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Une lettre bien rédigée dès le départ est plus susceptible de donner une bonne impression à votre destinataire. Si vous vous préparez à rédiger une lettre personnelle, d'affaires ou de motivation, vous pouvez avoir des difficultés à remplir l'entête et les premières lignes. Si vous souhaitez connaitre le format approprié ou si vous souhaitez connaitre la meilleure façon de commencer l'introduction d'une lettre, il existe des principes et des stratégies spécifiques qui pourront vous être utiles.
Étapes
Écrivez votre adresse. Pour une lettre personnelle, mettez votre adresse en haut de la page et alignez-la à gauche. Cela permettra au destinataire de vous répondre facilement, car il n'aura pas à rechercher votre adresse ou à conserver l'enveloppe pour vous écrire.- Vous n'avez pas besoin d'ajouter votre nom à l'adresse. Mettez juste l'adresse de votre rue ou celle de votre boite postale sur la première ligne, puis votre ville, votre état et votre code postal à la ligne suivante.
Écrivez la date après votre adresse. Il est important de mettre une date pour que votre correspondant sache quand vous avez écrit la lettre. Cela peut aussi être utile pour votre correspondant s'il veut garder les courriers qu'il reçoit et les classer par dates. Inscrivez la date sur la ligne qui suit votre adresse [1].- Pour ce qui est du format, mettez en premier la date, le mois puis l'année. Par exemple « 22 avril 2016 ».
Mettez l'adresse de votre correspondant. Vous devrez ensuite sauter une ligne et écrire sur le côté droit de votre page. Vous devez toujours faire usage de la salutation « Cher » pour commencer. Écrivez juste après cela le nom de votre destinataire puis placez une virgule [2].- Pensez à la façon dont vous appelez habituellement votre correspondant. Voici quelques exemples : « Chère Stéphanie, » « Chère Grand-mère, » ou « Cher M. Thompson, ».
Posez une question. Pour une lettre personnelle adressée à un ami ou à un membre de votre famille, la démarche commune consiste à commencer en posant une question. Vous pouvez commencer votre message en montrant un intérêt pour ce que votre interlocuteur fait ou en lui demandant comment il va.- Voici quelques exemples de ce que vous pourriez dire : « Comment vas-tu ? » « Que penses-tu de ta nouvelle école ? » « Est-ce que tu te sens mieux ? »
Faites part de votre intérêt pour une chose que votre interlocuteur a dite ou a faite. Un autre moyen efficace de commencer une lettre personnelle, c'est de commencer par exprimer votre intérêt pour quelque chose que votre destinataire a dit dans sa dernière lettre, comme une réussite récente, d'excellentes vacances qu'il a passées ou un obstacle auquel il fait face.- Par exemple, vous pourriez commencer votre lettre en vous exprimant comme ceci : « Félicitations pour ton prix » « On dirait que tes vacances étaient vraiment amusantes » « Je suis tellement désolé que tu aies eu à subir de telles épreuves à l'école. »
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Écrivez votre adresse. Votre adresse postale complète doit apparaitre au haut de votre lettre. N'écrivez pas votre nom avant l'adresse. Vous pouvez toutefois écrire une adresse électronique et/ou un numéro de téléphone sous l'adresse postale si vous le voulez [3].- Écriez votre adresse sur le côté gauche de votre feuille.
Mettez la date. Après avoir écrit votre adresse ou après avoir mis toute autre information sur vos coordonnées, sautez une ligne et écrivez la date. Écrivez la date au complet en mettant le jour, le mois et l'année [4].- Par exemple, « 22 avril 2016 ».
Placez l'adresse du correspondant de votre lettre sur le côté droit de votre feuille. Écrivez le nom du correspondant ainsi que son adresse complète sur le côté gauche de la feuille. Écrivez l'adresse après la date avec un espace séparant les deux [5].- Sautez encore une ligne après avoir mis votre adresse. Votre salutation (« Cher ___, » ou « À qui de droit ») doit être placée à la ligne suivante.
Déterminez si la salutation « Cher » est appropriée dans votre contexte. Commencer la rédaction des lettres avec cette formule est une méthode standard, mais cette salutation pourrait ne pas toujours être appropriée. Par exemple, cette formule pourrait sembler trop personnelle pour une lettre de plainte ou pour une lettre d'affaires [6].- Tenez compte de la personne à qui vous écrivez et déterminez si introduire la lettre avec « Cher » permettra ou non d'atteindre vos objectifs. Si vous espérez mieux connaitre le récepteur, comme le fait de s'associer à cette personne dans un projet, cette formulation est probablement appropriée [7].
