Cara Bertransaksi Akuntansi

Semua bisnis, besar maupun kecil, perlu memantau semua transaksinya. Ada banyak sistem peranti lunak keuangan sederhana yang dijual, namun Anda masih harus memahami cara-cara kerja transaksi akuntansi dengan jelas. Anda akan memasuki semua transaksi bisnis, misalnya menerima pendapatan atau membayar tagihan, ke dalam jurnal akuntansi serupa buku besar. Di sini, Anda diharuskan mengumpulkan berbagai kategori yang disebut dengan akun, dan akan mencatat pada debit maupun kredit (sesuai kenaikan atau penurunannya). Contohnya akan diberikan nanti. Pembuat peranti lunak akuntansi juga mengikuti formula ini dalam membuat programnya, namun prosesnya telah dipermudah bagi pengguna biasa.

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Memasukkan Transaksi

Unduh PDF

Dokumen-dokumen ini biasanya berupa kuitansi pemasok, tagihan utilitas (misalnya air dan listrik), memo kredit yang diberikan kepada pelanggan, pernyataan pajak, cek yang diterbitkan, dan informasi daftar gaji. Periksa setiap tagihan dan pembayaran yang diterima supaya akurat dan terverifikasi sebelum mencatat jurnal akuntansi. Pastikan semuanya telah diakui oleh pengawas (supervisor) atau pemilik bisnis sebelum memasukkan transaksi ke dalam sistem.
2
Atur berbagai akun atau kategori untuk tiap jenis transaksi. Akun yang dicatat misalnya Kas, Persediaan, Beban, dan sebagainya. Anggap akun-akun ini sebagai halaman-halaman berbeda di dalam buku catatan atau lini barang yang didaftarkan dalam anggaran pribadi. ^{[1]XTeliti sumber} Aturlah beberapa jenis akun berikut:
- Akun penjualan, atau pendapatan, mencatat semua penjualan kepada pelanggan.
- Akun beban mencatat semua uang yang dikeluarkan bisnis, misalnya untuk mengoperasikan fasilitas bisnis, membuat produk, dan menjual produk.
- Sebagai tambahan, bisnis juga diharuskan mencatat aset-asetnya, seperti kas, piutang (penjualan yang belum dibayarkan), dan aset tetap seperti bangunan dan perlengkapan.
- Akun liabilitas mencatat semua uang yang dipinjam bisnis dari pihak eksternal, misalnya pinjaman bank, utang usaha (misalnya kepada pemasok), dan utang gaji (gaji yang sudah menjadi hak karyawan namun belum dibayarkan).
- Kategori-kategori besar ini biasanya dibagi kembali menjadi akun yang lebih kecil dan spesifik.
3
Tentukanlah apakah akun dicatat di debit atau kredit. Penting diingat bahwa setiap transaksi melibatkan akun-akun di debit dan kredit serta jumlah angka total di debit dan kredit harus sama. Sebagai contoh, saat Anda menerima pembayaran piutang dari pelanggan, Anda akan mencatat Kas di debit dan Piutang Usaha di kredit. Ketika membayar iklan, Anda akan mencatat Beban Iklan di debit dan Kas di kredit. ^{[2]XTeliti sumber}
- Catat setiap peningkatan beban, aset (misalnya kas dan peralatan),dan akun dividen di debit serta catat penurunannya di kredit. Akun-akun lainnya, seperti liabilitas dan pendapatan, peningkatannya dicatat di kredit dan penurunannya di debit. Sistem akuntansi ini memiliki logikanya sendiri dan mulailah mengingat sembari menggunakan logika Anda untuk menentukan penyebab-penyebab “kenaikan” dan “penurunan” akun-akun.
- Perlu diingat bahwa angka-angka yang dijurnal pada debit dan kredit bisa saja tidak sama, tetapi total keseluruhannya harus sama. Sebagai contoh, jika pelanggan membayar sebagian produk dengan kas dan sebagian lagi dengan kredit, ada dua akun yang dijurnal di debit, yaitu Kas dan Piutang usaha. Sedangkan akun yang dijurnal di kredit cuma satu yaitu Penjualan.
- Semua sistem peranti lunak komputer akan membuat pencatatan jurnal akuntansi dapat dilakukan dengan mudah dengan memasukkan semua akun pada tempatnya yang benar di Jurnal.
- Anda mungkin harus membuat nama akun baru di dalam jurnal jika memiliki transaksi luar biasa misalnya penjualan saham atau pembelian tanah.
4
Periksa semua transaksi akuntasi yang dimasukkan di jurnal paling sedikit dua kali. Tiap transaksi akan muncul pada kategorinya masing-masing: sebagai contoh, debit pada satu sisi jurnal, dan jumlahnya harus sama dengan jumlah yang muncul pada sisi kredit pada jurnal.
- Sebagai contoh, Anda akan mencatat transaksi pembayaran tagihan listrik dengan memasukkan akun Utang Usaha di sisi debit sebesar Rp500.000 dan Kas sebesar Rp500.000 di kredit. pastikan untuk menyertakan nomor kuitansi dan penjelasan singkat di bagian catatan.
5
Pindahkan akun-akun pada jurnal ke buku besar secara periodik. Buku besar adalah kumpulan semua akun-akun Anda. Sebagai contoh, ada halaman tiap kategori kas, piutang, utang, beban, dan lain sebagainya di dalam buku besar Anda. Kemudian, Anda akan bisa melihat jumlah total pada tiap akun dalam kurun waktu tertentu.^{[3]XTeliti sumber}
- Buku besar mencatat informasi berdasarkan akun, berbeda dengan jurnal yang mencatat transaksi. Dengan kata lain, satu transaksi yang dipindahkan ke buku besar akan berada pada setidaknya dua tempat (akun) di dalam buku besar.
- Sebagai contoh, penerimaan kas dari pelanggan atas penjualan akan dicatat di jurnal sebagai satu transaksi dan mengakui akun kas di debit serta pendapatan di kredit. ketika dipindahkan ke buku besar, catatan (entry) ini akan dicatat pada di lokasi yang terpisah: akun kas dan pendapatan. Dengan demikian, Anda dapat melihat bagaimana transaksi memengaruhi tiap akun secara individu.
- Catatan di buku besar harus disertai tanggal supaya sumber transaksi dapat diidentifikasi. Sebagian akuntan juga menyertakan nomor referensi, misalnya berupa nomor urut, supaya transaksi dapat dipantau kembali ke jurnal dengan mudah.^{[4]XTeliti sumber}
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Menyeimbangkan Transaksi Akuntansi

