Jak napsat popis problému

Popis problému je dokument, který většinou najdete na začátku zprávy nebo návrhu řešení problému. Obecně popis problému uvádí základní fakta o problému, shrnuje, proč je problém důležitý a nabízí co nejrychlejší a nejjednodušší řešení. Popis problému se často objevuje ve sféře obchodního plánování, ale někdy ho najdete i v akademické sféře u větších projektů. V tomto článku se dozvíte, jak popis problému napsat.

Metoda 1

Metoda 1 ze 2:

Jak napsat popis problému

Stáhnout PDF

1
Popište „ideální“ stav. Existuje spousta způsobů, jak napsat popis problému – některé zdroje navrhují přejít rovnou k problému, jiné zase doporučují nejprve popsat kontext, aby bylo snadnější problému (a návrhu řešení) porozumět. Pokud si nejste jistí tím, jak začít, zkuste nejprve popsat kontext. Měli byste psát stručně, ale je důležité napsat vše, co je důležité. Začněte tím, že popíšete, jak by to mělo správně být. Než zmíníte problém, v několika větách popište, jak by to vypadalo, kdyby problém vůbec neexistoval.
- Řekněme, že pracujeme ve velké letecké společnosti a zjistili jsme, že způsob nastupování pasažérů do letadel je časově neefektivní. V takovém případě můžeme začít popis problému tím, že popíšeme ideální situaci s efektivním systémem nástupu do letadla, například: „Protokoly o nástupu do letadla společnosti ABC Airlines by měly fungovat tak, aby cestující nastupovali co nejrychleji a letadlo mohlo vzlétnout včas. Proces nástupu by měl být optimalizován tak, aby byl rychlý, ale také snadný a všichni cestující porozuměli tomu, co mají dělat.“
2
Vysvětlete problém. Jak řekl vynálezce Charles Kettering, „Dobře popsaný problém je téměř vyřešený problém.“ ^{[1]XZroj výzkumu} Jedním z nejdůležitějších cílů (ne-li ten nejdůležitější) každého popisu problému je uvést problém jasně, stručně a tak, aby mu každý snadno porozuměl. Shrňte problém, který chcete řešit – přejděte rovnou k věci a uveďte ty nejdůležitější informace hned na začátek, kde si jich každý všimne. Pokud jste uvedli i ideální stav věci, můžete začít například slovy „přesto“ nebo „navzdory“, abyste jasně uvedli, že problém brání této ideální vizi reality.
- Řekněme, že jste vymysleli efektivnější a rychlejší systém nástupu pasažérů do letadla. V takovém případě můžete pokračovat s několika dalšími větami, například: „Přesto je současný nástupní systém společnosti ABC Airlines neefektivní a časově náročný. Plýtvá se časem i zaměstnanci a kvůli tomu náš systém neudrží krok s konkurencí a podílí se na nepříznivé image naší značky.“
3
Uveďte finanční náklady problému. Až uvedete podstatu problému, měli byste napsat, proč je tento problém tak důležitý – jde o to, že nikdo nemá čas ani peníze na to, aby řešil malé problémy. Ve světě obchodu jsou peníze vždy nejdůležitější, takže se snažte zdůraznit finanční dopady problému na společnost nebo organizaci, pro kterou píšete. Napište, zda problém společnost připravuje o peníze, nebo ji dokonce stojí další peníze. Napište, zda poškozuje image společnosti a odlákává klienty. Přesně uveďte, kolik peněz tento problém společnost stojí (nebo uveďte co nejpřesnější odhad).