- Si cela vous gêne un peu de suivre cette formule, vous pouvez l'enlever et commencer votre message en écrivant le titre et le nom du destinataire. Par exemple, vous pourriez introduire votre lettre avec « M. Dupont », puis poursuivre avec une phrase introductive.
- « À qui de droit » est une autre alternative, mais cette formulation est plus distante et plus sérieuse que la salutation « Cher ». Utilisez uniquement cette phrase introductive si vous ne connaissez pas le nom de votre récepteur.
Pensez à la façon dont vous vous adresserez à votre destinataire. Avant d'écrire le nom de votre destinataire, prenez un moment pour déterminer la meilleure façon de lui parler. Dans plusieurs cas, les lettres d'affaires doivent s'adresser aux destinataires d'une façon plus formelle, par exemple le titre de la personne. Vous pouvez également penser à la façon dont la personne s'est adressée à vous dans ses anciennes lettres et tenir compte de votre relation.- Tenez compte du titre et de la position de la personne . Si votre destinataire a un titre ou occupe une position spécifique, vous pourriez commencer votre message avec ceci : « Cher Dr Jones ». S'il est un général de l'armée, vous devrez commencer votre lettre avec : « Cher général Wilson ». Vous devriez également appeler les détenteurs d'un diplôme de docteur avec un « Dr » [8].
- Lisez la lettre à laquelle vous êtes en train de répondre. Si vous rédigez une lettre en réponse à une autre, essayez de voir la façon dont votre destinataire s'est adressé à vous afin de déterminer la formulation à utiliser. Par exemple, si la lettre que vous avez reçue commence par « Cher M. Johnson, » vous devriez commencer votre lettre par « Cher M. ____, » [9].
- Pensez au type de relation qui vous lie avec le récepteur. Vous devez considérer la relation qui vous lie avec votre destinataire avant de répondre à sa lettre. Partagez-vous le même nom de famille ? Avez-vous l'habitude d'utiliser un titre particulier quand vous vous adressez à lui ? Gardez à l'esprit que même si vous appeliez la personne par son nom de famille dans le passé, cela pourrait s'avérer très informel dans une lettre professionnelle. Si vous avez des doutes, soyez prudent et adressez-vous à la personne d'une manière formelle, par exemple en écrivant M., Mme, Dr, etc.
Choisissez un ton plaisant. Peu importe le contenu de votre message, il est bien de garder un ton plaisant pour susciter l'intérêt du destinataire. Même si vous êtes en train de rédiger une lettre de plainte ou tout autre type de missive, ne commencez jamais votre message en disant quelque chose de grossier ou en faisant des demandes. Au lieu de cela, adressez-lui vos meilleurs vœux ou félicitez-le pour avoir accompli quelque chose.- Par exemple, pour paraitre amical au début de votre message, vous pourriez essayer l'une de ces deux phrases : « J'espère que vous vous portez bien » « Mes sincères félicitations pour votre promotion ».
Énoncez l'objectif de votre missive. Bien qu'il convienne de commencer une lettre commerciale avec un ton amical, il est tout aussi important d'aller droit au but et de dire ce pour quoi vous écrivez la missive en question. Vous pouvez faire connaitre la raison de votre lettre en utilisant une formule directe et simple qui commence par ceci : « Je vous écris cette lettre parce que/pour [10]. »- Vous pouvez personnaliser cette introduction pour divers usages. Par exemple, vous pourriez commencer avec l'une des phrases suivantes : « Je vous écris cette lettre à cause de nos intérêts communs » « Je vous écris cette lettre pour exprimer une requête » « Je vous écris cette missive pour proposer un partenariat entre nos compagnies. »
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Utilisez le même format qu'une lettre professionnelle. Quand vous rédigez ce type de missive, vous pouvez faire usage des mêmes approches utilisées pour une lettre professionnelle.- Mettez votre adresse en haut de la page et alignée à gauche. N'y mettez pas votre nom, juste votre adresse.
- Ajoutez à la ligne suivante une adresse électronique, l'adresse de votre site web personnel et le numéro de téléphone.
