Comment répondre de manière appropriée

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Répondre aux SMS

Parler à quelqu'un en personne

Répondre par email

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Références

La façon dont vous répondez à quelqu'un aura un impact sur la perception qu'il aura de vous et qu'auront les autres de vous. Heureusement, vous pourrez tout à fait apprendre à répondre de la bonne façon et au bon moment. Si vous parlez à quelqu'un en personne, soyez attentif à lui et laissez-le s'exprimer avant de chercher à répondre. Dans une conversation par SMS, il existe également des règles tacites à suivre pour communiquer correctement. L'email est un mode de communication plus formel et vous devrez alors respecter une étiquette professionnelle pour transmettre les informations efficacement et répondre de façon appropriée.

Étapes

Méthode 1

Méthode 1 sur 3:

Répondre aux SMS

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   Utilisez un langage décontracté dans vos SMS. Les emails, les lettres et même les conversations en personne peuvent avoir une structure formelle. En raison de la nature courte et limitée d'un SMS, un langage décontracté est le plus approprié et transmet le mieux le ton personnel de la conversation .

   • Par exemple, vous pourrez taper « je v », au lieu de « je vais » pour gagner de l'espace, taper le message plus rapidement ou faire passer un ton plus détendu.
   • Les règles en matière de ponctuation sont généralement bien moins strictes dans les SMS. Par exemple, de trop nombreuses virgules rendront la conversation formelle et trop guindée.
   • Ne pensez pas forcément qu'une conversation par SMS sera forcément très détendue, mais si votre interlocuteur recourt au langage informel, faites-en de même afin qu'il se sente à l'aise.
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   Posez des questions ouvertes pour ouvrir la conversation. Si vous voulez poursuivre la conversation par SMS, posez des questions ouvertes afin que votre interlocuteur vous en dise plus et exprime son opinion sur le sujet. En posant des questions fermées, qui n'appellent qu'un « oui » ou un « non », la conversation s'étiolera .

   • Par exemple, si vous parlez avec un collègue d'un sujet professionnel, vous pourriez lui demander quelque chose comme « que penses-tu du nouveau projet ? »
   • Si vous voulez en savoir plus sur ce que pense la personne d'un sujet, envoyez-lui un message comme « je suis d'accord, mais d'où penses-tu que cela vienne ? »
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   Évitez d'envoyer des réponses trop courtes. Les SMS devront être relativement courts, mais une réponse abrupte ou trop courte pourrait laisser penser que vous êtes en colère contre votre interlocuteur. Pour répondre à l'expéditeur du SMS, rédigez une réponse complète, en une ou deux phrases au moins .

   • Parfois, il est parfaitement acceptable de répondre par « OK », si le contexte est le bon. Mais bien souvent un « oui », « non » ou « OK » peut sembler brusque et froid.

   Conseil : si vos réponses sont généralement courtes, vos proches y sont probablement habitués.
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   Marquez le ton grâce à la ponctuation et aux émoticônes. En raison de la nature impersonnelle des échanges par SMS, vos interlocuteurs pourraient mal interpréter le ton de votre message ou les émotions que vous voulez faire passer. Pour éviter tout malentendu, utilisez la ponctuation et les émoticônes à bon escient, si le message risque d'être ambigu .

   • Par exemple, vous pourriez répondre « OK j'ai trouvé, merci : ) » afin que le destinataire ne pense pas que vous êtes contrarié ou sec.
   • Parfois, un point final pourrait laisser penser que vous être frustré(e). Par exemple, le message semblera bien plus détendu si vous dites « non, ce n'est pas ça », que « non, ce n'est pas ça. »
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   Relisez le message avant de l'envoyer. Avant d'appuyer sur « envoyer », prenez un instant pour relire le message. Assurez-vous qu'il n'y ait pas de fautes, que les informations soient correctement expliquées et que le ton soit le bon .

   • Une fois que le message est envoyé, vous ne pourrez pas annuler l'envoi. Pour cela, il est important de bien le relire avant de l'envoyer.
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   N'envoyez pas de nombreux messages les uns à la suite des autres. De trop nombreuses notifications et une série entière de SMS risqueront d'agacer le destinataire. Répondez par un message contenant tout ce que vous avez à dire, plutôt que de nombreux messages courts .

   • Vous pourrez bien sûr envoyer un second message si vous avez oublié une information ou si vous devez clarifier un point.
   • Si votre destinataire ne répond pas à 2 messages de suite, il est possible qu'il ne veuille pas vous parler ou qu'il n'ait pas son téléphone sur lui. Dans un cas comme dans l'autre, laissez-lui le temps de vous répondre.
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   Demandez à votre interlocuteur à lui parler par téléphone. Les SMS sont par nature courts et concis. Si la conversation commence à devenir trop compliquée pour que vous puissiez exprimer correctement vos pensées par SMS, demandez à la personne de vous appeler, afin de pouvoir avoir une conversation de vive voix avec elle .

