC Elementary PTO” ^{[7]XTeliti sumber}
2
Tulislah pasal mengenai tujuan organisasi. Pasal ini akan memuat misi dan visi dari organisasi Anda. Bagian ini dapat bersifat mendasar dan sederhana, seperti pernyataan sepanjang satu kalimat saja. Anda juga dapat membuatnya lebih rumit jika Anda menginginkannya.
- Contoh penulisan bagian ini misalnya: “Organisasi ini bertujuan mendukung pendidikan anak-anak di ABC Elementary dengan memperkuat hubungan antara sekolah, orang tua, dan guru.”^{[8]XTeliti sumber}
3
Tulislah pasal mengenai keanggotaan. Pasal ini akan menjelaskan mengenai beberapa bagian, termasuk persyaratan (siapa yang dapat menjadi anggota dan bagaimana caranya), kewajiban (apakah setiap anggota harus membayar sejumlah biaya pada saat masuk? Apakah mereka harus membayar kewajiban bulanan?, pembagian anggota (aktif dan tidak aktif), persyaratan mengenai bagaimana caranya agar tetap menjadi anggota, dan bagaimana untuk mengundurkan diri dari keanggotaan. ^{[9]XTeliti sumber}
- Contoh penulisan dalam bagian pertama dari pasal Keanggotaan misalnya: “Keanggotaan bersifat terbuka bagi setiap orang yang bersimpati terhadap tujuan dan program gereja, tanpa memandang ras, kepercayaan, gender, orientasi seksual, usia, kebangsaan dan keadaan fisik dan mental.”^{[10]XTeliti sumber} Lanjutkanlah bagian berikutnya dengan penjelasan mengenai kewajiban, persyaratan untuk tetap menjadi anggota dan bagaimana untuk mengundurkan diri dari organisasi.
4
Tulislah pasal mengenai karyawan. Pasal ini akan terdiri dari beberapa bagian yang menjelaskan mengenai karyawan, termasuk membuat daftar setiap kantor, tugas di setiap kantor, bagaimana karyawan-karyawan dinobatkan dan dipilih, masa menjabat bagi karyawan, dan bagaimana cara menangani lowongan.
- Misalnya, untuk bagian pertama, Anda dapat menulis: “Karyawan-karyawan dari organisasi ini adalah seorang presiden, wakil presiden, sekretaris, bendahara dan tiga direktur. ^{[11]XTeliti sumber} Kemudian, Anda dapat melanjutkan dengan bagian lainnya mengenai karyawan, yang memberikan deskripsi mengenai pekerjaan setiap karyawan, dan hal lainnya.
5
Menulis pasal tentang pertemuan-pertemuan. Pasal ini mencakup beberapa bagian yang memberikan gambaran seberapa sering pertemuan akan dilakukan, di mana pertemuan akan diadakan, dan bagaimana alur pengambilan suara.
- Pasal ini juga menetapkan jumlah kuorum, jumlah anggota dewan yang harus hadir agar pembahasan dapat dijalankan. Jika sebuah organisasi memiliki enam anggota dewan, dan anggaran rumah tangga menetapkan dua per tiga dewan untuk mencapai kuorum, maka setidaknya enam orang anggota dewan harus hadir untuk membuat keputusan bagi organisasi. Beberapa negara mungkin memiliki jumlah minimal kuorum, pastikanlah dengan Kementerian Dalam Negeri Anda untuk mengetahui peraturan negara Anda. ^{[12]XTeliti sumber}
- Contoh penulisan dalam bagian pertama dari pasal ini misalnya: “Pertemuan berkala harus diadakan pada hari Selasa pertama setiap bulannya. “^{[13]XTeliti sumber} Kemudian lanjutkanlah dengan bagian berikutnya dalam pasal ini.
6
Tulislah pasal mengenai komite. Komite-komite ini bersifat spesifik pada organisasi Anda, namun mereka juga dapat mencakup komite sukarela, komite publisitas, komite keanggotaan, komite penggalangan dana dan lainnya. Masukkan deskripsi singkat mengenai masing-masing komite ini. Sertakan penjelasan mengenai bagaimana komite-komite ini terbentuk (apakah harus disetujui oleh jajaran direktur?.
- Contoh penulisan misalnya: “Organisasi ini haruslah memiliki komite-komite ini,””^{[14]XTeliti sumber} diikuti dengan daftar komite dan masing-masing deskripsinya.
