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Cet article a été coécrit par Joe Simmons. Joe Simmons est un formateur d'entreprise établi à West Palm Beach, en Floride. Joe est spécialisé dans la gestion des opérations, le leadeurship, l'apprentissage, le développement et la formation des employés pour les aider à devenir des équipes très performantes. Il est titulaire d'une licence en markéting de l'université de Floride du Sud. Par son coaching, Joe a aidé de nombreuses organisations à fidéliser leurs employés, à augmenter leurs revenus et à améliorer la productivité de leurs équipes.
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Un énoncé de problème est une brève rédaction qui introduit généralement un rapport ou une proposition pour expliquer le problème ou la question que le document souhaite adresser au lecteur. En général, un énoncé de problème décrira les points fondamentaux du problème, expliquera pourquoi le problème est important et définira une solution aussi rapidement et directement que possible. Les énoncés de problème sont souvent utilisés dans le monde des affaires à des fins de planification, mais ils peuvent également être requis dans des situations universitaires dans le cadre d'un rapport proche d'une proposition ou d'un projet d'écriture. Dans tous les cas, ne vous inquiétez pas, il existe des astuces très simples pour vous faciliter l'écriture de votre énoncé de problème.
Étapes
Décrivez l'état « idéal » des choses. Il y a de nombreuses façons d'écrire un énoncé de problème. Certaines sources recommandent de vous concentrer directement sur le problème lui-même, tandis que d'autres recommandent de fournir le contexte avant d'introduire le problème (et sa solution) afin qu'ils soient plus faciles à comprendre pour le lecteur. Si vous n'êtes pas entièrement sûr de la façon de commencer votre énoncé de problème, optez pour la dernière option. Bien que la concision soit le Graal que tout rédacteur doit chercher à atteindre, il est encore plus important d'être bien compris par votre audience. Commencez par décrire comment les choses « devraient » fonctionner. Avant même de mentionner votre problème, expliquez en quelques phrases comment les choses seraient si ce problème n'existait pas.- Par exemple, imaginons que vous travaillez pour une grande compagnie aérienne et que vous ayez remarqué que la façon dont les passagers embarquent dans les avions soit une utilisation inefficace du temps et des ressources de votre entreprise. Dans ce cas, vous pourriez commencer votre énoncé de problème en décrivant une situation idéale où le système d'embarquement ne serait pas inefficace : « Les protocoles d'embarquement utilisés par ABC Airlines devraient viser à faire que chacun des passagers de chaque vol soit enregistré rapidement et efficacement afin que l'avion puisse décoller le plus rapidement possible. Le processus d'embarquement doit être optimisé afin de permettre à la compagnie de gagner du temps, mais il doit aussi être suffisamment simple pour être facilement compris par tous les passagers. »
Expliquez votre problème. Selon l'inventeur Charles Kettering, « Un problème bien énoncé est un problème à moitié résolu [1]. » L'un des objectifs les plus importants (sinon « l'objectif le plus important ») de tout énoncé de problème est d'articuler le problème adressé au lecteur d'une manière claire, simple et facile à comprendre. Résumez succinctement le problème que vous avez l'intention de résoudre. Posez donc immédiatement votre question et donnez les informations les plus importantes dans votre énoncé de problème dès les premières lignes, où ces informations seront les plus visibles. Si vous venez de déclarer un état « idéal » des choses, comme suggéré ci-dessus, vous pouvez commencer votre phrase avec le libellé suivant : « Cependant... » ou « Malheureusement... » pour indiquer le problème que vous avez identifié et qui prévient la vision idéale d'être une réalité.- Disons que vous pensez avoir développé un système plus rapide et plus efficace pour faire embarquer les passagers à bord de vos avions que le système actuel. Dans ce cas, vous pouvez continuer à développer votre énoncé ainsi : « Cependant, le système actuel d'embarquement des passagers d'ABC Airline est une utilisation inefficace du temps et des ressources de l'entreprise. En contribuant à un processus d'embarquement lent, il nuit à l'image de marque de notre compagnie. »
Expliquez les couts financiers de votre problème. Peu de temps après que vous ayez indiqué votre problème, vous devez expliquer pourquoi c'est un sujet important à évoquer. Après tout, personne n'a le temps ou les ressources pour essayer de résoudre chaque problème mineur que peut connaitre une entreprise. Dans le monde des affaires, l'argent est presque toujours le moteur, donc vous devez essayer de mettre en évidence l'impact financier de votre problème sur la société ou l'organisation pour laquelle vous écrivez ce rapport. Par exemple, le problème dont vous parlez peut empêcher votre entreprise de gagner plus d'argent. Représente-t-il un cout considérable pour votre compagnie ? Peut-il nuire à votre image de marque et donc indirectement couter de l'argent à votre entreprise ? Soyez aussi précis que possible sur l'implication économique de votre problème. Essayez de spécifier un montant exact en euros (ou une estimation bien présentée) pour le cout de votre problème.- Reprenons l'exemple de la compagnie aérienne. Vous pouvez détailler le cout financier du problème comme ceci : « L'inefficacité du système d'embarquement actuel représente un lourd fardeau financier pour l'entreprise. En moyenne, le système d'embarquement actuel gaspille environ quatre minutes par session d'embarquement, ce qui représente un manque à gagner d'environ 400 euros par jour, soit 146 000 euros par an ».