Unduh PDF

1
Seimbangkan buku besar sebelum ditutup setiap kali memasukkan transaksi akuntansi. Buatlah neraca saldo dan laporan lain untuk memastikan angka dan akun yang dicatat pada setiap transaksi sudah benar. Berapa pun banyaknya transaksi yang dicatat, jumlah debit total harus sama dengan jumlah total kredit.
- Jika Anda mencatat secara manual atau dengan program komputer, semua angka di debit dan kredit akan dijumlahkan, apa pun kategorinya. Jumlah total debit dan kredit harus sama.
2
Periksa kesalahan di Neraca Saldo. Jika angka debit tidak sama dengan kredit, Anda akan harus menemukan kesalahan dalam pencatatan jurnal Anda. Bahkan, kesalahan masih dapat terjadi walaupun jumlah debit dan kredit sudah sama, misalnya akibat pencatatan ganda atau transaksi dimasukkan ke akun yang salah.^{[5]XTeliti sumber}
- Sebagai contoh, ketika menerima pembayaran dari pelanggan, Anda mungkin sudah mencatat Kas tetapi lupa mencatat Piutang usaha sehingga pada jurnal sepertinya piutang masih belum dibayarkan. Dengan demikian, jumlah di debit akan berbeda dengan kredit.
- Pada beberapa kasus, Anda mungkin diharuskan menelusuri catatan sampai ke pencatatan awal di jurnal untuk menemukan kesalahan. Inilah sebabnya tanggal transaksi dan/atau nomor referensi perlu dicatat pada jurnal sehingga penelusurannya mudah dilakukan.
3
Jalankan laporan untuk laporan laba rugi, neraca dan laporan perubahan modal. Laporan-laporan keuangan ini dapat dilakukan secara manual maupun dengan sistem peranti lunak akuntansi. Dari laporan-laporan inilah Anda memperoleh gambaran lengkap perihal bisnis Anda.^{[6]XTeliti sumber}
- Sebagai contoh, laporan laba rugi akan mengurangi pendapatan yang diperoleh dengan beban-beban yang dikeluarkan selama kurun waktu tertentu, dan dari laporan ini Anda mengetahui perusahaan mengalami laba atau rugi.
- Neraca menampilkan semua aset dan liabilitas perusahaan. Aset perusahaan termasuk kas, peralatan, tanah, dan piutang usaha. Liabilitas termasuk utang usaha dan utang wesel.
- Jika Anda telah membayar dividen (imbalan) kepada pemegang saham di periode sebelumnya, Anda juga akan membutuhkan laporan perubahan ekuitas. Laporan ini menunjukkan banyaknya keuntungan yang dihasilkan (bukan laba bersih) dikurangi dividen dibayarkan. Laba ditahan merepresentasikan laba yang diinvestasikan kembali ke dalam perusahaan.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Menyimpan Rincian Catatan Transaksi Akuntansi

Unduh PDF

Sebagai contoh, “pembayaran iklan televisi kabel dengan kas, Februari, 2016.” Dengan demikian, jumlah, penyebab, dan proses pencatatan tiap transaksi akan lebih jelas.
Cadangan perlu dibuat seandainya ada kesalahan atau pertanyaan di masa depan. Dokumentasi semua catatan dapat diberkaskan dengan memasukkan sejumlah angka catatan dan tanggal suatu jurnal menjadi satu paket. Semua orang seharusnya dapat mencari catatan jurnal di dalam buku besar kemudian mengakses dokumentasi cadangan dengan mudah
Hal ini termasuk catatan jurnal dan buku besar, beserta semua faktur dan dokumen transaksi lain. Semua dokumen ini diperlukan untuk alasan audit dan pajak.
Pindailah dokumen-dokumen kertas Anda, bolak-balik, dan simpan di dua wadah elektronik: satu untuk disimpan di kantor dan satu lagi di tempat lain untuk digunakan dalam keadaan darurat. Selalu ada kemungkinan pajak perusahaan akan diperiksa selama beberapa tahun ke belakang sehingga dokumen-dokumen ini perlu disimpan.
Iklan

Tips

Seimbangkan jurnal Anda setiap hari. Pantaulah semua kesalahan dan segera perbaiki. Hal ini sangatlah penting sampai menjadi salah satu pelajaran awal kepada siswa akuntansi.
Berikan karyawan pelatihan silang sehingga pemahaman sistem akuntansi dan cara memasukkan transaksi dapat diketahui lebih dari satu karyawan.

Peringatan

Simpanlah salinan cadangan dari semua transaksi di dalam komputer. Biasakan untuk mengunduh keseluruhan jurnal akuntansi pada tiap akhir jam kerja. Buatlah salinan cadangan kedua dan simpan di lokasi terpisah: salah satunya di luar gedung yang menyimpan jurnal fisik perusahaan. Hal ini dilakukan seandainya terjadi kebakaran atau bencana lainnya.