- Sautez une ligne.
- Mettez la date avec le jour en premier : « 22 avril 2016 ».
- Sautez une autre ligne.
- Ajoutez votre salutation : « Cher ___, » ou « À qui de droit, ».
Faites un résumé de vos réussites. Il est normal de commencer une lettre de motivation avec une phrase simple comme « Je vous écris pour postuler au poste de___ ». Cependant, si vous souhaitez faire marquer une légère différence dans votre introduction, essayez de faire un petit résumé de vos meilleures réussites. Proposer un résumé de tout ce que vous avez réussi à accomplir peut attirer l'attention du recruteur et accroitre vos chances d'obtenir un entretien [11].- Par exemple, vous pourriez utiliser ce genre de phrase au début de votre lettre : « Les cinq dernières années, j'ai doublé mes ventes et étendu mon activité dans trois régions du pays. » Vous pourriez parler un peu plus de votre expérience professionnelle, de vos études, des formations spécifiques auxquelles vous avez participé et d'autres qualifications que requiert le poste et que vous avez.
Montrez votre enthousiasme. Exprimer votre joie à travers la lettre peut augmenter vos chances d'obtenir un entretien. Votre dévouement peut impressionner le recruteur [12].- Vous pouvez dire quelque chose comme ceci « J'étais tout excité en voyant cette offre d'emploi parce que j'ai toujours été un grand admirateur de votre compagnie ». Vous pourriez par la suite expliquer ce que vous aimez dans la compagnie, ce pour quoi vous êtes si passionné par votre travail et la raison pour laquelle vous êtes le candidat idéal à ce poste.
Incorporez d'importants mots-clés à la lettre. Les mots-clés peuvent se montrer utiles si vous savez que vous serez confronté à un grand nombre de personnes pour avoir le poste en question. Utiliser des mots-clés dans votre lettre peut augmenter les chances que votre demande soit retenue, surtout s'ils cadrent bien avec ledit poste [13].- Il peut s'agir des mots qui apparaissent plusieurs fois dans l'offre d'emploi, notamment les connaissances spécifiques ou les expériences. Par exemple, vous pourriez commencer votre lettre de motivation avec ce genre de formulation : « Au cours de mes cinq années passées en tant que directeur commercial, j'ai fait des présentations régulières, j'ai développé de brillantes stratégies de ventes et j'ai rédigé un bon nombre de scripts de ventes pour mes employés. »
- Vous pouvez aussi mentionner les noms des personnes qui vous ont redirigé vers ce poste. Cela pourrait retenir l'attention du responsable de l'embauche et garantir l'obtention d'un entretien. Par exemple, vous pourriez écrire ceci : « J'ai entendu parler de ce poste grâce au directeur de notre département : Dr Smith. »
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Conseils
- Les lettres personnelles peuvent être aussi longues que vous le voulez. Cependant, s'il s'agit d'une candidature à un poste ou d'une correspondance d'affaires, gardez votre lettre aussi courte et précise que possible. Vous devriez être capable de vous exprimer sur juste une page pour ce genre de missive.
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Références
- ↑ http://www.nhcs.net/parsley/curriculum/postal/friendlyletter.html
- ↑ http://www.nhcs.net/parsley/curriculum/postal/friendlyletter.html
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
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- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-address-your-elders-your-doctor-young-children-and-your-ceo/
- ↑ http://www.businesswritingblog.com/business_writing/2005/08/do_i_have_to_ca.html
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-address-your-elders-your-doctor-young-children-and-your-ceo/
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-address-your-elders-your-doctor-young-children-and-your-ceo/
- ↑ http://library.bcu.ac.uk/learner/writingguides/1,06.htm
- ↑ https://www.glassdoor.com/blog/5-opening-lines-cover-letter-noticed/
- ↑ https://www.glassdoor.com/blog/5-opening-lines-cover-letter-noticed/
- ↑ https://www.glassdoor.com/blog/5-opening-lines-cover-letter-noticed/
- http://www.theenglishweb.com/business-writing-skills/how-to-start-and-end-a-business-english-letter-or-email.php
- http://www.docstoc.com/docs/4678674/How-to-start-the-letter-The-first-paragraph-in
- http://www.techrepublic.com/article/create-a-cover-letter-that-gets-results/1057878
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