Comment organiser un concert

Avez-vous déjà été à un concert local et passé un bon moment ? Eh bien, c'est l'occasion pour vous d'organiser votre propre concert, vous faire un peu d'argent tout en y prenant du plaisir. Vous n'avez besoin que d'un peu de détermination et de confiance. L'organisation d'un évènement musical n'est pas aussi difficile que vous le pensez !

Partie 1

Partie 1 sur 8:

Entrer en contact avec les organisateurs de concert

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Vous pouvez par exemple demander à être leur assistant ou à installer les équipements, afficher les posters ou vendre les tickets. Faites-le gratuitement, cela vous donnera un accès gratuit au concert et les organisateurs vous seront redevables.
Assurez-vous de garder une bonne relation avec eux.
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Partie 2

Partie 2 sur 8:

Obtenir une salle pour le spectacle

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Trouvez un emplacement pour votre concert. Les théâtres locaux, cinémas, écoles et salles polyvalentes sont créés pour être loués.
- Cependant, une fois que vous en aurez trouvé une, discutez avec le gérant afin de vous assurer que la salle est autorisée à accueillir un événement en direct. Votre plus grand challenge serait de dénicher un théâtre, étant donné que ces lieux sont réputés pour accueillir un concert, que ce soit assis ou debout et bénéficient d'un système de sonorisation et d'une scène déjà érigée. Cela vous permet de réduire énormément les couts.
- Les théâtres ont non seulement un nombre sans cesse croissant de bars dédiés à la musique en live, mais aussi une capacité d'accueillir entre 100 et 300 personnes. Aussi, chaque théâtre devrait avoir un registre des coordonnées des ingénieurs du son et un système de sonorisation installé. Ce dernier point est capital. En fait, si c'est la première fois que vous organisez un concert, sachez que le fait d'avoir un système de sonorisation déjà érigé présente plusieurs avantages. Non seulement cela vous permet de réduire les couts liés à l'organisation, mais signifie également que c'est un endroit fréquenté par beaucoup de personnes. En outre, le système devrait déjà être configuré de façon à être en harmonie avec la salle, ce qui facilitera le travail de l'ingénieur du son. Ce détail vous permet également de réduire considérablement la durée et les tracas liés à toute l'organisation du spectacle, étant donné que vous aurez moins de charges et il n'y aura que peu d'équipements à envoyer ou à ramener sur les lieux.
Ainsi, vous pourrez bien faire la promotion de l'évènement et mettre tout en place avant le jour J.
Quelquefois, les gérants des lieux de concert demandent à percevoir une partie de la vente des billets. Ne les laissez pas avoir plus de 40 % des recettes, car cela serait déjà trop si vous deviez encore supporter des frais supplémentaires.
Les places de concert en fosse offrent généralement une plus grande capacité à contenir du monde et permettent aux mélomanes de danser et de se mettre au-devant de la scène, surtout lors d'un concert de musique rock.
Les gens préfèrent très souvent les concerts à place libre, car tout le monde à la possibilité d'avoir une place au premier rang pour le même prix. Cependant, les évènements avec des places assises ou sous réservation sont moins tracassants et exigent des mesures sécuritaires plus souples.
Les théâtres et les salles de concert disposent souvent de leurs propres personnels d'accueil, mais vous pourriez avoir besoin de leur payer un supplément pour leurs services. S'il s'agit d'un concert purement local avec un nombre réduit de personnes, vous pouvez demander à des amis de confiance d'assurer la sécurité. Cependant, la loi exige que vous engagiez une équipe professionnelle de sécurité. Ajoutez ce cout à votre budget.
Si le lieu dispose d'un bar, déterminez s'il faut servir de l'alcool ou pas. Si oui, l'évènement doit être réservé aux personnes plus âgées que 18 ans. La vente de l'alcool pourrait augmenter le cout de votre assurance.
L'assurance responsabilité civile devrait être incluse dans le contrat de location du site, veillez toujours à vérifier ce détail. Il vaut mieux payer 200 euros comme frais d'assurance pour la nuit plutôt que de supporter des millions d'euros pour une quelconque plainte. Toutes les compagnies d'assurance ont une diversité d'option pour ce type d'assurance, mais cherchez le meilleur prix. Aussi, le cout de votre assurance diminuera chaque fois que vous organisez un concert sans incident : cela prouve que vous êtes responsable et causez moins de dégât. Ajoutez le cout de l'assurance à votre budget.
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Partie 3

Partie 3 sur 8:

Trouver des groupes, des équipements et du personnel supplémentaire

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Ce groupe sera en tête d'affiche et vous garantira un public suffisamment grand. Si vous êtes chanceux, le groupe fournira la batterie et certains amplificateurs pour la soirée. Sinon, demandez à l'un des autres groupes de la soirée de le faire. Cela est plus facile et moins couteux que de louer les instruments.
Il est recommandé de choisir au moins un groupe totalement inconnu du public. Cette bande pourrait faire l'ouverture de la soirée et se faire promouvoir sur scène, en même temps cela vous fait gagner un nouveau contact.
Calculez le cout de prestation de la bande. Certains groupes de musique peuvent demander à être payés, alors que les groupes locaux ou qui ne sont pas sous contrat pourraient jouer gratuitement si vous leur offrez quelques tickets pour leurs amis. Cependant, n'abusez pas de leur générosité et mettez de côté de l'argent pour chaque groupe. Même si vous ne donnez que quelques euros pour chacun, ils apprécieront. Vous pouvez donner quelques euros supplémentaires au groupe qui fournira la batterie ou d'autres équipements, juste comme compensation de l'utilisation des matériaux. Ajoutez ce cout à votre budget.
Si la salle en dispose et a un système de sonorisation déjà installé, servez-vous-en. Dans le cas contraire, vous pouvez demander à un ingénieur du son de prendre en charge la sonorisation et de faire les installations nécessaires contre une rémunération. Si vous maitrisez le fonctionnement des équipements de sonorisations, des amplificateurs et autres, occupez-en vous-même, mais ce serait une charge de plus. Il se peut qu'un de vos amis ou de vos contacts le fasse gratuitement. Ajoutez toutes les dépenses que vous aurez à engager à votre budget.
C'est la personne qui se chargera de présenter les groupes et de clôturer la soirée. Essayez à défaut de trouver une célébrité locale pour le faire ou faites-le vous-même. Vous aurez besoin d'un peu d'assurance et de quelques minutes de préparation. Toutefois, veillez à ce qu'un MC en état d'ébriété, impopulaire ou incompétent ne gâche pas votre évènement ou ne sème pas du trouble. Il vaut mieux ne pas avoir un MC plutôt que d'en avoir un qui vous cause des problèmes.
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Partie 4

Partie 4 sur 8:

Organiser le temps de prestation de chaque groupe

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Faites passer les groupes les plus populaires en dernière positions et les moins populaires pour ouvrir le spectacle.
S'ils ont donc l'habitude de jouer pendant 30 minutes, dites-leur qu'ils devront le faire en 25 minutes afin que les choses puissent bien se dérouler.
Vous devrez communiquer constamment. Il ne sert à rien que chaque groupe apporte ses batteries et ses amplificateurs. Généralement, il est de la responsabilité du groupe principale de fournir le kit de batterie, pendant que les autres batteurs apportent les équipements plus fragiles comme les tambours, les cymbales, les pédales de grosses caisses. Cependant, certains batteurs n'aiment pas cette façon de procéder et préfèrent que les autres groupes utilisent leurs propres équipements. Si chaque groupe devait utiliser son propre matériel, l'intervalle entre les présentations serait de 15 à 25 minutes et la vérification du son prendrait encore au moins 5 minutes supplémentaires. Pour une soirée de trois groupes, il n'y a pas de problème, mais cela pourrait tourner au cauchemar s'il s'agissait de 5 groupes et que le concert devait finir à une certaine heure. Il en est de même pour les guitaristes. Il est généralement acceptable d'utiliser les boitiers d'amplificateur des autres, mais pas les amplificateurs eux-mêmes, à moins que les groupes se connaissent ou soient très amicaux. Cela devient encore plus complexe lorsque le groupe principal dispose d'un ampli combo ou ne dispose pas en quantité suffisante de boitiers. Vous aurez plus de difficultés avec les groupes qui ne se composent pas que de batteurs, de guitaristes, de contrebassistes ou de chanteurs. De même, plus d'instruments sont utilisés, plus les ingénieurs du son devront s'en soucier. Commencez à savoir de quoi le groupe principal aura besoin, ce qu'il pourrait fournir comme instruments, et ce qu'il pourrait partager. Demandez ensuite aux groupes qui suivront ce dont ils disposent et posez-leur les mêmes questions. Peu à peu, vous y verrez clair et tous vos problèmes seront résolus. Vous pourriez avoir en fin de compte une batterie chez un groupe, des boitiers de guitare que seuls certains groupes utiliseront, ainsi de suite. Assurez-vous que chaque groupe ait des étiquettes sur ses instruments afin de faciliter le suivi. Ceci étant, avec l'aide de votre ingénieur du son, vous pourriez avoir une idée du temps que prendra la vérification du son, savoir s'ils auront tous besoin de tester leur son, puis vous pourriez organiser le temps nécessaire et le leur informer. Cela parait compliqué et ça l'est, mais cela vous causera moins de stress au cours de la soirée.
Ne prenez aucun centime pour cela.
Cependant, il serait bien de veiller à cela avec l'ingénieur du son, étant donné que certains groupes voudront mettre plus de temps à s'organiser en fonction des équipements qui seront installés.
Vous devrez jouer le même style de musique que les groupes invités, mais aucune de leurs chansons. L'ingénieur du son s'en chargera pour vous, pensez seulement à le lui dire à l'avance, de sorte qu'il puisse connecter l'amplificateur à votre lecteur MP3.
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Partie 5

Partie 5 sur 8:

Faire la publicité de votre concert

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Faites des posters. Non seulement cela doit faire partie de votre budget, mais la façon la plus classique de faire la publicité de votre évènement est de concevoir un poster écrit en noir sur un fond blanc. Demandez aussi de l'aide à une personne qui travaille dans une entreprise pour vous en faire autant de copies. Autrement, vous devrez supporter des couts supplémentaires pour l'impression. Sur le poster, marquez :
- le groupe vedette
- les groupes qui s'enchaineront avant le groupe vedette
- le groupe qui fera l'ouverture
- le lieu
- la date
- le prix d'entrée
- les sites web des groupes invités, de l'évènement, des lieux de vente des tickets et de vous en tant qu'organisateur
Apposez-les sur les murs des magasins de musique, des lieux de rencontre des jeunes de la localité, des cybercafés, des écoles, des universités (si vous en êtes autorisé) et des magasins de vêtements modernes.
N'oubliez pas de préciser le lieu du spectacle. Donnez-leur toutes les informations figurant sur le poster ou s'il est possible, apposez des affichages sur leurs immeubles. Rédigez un article de presse et envoyez-le aux journaux de votre localité, de même que dans les parages du concert, et ce, quelques semaines avant l'évènement. Essayez de convaincre le journal d'envoyer un photographe, surtout s'il dispose d'une section dédiée aux évènements culturels.
Demandez à tous les groupes de faire la promotion du concert à travers leurs blogs, pages Facebook ou tout autre site de réseaux sociaux. Si vous voulez investir dans ce secteur, essayez de créer votre propre page dédiée à l'organisation de vos évènements.
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Partie 6

Partie 6 sur 8:

Fixer le prix du ticket

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Divisez le montant obtenu par le nombre de tickets que vous souhaitez vendre, sans compter ceux que vous envisagez d'offrir gratuitement. Ceci est le montant minimum que vous pouvez fixer par ticket sans subir de perte. Vous pouvez décider de ne pas faire du profit sur votre premier concert afin d'attirer les personnes de votre région à s'intéresser au concert.
- Si vous voulez faire du profit, augmentez le prix de 20 %, mais veillez toujours à obtenir un prix arrondi pour les tickets. Votre prix doit être divisible soit par 2 ou par 3. Par exemple, 11 euros ne seraient pas appropriés, mais 12 ou 10 euros pourraient l'être.
Demandez aux gérants de l'emplacement du concert d'imprimer vos tickets, à moins que vous ayez une certaine expérience dans l'organisation d'un concert. De toutes les façons, le cout de l'impression est toujours inclus dans la location du site. S'ils n'impriment pas les tickets, vendez-les à l'entrée. De cette façon, il n'y aura aucun ticket en papier, ni de problèmes d'oubli de tickets. Estampillez la main des personnes depuis l'entrée. Ayez un modèle unique pour le cachet, mais n'oubliez pas que s'il est fait de façon artisanale, quelqu'un d'autre pourrait copier votre modèle. Apportez donc un tampon d'encre de couleur original et changez la couleur ainsi que le tampon pour tous les concerts que vous organiserez.
Le premier venu est le premier servi, dit-on. Non seulement cela attire beaucoup plus les jeunes, mais obligera aussi tout le monde à venir à l'heure pour l'ouverture.
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Partie 7

Partie 7 sur 8:

Gérer la soirée proprement dite

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Il est préférable qu'ils y soient deux à trois heures avant l'ouverture officielle du concert.
La vérification du son est un détail très sensible, assurez-vous donc que le groupe principal vienne sur les lieux en premier, étant donné qu'il devra vérifier d'abord la sonorisation. Vous devez ensuite décider si tous les autres groupes pourraient tester leur son. Discutez avec votre ingénieur du son, écoutez ce qu'il a à vous dire. Si vous avez 5 groupes et n'avez que deux heures avant l'ouverture de la soirée, alors vous ne pouvez pas procéder à une vérification minutieuse de tous les matériaux et procéder au test de son lorsque les entrées se font déjà remarquer.
Il s'agit d'une grande pièce située dans les coulisses où les artistes peuvent se détendre.
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Partie 8

Partie 8 sur 8:

Gérer l'après-spectacle

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à temps les groupes et tout le personnel.
Si le propriétaire du site est de bonne humeur, vous pouvez faire une petite fête dans la salle spéciale de détente, dans un bar de la localité ou quelque part pour discuter avec les groupes.
Souvenez-vous que la plupart des mélomanes ont déjà participé à plusieurs concerts.
Détendez-vous et préparez-vous pour votre prochain concert à succès.
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Conseils

Vous devez être déterminé et totalement impliqué pour surmonter les obstacles.
Soyez strict sur la sécurité lors de votre premier concert, au moins jusqu'à ce que cela devienne naturel.
Essayez d'être aussi gentil que possible, peu importe ce qui se passe.
Payez à temps le personnel afin de garder une bonne réputation.

Avertissements

Vous êtes entièrement responsable de tout ce qui se passe au cours de la soirée. S'il y a alors une urgence, agissez comme il se doit ou sinon demandez de l'aide.