Comment demander aux invités de répondre à une invitation (RSVP)

Il peut falloir beaucoup de temps, d'argent et d'efforts pour organiser une fête que vous avez prévue. Le fait de connaitre le nombre d'invités qui y seront présents est un élément important pour les préparatifs. Cependant, il peut être difficile de nos jours que les gens répondent effectivement à une invitation par un simple « oui » ou « non ^{[1]XSource de recherche}^{[2]XSource de recherche} ». En dépit de ce fait, il existe des techniques que vous pouvez utiliser pour augmenter vos chances d'avoir les confirmations que vous souhaitez afin de faire de votre fête une réussite.

L'essentiel en quelques mots

Écrivez « RSVP » ou « Répondez avant » à côté de la date limite dans une grande police accrocheuse sur votre invitation. Ensuite, dites à vos invités où et comment répondre.
Envoyez les invitations 2 à 8 semaines avant l'évènement et fixez la date limite de réponse à 1 semaine avant votre évènement.
Envoyez de courts messages de rappel aux gens quelques jours après l'expiration de la date limite.

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Envoyer une invitation avec demande de confirmation (RSVP)

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Définissez le sigle RSVP pour éviter les confusions ^{[3]XSource de recherche}. Les initiales R.S.V.P signifient « Répondez, s'il vous plait » ou encore « Réponse attendue s'il vous plait ». Malheureusement, il se pourrait que les invités ne les comprennent pas si vous ne les définissez pas, car dans certains cas, le sigle signifie également « Retournez, s'il vous plait ».
- Au moment de formuler votre invitation assurez-vous de définir les initiales pour vous avoir la garantie que votre requête est comprise.
- Une autre option consiste à directement écrire « Merci de bien vouloir confirmer votre présence, s'il vous plait. »
- Pour les éventuels retardataires, fixez une date limite souple sur votre invitation et ayez une date limite réelle pour faire le suivi avec eux.
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Rappelez à vos invités pourquoi leur réponse est importante. Lorsque vous recevez une invitation électronique dans votre boite de réception, il est facile de l'ignorer ou d'y jeter un coup d'œil sans vraiment se rendre compte de toute la planification et de tout l'effort que l'organisateur y met. Vous pouvez exiger une confirmation de vos invités de la manière suivante.
- Lorsque vous ajoutez une carte RSVP à votre invitation pour des évènements officiels comme des mariages, des anniversaires et des réunions, incluez une enveloppe de retour préadressée à votre adresse. Tout ce que l'invité a à faire est de faire sa sélection RSVP et de mettre l'enveloppe dans une boite aux lettres.
- Pour un mariage ou une fête plus formelle, prévoyez des espaces pour que les invités cochent « Accepte avec plaisir » et « Refuse avec regret ».
- Si la fête ou le mariage est plus décontracté, adaptez votre RSVP à l'ambiance ! Écrivez des choix comme « Oui ! Je ne manquerais ça pour rien au monde », et « Non, et c'est la pire décision de ma vie » ou « J'ai hâte de mettre mes chaussures de danse ! » et « Désolé, fais la fête sans moi ! »
Si vous avez une longue liste d'invités ou si vous souhaitez faciliter la gestion des RSVP, écrivez plutôt « Répondez si vous ne pouvez pas venir. » Cela indique à vos invités qu'ils n'ont qu'à confirmer leur présence à votre évènement s'ils ne sont pas en mesure d'y assister. Si vous suivez cette voie, faites en sorte que les mots soient bien en vue et clairs sur l'invitation. De cette façon, aucun invité ne répond accidentellement non alors qu'il voulait dire oui !
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Fixez un délai pour les réponses ^{[4]XSource de recherche}. Assurez-vous d'attirer l'attention sur la date limite pour répondre à l'invitation de sorte qu'elle soit remarquable. Vous devez fixer un délai un peu flexible, car il est courant pour certains retardataires de répondre une fois l'échéance écoulée.
- Écrivez les mots-clés (où, quand, qui) en majuscule, en italique, soulignez-les ou utilisez une police spéciale.
Une simple erreur de frappe ou des paramètres de saisie automatique obsolètes dans votre navigateur pourraient rediriger vos invités à une fête surprise chez quelqu'un d'autre. Vérifiez à plusieurs reprises vos coordonnées avant d'envoyer les invitations.
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Partie 2

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S'assurer que les invités répondent

