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In diesem Artikel:

Beantworten von Textnachrichten

Mit jemandem persönlich sprechen

Eine Antwort per E-Mail senden

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Literaturhinweise

Zusammenfassung

Wie du jemandem antwortest, kann die Art und Weise beeinflussen, wie er und andere Menschen dich sehen. Glücklicherweise kannst du lernen, wie und wann du reagieren musst, um besser darin zu werden. Wenn du mit jemandem persönlich sprichst, ist es wichtig, dass du ihm Aufmerksamkeit schenkst und ihm erlaubst, seine Gedanken auszudrücken, bevor du eine überlegte Antwort gibst. In einer SMS-Konversation gibt es einige unausgesprochene Regeln, die du befolgen musst, um erfolgreich zu kommunizieren. Die E-Mail ist eine formellere Art der Kommunikation mit professioneller Etikette, die du befolgen musst, um Informationen effektiv zu vermitteln und angemessen zu antworten.

Vorgehensweise

Methode 1

Methode 1 von 3:

Beantworten von Textnachrichten

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   Benutze zwanglose Sprache, wenn du SMS schreibst. E-Mails, Briefe und sogar persönliche Gespräche können eine viel formellere Struktur annehmen. Aufgrund der kurzen, begrenzten Natur von Textnachrichten ist es angemessen, eine entspanntere Sprache zu verwenden und das Gefühl zu vermitteln, dass das Gespräch persönlicher ist.

   • Du kannst z.B. Abkürzungen benutzen, um Platz zu sparen, eine Nachricht schneller zu tippen und einen entspannten Tonfall zu vermitteln.
   • Die Interpunktionsregeln sind bei Textnachrichten oft viel nachsichtiger. Wenn man sich z.B. zu streng an die Kommaregeln hält, könnte sich das Gespräch gestelzt und förmlich anfühlen.
   • Geh nicht immer davon aus, dass eine SMS-Konversation informell sein kann. Aber wenn die andere Person eine informelle Sprache verwendet, solltest du ebenso erwidern, damit sie sich wohl fühlt.
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   Stelle offene Fragen, um ein Gespräch zu vertiefen. Wenn du das Textgespräch weiterführen möchtest, kannst du der anderen Person mit offenen Fragen die Möglichkeit geben, mehr zu sagen und ihre Meinung zu äußern. Wenn du Fragen stellst, auf die man kurz mit Ja oder Nein antworten kann, könnte ein Gespräch schnell im Sande verlaufen.

   • Wenn du z.B. mit jemandem über eine geschäftliche Angelegenheit sprichst, könntest du ihn etwas fragen wie: "Wie denkst du über das neue Projekt?
   • Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, was eine Person über ein Thema denkt, texte etwas wie: "Ich stimme dir zu, aber warum glaubst du, dass das so ist?"
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   Sende keine sehr kurze oder Ein-Wort-Antworten. Textnachrichten sollten relativ kurz sein, aber kurze oder abrupte Antworten können ein Gefühl vermitteln, dass du wütend oder sauer auf die andere Person bist. Wenn du auf eine Nachricht von einer anderen Person antwortest, gib ihr eine wahre Antwort, die mindestens einen Satz oder zwei Sätze lang ist.

   • Manchmal ist es vollkommen akzeptabel, mit "OK" zu antworten, wenn es im Kontext sinnvoll ist. Aber vermeide die "K"-Antwort, die sich knapp und unhöflich anfühlen kann.

   Tipp: Wenn du generell mit kurzen Antworten antwortest, kann es für dich sinnvoll sein, dies auch weiterhin zu tun.
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   Verwende Interpunktion und Emoticons, um einen bestimmten Tonfall zu vermitteln. Aufgrund der unpersönlichen Natur von Textnachrichten können Menschen einen Ton oder eine Emotion durch die kurze Sprache fehlinterpretieren. Du kannst die Bedeutung klar vermitteln, indem du Interpunktion und Emoticons einfügst, wenn sich deine Nachricht zweideutig anfühlen könnte.

