Cara Memulai Menulis Surat

Surat dengan awalan yang solid dapat meninggalkan kesan bagus bagi penerima. Kadang, sulit menyusun pembukaan surat dan apa yang harus dikatakan pada beberapa baris pertama, baik untuk surat pribadi, surat bisnis, maupun surat lamaran pekerjaan. Jika Anda perlu mempelajari format surat yang benar atau memikirkan cara mengesankan untuk mengawali surat, ada beberapa aturan dan strategi spesifik yang dapat membantu.

Metode 1

Metode 1 dari 3:

Memulai Surat Pribadi

Unduh PDF

1
Tulis alamat Anda pada sisi kanan atas halaman. Untuk surat pribadi, tempatkan alamat di kanan atas kertas surat.^{[1]XTeliti sumber} Pengaturan seperti ini memudahkan penerima membalas surat Anda karena dia tidak perlu mencari alamat atau menyimpan amplop.
- Tidak perlu memasukkan nama Anda di bagian alamat. Cukup tuliskan alamat lengkap atau PO Box di baris pertama, lalu tuliskan kota dan kode pos di baris berikutnya.
2
Cantumkan tanggal setelah alamat. Tanggal sangat penting untuk dimasukkan supaya penerima tahu kapan Anda menulis surat itu. Adanya tanggal juga sangat berguna jika penerima ingin menyimpan surat yang dia terima untuk kemudian diatur berdasarkan tanggal. Tempatkan tanggal setelah baris alamat.^{[2]XTeliti sumber}
- Tulis tanggal lebih dahulu, kemudian bulan, dan tahun. Misalnya, 22 April 2016. Untuk surat berbahasa Inggris, berarti gunakan format penulisan tanggal yang sesuai, yaitu diawali dengan bulan, lalu tanggal dan tahun, seperti berikut, “April 22, 2016”.
3
Sapa penerima. Berikutnya, kosongkan satu baris dan mulailah menulis dari kiri halaman. Awali surat pribadi dengan “Dear” atau “Yth.”, atau sapaan pribadi lain yang sesuai. Kemudian, tulis nama penerima dan koma.^{[3]XTeliti sumber}
- Pikirkan bagaimana biasanya Anda memanggil penerima apabila berbicara secara langsung. Misalnya, Anda dapat menyapa dengan, “Dear Stephanie”, “Yth. Bapak Tompi”, atau “Nenek Tersayang”, tergantung sapaan Anda yang biasa.
4
Ajukan pertanyaan. Untuk surat pribadi, seperti kepada teman atau keluarga, awalan berupa pertanyaan adalah pendekatan umum. Anda dapat memulai surat dengan pertanyaan untuk menunjukkan ketertarikan tentang kegiatan atau kabar penerima.
- Misalnya, buka surat dengan pertanyaan, “Apa kabar?” atau “Bagaimana sekolah barumu?” atau “Apa nenek sudah lebih baik?”
5
Sampaikan bahwa Anda tertarik pada sesuatu yang pernah dikatakan atau dilakukan penerima. Cara lain untuk memulai surat pribadi adalah dengan mengekspresikan ketertarikan pada isi surat penerima sebelumnya, seperti prestasi terbaru, liburan seru, atau masalah yang dia hadapi.
- Misalnya, Anda bisa menulis, “Selamat atas penghargaan yang kamu terima” atau “Liburanmu sepertinya menyenangkan” atau “Aku prihatin mendengar pengalamanmu yang tidak menyenangkan di sekolah”.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 3:

Memulai Surat Bisnis

Unduh PDF

1
Tulis alamat Anda. Alamat lengkap harus ditempatkan di atas surat. Jangan menuliskan nama sebelum alamat, tetapi silakan mencantumkan alamat surel dan/atau nomor telepon di bawah alamat surat jika mau.^{[4]XTeliti sumber}
- Anda dapat menempatkan alamat di sisi kiri atau kanan.
2
Cantumkan tanggal. Setelah menuliskan alamat dan informasi kontak lain yang diinginkan, lompati satu baris dan cantumkan tanggal. Tulis tanggal secara lengkap dengan bulan dan tahun.^{[5]XTeliti sumber}
- Misalnya, 22 April 2016.”
3
Tempatkan alamat penerima di sisi kiri. Nama penerima beserta alamat lengkapnya harus ditulis di sisi kiri halaman surat bisnis. Tempatkan alamat setelah tanggal dengan dipisahkan satu baris.^{[6]XTeliti sumber}
- Lompati lagi satu baris setelah alamat. Salam pembuka (“Kepada Yth.” atau “Kepada yang Bersangkutan”) ditempatkan pada baris berikutnya.
4
Tentukan apakah sapaan “Dear” sesuai untuk tujuan Anda. Sapaan “Dear” adalah pembukaan standar dalam surat berbahasa Inggris dan juga sering digunakan dalam surat berbahasa Indonesia, tetapi tidak selalu pantas. Misalnya, “Dear” terkesan sangat pribadi untuk surat keluhan atau korespondensi bisnis.^{[7]XTeliti sumber}
- Pikirkan kepada siapa surat ditujukan dan apakah penggunaan “Dear” sesuai dengan keperluan Anda. Jika Anda ingin lebih mengenal penerima, seperti membentuk tim untuk proyek, mungkin “Dear” bisa digunakan.^{[8]XTeliti sumber}
- Jika Anda tidak nyaman, lupakan bagian salam dan buka surat langsung dengan nama dan gelar penerima. Misalnya, cukup tuliskan “Bapak Prihantoro”, dan lanjutkan dengan baris pembuka.
- Alternatif lain, gunakan “Kepada yang Bersangkutan”, tetapi kesannya lebih berjarak dan sangat resmi. Gunakan frasa pembuka ini hanya jika Anda tidak mengetahui nama penerima.
5
Pikirkan bagaimana Anda menyapa penerima. Sebelum menulis nama penerima, pikir dahulu untuk menentukan cara terbaik menyapanya. Dalam kebanyakan kasus, surat bisnis harus menyebut penerima dengan formal, seperti menggunakan gelarnya. Anda juga dapat mempertimbangkan bagaimana penerima menyapa Anda dalam suratnya, dan hubungan Anda dengannya.
- Pertimbangkan gelar dan posisi penerima. Jika penerima memiliki gelar atau posisi khusus, sebutkan. Misalnya, untuk surat kepada seorang dokter, mulai surat dengan “Yth. Dr. Johan”. Untuk seorang jenderal, awali surat dengan, “Yth. Jenderal Wiranto”. Orang yang punya gelar PhD atau LLD di akhir namanya juga harus disapa sebagai Dr.^{[9]XTeliti sumber}
- Periksa lagi surat yang Anda tanggapi. Jika surat Anda ditulis untuk membalas surat lain, periksa bagaimana Anda disapa untuk memutuskan cara menyapa penerima. Misalnya, jika surat yang Anda terima diawali dengan “Yth. Ibu Yohana”, berarti Anda juga harus mulai dengan “Yth. Bapak/Ibu/Sdr _______”.^{[10]XTeliti sumber}
- Pikirkan sebaik apa Anda mengenal penerima. Anda juga dapat mempertimbangkan level hubungan dengan penerima untuk menentukan sapaan dalam surat. Apakah biasanya Anda menyapa dengan nama depan saja? Atau, Anda menggunakan gelar ketika menyapanya? Ingat bahwa meskipun di masa lalu pernah memanggil dengan nama, mungkin itu akan terlalu informal dalam surat bisnis. Jika ragu-ragu, pilihlah yang formal, seperti Bapak/Ibu/Dr.
6
Gunakan nada menyenangkan. Siapa pun penerimanya, selalu gunakan nada menyenangkan untuk memperbesar kemungkinan penerima akan terbuka dengan pesan yang Anda sampaikan. Walaupun Anda menuliskan keluhan atau keperluan tidak menyenangkan lainnya, jangan pernah mengawali surat dengan kata-kata kasar atau tuntutan. Sebaliknya, ekspresikan harapan baik untuk penerima atau beri selamat atas pencapaiannya.
- Misalnya, jika Anda ingin mengawali dengan nada ramah, katakan, “Saya harap Anda selalu sehat” atau “Selamat atas promosi Anda”.
7
Nyatakan keperluan Anda. Surat bisnis harus diawali dengan pembukaan yang ramah, tetapi yang tak kalah penting adalah menyatakan maksud surat Anda dengan jelas dan lugas. Anda dapat memberi tahu alasan surat itu dengan menggunakan templat yang biasa seperti “Bersama ini saya...”
- Anda dapat menyesuaikan kalimat pembuka dengan berbagai keperluan. Misalnya, mulailah surat dengan kata-kata, “Bersama ini saya nyatakan bahwa kita memiliki kepentingan yang sama” atau “Bersama ini saya menyampaikan keluhan” atau “Bersama ini saya mengajukan kemitraan antara perusahaan kita”.
Iklan