Appuyez vos arguments. Peu importe la somme que votre problème coute à votre entreprise, si vous ne pouvez pas appuyer vos revendications avec des preuves raisonnables, vous ne serez pas pris au sérieux. À partir du moment où vous commencez à faire des revendications spécifiques sur la gravité de votre problème, vous devrez commencer à soutenir ces mêmes déclarations avec des preuves. Dans certains cas, vos preuves découleront de vos propres recherches, de données provenant d'une étude ou d'un projet connexe ou même de sources tierces de bonne réputation.- Dans certaines situations, comme au sein d'une entreprise ou d'une institution académique, il se peut que vous ayez à faire référence explicitement à votre source dans le texte de votre énoncé de problème, alors que dans d'autres situations, il peut suffire d'utiliser simplement une note de bas de page ou une autre forme de simplification de vos citations. Si vous n'êtes pas sûr du système que vous devez utiliser, demandez conseil à votre supérieur ou directeur de recherche.
- Réexaminons les phrases que nous avons utilisées à l'étape précédente. Elles décrivent le cout du problème, mais n'expliquent pas comment ce cout a été trouvé. Une explication plus approfondie pourrait inclure les éléments suivants : « selon les données de suivi des performances internes, le système d'embarquement actuel représente un manque à gagner d'environ quatre minutes par session d'embarquement, ce qui nous donne un total de 20 heures perdues par jour sur tous les vols de notre compagnie. Le personnel d'embarquement étant payé en moyenne 20 euros par heure, ceci représente un manque à gagner d'approximativement 400 euros par jour, soit 146 000 euros par an. » Puis indiquez la note de bas de page. Dans votre énoncé de problème, elle citerait une référence ou une annexe contenant les données mentionnées.
Proposez une solution. Après avoir expliqué « ce » problème et « la raison » pour laquelle il est si important, expliquez comment vous proposez de le résoudre. Comme pour l'énoncé initial de votre problème, l'explication de votre solution doit être rédigée de façon aussi claire et concise que possible. Ne mentionnez que les concepts les plus importants et concrets et laissez les détails mineurs pour plus tard. Vous aurez l'occasion d'entrer dans les moindres détails de votre solution dans le corps de votre proposition.- Dans notre exemple de compagnie aérienne, la solution au problème d'embarquement inefficace est ce nouveau système que vous avez découvert. Vous allez donc devoir l'expliquer brièvement sans entrer dans les détails mineurs. Vous pouvez par exemple écrire : « À l'aide d'un système d'embarquement alternatif proposé par le Dr Edward Right du Kowlard Business Efficiency Institute, les passagers embarqueraient dans l'avion par les côtés plutôt que par l'avant ou l'arrière de l'appareil, permettant à ABC Airlines de gagner quatre minutes par vol. « Vous pouvez ensuite expliquer l'essentiel de ce nouveau système, mais n'utilisez pas plus d'une phrase ou deux pour cela, car le « cœur » de votre analyse figurera dans le corps de la proposition.