7
Tulislah Pasal mengenai kewenangan parlemen. Kewenangan parlemen adalah sebuah pedoman yang mengatur prosedur-prosedur mengenai bagaimana organisasi dijalankan. Banyak organisasi yang mengikuti Rules of Order dari Robert, panduan mengenai bagaimana menjalankan pertemuan-pertemuan dengan peserta yang banyak dan memastikan bahwa suara-suara dapat terdengar dan dipertimbangkan. ^{[15]XTeliti sumber} Pasal mengenai kewenangan parlemen akan menjelaskan mengenai sumber daya spesifik yang menuntun anggaran rumah tangga, prosedur dan keberlangsungan organisasi. #*Contoh penulisan misalnya: “Rules of Order dari Robert harus diterapkan dalam pertemuan sejauh tidak bersinggungan dengan anggaran rumah tangga organisasi.”^{[16]XTeliti sumber}
8
Tulislah pasal mengenai amandemen dan ketentuan lainnya. Walaupun anggaran rumah tangga dimaksudkan untuk memberikan nilai guna dan mengakomodir situasi-situasi yang mungkin muncul dalam keberlangsungan organisasi, dari masa ke masa, anggaran rumah tangga memerlukan amandemen, atau sedikit perbaikan untuk memperbaiki cakupannya. Menulis aturan-aturan dalam amandemen anggaran rumah tangga dapat memperlihatkan bahwa organisasi Anda bersifat flesibel dan memahami perubahan. Jangan membuat amandemen ini menjadi sangat sulit, pilihlah proses yang sesuai dengan budaya dan politik dalam organisasi Anda. ^{[17]XTeliti sumber} Anda juga dapat memasukkan bagian yang menyatakan tahun fiskal Anda, atau Anda dapat memasukkan pasal terpisah mengenai tahun fiskal Anda.
- Contoh penulisan mengenai amandemen misalnya: “Anggaran rumah tangga ini dapat diamandemen atau diubah pada pertemuan anggota dengan persetujuan dari dua per tiga anggota yang hadir dan bersuara. Perubahan-perubahan yang diajukan harus dibahas di dalam pertemuan tersebut.”^{[18]XTeliti sumber}
9
Tulislah pasal mengenai konflik kepentingan. Organisasi Anda haruslah terlindung dari konflik kepentingan finansial atau personal dari jajaran direktur atau karyawan lainnya. Tulislah pasal yang menjelaskan apa yang akan terjadi jika seseorang memiliki konflik kepentingan.
- Contoh penulisan misalnya: “Ketika seorang direktur atau karyawan memiliki kepentingan finansial atau personal dalam hal apapun diluar jajaran direksi, orang tersebut harus a) menyampaikan dengan jelas bentuk kepentingannya dan b) mengundurkan diri dari diskusi-diskusi, lobi-lobi, serta pengambilan suara. Transaksi apapun atau suara yang melibatkan konflik kepentingan yang potensial hanya dapat disetujui ketika mayoritas dari direktur-direktur yang tidak memiliki kepentingan menyatakan bahwa perusahaan memiliki kepentingan demikian pula. Risalah rapat di mana suara tersebut disuarakan harus mencatat pengungkapan tersebut, abstain dan dasar pemikiran untuk persetujuan.” ^{[19]XTeliti sumber}
10
Tulislah pasal mengenai klausa pembubaran. Beberapa hukum negara mengharuskan adanya klausa pembubaran, atau pernyataan mengenai bagaimana organisasi tersebut dapat dibubarkan. Hal ini dapat menjadi ide baik bahkan jika negara Anda tidak mengharuskannya, karena hal ini dapat membantu melindungi organisasi Anda jika terjadi konflik di dalamnya.
- Dalam hal ini, Anda dapat menulis: “Organisasi dapat dibubarkan dengan pemberitahuan terlebih dahulu (14 hari) dan dengan persetujuan dua per tiga anggota dewan yang hadir.”^{[20]XTeliti sumber}
- Beberapa negara mengharuskan organisasi untuk memasukkan klausa pembubaran dalam anggaran rumah tangga mereka. Periksalah kembali dengan Kementerian Dalam Negeri untuk informasi spesifik. ^{[21]XSumber TepercayaUSA.GOVKunjungi sumber}
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 4:

Menyelesaikan Anggaran Rumah Tangga Anda

Unduh PDF

1
Gabungkanlah pasal-pasal tersebut ke dalam satu dokumen. Gunakan pengaturan yang konsisten di sepanjang dokumen dan gunakan satu jenis huruf dan satu ukuran huruf (ukuran 11 dan 12 adalah ukuran yang paling mudah terbaca). Masukkan halaman judul pada anggaran rumah tangga denga mencantumkan nama organisasi Anda, tanggal revisi terakhir dan kapan anggaran rumah tangga ini berlaku.
2
Tanyakanlah kepada parlemen profesional untuk meninjau kembali anggaran rumah tangga Anda. Anggaran rumah tangga Anda akan menggambarkan prosedur dalam menjalankan organisasi, mengadakan pertemuan, memilih pemimpin komite dan lainnya. Prosedur ini didasar oleh hukum yang mengatur apa yang terjadi, berapa banyak orang yang harus bersuara untuk membuat keputusan, siapa saja yang dapat menitipkan suaranya pada orang lain, dan lainnya. Anggota parlemen profesional adalah seseorang yang ahli dalam peraturan dan prosedur di dalam anggaran rumah tangga pada umumnya.
- Parlemen dapat ditemui dengan menghubungi asosiasi seperti American Institute of Parliamentarians^{[22]XTeliti sumber} atau mencari “parlemen profesional” di negara Anda secara daring. Anda mungkin perlu membayar biaya konsultasi atas jasanya.
3
Mintalah seorang pengacara untuk meninjau kembali anggaran rumah tangga Anda. Berkonsultasi dengan kelompok hukum yang memiliki spesialisasi di dalam organisasi non-profit dapat membantu memastikan bahwa anggaran rumah tangga Anda telah mencakup pondasi yang penting. Seorang pengacara juga dapat membantu Anda menilai apakah anggaran rumah tangga Anda konsisten dengan dokumen organisasi Anda yang lainnya.
- Banyak komunitas yang memiliki organisasi konsultan hukum yang murah atau gratis. Organisasi ini bisa berafiliasi dengan sekolah hukum atau klinik hukum yang nonprofit atau publik.
4
Terapkanlah anggaran rumah tangga tersebut di dalam pertemuan organisasi. Anggaran rumah tangga itu harus diterima oleh organisasi agar dapat bekerja. Direktur organisasi secara umum memiliki wewenang untuk menerapkan anggaran rumah tangga. ^{[23]XTeliti sumber}
- Masukkan pernyataan pada akhir anggaran rumah tangga Anda yang membuktikan penerapannya, dan masukkan pula tanggal penerapannya. Sekretaris organisasi harus menandatangani dokumen ini pula.
5
Laporkan anggaran rumah tangga Anda kepada negara jika dibutuhkan. Beberapa negara mengharuskan setiap anggaran rumah tangga dilaporkan kepada negara, tetapi negara lainnya hanya mengharuskan adanya laporan berkala mengenai informasi personal dan finansial. ^{[24]XTeliti sumber} Periksalah dengan Kementerian Dalam Negeri untuk mengetahui apakah Anda harus memberikan salinan anggaran rumah tangga Anda kepada negara atau tidak.
- Anggaran rumah tangga perusahaan biasanya tidak harus dilaporkan kepada agen resmi. Banyak negara mengharuskan setiap perusahaan membuat anggaran rumah tangga, ^{[25]XTeliti sumber} namun, Anda tidak perlu melaporkannya kepada negara. Anda dapat membaginya dengan penanam saham dan pemegang kunci lainnya. ^{[26]XTeliti sumber}
Iklan

Bagian 4

Bagian 4 dari 4:

Menyimpan dan Menggunakan Anggaran Rumah Tangga Anda

Unduh PDF

1
Simpanlah anggaran rumah tangga Anda di dalam lokasi utama dalam kantor organisasi Anda. Simpanlah dokumen itu di dalam map dengan pasal-pasal penggabungan, risalah pertemuan, daftar nama dan alamat dari direktur serta eksekutif organisasi lainnya, rekam jejak keanggotaan dan lainnya. ^{[27]XTeliti sumber}
- Dapat menjadi hal yang baik jika Anda membuat anggaran rumah tangga Anda dapat dengan mudah diakses oleh anggota Anda dengan mengunggahnya pada situs web atau menyediakannya di kantor Anda. Walaupun tidak ada keharusan bahwa anggaran rumah tangga harus tersedia, hal ini dapat membuat organisasi Anda terlihat lebih akuntabel dan transparan terhadap prosedur dan kebijakan kerja. ^{[28]XTeliti sumber}
2
Sertakan anggaran rumah tangga dalam pertemuan eksekutif dan anggota. Membawa serta anggaran rumah tangga dapat berguna ketika Anda menjalankan pertemuan eksekutif dan anggota. Konsultasikanlah anggaran rumah tangga ketika Anda sedang bersuara mengenai suatu isu tertentu, mengambil keputusan pada jajaran komite atau terlibat di dalam aktivitas yang dijelaskan secara spesifik dalam anggaran rumah tangga Anda. Hal ini akan membantu agar pertemuan Anda berjalan lancar dan memastikan bahwa pandangan anggota Anda telah direpresentasikan.
3
Tinjaulah kembali anggaran rumah tangga Anda secara berkala dan pastikan dokumen tersebut sesuai dengan keadaan saat ini. Seiring dengan perubahan dalam organisasi, anggaran rumah tangga Anda mungkin perlu berubah pula. Kunci untuk membuat anggaran rumah tangga Anda dapat beradaptasi terhadap perubahan adalah membuat dokumen itu fleksibel dan dapat diamandemen. Dengan demikian, Anda dapat melakukan amandemen untuk mengakomodasi perubahan minor atau merevisi anggaran rumah tangga tersebut untuk mengikuti perubahan yang lebih substansial.
- Anda dapat membuat perubahan kecil dengan melakukan amandemen, yang dapat dilakukan dengan melakukan penambahan komite baru misalnya.
- Jika Anda akan merevisi anggaran rumah tangga, Anda perlu mengadakan pertemuan dengan anggota organisasi untuk mengumpulkan masukan mengenai bagaimana dokumen tersebut harus direvisi. Beri tahukan kepada anggota bahwa Anda akan mengadakan pertemuan untuk mendiskusikan dan merevisi anggaran rumah tangga, dan berikan kesempatan kepada mereka untuk mengumpulkan perubahan yang mereka ajukan. Akan lebih baik jika ada beberapa subkomite yang mengurus revisi ini: satu subkomite untuk menulis revisi-revisi, subkomite lainnya untuk meninjau konsistensi dari revisi, dan subkomite ketiga untuk mengecek tata bahasa dan ejaan. Tampilkan revisi akhir kepada anggota untuk mengumpulkan suara terhadap perubahannya. ^{[29]XTeliti sumber}
Iklan

Saran

Terdapat banyak jenis anggaran rumah tangga yang berbeda, dan tidak ada satu pun yang sama dengan yang lainnya. Akan sangat bermanfaat jika Anda berkonsultasi dengan beberapa jenis anggaran rumah tangga, terutama yang berasal dari organisasi yang sejenis dengan organisasi Anda.
Konsultasikan dengan organisasi lain untuk mempelajari mengenai proses penulisan dan penyaringan anggaran rumah tangga mereka.
Pastikan anggaran rumah tangga Anda konsisten dengan dokumen inti lainnya dalam organisasi Anda, seperti pasal-pasal penggabungan, kebijakan pemerintah, dan dokumen lain yang merefleksikan bagaimana organisasi tersebut bekerja. Pastikan bahwa jumlah posisi dewan dan deskripsi posisi sama di setiap dokumen. Pastikan pula bahwa hari pertemuan juga sama, seperti halnya dengan detail-detail kecil lainnya. Jika Anda berafiliasi dengan entitas lain, seperti Departemen Pendidikan atau yang lainnya, Anda harus memastikan bahwa anggaran rumah tangga Anda konsisten dengan ekspektasi dan keharusan dari departemen tersebut.^{[30]XTeliti sumber}
Akan lebih baik jika Anda menunjuk subkomite berbeda untuk melihat konsistensi dalam anggaran rumah tangga Anda. Kelompok yang membuat anggaran rumah tangga mungkin dapat mengabaikan inkonsistensi hanya berdasarkan apa yang terlibat erat dengan penulisannya. Memiliki kelompok lain untuk meninjau kembali pekerjaan Anda dapat membantu menghilangkan inkonsistensi.