   • Du könntest z.B. antworten: "Verstanden, danke. :)". Diese Antwort zeigt, dass du nicht verärgert oder einsilbig bist.
   • Manchmal könnte es passieren, dass du frustriert klingst, weil es dir nicht gut geht. Es kann z.B. viel entspannter klingen, wenn du sagst: "Nein, gar nicht", als wenn du sagst: "Nein, das tut es absolut nicht".
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   Überprüfe die Nachricht, bevor du sie abschickst. Bevor du bei deiner Nachricht auf Senden drückst, nimm dir eine kurze Sekunde Zeit, um sie durchzusehen. Achte auf Tippfehler und stelle sicher, dass du die Informationen richtig übermittelt und den richtigen Tonfall verwendest hast.

   • Sobald du eine Nachricht abgeschickt hast, kannst du sie nicht mehr zurücknehmen! Also ist es am besten, einen kurzen Blick darauf zu werfen, bevor du sie sendest.
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   Sende nicht mehrere Nachrichten direkt hintereinander. Mehrere Benachrichtigungen und eine Reihe von Textnachrichten könnten den Empfänger ärgern und frustrieren. Schicke eine Antwortnachricht, die alles enthält, was du sagen wolltest, anstatt mehrere, kurze Nachrichten zu schicken.

   • Es ist in Ordnung, eine weitere Nachricht hinzuzufügen, wenn du etwas vergessen hast oder du etwas klären möchtest.
   • Wenn jemand auf zwei Nachrichten hintereinander nicht antwortet, will er vielleicht nicht mit dir reden oder er ist nicht an seinem Telefon. Wie auch immer, gib dem Empfänger Zeit und Raum zum Antworten.
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   Bitte um einen Anruf, wenn das Gespräch zu aufwendig für Text wird. Textnachrichten sollen kurz und prägnant sein. Wenn dir das Texten zu viel wird, um deine Gedanken angemessen auszudrücken, frage die Person, ob sie dich anrufen kann, damit du die Angelegenheit ausführlicher oder komplett besprechen kannst.

   • Schicke z.B. eine Nachricht wie: "Es wäre einfacher, das mit einem Anruf zu erklären. Kannst du mich anrufen, wenn du Zeit hast, danke!"
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Methode 2

Methode 2 von 3:

Mit jemandem persönlich sprechen

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   Höre genau zu, wenn jemand mit dir spricht. Du solltest immer Augenkontakt aufnehmen und darauf achten, was die Person dir sagt. So zeigst du, dass du zuhörst und verstehst, was sie sagt.

   • Konzentriere deine Aufmerksamkeit ganz auf den Sprecher, damit er sich wohl fühlt, wenn er mit dir spricht.
   • Lehn dich näher heran oder frage die Person, ob ihr euch in einen ruhigeren Bereich begeben könnt, wenn du Probleme mit dem Hören hast.
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   Achte auf die nonverbalen Hinweise der sprechenden Person. Körpersprache kann genau so viel ausdrücken, wenn nicht sogar mehr sagen. Wenn jemand mit dir spricht, beobachte seine Körpersprache, damit du weißt, wie du reagieren sollst.

   • Wenn sich z.B. jemand ständig umschaut oder von einem Bein aufs andere wechselt, kann er nervös oder ängstlich sein. Du solltest die Person dann lieber fragen, ob es ihr gut geht, anstatt auf das zu antworten, was sie sagt.
   • Achte auch darauf, wie die Person sagt, was sie sagt. Wenn ihre Stimme laut oder aggressiv ist, könnten sie sich über das Gespräch aufregen oder wütend werden. Möglicherweise musst du bei deiner Antwort einen anderen Ansatz wählen, um eine weitere Eskalation der Situation zu vermeiden.
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   Plane deine Reaktion nicht, während jemand spricht. Wenn du derart aufgeregt oder begierig bist, zu antworten, bevor jemand zu Ende gesprochen hat, wird er es merken und vielleicht verärgert reagieren. Warte, bis die Person zu Ende gesprochen hat und du alles gehört hast, was sie sagen wollte, bevor du anfängst, deine Antwort zu planen.

   • Es ist sehr unhöflich, jemandem mit seinen eigenen Gedanken ins Wort zu fallen.

