Cómo pedirles a tus invitados que confirmen su asistencia

Descargar el PDF

Descargar el PDF

En este artículo:

Enviar una invitación con la opción para confirmar la asistencia

Asegurarte de que tus invitados respondan

Artículos relacionados

Referencias

Una fiesta planificada con anticipación puede costar mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Por ello, saber cuántas personas asistirán es un factor importante para la preparación. Sin embargo, hoy en día es complicado lograr que la gente confirme su asistencia a una invitación incluso con un simple “sí” o “no”. Afortunadamente, puedes utilizar algunas técnicas que te ayuden a incrementar las posibilidades de conseguir las respuestas que necesitas para tener una fiesta sin contratiempos.

Pasos

Parte 1

Parte 1 de 2:

Enviar una invitación con la opción para confirmar la asistencia

Descargar el PDF

1. 
   1
   Traduce la sigla R.S.V.P. para evitar confusiones. Esta representa la frase en francés Réspondez, s'il vous plait, que significa literalmente responder, por favor. Lamentablemente, es posible que algunas personas no conozcan esta expresión y su significado. Por tanto, si cambias el fraseo de la invitación o si incluyes algo como “sírvase confirmar su asistencia”, las probabilidades de que haya un malentendido disminuirán.

   • También puedes incluir la frase “sírvase enviar su confirmación de asistencia a…”.
2. 
   2
   Recuérdales a tus invitados por qué es importante que confirmen sus asistencia. Generalmente, cuando recibes una invitación en tu bandeja del correo electrónico es fácil posponer el enviar una respuesta o hasta mirarla sin tomar en consideración el planeamiento y esfuerzo que el evento implica. Puedes utilizar alguna de las frases indicadas a continuación para hacerles saber a tus invitados la cantidad de planificación que tu fiesta requiere.

   • ”A fin de que haya suficiente comida y bebidas para todos, sírvase confirmar su asistencia al evento”.
   • ”A fin de poder preparar los asientos para todos con anticipación, sírvase confirmar o declinar su asistencia a nuestra fiesta”.
3. 
   3
   Organiza de manera clara la información de la invitación. Si hay demasiado texto o si el fraseo es confuso, es probable que no se entienda el propósito de la invitación. Algunas personas podrían pensar que solo has enviado un correo informando del evento en lugar de pidiendo una confirmación. A fin de mencionar solo los puntos clave en tu invitación, procura hacer lo siguiente:

   • Limita la información a lo estrictamente necesario, como quién organiza el evento, para qué se llevará a cabo, dónde se llevará a cabo, cuándo tendrá lugar y por qué se realizará.
4. 
   4
   Establece una fecha límite para enviar las confirmaciones. Asegúrate de dirigir la atención del receptor a la fecha indicada para responder de modo que no pase desapercibida. Asimismo, quizá sea buena idea no ser tan firme con la fecha límite, ya que es común que algunos invitados respondan justo luego de la fecha señalada. Sigue estas recomendaciones para atraer atención hacia esta información:

   • Utiliza un diseño cautivador.
   • Escribe en letras mayúsculas, cursivas, subrayadas o con una fuente especial.
5. 
   5
   Verifica tu información de contacto. Un simple error tipográfico o la función de autorellenado de tu navegador con información obsoleta podría hacer que tus invitados asistan a una fiesta sorpresa en la casa de otra persona. Por lo tanto, asegúrate de revisar varias veces tu información de contacto antes de enviar las invitaciones.
6. 
   6
   Enfatiza que la respuesta es para casos de declinación. En muchos casos, los anfitriones pueden preferir que los invitados respondan únicamente si no pueden asistir al evento. En este caso, asegúrate de expresar esta información claramente y de destacarla a fin de que nadie confunda el propósito de este tipo de invitación.
   Anuncio

Parte 2

Parte 2 de 2:

Asegurarte de que tus invitados respondan

Descargar el PDF

1. 
   1
   Envía tus invitaciones con anticipación. Quizá hasta podrías considerar enviar un correo electrónico con información para que los invitados “separen la fecha”. De esta manera incrementarás las probabilidades de que estas personas incluyan el evento en sus calendarios y así lo recuerden cada vez que revisen sus horarios.
2. 
   2
   Considera la hora en tu estrategia para enviar tus invitaciones. Esto puede ser bastante útil sobre todo cuando se utilizan medios virtuales. Si planeas enviar invitaciones por correo electrónico, es buena idea hacerlo por la noche en un día laboral, ya que este es el momento en que la gente ya terminó de trabajar y es más probable que vean las notificaciones de correos nuevos.

   • Otra estrategia que puedes considerar es enviar una invitación electrónica temprano por la mañana o muy tarde por la noche. De esta manera es muy probable el correo aparezca primero en la bandeja de entrada de tu invitado, por lo que será más visible.
3. 
   3
   Incluye distintos medios para confirmar la asistencia. Quizá algunos de tus invitados se sientan más cómodos comunicándose por correo electrónico, mientras que otros podrían preferir enviar su respuesta por mensaje de texto. Si tienes en cuenta a tus invitados y sus medios de comunicación preferidos, la posibilidad de que obtengas una respuesta se incrementará.

   • En el caso de los eventos grandes con invitaciones físicas, como las bodas, los aniversarios y otras reuniones, quizá puedas incluir un sobre con la dirección del remitente para devolver la tarjeta de confirmación de asistencia.
4. 
   4
   Utiliza la posibilidad de escasez como motivación para la confirmación. Algunos estudios han demostrado que el cerebro humano tiende a responder ante la posible escasez, por lo que puedes utilizarlo para tu beneficio. Por ejemplo, puedes incluir lo siguiente en tu invitación:

   • "Sírvase confirmar su asistencia a fin de que no falten magdalenas para los niños".
   • "No hay muchos asientos en casa, así que por favor confirme su asistencia a la fiesta para poder preparar el espacio necesario para todos".
5. 
   5
   Envía un regalo junto con la invitación. Si incluyes incluso un pequeño presente con la invitación, puedes incrementar la posibilidad de obtener una confirmación. No tiene que ser un regalo extravagante para tener el efecto deseado. Algunas de las cosas que puedes anexar a una invitación física sencilla son:

   • un broche de la tienda de baratijas
   • un globo
   • una pegatina
6. 
   6
   Utiliza un anzuelo. La idea de ganar algo gratis puede servir como una excelente motivación e incluso puede ayudarte a dejar una impresión en la mente de tus invitados. Una manera de engancharlos es informar a las personas en la invitación que al enviar su respuesta ingresarán al sorteo para ganar algún premio como los siguientes:

   • una botella de vino
   • una tarjeta de regalo por un valor de US$ 5
   Anuncio

Consejos

• Si vas a enviar invitaciones hechas a mano, asegúrate de que tu letra sea ordenada y legible.
• Crea un lindo borde que encuadre la invitación. Los toques personales le dan carácter y de esta manera tu invitación sea más memorable.

Anuncio