Comment contrôler ses stocks

L'un des principaux défis à relever dans la gestion d'une société est d'apprendre à gérer efficacement son stock de façon à disposer de ce que demande la clientèle sans trop d'excédents, ce qui peut s'avérer une perte d'argent. Qu'il s'agisse de décider du type de commande à passer, de la quantité, du moment, vous devriez tenir un décompte précis de vos produits, savoir comment gérer les ruptures de stock et les excès et savoir contrôler correctement votre inventaire pour être prospère.

Partie 1

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Évaluer son stock

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Comprenez les objectifs de tout système de contrôle de stock. Un système de contrôle de stock doit satisfaire trois objectifs. Le fait de prendre conscience de ces objectifs vous permet de savoir si votre système est efficace en l'état, s'il doit être amélioré et de quelle façon il peut l'être.
- Votre système doit vous permettre de connaitre ce dont vous disposez en tout moment.
- Grâce à votre système, vous devriez pouvoir détecter et actualiser toutes les modifications qui ont été opérées.
- Votre système doit prévoir quelle quantité de stock vous devez posséder, quelle quantité vous devriez commander, ainsi que le moment de passer de nouvelles commandes.
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Achetez un logiciel de gestion de stock. La première des choses à faire pour assurer le contrôle de son inventaire est de connaitre la valeur des marchandises disponibles à tout moment, le type de produits disponibles, l'emplacement et la façon dont le stock évolue au fil du temps. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe de nos jours une large gamme de logiciels conçus à cet effet ^{[1]XSource de recherche}.
- Consacrez beaucoup de temps aux recherches afin de choisir le logiciel qui vous convient le mieux. Il y a plusieurs revues et analyses détaillées en ligne sur tous ces programmes. Cela vous permettra de sélectionner le logiciel qui répond le mieux à vos besoins spécifiques. Si vous êtes débutant, achetez un logiciel de gestion de stock incorporé à un programme de comptabilité. Ainsi, vous pourriez conserver toutes les informations financières dans un seul et même programme, tout en les coordonnant.
- Vous pourriez utiliser Quickbooks ou Peachtree. Il s'agit de programmes comptables, qui possèdent aussi des fonctions de gestion de stock utiles pour suivre votre inventaire. Ils sont dotés aussi d'une base de données centrale, permettant ainsi à tous les employés d'une entreprise de disposer de la même information.
- POS Maid est un logiciel gratuit de gestion de stock très utile pour les petites entreprises de distribution en détail.
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Établissez de bonnes pratiques d'étiquetage. Chaque élément de votre inventaire doit posséder un numéro, sa quantité et une brève description incluant le nom du vendeur et tout autre détail important. Cela facilite en effet l'identification de chaque article. Par exemple, si vous commandez des vêtements dans des boites contenant 12 chemises, la boite devrait être étiquetée, avec le numéro d'article, la quantité (12) et une description.
- Cette manière de procéder facilite le suivi, ce qui vous permet de savoir le contenu de chaque boite et en quelle quantité.
- Si vous avez beaucoup de stocks, envisagez d'instaurer un système de suivi avec code à barres. Cela permet d'attribuer un code à barres à chaque article, permettant ainsi au personnel de vite scanner, identifier et transférer les informations pertinentes vers le logiciel de gestion utilisé. Ce procédé constitue une variante aux étiquettes manuelles.
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Faites un premier inventaire de vos stocks. Même si vous utilisez un logiciel, il est essentiel de faire un inventaire physique de manière occasionnelle. Cela commence par le décompte initial de votre stock. Pour commencer, créez une feuille de calcul comprenant chaque numéro d'article, avec des colonnes indiquant la quantité ^{[2]XSource de recherche}.
- Ensuite, vous devrez compter simplement tous les articles dont vous disposez et leurs quantités.
- Si vous utilisez un logiciel, il faudra entrer votre inventaire initial dans le programme. Vous devrez aussi entrer des données comme le numéro d'article, des informations d'achat et du vendeur. Cela vous permet d'entrer toute information sur le produit dans le logiciel et désormais tout achat de stock déclenchera une actualisation automatique dans le programme. Cela se déduira du stock au fur et à mesure des ventes.
- Les décomptes physiques sont essentiels pour s'assurer que le logiciel est exact. Un décompte manuel vous protège aussi des réductions et obsolescences qui passeraient inaperçues.
- Il faut régulièrement compter le stock, tout en se basant sur le processus statistique ou le décompte des articles qui ont le plus de valeur ou qui s'écoulent plus rapidement.
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Partie 2