Metode 3

Metode 3 dari 3:

Memulai Surat Lamaran Pekerjaan

Unduh PDF

1
Gunakan format surat bisnis untuk menulis alamat dan menyapa penerima. Penulisan surat lamaran pekerjaan dapat menggunakan aturan yang sama dengan surat bisnis.
- Tulis alamat Anda di kanan atau kiri atas. Jangan menyertakan nama, cukup alamat saja.
- Masukkan alamat surel, alamat situs pribadi, dan/atau nomor telepon pada baris berikutnya.
- Lompati satu baris.
- Cantumkan tanggal dengan bulan yang ditulis dengan huruf. Misalnya, 22 April 2016.
- Lompati satu baris lagi.
- Tulis salam pembuka, seperti “Kepada Yth.” atau “Kepada yang Bersangkutan”.
2
Sertakan ringkasan pencapaian Anda. Anda bisa memulai surat lamaran dengan sederhana, seperti “Bersama ini saya melamar untuk posisi X”. Akan tetapi, jika menginginkan cara yang sedikit berbeda, Anda bisa mulai dengan ringkasan pencapaian terbaik. Ringkasan ini dapat menarik perhatian manajer perekrutan dan memperbesar kesempatan Anda untuk diwawancara.^{[11]XTeliti sumber}
- Misalnya, awali dengan, “Dalam lima tahun terakhir, saya berhasil menggandakan penjualan dan memperluas jangkauan hingga tiga provinsi terdekat.” Anda juga dapat melanjutkan dengan pengalaman, pendidikan, pelatihan khusus, dan kualifikasi lain yang sesuai dengan posisi yang dilamar.
3
Ekspresikan antusiasme. Dalam surat lamaran pekerjaan, semangat yang dituangkan di atas kertas juga dapat memperbesar kemungkinan diwawancara. Manajer perekrutan mungkin terkesan dengan dedikasi Anda pada pekerjaan.^{[12]XTeliti sumber}
- Misalnya, “Saya bersemangat ketika melihat iklan lowongan ini karena saya merupakan penggemar berat perusahaan Anda.” Kemudian, lanjutkan dengan menjelaskan apa yang Anda sukai dari perusahaan tersebut, alasan Anda sangat berdedikasi pada pekerjaan, dan mengapa Anda sesuai dengan pekerjaan itu.
4
Masukkan kata kunci yang relevan. Kata kunci dapat membantu jika Anda akan bersaing dengan banyak orang. Menyebutkan kata kunci di awal surat dapat memperbesar kemungkinan lamaran Anda diperhatikan, khususnya jika kata kunci tersebut mengindikasikan bahwa Anda merupakan kandidat yang sesuai.^{[13]XTeliti sumber}
- Kata kunci yang bagus dimasukkan adalah yang disebutkan dalam lowongan, seperti keterampilan atau pengalaman spesifik yang Anda miliki. Misalnya, awali surat lamaran dengan, “Dalam lima tahun pengalaman sebagai manajer penjualan, saya memberikan presentasi rutin, mengembangkan strategi penjualan yang sukses, dan menulis banyak skrip penjualan untuk karyawan”.
- Anda juga dapat menyebutkan nama orang yang mereferensikan posisi tersebut kepada Anda. Nama itu mungkin dapat menarik perhatian manajer perekrutan dan memastikan Anda mendapat kesempatan wawancara. Misalnya, “Saya mengetahui lowongan ini dari kepala departemen kami, Dr. Susanto”.
Iklan

Tips

Surat pribadi dapat ditulis sepanjang yang Anda mau. Namun, untuk surat lamaran pekerjaan atau korespondensi bisnis lainnya, usahakan menulis surat singkat dan langsung pada tujuan. Untuk surat resmi seperti itu, Anda harus dapat menyatakan maksud dan tujuan dalam satu halaman.