Gäste um eine Rückmeldung auf eine Einladung bitten

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In diesem Artikel:

Eine Einladung mit einer Bitte um Antwort senden

Antworten von Gästen sicherstellen

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Literaturhinweise

Es kann eine Menge Zeit, Geld und Mühe kosten, die Party, die du planst, zu schmeißen. Zu wissen, wie viele Leute zu deiner Veranstaltung zu erwarten sind, ist ein wichtiger Teil der Vorbereitung. Aber in der heutigen Zeit kann es schwierig sein, die Menschen dazu zu bekommen, wirklich mit einem einfachen "ja" oder "nein" auf eine Einladung zu antworten. Aber es gibt Techniken, wie du die Wahrscheinlichkeit einer erwünschten Reaktion auf deine Einladung steigern kannst, damit deine Party ohne Störung steigen kann.

Vorgehensweise

Teil 1

Teil 1 von 2:

Eine Einladung mit einer Bitte um Antwort senden

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   Mache klar, dass du um eine Antwort bittest. Lasse keinen Zweifel, dass du eine klare Zu- oder Absage möchtest, damit es keine Missverständnisse gibt.

   • Im Deutschen wird die Bitte um Antwort oft mit "u. A. w. g." abgekürzt, was bedeutet "um Antwort wird gebeten".
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   Erinnere deine Gäste an den Grund, aus dem ihre Antwort wichtig ist. Wenn eine elektronische Einladung in deinem Postfach auftaucht, ist es leicht, sie auf später hinauszuschieben oder einen kurzen Blick darauf zu werfen, ohne all die Planung und die Mühe, die zu einer Party gehört, zu erkennen. Du könntest dies deinen Gästen auf diese Weise mitteilen:

   • Um sicherzustellen, dass es für alle genügend zu essen und zu trinken gibt, antworte mir bitte auf diese Einladung.
   • Damit wir eine Sitzgelegenheit für jeden vorbereiten können, antworte bitte, ob du zu unserer Party kommen kannst oder nicht.
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   Stelle die Informationen deiner Einladung klar zusammen. Wenn die Einladung zu viel oder verwirrenden Text enthält, missverstehen deine Gäste vielleicht den Zweck deiner Einladung. Dies kann dazu führen, dass sie denken, dass du sie nur über das Event informierst und keine Antwort erbittest. Damit deine Einladung klar bleibt, könntest du:

   • Sie auf die notwendigen Informationen beschränken, z. B. wer die Veranstaltung abhält, zu welchem Zweck sie stattfdindet, wo sie stattfinden wird, wann dies sein wird und warum sie stattfindet.
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   Lege eine Frist für Antworten auf deine Einladung fest. Achte darauf, dass du Aufmerksamkeit auf die Frist auf deiner Einladung lenkst, so dass sie nicht überlesen werden kann! Vielleicht möchtest du auch eine "weiche" Frist verwenden, da es üblich ist, dass einige Nachzügler kurz nach dem Verstreichen der Frist antworten. Um die Aufmerksamkeit auf diese Information zu lenken, könntest du:

   • Ein auffälliges Muster verwenden.
   • Alles groß, kursiv oder unterstrichen schreiben oder eine spezielle Schriftart verwenden.
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   Überprüfe deine Kontaktdaten. Ein einfacher Tippfehler oder veraltete Einstellungen beim automatischen Ausfüllen in deinem Browser könnten dazu führen, dass du die Leute zu einer Überraschungsparty bei jemand anderem dirigierst. Überprüfe deine Kontaktdaten vor dem Absenden deiner Einladungen.
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   Betone es, wenn du nur eine Antwort möchtest, wenn jemand nicht kommen kann. Gib dies in diesem Fall klar an, so dass es nicht übersehen werden kann und keine Missverständnisse entstehen können.
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Teil 2

Teil 2 von 2:

Antworten von Gästen sicherstellen

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   Verschicke die Einladungen weit im Voraus. Du könntest dir sogar überlegen, eine E-Mail an deine Gäste zu verschicken, in der du sie bittest, sich das Datum freizuhalten. Dies steigert die Wahrscheinlichkeit, dass deine Veranstaltung ihren Weg in die Kalender der Partygänger findet, wo sie jedes Mal daran erinnert werden, wenn sie ihre Termine anschauen.
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   Gehe beim Versenden deiner Einladungen mit strategischem Timing vor. Dies ist besonders hilfreich beim Versenden elektronischer Einladungen. Wenn du elektronische Einladungen an persönliche E-Mail-Konten verschickst, möchtest du vielleicht warten bis zu einem Abend unter der Woche, wenn die Leute Feierabend haben und die Wahrscheinlichkeit höher ist, dass sie eine Benachrichtigung über eine neue E-Mail auch sehen.

   • Sehr früh am Tag oder spät am Abend eine E-Mail zu schicken ist ebenfalls eine Strategie, die du dir überlegen kannst. So ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass deine E-Mail oben im Postfach deiner Empfänger zu finden ist, wo sie besser zu sehen ist.
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   Nenne mehrere Wege, wie deine Gäste antworten können. Einige deiner Gäste fühlen sich vielleicht wohler, wenn sie per E-Mail kommunizieren können, während andere vielleicht gerne per SMS antworten möchten. Wenn du dir deine Gästeliste ansiehst und über die bevorzugten Medien deiner Gäste nachdenkst, steigerst du die Wahrscheinlichkeit einer Antwort.

   • Bei größeren Ereignissen, bei denen echte Einladungen per Post verschickt werden, z. B. bei Hochzeiten, Jubiläen und großen Treffen, möchtest du vielleicht auch einen Rückumschlag mit beilegen.
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   Veranlasse eine Antwort durch Knappheit. Studien haben gezeigt, dass das menschliche Gehirn auf eine wahrgenommene Knappheit reagiert, und du kannst dies zu deinem Vorteil einsetzen. Du könntest auf deiner Einladung z. B. angeben:

   • "Bitte antworte, damit es keinen Mangel an Muffins für deine Kinder gibt".
   • "Die Sitzplätze in unserem Haus sind beschränkt, bitte antworte uns also, damit wir dafür sorgen können, dass wir alle Gäste in unserem Haus unterbringen können."
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   Sende ein Geschenk mit deiner Einladung. Indem du auch nur ein kleines Geschenk mitsendest, kannst du die Antwortrate deiner Gäste erhöhen. Dein Geschenk muss nicht extravagant sein, damit du diesen Effekt genießen kannst. Bei einer einfachen schriftlichen Einladung könntest du eines dieser Dinge beilegen:

   • Einen Anstecker aus dem Ein-Euro-Laden
   • Einen Luftballon
   • Einen Aufkleber
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   Biete ein Bestechungsgeld an. Die Aussicht auf einen Gewinn kann ein wirklich motivierender Faktor sein und kann helfen, dass dein Event deinen Gästen im Gedächtnis bleibt. Du könntest deine Gäste in deiner Einladung darüber informieren, dass sie in eine Tombola kommen, wenn sie antworten, bei der etwas in der Art verlost wird:

   • Eine Flasche Wein
   • Ein Geschenkgutschein in Höhe von 5 €.
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Tipps

• Stelle sicher, dass deine Handschrift ordentlich und leicht zu lesen ist, wenn du die Einladungen von Hand schreibst.
• Mache einen schönen Rahmen um die Einladung. Ein persönlicher Touch verleiht ihr Charakter und macht sie erinnerungswürdiger.

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