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Actualiser son stock

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Actualisez manuellement votre stock. Un logiciel de gestion peut s'avérer utile pour suivre votre inventaire, car cela va actualiser automatiquement les données au fur et à mesure que de nouveaux achats et de nouvelles ventes sont enregistrés dans le programme. Cependant, il est important d'avoir un système de suivi manuel pour une contrexpertise sur l'exactitude du programme informatique (ou si vous choisissez de ne pas utiliser un logiciel).
- Il est important de choisir une période de temps au cours de laquelle vous procèderez à un contrôle régulier de votre inventaire par un décompte physique et une inspection visuelle. Cela dépend de la rapidité avec laquelle votre stock évolue.
- Il vous faudra acquérir une liste de tout achat nouvellement enregistré sur cette période (supposons, une semaine), ainsi qu'une liste des ventes opérées au cours de la semaine (ce qui représente le stock sortant).
- Ensuite, vous devrez prendre votre feuille de décompte initial du stock pour faire le décompte de tout votre inventaire. Votre stock actuel doit être égal au décompte de la semaine écoulée, moins les ventes de la semaine plus les nouveaux achats.
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Conservez les documents actualisés dans l'ordre. N'oubliez pas de conserver vos fiches hebdomadaires (ou peu importe la périodicité choisie) de vérification manuelle dans des chemises-dossiers ou classeurs propres classés par mois. Ainsi, si vous avez besoin de certaines données sur l'inventaire d'une semaine spécifique, vous l'aurez à portée de main. Cela aidera aussi le comptable s'il a besoin d'une information.
- Vous devez aussi vérifier les informations provenant du décompte manuel avec les programmes informatisés que vous utilisez avant de choisir de les sauvegarder. Les niveaux d'inventaire dans le logiciel et ceux indiqués par la vérification manuelle doivent être les mêmes. Si tel n'est pas le cas, il est fort probable que vous ayez saisi des informations incorrectes dans le logiciel ou que du stock manque ou que vous ayez commis une erreur durant le décompte manuel. Si tel est le cas, vous devez refaire l'inventaire.
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Envisagez une méthode au point de vente. Dès que votre société prend de l'expansion et que vous avez besoin d'une stratégie de gestion plus sophistiquée, optez pour une méthode efficace de point de vente. Comme son nom l'indique, ce type de contrôle se fait au niveau du point de vente. Ce qui veut dire que la caisse enregistreuse ou l'ordinateur que vous utilisez tient un décompte de votre stock. Cela vous permet de produire des rapports à la fin de chaque journée d'activités, chaque mois, chaque période de ventes ou toute autre période choisie ^{[3]XSource de recherche}.
- Si votre société a un énorme stock et si vous effectuez beaucoup de ventes par jour, ce système vous permettra de suivre en temps réel votre inventaire. Il s'agit d'ordinateurs dotés d'un logiciel de point de vente qui incorpore un tiroir-caisse ou une imprimante de reçus. Ces systèmes actualisent automatiquement votre inventaire toutes les fois que des transactions sont effectuées et vous notifient chaque fois qu'une nouvelle commande est nécessaire ou que le stock diminue.
- Au moment d'acheter un tel système, n'oubliez pas de tenir compte de la facilité d'utilisation et des fonctionnalités de base avant tout. Ensuite, envisagez un système avec d'autres fonctionnalités avancées au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
- Vous pouvez connecter le logiciel de point de vente à votre programme de gestion de stock ou de comptabilité de sorte qu'à chaque vente, votre logiciel de comptable s'actualise automatiquement.
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Partie 3

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Maintenir un bon niveau de stock