- U příkladu s aerolinkami můžete postupovat například takto: „Neefektivnost současného nástupního systému představuje vážné finanční zatížení. Průměrně se při nástupu promarní asi 4 minuty času, což se rovná celkem 20 hodinám práce denně u celé společnosti. Celkově jde asi o 8.000 Kč za den, neboli o 2.900.000 Kč za rok.
4
Podložte svá tvrzení. Když napíšete, kolik peněz váš problém společnost stojí, musíte to podpořit rozumnými důkazy, jinak to nikdo nebude brát vážně. Jakmile napíšete, proč je problém vážný, musíte tato tvrzení podpořit nějakými důkazy. V některých případech můžete použít výsledky vlastního výzkumu, data z nějaké studie, nebo data získaná z výzkumů důvěryhodných třetích stran.
- V obchodních a akademických situacích budete muset uvést důkazy přímo v textu popisu problému, ale jindy bude stačit napsat je do poznámky pod čarou, nebo jako citace. Pokud si nejste jistí, zeptejte se svého nadřízeného nebo učitele.
- Pojďme se podívat na věty, které jsme uvedli v příkladu u předešlého kroku. Popisují, jak moc problém společnost stojí, ale není jasné, jak bylo těchto závěrů dosaženo. Lepší vysvětlení může vypadat například takto: „V závislosti na provedených průzkumech,[^[1] se průměrně při každém nástupu promarní asi 4 minuty času, což se rovná celkem 20 hodinám práce denně u celé společnosti. Celkově jde asi o 8.000 Kč za den, neboli o 2.900.000 Kč za rok.“ Poznámka pod čarou zde odkazuje k referencím nebo dodatku, který obsahuje konkrétní data.
5
Navrhněte řešení. Až popíšete problém a uvedete, proč je důležité ho řešit, navrhněte jeho řešení. I řešení napište co nejstručněji a nejjasněji. Držte se konkrétních důležitých konceptů a vypusťte všechny nedůležité detaily – později budete mít příležitost se zabývat všemi aspekty navrhovaného řešení.
- U našeho příkladu je řešením problému nový systém nástupů, který jsme vymysleli, takže bychom ho měli stručně a bez zbytečných detailů představit. Můžeme napsat například: „S novým vylepšeným systémem, který vymyslel Dr. Edward Right z Kowlard Business Efficiency Institute, budou pasažéři nastupovat do letadla z boku, místo zezadu dopředu a společnost ABC Airlines ušetří až 4 minuty času u každého letu.“ Později můžete vysvětlit základní aspekty tohoto nového systému, ale prozatím byste měli pouze stručně uvést základní informace.
6
Vysvětlete, jaké jsou výhody tohoto řešení. Až napíšete, jak by bylo vhodné problém řešit, měli byste napsat také to, proč je toto řešení dobrý nápad. Společnosti se stále snaží zvýšit výkonnost a efektivitu a vydělat více peněz, takže byste se měli soustředit hlavně na finanční dopady řešení – náklady se sníží, zisk se zvýší atd. Můžete vysvětlit i další výhody, jako je vyšší spokojenost klientů, ale celkové vysvětlení by vám nemělo zabrat více než několik vět.