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Envoyez les invitations suffisamment tôt. Envoyez-les 2 à 8 semaines à l'avance, selon votre évènement. Informez vos invités de l'évènement le plus tôt possible afin qu'ils aient suffisamment de temps pour gérer leur emploi du temps. S'il s'agit de cadeaux ou s'ils doivent apporter des fournitures de fête, cela leur donne également le temps d'aller faire du shopping. Pour les invités ayant une petite mémoire, envoyer l'invitation suffisamment tôt permet de le leur rappeler chaque fois qu'ils consultent leur emploi du temps.
- Pour les mariages, envoyez vos invitations environ 6 à 8 semaines avant la date du mariage.
- Pour les anniversaires et graduations, envoyez vos invitations environ 2 à 4 semaines avant l'évènement.
- La plupart des organisateurs de mariage recommandent d'envoyer une carte « réservez la date » environ 6 mois avant la date. Ceci sera ensuite suivi plus tard par l'invitation formelle.
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Utilisez un timing stratégique au moment d'envoyer les invitations. Cette technique est spécialement utile lorsque vous envoyez les invitations de façon électronique. Si vous les envoyez directement dans les comptes email de vos convives, faites-le les jours ouvrables, et ce, dans la soirée au moment où ils sont moins acculés au travail et sont plus susceptibles de voir les notifications de réception de nouveau message.
- Une autre stratégie consiste à les envoyer tôt le matin ou tard dans la nuit. Ce faisant, il y a de fortes chances que le message soit parmi les tout premiers que votre invité verra dans sa boite de réception.
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Permettez à vos convives de répondre via plusieurs canaux ^{[5]XSource de recherche}. Certains de vos invités pourraient se sentir plus à l'aise en vous répondant par email, tandis que d'autres préfèreraient envoyer leurs réponses par SMS ^{[6]XSource de recherche}. En tenant compte de qui vous avez invité et de leurs canaux de communication favoris, vous augmentez vos chances d'avoir des réponses de leur part.
- Pour les évènements à grande échelle comme les mariages, les anniversaires et les réunions qui nécessitent l'envoi des invitations par voie physique, vous pourriez exiger une réponse à la demande de confirmation avec l'enveloppe d'envoi.
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Suscitez la réponse à travers une situation de pénurie. Les études ont prouvé que le cerveau humain répond à l'apparente pénurie et vous pouvez utiliser cela à votre avantage ^{[7]XSource de recherche}^{[8]XSource de recherche}. Vous pourriez vous exprimer en ces termes :
- « Nous vous prions de répondre afin qu'il n'y ait pas de pénurie de petits gâteaux pour vos enfants »,
- « Répondez s'il vous plait, car les places sont limitées chez nous. Nous pourrions prendre nos dispositions pour satisfaire tout le monde. »
- Afin que nous puissions préparer suffisamment de sièges pour tout le monde, veuillez répondre si vous pouvez ou non venir à notre fête.
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Envoyez votre invitation avec un cadeau. En faisant accompagner votre invitation d'un tout petit cadeau, vous augmentez vos chances d'obtenir une réponse de vos invités ^{[9]XSource de recherche}^{[10]XSource de recherche}. Vous n'avez pas besoin de choisir un présent extravagant pour obtenir cet effet. Vous pouvez faire accompagner votre carton d'invitation de :
- une broche achetée dans un magasin
- un ballon
- un autocollant
- une note manuscrite
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Offrez une cagnotte. La perspective de pouvoir gagner un cadeau gratuitement peut être un excellent facteur motivant et peut contribuer à ce que votre évènement reste dans la mémoire de vos convives. Au moment d'envoyer les invitations, vous pourriez les informer que lorsqu'ils répondent, ils participeront à un tirage au sort où ils gagneront ^{[11]XSource de recherche} :
- une bouteille de vin
- un cadeau d'une valeur de 5 €
- des cotillons supplémentaires
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Partie 3