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Analysez les données de vente. Combler les attentes de la clientèle est le but de la gestion de l'inventaire, et cela signifie que vous devez avoir le stock nécessaire pour répondre à vos prévisions de vente. Si votre entreprise existe depuis un certain temps, vous pouvez utiliser l'historique des ventes pour prédire à peu près les ventes futures. Si ce n'est pas le cas, vous devez baser vos prédictions sur votre activité, votre emplacement, les autres sociétés de taille similaire dans votre région ou votre secteur d'activité et sur tout contrat ou client que vous avez déjà garanti.
- Vous devez déterminer la valeur des ventes mensuelles pour chaque produit et vous assurer de passer une commande suffisante pour couvrir ce montant « plus » des stocks excédentaires au cas où la demande dépasserait les attentes.
- Le montant supplémentaire auquel s'élèvera la commande dépend de la nature de vos activités. Êtes-vous sujet à une augmentation et à une baisse rapide de la demande ? Si oui, vous devez par mesure de précaution garder du stock supplémentaire.
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Décidez de la quantité de stock à commander et à conserver. Le stock que vous gardez et la commande que vous passez dépendent du niveau de vos ventes, du type d'inventaire et de l'espace dont vous disposez ^{[4]XSource de recherche}.
- Si votre inventaire est composé d'articles périssables ou si vous avez peu d'espace, vous devez consulter l'historique de vos ventes pour vous assurer que vous disposez d'un peu plus de stock pour satisfaire la demande prévue et toute demande additionnelle. La gestion de stock est très capitale si vous n'avez pas un grand espace ou si vous avez des marchandises périssables et vous devez suivre de près les niveaux pour vous assurer qu'il n'y ait pas de rupture. Il est également important de collaborer avec les fournisseurs fiables qui peuvent vous fournir du stock rapidement et à temps.
- Si vous connaissez une société de livraison fiable et capable de livrer fréquemment vos commandes, vous pourrez réduire votre réserve de stock.
- Si vos marchandises ne sont pas périssables et que vous avez de l'espace, vous pouvez envisager de profiter des rabais sur les achats en gros en achetant plus de stock. Cela s'avère utile si vous avez du mal à prédire vos ventes, si elles fluctuent trop et si vos produits ne se trouvent pas sur un marché qui évolue rapidement.
Il convient de prendre en considération la rapidité avec laquelle vos marchandises peuvent vous être livrées après commande. Supposons qu'il vous faut une semaine pour qu'une commande vous soit livrée. Alors, faites une grosse commande pour en avoir à disposition et éviter les pénuries pendant que vous attendez la prochaine livraison. Cependant, si les articles peuvent être livrés le lendemain, vous pouvez rapidement vous réapprovisionner et vous n'avez pas besoin de garder beaucoup de stock en réserve.
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Choisissez un seuil de réapprovisionnement. Le but est de toujours avoir assez des marchandises pour satisfaire la demande de la clientèle, tout en ne gardant pas trop de stock qui épuise votre capital inutilement. Pour vous assurer d'avoir toujours le bon niveau de stock en tout temps, vous devez savoir quand passer une nouvelle commande.
- Une autre approche consiste à vous fixer un niveau minimum de stock, qui va impliquer toujours une nouvelle commande. Par exemple, vous ne laisserez jamais le seuil d'approvisionnement en chemises descendre en dessous de 100. Dès que c'est le cas, vous devrez passer une nouvelle commande.
- Cela évite de faire face à une rupture. Pour les produits qui s'écoulent rapidement ou qui peuvent l'être, il faut fixer un seuil minimum plus élevé. Si vous faites des activités saisonnières, vous devez augmenter ce seuil durant quelques mois autour de la période de l'année où vous observez une forte activité.
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Prévoyez un stock de sécurité pour faire face aux pénuries. À titre d'exemple, supposons que vous êtes dans la vente d'articles d'hiver. Vous devriez commander plus d'articles à l'approche de grands évènements. Ce stock de sécurité vous aidera à prévenir les pénuries qui peuvent se produire entre le moment de la commande et le moment de livraison.
- Le montant du stock de sécurité dont vous disposez devrait dépendre de la vulnérabilité de votre société aux changements rapides de la demande, ainsi que de la période de l'année si vous menez une activité saisonnière.
Cela peut vous aider si vous êtes un gros distributeur ou si vous avez besoin d'un bon inventaire à la fin de la grande saison. L'agence fera un inventaire complet, se chargera du réapprovisionnement et aura même pour tâche de retirer des marchandises non désirées des stocks pour les renvoyer au fabricant conformément à un accord prédéfini avec votre société.
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