- U našeho příkladu můžeme jednoduše vysvětlit, jak by společnosti naše řešení pomohlo ušetřit peníze. Napište například toto: „Společnost ABC Airlines by s tímto novým nástupní systémem byla schopna vydělat více peněz. Téměř 3.000.000Kč ročně by mohly být určeny na jiné náklady, jako je například rozšíření letů do vysoce žádaných destinací. Kromě toho by šlo o první americkou aerolinku, která by tento systém začala používat a mohla by se díky tomu stát určovatelem trendů.“
7
Uzavřete popis shrnutím problému a řešení. Až uvedete ideální vizi, definujete problém, který tomuto ideálu brání a navrhnete řešení, budete téměř u konce. Bude vám chybět už jen závěr, který by měl shrnovat hlavní body a plynule přecházet k tělu samotného návrhu. Nemusíte u závěru trávit příliš mnoho času – v několika větách popište základ toho, co jste uvedli v popisu problému a navrhované řešení, kterým se chcete zabývat dále.
- U našeho příkladu můžete do závěru napsat: „Optimalizace současného nástupního systému a zavedení nového, efektivnějšího systému je nezbytné pro udržení konkurenceschopnosti společnosti. V tomto návrhu analyzujeme protokoly navržené doktorem Rightem a navrhnete kroky efektivní implementace tohoto systému.“ Tím shrnete hlavní body popisu problému – současný systém není dobrý a efektivní a nový systém je mnohem lepší – a řeknete čtenářům, co mohou očekávat dále.
8
U akademických prací nezapomeňte na tezi. Pokud píšete popis problému do školy a ne do práce, postup bude téměř stejný, ale budete muset napsat i několik věcí navíc. Budete například muset napsat kvalitní tezi. Teze je jediný věta, která shrnuje celý problém a uvádí ho co nejstručněji. Dobrá teze identifikuje jak problém, tak řešení.
- Pokud například píšete práci o společnostech, které poskytují akademické eseje za peníze studentům, kteří si je kupují a vydávají je za svoje, můžete jako tezi použít následující větu, která shrnuje problém i navrhované řešení: „Proti nákupu akademických esejí, který podrývá proces studia a zvýhodňuje bohaté studenty, lze bojovat výkonnějšími analytickými nástroji pro učitele.“
- V některých kurzech budete muset tuto větu uvést na přesně určené místo (například na začátek, nebo na konec). Jindy budete mít zase volnou ruku a budete ji moci napsat tam, kam budete sami chtít.
9
U konceptuálních problémů dodržujte stejný postup. Ne všechny popisy problémů budou dokumenty řešící praktické problémy. Některé, zejména ty akademické (hlavně humanistické) budou řešit konceptuální problémy, které se vztahují k abstraktním idejím. V takových případech můžete při psaní postupovat stejným způsobem a představit daný problém (ovšem bez přihlédnutí k obchodním strategiím). Jinými slovy byste měli uvést problém (u konceptuálních problémů jsou někdy ideje složité), vysvětlit, proč je důležitý, uvést navrhované řešení a vše shrnout v závěrečném odstavci.
- Můžete například psát popis problému k eseji o důležitosti náboženských symbolů v díle Fjodora Dostojevského Bratři Karamazovi. V tomto případě byste měli definovat hůře pochopitelné aspekty náboženského symbolismu v románu, vysvětlit, proč jsou důležité (například můžete říct, že když lidé lépe porozumí náboženským symbolům v románu, bude možné lépe pochopit celý román) a uvést návrh řešení, které váš argument podpoří.
Reklama

