Cara Membagikan Berkas Google Docs

Google Docs merupakan program pengolah kata (word processor) daring yang unggul yang memungkinkan kita untuk berbagi data dan berkolaborasi dengan orang lain. Dengan opsi berbagi yang bervariasi, kita dapat mengatur izin berbagi kepada orang-orang yang kita beri akses. Selain itu, kita juga dapat mewujudkan kolaborasi global dengan cara berbagi dokumen dengan orang lain di berbagai penjuru dunia.

Metode 1

Metode 1 dari 2:

Berbagi dengan Pengguna Google Lainnya

Unduh PDF

1
Buka dokumen yang Anda ingin bagikan. Anda dapat membagikan berkas-berkas yang terdapat dalam Google Docs melaui situs web Google Docs itu sendiri (docs.google.com) atau pun Google Drive (drive.google.com). Berkas-berkas Anda terdapat di kedua situs web tersebut. Bedanya, Google Drive dapat mengatur semua berkas dalam akun Goggle Drive Anda, sedangkan Google Docs hanya mengolah berkas-berkas tersebut.
- Anda harus masuk ke akun Google, tempat berkas-berkas Anda disimpan.
2
Klik "Share" di pojok kanan atas berkas. Kemudian jendela Share akan terbuka.
- Jika Anda menggunakan Google Drive, Anda dapat mengeklik kanan pada berkas dan memilih "Share". Opsi ini tidak tersedia di Google Docs.
3
Tambahkan orang-orang yang Anda ingin berbagi dengannya. Anda dapat mengetikkan nama mereka dari Google Contacts atau alamat surel agar mereka dapat mengakses berkasnya. Jika penerima bukan pengguna Google Docs, mereka akan diundang untuk membuat akun gratis sebelum mengakses berkas tersebut.
- Anda dapat menambahkan catatan pada undangan penyuntingan.
4
Tentukan pengaturan izin akses bagi setiap orang yang Anda tambahkan. Secara baku atau default, orang-orang yang Anda tambahkan ini dapat menyunting isi berkas. Akan tetapi, Anda dapat mengubah izin masing-masing orang menjadi "Can comment" (dapat memberikan komentar) atau "Can view" (hanya dapat melihat) saja.
- Pengguna yang diizinkan memberikan komentar hanya dapat meninggalkan catatan pada berkas tanpa membuat perubahan. Sementara itu, pengguna yang diizinkan untuk melihat hanya dapat membukanya saja, tidak dapat memberikan komentar atau pun membuat perubahan lainnya.
Surel akan dikirimkan kepada orang-orang yang Anda tambahkan. Mereka dapat mengeklik tautan berkas yang terdapat di surel atau menemukannya di bagian "Shared with me" pada Google Drive.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 2:

Berbagi Berkas kepada Publik

Unduh PDF

1
Tentukan apakah Anda ingin menampilkan berkas secara terbuka untuk publik. Pada saat-saat tertentu Anda mungkin ingin membuat berkas Anda lebih mudah diakses oleh siapa pun. Anda dapat memberikan tautan akses kepada siapa pun dan menampilkan berkas secara terbuka.
- Anda dapat mengatur batas kewenangan penyuntingan bagi para pengguna anonim.
Selanjutnya, jendela berbagi (Sharing) akan terbuka.
Dengan mengeklik "Advanced", jendela Sharing akan lebih luas dengan banyaknya opsi yang tersedia. Anda juga akan menemukan tautan yang langsung menyambung ke berkas-berkas Anda.
4
Klik "Change" di sebelah "Private" untuk mengatur siapa saja yang dapat mengakses berkas itu. Terdapat tiga opsi bagi Anda untuk berbagi tautan dengan orang lain:
- On - Public on the web: Semua orang dapat mengakses berkas meski tidak memiliki tautan. Mesin pencari dapat menampilkan berkas pada hasil pencarian. Dalam hal ini, akun Google tidak diperlukan.
- On - Anyone with the link: Setiap orang yang mengunjungi tautan dapat mengakses berkas, tidak memerlukan akun Google.
- Off - Specific people – Opsi ini untuk mengembalikan berkas ke pengaturan berbagi yang dikhususkan untuk orang-orang tertentu (lihat bagian sebelumnya).
5
Atur perizinan. Jika Anda telah memilih "On", Anda dapat menentukan tingkat kewenangan penyuntingan bagi pengunjung anonim. Jika Anda tidak ingin orang lain melakukan perubahan, pilih "Can view" dari menu "Access".
- Karena Anda membagikan berkas pada orang-orang yang memiliki tautan, kebanyakan orang yang membuka berkas tersebut akan masuk secara anonim. Anda tidak dapat melacak perubahan yang mereka buat pada berkas Anda.
6
Atur siapa saja yang dapat menambahkan lebih banyak orang atau mengubah perizinan. Secara default, para penyunting dapat menambahkan orang pada daftar penyunting dan mengubah perizinan pengguna lain. Anda dapat mengunci berkas Anda dengan mengeklik "Only the owner".
- Klik "Change" pada jendela "Sharing" paling bawah untuk mengatur siapa saja yang dapat menambahkan orang dan mengubah perizinan.
- Hanya pemilik berkas yang dapat menghapus seluruh berkas itu.
7
Bagikan tautan Anda. Tautan berada di bagian atas jendela "Sharing". Setiap orang yang memiliki tautan tersebut dapat mengakses berkas Anda. Anda dapat membagikan tautan Anda melalui surel, pesan teks, SMS, dsb.
- Anda juga dapat menggunakan layanan untuk memendekkan tautan (URL) saat ingin membuat tweet di Twitter atau sekedar untuk membuat tautan lebih ringkas.
Iklan

Tips

Anda tidak dapat membagikan berkas yang tidak Anda miliki. Pemilik yang asli telah mengatur perizinannya.
Langkah-langkah di atas juga dapat diterapkan saat Anda ingin membagikan jenis berkas yang lainnya di Google Drive, seperti Sheets dan Slides.