Expliquer les avantages de votre solution. Encore une fois, maintenant que vous avez développé ce qui pouvait être fait pour résoudre ce problème, vous devez maintenant expliquer pourquoi cette solution est une bonne idée. Étant donné que les entreprises essaient toujours d'accroitre leur efficacité et de gagner plus d'argent, vous devez principalement vous concentrer sur l'impact financier de votre solution. Quelles dépenses permettra-t-elle de réduire, quelles nouvelles formes de revenus permettra-t-elle de générer et ainsi de suite. Vous pouvez également expliquer les avantages non tangibles, comme l'amélioration de la satisfaction de la clientèle, mais votre développement sur ces points ne devrait pas être plus long que quelques phrases à un paragraphe.- Dans notre exemple, vous pouvez brièvement décrire comment votre entreprise pourrait économiser de l'argent avec cette nouvelle solution. Vous pouvez par exemple écrire : « ABC Airlines pourrait profiter de l'adoption de ce nouveau système d'embarquement. Par exemple, les économies annuelles prévues de 146 000 euros peuvent être redirigées vers de nouvelles sources de revenus, comme la sélection de nouveaux vols vers des marchés à forte demande. En outre, étant la première compagnie aérienne américaine à adopter cette solution, ABC gagnera également une reconnaissance considérable en tant que compagnie à la pointe dans les domaines de valeur de l'offre et des commodités. »
Concluez en résumant le problème et la solution. Après avoir présenté la vision idéale pour votre entreprise, identifié le problème empêchant d'atteindre cet idéal et suggéré une solution, vous avez presque terminé votre énoncé de problème. Tout ce qu'il vous reste à faire est de conclure par un résumé de vos principaux arguments qui vous permettra de faire la transition avec le corps principal de votre proposition. Cette conclusion doit être claire et concise. Énoncez-la en quelques phrases, soit l'essentiel de ce que vous avez décrit dans votre énoncé de problème et de l'approche que vous avez l'intention de développer dans le corps de votre article.- Dans l'exemple de la compagnie aérienne, vous pouvez conclure ainsi : « L'optimisation des protocoles d'embarquement actuels ou l'adoption de nouveaux protocoles plus efficaces est cruciale pour la compétitivité de l'entreprise. Ces alternatives sont analysées pour leur faisabilité et nous présenterons également les étapes permettant de mettre en place ces nouveaux protocoles de la façon la plus efficace possible. » Vous résumez ainsi le point principal de l'énoncé du problème, soit que la procédure d'embarquement actuelle n'est pas très efficace et que la nouvelle procédure que vous proposez dans ce rapport est bien meilleure tout en présentant à votre audience ce qu'ils pourront lire dans la suite de votre rapport.
N'oubliez pas votre déclaration de thèse (pour les travaux académiques). Lorsque vous devez écrire une déclaration de problème pour un travail universitaire (et non pour votre entreprise), le processus sera en grande partie le même, mais il peut y avoir des éléments supplémentaires que vous devrez prendre en compte pour vous assurer une bonne note. Par exemple, de nombreuses matières vous obligeront à mentionner une déclaration de thèse dans votre énoncé de problème. L'énoncé de thèse (appelé plus simplement la « thèse ») est en réalité une seule phrase qui résume votre argumentation à son strict minimum. Une bonne thèse énonce le problème et la solution aussi succinctement et aussi clairement que possible.- Imaginons que vous deviez rédiger un article sur le problème de la vente d'essais universitaires, soit les entreprises qui vendent des œuvres préécrites et / ou personnalisées pour les étudiants qui souhaitent prétendre qu'il s'agit de leur propre travail. Vous pouvez rédiger cette phrase, qui expose le problème et la solution que vous allez proposer : « On peut combattre la pratique consistant à acheter des essais universitaires qui sapent le processus d'apprentissage et donnent un avantage aux étudiants riches en fournissant aux professeurs des outils d'analyse numérique plus efficaces. »
- Certaines classes exigent explicitement que vous mentionniez votre phrase de thèse à un certain moment dans votre énoncé de problème (au tout début ou à la toute fin de votre rapport par exemple). Vous aurez parfois plus de liberté, donc n'oubliez pas de vérifier auprès de votre professeur si vous n'êtes pas sûr de la marche à suivre.