   Tipp: Hör zu und notiere dir wichtige Punkte, auf die du reagieren willst. Aber blocke nicht den Rest von dem ab, was die Person sagen will, um mit einer cleveren oder schnellen Antwort aufzuwarten.
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   Warte, bis die Person fertig ist, bevor du redest. Wenn du mit jemandem redest, erlaube ihm, seinen Gedanken zu beenden, bevor du antwortest. Auf diese Weise hast du alle Fakten und Informationen, die derjenige dir mitteilen wollte. So kannst du eine wohlüberlegte und informierte Antwort geben.

   • Manchmal werden die Leute ein paar zusätzliche Informationen hinzufügen, nachdem sie ihren Gedanken beendet haben. Jemand sagt vielleicht etwas wie: "Oh warte, ich habe vergessen, etwas zu sagen". Lass die Person aussprechen, was sie sagen wollte.
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   Denk über deine Antwort nach, damit du sie mit Selbstvertrauen sagen kannst. Bevor du deine Antwort gibst, nimm dir einen kurzen Moment Zeit, um über alle Informationen nachzudenken, die dir gegeben wurden. Wenn du eine Antwort gibst, die nicht fundiert ist, könnte die Person glauben, dass du nicht wirklich zugehört hast.

   • Wenn du dir einen Moment Zeit nimmst, um über deine Antwort nachzudenken, stellst du auch sicher, dass du eine intelligente Antwort gibst.
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   Frage nach, wenn du eine Erklärung oder mehr Informationen brauchst. Wenn du nicht ganz hören oder verstehen konntest, was jemand sagt, antworte nicht mit unvollständigem oder falschem Verständnis. Frage die Person, was sie gesagt hat oder was sie meint, damit du ihr eine ehrliche Antwort geben kannst.

   • Wenn du dir bezüglich der Absicht von jemandem unsicher bist oder wenn er dir erklären soll, was er wirklich meint, bevor du antwortest, stell eine offene Frage wie: "Was meinst du damit?"
   • Es schadet nie, jemanden zu bitten, sich zu wiederholen, wenn du nicht hören konntest oder nicht ganz verstanden hast, was er sagte.
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   Sprich direkt und deutlich, wenn du antwortest. Nachdem du dir überlegt hast, was dir gesagt wurde und was du sagen willst, sprich klar und selbstbewusst. Verwende keine vagen oder widersprüchlichen Worte, um klüger oder cleverer zu klingen. Menschen schätzen Aufrichtigkeit. Also gib ihnen eine echte Antwort, die ihnen zeigt, dass sie dir etwas bedeuten und dass du sie verstehst.

   • Stell sicher, dass dein Gesprächspartner aufmerksam ist, damit du dich nicht wiederholen musst.
   • Achte darauf, ob jemand anderes sprechen will und gib ihm auch Raum zum Reden.
   • Erlaube der Person, auch auf das, was du gesagt hast, zu antworten. Geh nicht einfach weg oder beende das Gespräch, nur weil du die Chance hattest, zu sprechen.
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   Sei darauf vorbereitet, dass jemand dir nicht zustimmt. Selbst wenn du gründlich über deine Antwort nachgedacht hast, besteht immer die Möglichkeit, dass jemand mit deiner Aussage nicht einverstanden ist. Das ist in Ordnung! Sei einfach darauf vorbereitet, dass jemand mit dir streitet oder dich herabsetzen will.

   • Bewahre einen kühlen Kopf und verliere nicht deine Beherrschung, wenn jemand versucht, dich zu provozieren.
   • Erlaube jemandem, seine Überzeugungen und Meinungen zu äußern. Versuche nicht, die Person zu zwingen, deine Ansichten zu akzeptieren.
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Methode 3

Methode 3 von 3:

Eine Antwort per E-Mail senden

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   Antworte auf eine E-Mail innerhalb von 48 Stunden. Es ist wichtig, dass du auf eine E-Mail rechtzeitig antwortest, aus Höflichkeit und Professionalität. Du musst nicht sofort antworten, aber du solltest innerhalb von mindestens zwei Tagen antworten.

   • Selbst wenn die E-Mail nicht für dich bestimmt war oder irrtümlich versendet wurde, antworte dem Absender, damit er weiß, dass du nicht die richtige Person bist.
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   Benutze eine professionelle Anrede in einer E-Mail-Antwort. E-Mails sind oft formeller als eine Textnachricht oder ein Telefonanruf. Beginne deine E-Mail-Antwort mit einem "Liebe/Lieber" oder "Hallo" vor dem Namen der Person, um die E-Mail korrekt zu beginnen.