   • Envoyez-lui un message comme « il me serait plus facile de t'en parler au téléphone. Passe-moi un coup de fil quand tu le peux ! Merci ! »
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Méthode 2

Méthode 2 sur 3:

Parler à quelqu'un en personne

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   Écoutez attentivement. Lorsque quelqu'un vous parle, regardez-le dans les yeux et soyez attentif(ve) à ce qu'il dit. Vous lui montrerez ainsi que vous l'écoutez et que vous comprenez ses propos .

   • Consacrez toute votre attention à votre interlocuteur, afin qu'il vous parle avec aisance.
   • Si vous ne l'entendez pas bien, approchez-vous de lui (elle) et demandez-lui s'il souhaite aller dans un endroit plus calme.
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   Remarquez les indices non verbaux. Le langage corporel peut en dire tout autant, sinon plus, que les mots. Lorsque quelqu'un vous parle, observez son langage corporel afin de mieux savoir comment répondre .

   • Par exemple, si votre interlocuteur regarde tout autour ou bouge sans cesse les pieds, c'est peut-être qu'il est nerveux ou qu'il a peur. Vous pourriez lui demander si tout va bien, avant de chercher à répondre à ses propos.
   • Soyez également attentif à la façon dont il parle. Si sa voix est forte ou agressive, la conversation pourrait commencer à l'énerver. Pour éviter que la situation ne s'envenime, il vous faudra alors essayer une autre approche.
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   Ne préparez pas votre réponse pendant que votre interlocuteur parle. Si vous êtes trop impatient(e) de répondre alors que votre interlocuteur n'a même pas fini de parler, il le remarquera et pourrait s'en agacer. Attendez que la personne ait fini de parler et que vous ayez entendu tout ce qu'elle a à dire avant de réfléchir à ce que vous allez répondre .

   • Il est très malpoli de couper la parole à quelqu'un pour lui faire part de ses pensées.

   Conseil : alors qu'il parle, écoutez votre interlocuteur et notez mentalement les points auxquels vous voudrez répondre. Cependant, ne lui coupez pas la parole pour lui apporter une réponse spirituelle ou rapide.
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   Attendez qu'il ait fini de parler pour répondre. Lorsque vous parlez avec quelqu'un, laissez-le toujours finir de parler avant de répondre. Ainsi, vous disposerez de toutes les informations dont il voulait vous faire part et pourrez lui apporter une réponse complète et adaptée .

   • Votre interlocuteur pourrait ajouter une dernière information après avoir terminé de partager ses pensées. Par exemple, il pourrait dire « oh attendez, j'ai oublié de dire quelque chose. » Laissez-le finir ce qu'il a à dire.
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   Répondez de manière réfléchie et assurée. Avant d'apporter une réponse, prenez un court moment pour repenser à toutes les informations qui vous ont été présentées. En lui apportant une réponse incomplète, vous laisserez penser à la personne que vous ne l'avez pas bien écoutée .

   • Prendre un moment pour réfléchir à votre réponse vous permettra aussi de tenir des propos intelligents.
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   Posez des questions. Si vous avez besoin d'éclaircissements ou de plus d'informations, posez des questions. Si vous n'avez pas bien entendu ou compris ce que disait la personne, n'essayez pas de répondre à partir de votre compréhension partielle ou erronée de ses propos. Demandez-lui de répéter ce qu'il a dit ou de vous expliquer ce qu'il veut dire, afin de pouvoir répondre correctement.

   • Si vous n'êtes pas certain(e) des intentions de quelqu'un ou que vous voulez qu'il précise ses propos avant de répondre, posez-lui une question ouverte comme « que veux-tu dire par là  ? »
   • Il n'y a aucun mal à demander à quelqu'un de répéter ce qu'il a dit si vous n'avez pas entendu ou compris ce qu'il disait.
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   Parlez clairement et directement. Après avoir pris en compte ce qui vous a été dit et avoir réfléchi à ce que vous vouliez dire, parlez clairement, avec assurance. N'utilisez pas des termes vagues et contradictoires pour paraitre plus intelligent ou plus spirituel. Les gens apprécient la sincérité. Répondez de manière claire, afin de montrer à votre interlocuteur que vous le comprenez et accordez de l'importance à ce qu'il dit .

   • Assurez-vous que la personne soit attentive lorsque vous parlez, afin de ne pas avoir à vous répéter.
   • Si une tierce personne veut parler, remarquez-le et laissez-la prendre la parole.
   • Laissez aussi l'autre personne répondre à ce que vous venez de dire. Ne partez pas dès que vous avez fini votre phrase. Ne mettez pas fin à la conversation dès que vous avez eu l'occasion de parler.
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   Acceptez que quelqu'un ne soit pas d'accord avec vous. Même si vous avez réfléchi à ce que vous vouliez dire, il est toujours possible que quelqu'un ne soit pas d'accord avec ce que vous dites. Cela est tout à fait normal ! Soyez prêt(e) à ce que quelqu'un vous contredise ou essaie de vous dénigrer pour ce que vous dites .