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Envoyer des rappels

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Envoyez un SMS ou un e-mail poli à des invités après la date limite. Il peut être frustrant de les retrouver, mais des choses surviennent et vos invités pourraient laisser passer la date limite. Gardez simplement votre message court et aimable, en donnant à l'invité un délai précis pour vous répondre. Si vous vous sentez un peu mal à l'aise, c'est tout à fait normal. Utilisez simplement le traiteur ou le lieu comme excuse !
- « Salut Steph ! Nous voulions nous assurer que vous receviez notre invitation de mariage pour le 1er mai. Je n'ai pas encore entendu si vous êtes en mesure de venir et nous avons besoin d'un dernier comptage des invités. Nous serions ravis de vous y voir, s'il vous plait, faites-le-moi savoir d'ici vendredi prochain. »
- « Hello Michel ! J'espère que vous avez reçu mon invitation pour le 1er mai ! Les traiteurs doivent faire un compte final pour la fête, faites-moi savoir si vous pouvez venir demain au plus tard. »
- Salut Aïcha ! Contacte-nous pour voir si tu as reçu notre invitation pour le 1er mai ! Nos fournisseurs ont besoin d'un nombre officiel d'invités, alors faites-moi savoir si tu peux le faire d'ici la semaine prochaine. Nous espérons t'y voir !
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Ajoutez un rappel à vos messages quelques semaines avant la date limite. Si vous tenez vos invités informés de l'avancement de votre mariage ou de votre fête, glissez un rappel RSVP à la fin de votre e-mail, de la mise à jour de votre site Web ou de votre publication sur les réseaux sociaux. Ou, une fois que vos invités ont reçu leurs invitations, envoyez un message indiquant que vous êtes ravi de les voir et dirigez-les vers l'endroit où ils feront leur réponse RSVP.
- Salut tout le monde ! Nous venons de finaliser le menu avec notre traiteur et nous avons tellement hâte que vous mangiez, buviez et dansiez avec nous ! Seulement 5 semaines avant le mariage, pouvez-vous le croire ? Nous voulions juste rappeler à tout le monde que vous devez confirmer votre présence en nous envoyant un e-mail ou en envoyant votre carte. Nous sommes ravis de vous voir !
- Nos invitations sont lancées et nous sommes ravis de partager notre bonheur avec vous ! Ce sera une soirée inoubliable et nous ne voudrions pas la passer avec qui que ce soit d'autre que vous tous ! Nous voulions rappeler à tout le monde de bien vouloir RSVP par courrier, e-mail ou SMS si vous êtes en mesure de célébrer avec nous. Nous avons hâte de vous voir dans quelques semaines !
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Envoyez un e-mail ou publiez sur les réseaux sociaux 1 semaine avant la limite. Cela vous aidera à recueillir les réponses de quelques invités retardataires. Envoyez votre message à tous vos invités en plaçant le rappel sur votre site Web, en envoyant un e-mail ou en publiant un message sur les réseaux sociaux. Gardez simplement votre rappel positif et poli.
- Salut tout le monde ! Le grand jour approche de plus en plus et nous sommes ravis de voir tout le monde ! Ceci est juste un rappel amical que nos RSVP sont dus le 5 avril, soit 1 semaine à partir d'aujourd'hui. Si vous ne l'avez pas déjà fait, faites-nous savoir si vous pouvez y assister en consultant notre site Web, en nous envoyant un e-mail ou en nous envoyant un SMS. Nous avons hâte de vous voir bientôt !
- Tout est réuni pour que nous fêtions le 1er mai ! Nous avons hâte de faire la fête avec vous tous ! Nous voulions juste vous rappeler que nos RSVP sont dus dans 1 semaine. Veuillez nous faire savoir si vous êtes en mesure de venir d'ici le 5 avril. N'hésitez pas à nous envoyer un SMS ou un e-mail si vous ne l'avez pas déjà fait. Nous avons hâte de tous vous retrouver dans quelques semaines !
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Dites aux invités que vous supposez qu'ils ne peuvent pas venir. Ce message est un dernier recours si vous manquez de temps pour un décompte final des invités. Envoyez un SMS, un e-mail ou appelez chaque invité pour lui faire savoir qu'il s'agit de sa dernière chance de confirmer sa présence. Sinon, vous devez considérer qu'ils ne sont pas présents. Gardez simplement votre message court, poli et ferme.
- Bonjour Camila, j'espère que tu as bien reçu mon invitation. Je n'ai pas encore reçu votre RSVP, mais j'aimerais que vous veniez à notre soirée. Je dois soumettre mon nombre final d'invités avant le 15 avril. Malheureusement, je devrai vous compter comme absent si je n'ai pas de vos nouvelles d'ici là. J'espère que ce n'est pas le cas, j'ai hâte d'avoir de vos nouvelles avant la date limite.
- Salut Rohan ! Je dois obtenir un comptage final des participants pour mes fournisseurs d'ici le 15 avril. Je n'ai pas entendu parler de vous, donc si je n'ai pas de vos nouvelles avant la date limite, je devrai malheureusement supposer que vous ne pouvez pas venir. J'aimerais beaucoup que vous puissiez venir, alors j'ai hâte d'avoir une réponse avant la date limite.
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Conseils

Avant d'écrire l'invitation à la main, assurez-vous d'avoir une écriture soignée et facilement lisible.
Créez une bordure autour de l'intégralité de votre invitation. Les touches personnelles que vous apportez à votre carton la différencieront et la rendront plus mémorable.