Metoda 2

Metoda 2 ze 2:

Dokončení popisu problému

Stáhnout PDF

1
Pište stručně. Nejdůležitější věcí při psaní popisu problému je psát stručně. Popis problému by měl být co nejstručnější, neměli byste plýtvat větami. Žádná věta, která nepopisuje problém nebo řešení, v popisu nemá co dělat. Nezabývejte se žádnými detaily – popis problému by měl řešit pouze základní aspekty problému a řešení. Obecně byste měli psát tak stručně, jak to bude možné, aniž by to ovlivnilo informativní hodnotu textu.
- Do popisu problému byste neměli zahrnovat žádné své vlastní komentáře ani názory, které nemají praktické využití. Později možná budete mít příležitost se trochu rozepsat (podle toho, jak vážné téma řešíte).
2
Pište pro čtenáře. Při psaní popisu problému je důležité si uvědomit, že nepíšete pro sebe, ale pro někoho jiného. Každá skupina čtenářů bude mít jiné znalosti, důvody, proč bude popis číst a také postoj k problému, takže při psaní vždy myslete na to, kdo váš text bude číst. Měli byste psát jasně a stručně, aby problému všichni porozuměli. Někdy budete muset změnit tón, styl a dikci psaní. Než začnete psát, odpovězte si na následující otázky:
- Pro koho konkrétně píšu?
- Proč píšu pro tyto lidi:
- Mají mí čtenáři stejné znalosti dané látky, jako mám já?
- Mají čtenáři na věc stejný pohled jako já?
- Proč by čtenáře měl tento problém zajímat?
3
Nepoužívejte nevysvětlený žargon. Jak jsme uvedli výše, popis problému by měl být napsán tak, aby ho čtenáři snadno pochopili. To znamená, že pokud nepíšete pro akademické čtenáře s technickými znalostmi terminologie, měli byste se vyhnout technickému žargonu a všechny termíny důkladně vysvětlit. Nikdy nepředpokládejte, že vaši čtenáři mají všechny znalosti, které máte vy, jinak budete riskovat, že si váš text nebudou chtít číst, protože bude plný informací, se kterými nejsou seznámeni.
- Pokud například píšete pro skupinu lékařů, můžete předpokládat, že vědí, co je to „metakarpál“. Pokud ale píšete pro lidi, mezi kterými budou lékaři, ale i bohatí investoři, kteří mohou ale nemusí mít lékařské vzdělání, měli byste ke slovu metakarpál uvést také definici – kost mezi prvními dvěma klouby na prstu.
4
Držte se konkrétního definovaného problému. Nejlepší popisy problému nejsou dlouhé rozvláčné texty. Jsou to stručné a jednoduché popisy problému a řešení. Obecně je snadnější psát o konkrétních věcech, než o velkých vágních problémech, takže pokud je to možné, držte se co nejužšího problému, abyste ho mohli popsat co nejpřesněji. Pokud díky tomu bude váš popis krátký, je to jen dobře (s výjimkou akademických situací, kdy budete mít určen minimální počet stran).
- Dobrým pravidlem je psát pouze o problémech, které můžete snadno vyřešit. Pokud vás žádné řešení nenapadá, měli byste zúžit záběr svého problému a změnit popis tak, abyste měli vhodné řešení.
- Udržujte rozsah popisu pod kontrolou tak, že ho napíšete až po napsání dokumentu o návrhu řešení. Díky tomu budete moci druhý dokument využít a nebudete muset hádat, co máte vlastně psát.
5
Nezapomeňte na základy. Popisy problémů by měly být informativní a stručné, aniž by poskytovaly příliš mnoho detailů. Pokud si nevíte rady s tím, co máte napsat, uveďte odpovědi na otázky: kdo, co, kde, kdy, proč a jak. Když si odpovíte na všechny tyto otázky, popíšete celý problém i jeho řešení tak, že ho všichni pochopí a nebudete muset zabíhat do detailů.
- Pokud například navrhujete městskému úřadu stavbu nové budovy, můžete napsat, kdo by z postavení těžil, co by k postavení bylo nutné, kde by budova stála, kdy by měla stavba započít a proč by postavení budovy bylo výhodné pro celé město.
6
Pište formálně. Popisy problémů se používají k popisu vážných problémů a návrhů. Proto byste měli psát formálně a uctivě (stejně tak byste měli psát i celý dokument s návrhem). Pište jasně, stručně a přímo. Nesnažte se získat si čtenáře tím, že budete psát přátelsky nebo neformálně. Nepoužívejte humor a nevtipkujte. Nepište nesmyslné anekdoty. Nepoužívejte slang ani kolokviální výrazy. Dobrý popis problému má za úkol uvést vážnou situaci a neměli byste tedy marnit čas psaním zbytečností.
- Lehce „zábavný“ obsah můžete zahrnout pouze v případě, že píšete humanistický akademický text. V tomto případě je možné zahrnout do popisu problému například nějaký citát nebo epigraf. I v těchto případech musí mít ovšem citát nějaký vliv na daný problém a zbytek textu byste měli psát formálně.
7
Zkontrolujte si text a opravte všechny chyby. Tento krok je naprosto nezbytný – nikdy nesmíte odevzdat první verzi své práce. Až dokončíte svůj popis, přečtěte si ho. Napsali jste to plynule? Uvedli jste všechny informace stručně a jasně? Je text logický? Pokud ne, budete ho muset upravit. Až budete spokojeni se strukturou svého popisu, měli byste si zkontrolovat pravopis, gramatiku a formátování.
- Uvědomte si, že nikdy nebudete litovat toho, že jste si text důkladně opravili. Popis problému je první odstavec celého textu, který si lidé budou číst a když v něm budete mít chyby, bude to mít negativní dopad na důvěryhodnost celého textu.
Reklama