   • Gardez la tête froide et ne perdez pas votre calme si quelqu'un essaie de vous provoquer.
   • Laissez votre interlocuteur exposer ses opinions et ses croyances. Ne cherchez pas à le forcer à accepter votre point de vue.
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Méthode 3

Méthode 3 sur 3:

Répondre par email

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   Répondez à un email en 48 heures. Il est important que vous répondiez à un email dans un délai raisonnable, par politesse et professionnalisme. Il ne sera pas nécessaire de répondre immédiatement, mais assurez-vous de répondre en deux jours au maximum .

   • Si l'email ne vous concernait pas ou vous a été envoyé par erreur, répondez à son expéditeur, afin qu'il sache que vous n'êtes pas le bon destinataire.
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   Utilisez une salutation professionnelle. Un email est généralement bien plus formel qu'un SMS ou un appel téléphonique. Commencez votre réponse par « bonjour » ou « salut », suivi du nom de la personne, pour commencer l'email de la bonne façon .

   • Si la personne à laquelle vous répondez préfère une certaine salutation ou vous a demandé de l'appeler par son prénom, respectez son souhait. Par exemple, si elle préfère que vous l'appeliez « François » plutôt que « Jean-François », faites ainsi.
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   Utilisez les points d'exclamation avec parcimonie. Dans vos emails, respectez les règles de grammaire, d'orthographe et de ponctuation. Cependant, veillez à ne pas utiliser le point d'exclamation trop souvent ou vous donneriez l'impression de manquer de sincérité ou d'être trop impatient(e). N'utilisez ce signe de ponctuation que lorsque la situation s'y prête .

   • Un point d'exclamation sera le bienvenu lorsque vous félicitez quelqu'un ou partagez une bonne nouvelle. Mais en l'utilisant trop souvent, il perdra tout son effet.
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   N'utilisez pas de police farfelue. Utilisez une police classique, afin que vos emails paraissent professionnels. N'utilisez pas de police multicolore ou de police de caractère comme Comic Sans pour répondre à un email .

   • Le choix le plus classique sera d'utiliser Arial ou Times New Roman, en taille 10 ou 12.
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   Ne mettez pas n'importe qui en copie. Il est parfois utile de mettre une tierce personne en copie d'une réponse à un email, afin de l'inclure dans la conversation. Cependant, en mettant un superviseur ou un collègue en copie lorsque cela n'est pas nécessaire, vous risqueriez d'agacer ou d'énerver la personne à laquelle vous répondez .

   • S'il est nécessaire d'inclure une tierce personne à une chaine d'emails, vous pourriez utiliser l'option « Cci » ou copie carbone invisible.
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   Décidez à qui vous répondrez dans un email de groupe. Si le plus approprié semble être de répondre à toutes les personnes auxquelles l'email a été envoyé, cliquez sur « répondre à tous » lorsque vous envoyez le message. En revanche, si vous devez poser une question ou expliquer un sujet précis ou un problème à une personne seulement, répondez-lui directement, à elle seule .

   • Si les destinataires de l'email sont très nombreux, mais que vous ne devez répondre qu'à certains d'entre eux, sélectionnez les contacts auxquels vous répondrez.
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   Ne répondez à un email pour dire « merci » que si cela est nécessaire. Les emails très courts, qui n'apportent pas grand-chose à la conversation, sont généralement inutiles. À moins que l'expéditeur vous ait demandé de confirmer que vous avez reçu et compris l'email, lui répondre par « merci » sera inutile et souvent, agaçant .

   Conseil : si l'expéditeur vous envoie une demande de confirmation de lecture, confirmez la bonne réception de l'email en cliquant sur la boite de dialogue.
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   Relisez votre email et assurez-vous de l'envoyer au bon destinataire. S'il est parsemé de fautes d'orthographe ou de grammaire, votre email semblera peu professionnel. Avant de cliquer sur « envoyer », prenez un moment pour relire votre réponse. Vérifiez l'orthographe et la grammaire et assurez-vous d'envoyer le message à la bonne personne .

   • Ne comptez pas sur le correcteur automatique pour repérer la moindre faute !
   • Relisez votre email à voix haute avant de l'envoyer, afin de vous rendre compte de l'effet produit.
   • Bien souvent, les applications et programmes de messagerie électronique complètent automatiquement les adresses email lorsque vous taperez dans le champ « destinataires » et il est alors très facile d'envoyer l'email à la mauvaise personne.
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