Suivez le même processus pour les problèmes conceptuels. Tous les énoncés de problème ne seront pas destinés à la rédaction de rapports traitant de problèmes pratiques et tangibles. Certains, en particulier pour les universitaires (et « surtout » pour les sciences humaines), traiteront de questions conceptuelles et de problèmes plus abstraits. Dans ces cas, vous pouvez utiliser le même modèle d'énoncé de problème pour présenter simplement le problème que vous allez traiter (en faisant une croix sur les éléments financiers mentionnés plus haut, bien évidemment). En d'autres termes, vous devez chercher à identifier le problème (pour les problèmes conceptuels, il s'agit le plus souvent d'une idée qui n'est pas bien comprise), expliquez pourquoi le problème est important, comment vous prévoyez de le résoudre et résumer le tout sous forme de conclusion.- Par exemple, disons que vous deviez écrire un énoncé de problème pour un rapport sur l'importance du symbolisme religieux dans « Les Frères Karamazov » de Fiodor Dostoïevski. Dans ce cas, votre énoncé de problème doit identifier un aspect mal compris du symbolisme religieux dans ce roman, expliquer pourquoi cela importe (mieux comprendre le symbolisme religieux dans ce roman pourrait permettre au lecteur de tirer de nouvelles idées de l'œuvre de Dostoïevski) et exposer comment vous prévoyez d'appuyer votre argument.
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Soyez concis. Si vous ne devez retenir qu'une chose de l'écriture d'un énoncé de problème, retenez ce conseil. Les énoncés de problème ne doivent pas être plus longs qu'il n'est nécessaire pour poser le problème et présenter la solution au lecteur. Aucune phrase ne doit être inutile. Toute phrase ne contribuant pas directement aux objectifs de présentation du problème doit être supprimée. Utilisez un langage clair et direct. Ne vous laissez pas embourber dans les détails mineurs. Les énoncés de problèmes ne doivent mentionner que les éléments essentiels de votre problème et de votre solution. De façon générale, votre énoncé de problème doit être aussi court que possible sans sacrifier son caractère informatif.- Un énoncé de problème n'est pas destiné au partage de vos propres opinions, car cela risque de le rendre trop long ou d'en compliquer la compréhension. Vous aurez ou non la possibilité de le faire dans le corps de votre document, en fonction de la gravité de votre sujet et de votre audience.
Écrivez pour votre audience. Lorsque vous rédigez un énoncé de problème, il est important de se rappeler que vous écrivez pour quelqu'un d'autre et non pour vous-même. Différents publics auront différentes connaissances, différentes raisons de vous lire et différentes attitudes envers votre problème, essayez de garder votre public à l'esprit lorsque vous écrirez votre énoncé de problème. Votre énoncé doit être aussi clair et facile à comprendre pour votre auditoire que possible, ce qui signifie que vous allez devoir adapter votre ton, le style et la diction de votre énoncé d'un public à l'autre. Pendant que vous écrivez, essayez de vous poser les questions suivantes.- Pour qui écrivez-vous cet énoncé ?
- Pourquoi vous adressez-vous à cette audience ?
- Cette audience maitrise-t-elle les mêmes termes et concepts que vous ?
- Votre audience partage-t-elle la même attitude face à ce problème spécifique ?
- Pourquoi votre audience se préoccupe-t-elle de ce problème ?
N'utilisez pas de jargon sans le définir. Comme noté ci-dessus, votre énoncé de problème doit être écrit de sorte qu'il soit plus facile pour votre auditoire de comprendre le problème que vous exposez. Cela signifie que, sauf si vous écrivez pour un public technique qui est susceptible de connaitre la terminologie du domaine sur lequel vous écrivez, vous devez éviter d'utiliser un jargon technique et vous assurer que vous définissez les termes techniques que vous utilisez. Ne présumez jamais que votre auditoire a automatiquement toutes les connaissances techniques dont vous disposez vous-même ou vous risquez de les aliéner et de perdre des lecteurs dès qu'ils rencontreront des termes et des informations qu'ils ne connaissent ou ne comprennent pas.- Par exemple, si vous vous adressez à un conseil de médecins hautement qualifiés, il peut être acceptable de supposer qu'ils sauront ce que signifie le terme « métacarpien ». Cependant, si vous écrivez pour un public composé de médecins et d'investisseurs qui peuvent ou non être formés médicalement, il est plus aisé d'introduire le mot « métacarpien » avec sa définition, soit l'os se situant entre les deux premières articulations du doigt.
