कैसे गूगल डॉक्स शेयर करें (Share Google Docs)

गूगल डॉक्स (Google Docs) एक पॉवरफुल ऑनलाइन वर्ड प्रोसेसर होता है, जो दूसरे लोगों के साथ डॉक्यूमेंट शेयर करना और उनके साथ काम करना आसान बनाता है। आपके पास अलग अलग टाइप के शेयरिंग ऑप्शन होते हैं, जो आपको उस हर पर्सन के लिए स्पेसिफिक शेयरिंग परमिशन सेट करने देते हैं, जिन्हें आप एक्सेस देते हैं। आप अपने डॉक्युमेंट को वेब (Web) पर किसी के साथ भी शेयर कर सकते हैं, जिनके साथ आप जुड़ना और काम करना चाहते हैं।

विधि 1

विधि 1 का 2:

दूसरे गूगल यूजर्स के साथ शेयर करना (Sharing with Other Google Users)

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उस डॉक्युमेंट को ओपन करें, जिसे आप शेयर करना चाहते हैं: आप अपने किसी भी गूगल डॉक्स (Google Docs) फ़ाइल्स को या तो गूगल डॉक्स साइट (docs.google.com) या (drive.google.com) के द्वारा शेयर कर सकते हैं। आपकी फाइल्स दोनों पर उपलब्ध होंगी। गूगल ड्राइव (Drive) आपके ड्राइव अकाउंट की सभी फाइल्स का मेनेज करता है, जबकि गूगल डॉक्स केवल डॉक्युमेंट्स को हैंडल करता है।
- आपको उस गूगल अकाउंट से लॉग इन करना होगा, जिसमें फ़ाइल्स स्टोर होती हैं।
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एक ओपन डॉक्युमेंट के अपर-राइट कॉर्नर में "Share" पर क्लिक करें: इससे शेयर विंडो (Share window) ओपन हो जाएगी।
- यदि आप गूगल ड्राइव का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो आप फ़ाइल पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और "Share" को सिलैक्ट करें। यह गूगल डॉक्स पर उपलब्ध नहीं होता है।
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उन लोगों को एड करें, जिन्हें आप शेयर करना चाहते हैं: डॉक्युमेंट तक एक्सेस करने के लिए आप अपने गूगल कांटैक्ट या ईमेल एड्रैस से नेम टाइप कर सकते हैं। यदि पाने वाला गूगल डॉक्स का यूजर नहीं है, तो उन्हें डॉक्युमेंट तक एक्सेस करने से पहले एक फ्री अकाउंट के लिए इन्वाइट किया जाएगा।
- आप एडिटिंग इन्वाइट में एक नोट एड कर सकते हैं।
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आपके द्वारा एड किए गए हर पर्सन के लिए पर्मिशन को सिलैक्ट करें: बाई डिफ़ॉल्ट, आपके द्वारा एड किए गए लोग डॉक्युमेंट में चेंज कर पाएंगे। आप पर्सनल पर्मिशन को "Can comment" या "Can view" में चेंज कर सकते हैं।
- यदि यूजर कमेंट करने के लायक है, तो वे डॉक्युमेंट पर नोट छोड़ सकते हैं लेकिन कोई चेंज नहीं कर सकते हैं। यदि यूजर डॉक्युमेंट को देख सकते हैं, तो वे केवल इसे ओपन कर सकते हैं। वे कमेंट या चेंज नहीं कर सकेंगे।
आपके द्वारा एड किए गए सभी लोगों को ईमेल सेंड किए जाएंगे। वे ईमेल में लिंक पर क्लिक करने या गूगल ड्राइव के "Shared with me" सेक्शन में डॉक्युमेंट को ढूंढ पाएंगे।

विधि 2

विधि 2 का 2:

पब्लिकली डॉक्युमेंट शेयर करना (Sharing the Document Publicly)