   • Wenn die Person, der du antwortest, eine bestimmte Begrüßung vorzieht oder wenn sie dich bittet, sie beim Namen zu nennen, dann mach das. Wenn die Person es zum Beispiel vorzieht, dass du sie mit einer verkürzten Version ihres Namens anredest, z.B. "Bob" statt "Robert", dann benutze diesen Spitznamen.
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   Benutze Ausrufezeichen sparsam. In deiner E-Mail-Antwort solltest du eine korrekte Grammatik, Rechtschreibung und Interpunktion verwenden. Zu viele Ausrufezeichen können dich jedoch unaufrichtig oder übermäßig aufgeregt erscheinen lassen. Benutze sie nur, wenn es angemessen ist.

   • Ein Ausrufezeichen ist eine tolle Möglichkeit, jemandem zu gratulieren oder Aufregung zu vermitteln. Wenn du sie aber überstrapazierst, verlieren sie ihre Wirkung.
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   Verzichte auf verrückte Schriften, wenn du E-Mails schreibst. Halte dich bei der Wahl deiner Schriftart an klassische Versionen, damit deine E-Mail professionell wirkt. Benutze keine mehrfarbigen Schriften oder eine Schriftart wie Comic Sans, wenn du auf eine Mail antwortest.

   • Eine klassische Wahl ist es, eine 10- oder 12-Punkt-Schrift mit einer Schriftart wie Arial oder Times New Roman.
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   Pass auf, wem du antwortest. Oft ist es nützlich, auch einer weiteren Person deine Antwort zu schicken , damit du sie in eine Diskussion einbeziehen kannst. Allerdings kann es die Person, der du antwortest, wirklich verärgern oder stören, wenn du unnötigerweise einem Vorgesetzten oder Kollegen eine Kopie sendest.

   • Wenn es für dich notwendig ist, jemand anderen in die E-Mail-Kette aufzunehmen, kannst du die Option zum Blindkopieren oder "BCC" verwenden.
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   Entscheide, wem du auf eine Gruppen-E-Mail antworten möchtest. Wenn die angemessene Antwort ist, allen in der Gruppennachricht zu antworten, dann wähle "Allen antworten", wenn du deine Antwort abschickst. Wenn du aber nur mit einer Person ein bestimmtes Thema oder Problem besprechen musst, dann antworte dieser Person direkt.

   • Wenn eine große Gruppe von Leuten in der E-Mail enthalten ist, du aber nur auf einige wenige antworten musst, wähle einfach die Leute aus, denen du antworten willst.
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   Schicke keine Dankes-Mail, es sei denn, es ist notwendig. Kurze E-Mails, die nicht zu einer Diskussion beitragen, sind nicht nötig. Es sei denn, der Absender bittet dich, zu bestätigen, dass du eine E-Mail erhalten und verstanden hast. Eine Mail, in der nur "Danke" steht, ist unnötig und nervig.

   Tipp: Wenn der Absender dir eine Lesebestätigung schickt, bestätige den Erhalt der E-Mail, indem du auf die Option klickst und ihm die Bestätigung schickst
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   Lies deine E-Mail Korrektur und bestätige den Empfänger, bevor du sie abschickst. Ein Rechtschreib- oder Grammatikfehler kann deine E-Mail unprofessionell erscheinen lassen. Bevor du auf Senden klickst, nimm dir einen Moment Zeit, um deine Antwort durchzulesen. Überprüfe die korrekte Rechtschreibung und Grammatik und vergewissere dich, dass du die E-Mail an die richtige Person sendest.

   • Verlass dich nicht auf die Rechtschreibprüfung, um alle Fehler zu finden!
   • Lies deine E-Mail laut vor, bevor du sie abschickst, damit du hören kannst, wie sie klingt.
   • E-Mail-Anwendungen oder -Programme füllen E-Mail-Adressen oft automatisch aus, wenn du in die Empfängerleiste tippst. Das kann dazu führen, dass du versehentlich eine E-Mail an die falsche Person schickst.
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