Tenez-vous-en à un problème limité et bien défini. Les meilleurs énoncés de problème ne sont pas des textes trop longs ou déroutants. Au contraire, ils se concentrent sur un seul problème, facilement identifiable, et sa solution. Généralement, les sujets bien délimités et définis sont plus faciles à développer de façon convaincante que les sujets trop vastes ou trop vagues donc, autant que possible, ne vous éloignez pas du sujet de votre énoncé du problème (et donc du corps de votre document). Si cela rend votre énoncé de problème (ou le corps de votre document) trop court, il s'agit généralement d'une bonne chose (sauf dans le cas d'un travail universitaire où vous aurez un nombre minimum de pages à rendre à votre professeur).- Une bonne règle à suivre est de traiter uniquement les problèmes que vous pouvez définitivement résoudre sans l'ombre d'un doute. Si vous n'êtes pas sûr d'une solution définitive qui puisse résoudre votre problème dans sa totalité, vous pouvez réduire la portée de votre projet et modifier votre énoncé de problème pour refléter cette nouvelle orientation.
- Pour garder la portée d'un énoncé de problème sous votre contrôle, il peut être utile d'attendre d'avoir rédigé le corps de votre document ou de votre proposition avant de rédiger l'énoncé du problème. Dans ce cas, lorsque vous écrirez votre énoncé de problème, vous pourrez utiliser votre document réel comme ligne directrice de sorte à ne pas dévier du sujet traité par votre rapport ou votre devoir.
Souvenez-vous les « cinq points clés ». Les énoncés de problème doivent être aussi instructifs que possible en un minimum de mots possible, mais ils ne doivent pas se plonger dans les moindres détails de votre problème. Si vous avez toujours des doutes quant au contenu de votre énoncé de problème, une bonne idée est d'essayer de répondre aux cinq points suivants ( « qui, quoi, où, quand, pourquoi » et « comment »). Adresser ces 5 points clés donnera à votre lecteur les éléments nécessaires pour comprendre le problème et la solution sans rentrer dans des détails inutiles à ce stade de votre exposé.- Par exemple, si vous écrivez un énoncé de problème pour proposer la construction d'un nouveau bâtiment à votre municipalité locale, vous pouvez adresser les cinq points clés en expliquant « pour qui » cette construction serait avantageuse, « ce que » cette nouvelle construction exigerait, « où » elle serait située, « quand » la construction devrait commencer et « pourquoi » ce nouveau bâtiment serait utile à votre ville.
Utilisez un style formel. Les énoncés de problème sont presque toujours utilisés pour des propositions et des projets sérieux. Pour cette raison, vous devez utiliser un style d'écriture formel, professionnel (le même style que pour le reste de votre document) dans l'énoncé du problème. Votre écriture doit être claire, précise et directe. N'essayez pas de toucher votre lecteur en adoptant un ton amical ou décontracté dans votre énoncé de problème. Ne faites pas de traits d'humour ou de blagues. N'incluez pas d'anecdote inutile. N'utilisez pas d'argot ou de familiarité. Un bon énoncé de problème accomplit une mission et ne perd pas de temps ou d'encre pour développer un contenu inutile.- Vous pouvez généralement inclure un contenu exclusivement « divertissant » si votre énoncé de problème traite de sciences humaines. Il sera parfois possible de lire un énoncé de problème commençant par une citation ou une épigraphe. Mais même dans ce cas, la citation a une certaine incidence sur le problème discuté dans l'énoncé en question et le reste du document sera rédigé dans un style formel.
Vérifiez toujours vos erreurs. Il s'agit d'un passage obligé pour tous les rapports sérieux et chaque projet a besoin de l'œil attentif d'un bon correcteur. Lorsque vous aurez terminé la rédaction de votre énoncé de problème, relisez-le rapidement. La lecture est-elle fluide ? Votre énoncé présente-t-il vos idées de façon cohérente ? Est-il bien organisé ? Dans le cas contraire, apportez les modifications nécessaires. Lorsque vous serez satisfait de la structure de votre énoncé de problème, relisez-le pour les erreurs d'orthographe, de grammaire et de mise en forme.- Vous ne regretterez jamais de relire votre énoncé de problème avant de le rendre. Étant donné que, de par sa nature même, un énoncé de problème est généralement la première partie d'une proposition ou du rapport que lira votre audience, toute erreur dans votre énoncé sera particulièrement embarrassante et peut représenter négativement le contenu de votre document entier.
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Références
- ↑ http://www.levyinnovation.com/a-problem-well-stated-is-half-solved
- http://www.ceptara.com/node/33
- http://www.personal.psu.edu/faculty/c/a/caw43/behrendwriting/problemstatements.html
- _conceptual_framework, _and.21.aspx http://journals.lww.com/academicmedicine/fulltext/2001/09000/problem_statement, _conceptual_framework, _and.21.aspx
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