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यदि आप डॉक्युमेंट को पब्लिक करना चाहते हैं, तो निर्णय लें: ऐसे समय होते हैं, जब आप डॉक्युमेंट को ज्यादा आसान बनाना चाहते हैं। आप लिंक एक्सेस के साथ किसी को भी दे सकते हैं या डॉक्युमेंट को पूरी तरह से पब्लिक कर सकते हैं।
- अनजान यूजर्स जिनके पास डॉक्यूमेंट की एक्सेस होती है, उनके द्वारा की जाने वाली एडिटिंग को आप लिमिटेड भी कर सकते हैं।
उस डॉक्युमेंट को ओपन करें, जिसे आप शेयर करना चाहते हैं और अपर-राइट कॉर्नर में "Share" पर क्लिक करें: इससे शेयरिंग विंडो ओपन हो जाएगी।
यह ज्यादा ऑप्शन के साथ शेयरिंग विंडो को एक्सपांड करेगा। आपको एक लिंक भी दिखाई देगी, जो डाइरैक्टली फाइल में जाती है।
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फ़ाइल को एक्सेस करने के लिए सेट करने के लिए "Private" के साइड में "Change" लिंक पर क्लिक करें: आपके पास दूसरों के साथ लिंक शेयर करने के लिए तीन ऑप्शन होंगे:
- On - Public on the web - कोई भी डॉक्युमेंट तक एक्सेस कर सकता है, भले ही उनके पास लिंक न हो। सर्च इंजन डॉक्युमेंट को क्रॉल करेगा और यह सर्च रिजल्ट्स पर दिखाई दे सकता है। कोई गूगल अकाउंट जरूरी नहीं होता है।
- On - Anyone with the link - लिंक पर जाने वाला कोई भी पर्सन डॉक्युमेंट तक एक्सेस कर सकेगा। कोई गूगल अकाउंट जरूरी नहीं होता है।
- Off - Specific people - यह आपके द्वारा स्पेसिफ़ाई लोगों के साथ शेयर करने के लिए डॉक्युमेंट को वापस लौटाता है (पिछले सेक्शन को देखें)।
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पर्मिशन सेट करें: यदि आपने "On" ऑप्शन में से किसी एक को चुना है, तो आप एडिट पावर के लेवल को तय कर पाएंगे, जो बिना नाम के विजिटर्स के पास होगा। यदि आप किसी को चेंज नहीं करना चाहते हैं, तो "Access" मेनू से "Can view" को सिलैक्ट करें।
- चूंकि आप डॉक्युमेंट को किसी के साथ शेयर कर रहे हैं, जिसके पास लिंक होती है, ज्यादातर लोग जो डॉक्युमेंट को ओपन करते हैं, उन्हें बिना नाम के रूप से लॉग इन किया जाएगा। आप डॉक्युमेंट में उनके चेंज को ट्रैक नहीं कर पाएंगे।
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सेट करें कि कौन ज्यादा लोगों को एड कर सकता है या पर्मिशन को चेंज कर सकता है: बाई डिफ़ॉल्ट, कोई भी एडिटर, एडिटर लिस्ट में अधिक लोगों को एड कर सकता है, साथ ही दूसरे यूजर्स की पर्मिशन को चेंज भी कर सकता है। आप "Only the owner" को सिलैक्ट करके डॉक्युमेंट को बंद कर सकते हैं।
- शेयरिंग विंडो के बॉटम में मौजूद "Change" लिंक पर क्लिक करें, यह तय करने के लिए कि कौन लोग एड कर सकते हैं और पर्मिशन को चेंज कर सकते हैं।
- केवल ओनर ही डॉक्युमेंट को पूरी तरह से डिलीट कर सकेगा।
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अपनी लिंक शेयर करें: लिंक शेयरिंग विंडो के टॉप पर मौजूद होता है। लिंक वाला कोई भी पर्सन डॉक्युमेंट तक एक्सेस कर सकेगा। आप अपना लिंक ईमेल, चैट, एसएमएस, या दूसरे मेथड से शेयर कर सकते हैं।
- यदि आप लिंक को ट्वीट करना चाहते हैं या क्लीन देखना चाहते हैं, तो आप URL को छोटा करने वाली सर्विस का इस्तेमाल कर सकते हैं।

सलाह

आप उन डॉक्युमेंट्स को शेयर नहीं कर सकते हैं, जिनके आप ओनर नहीं होते हैं। आपकी पर्मिशन डॉक्युमेंट के ऑरिजिनल ओनर द्वारा तय की जाती है।
ये शेयरिंग स्टेप्स दूसरे टाइप की गूगल ड्राइव फ़ाइल्स, जैसे कि शीट्स और स्लाइड्स के लिए काम करते हैं।