Cómo usar las hojas de cálculo de Google

El 6 de junio de 2006, Google lanzó un producto de hojas de cálculo como una “prueba limitada” a un grupo pequeño de usuarios. Dicha prueba limitada se quedó y Hojas de cálculo de Google es ahora muy utilizado como una función secundaria de Documentos de Google. El producto se parece a una versión simple de Microsoft Excel con algunas características habilitadas para internet tales como una fácil colaboración. Comenzar a usar Hojas de cálculo de Google es fácil y bastante intuitivo.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Abrir una hoja de cálculo

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Encuentra la aplicación navegando a Hojas de cálculo de Google. También puedes hacer clic en el menú de rejilla en la esquina superior derecha de la pantalla mientras estés en la página principal de Google, tu cuenta de Gmail o cualquier página con resultados de búsqueda de Google. Selecciona Documentos del menú y luego haz clic en el menú con tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de la página de Documentos. Hojas de cálculo deben aparecer como la segunda opción desde la parte superior y puedes hacerle clic. Finalmente, podrías acceder a Hojas de cálculo desde Google Drive haciendo clic en el menú desplegable de “Mi unidad”. Hojas de cálculo aparecerá como una de las opciones.^{[1]XFuente de investigación}
Google mostrará una variedad de plantillas bajo el texto “Crear una hoja de cálculo”. La opción más básica es la hoja “En blanco”, pero también puedes abrir plantillas diseñadas para presupuestos, calendarios y otros usos. Haz clic en “Más” para ver varias plantillas adicionales.^{[2]XFuente de investigación}
Las hojas de cálculo nuevas comienzan con un texto en cursiva que dice “Hoja de cálculo sin título” en la esquina superior izquierda de la pantalla. Simplemente haz clic en dicho texto, reemplázalo con el título con el que quieras guardar el documento y luego presiona Entrar.
Podrías ver una lista de documentos de Microsoft Excel y Hojas de cálculo de Google ya ubicados debajo las plantillas disponibles. Estos son documentos que ya están almacenados en la sección “Mi unidad” de Documentos de Google. Si deseas abrir una hoja de cálculo que no esté en Mi unidad, haz clic en el icono de carpeta en la esquina superior derecha de la pantalla (que dirá “Abrir un archivo” cuando el cursor pase por encima). Encontrarás la opción "Subir" a la derecha y esto de permitirá arrastrar y soltar archivos de tu computadora o seleccionar un archivo de la listas de carpetas.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Usar Hojas de cálculo de Google

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1
Ingresa datos en filas o columnas. Ten en cuenta que puedes etiquetar la primera celda de filas y columnas, poniendo el texto de las celdas iniciales en negrita para distinguirlas de los datos numéricos que sigan. Encontrarás columnas que van hasta la letra Z y hasta 1000 filas inicialmente.
- También puedes agregar más filas arrastrando hacia la parte inferior y haciendo clic en el botón “Añade”. Estará seguido de un cuadro de texto (y un texto que dice “filas más al final”) que te permite especificar cuántas filas deseas agregar.
2
Ajusta las filas y columnas. Para manipular filas enteras (borrar, esconder, copiar y pegar, etc.), solo haz clic derecho en el número de la fila y selecciona tu función preferida del menú que aparezca. Para realizar funciones similares a columnas enteras, haz clic en la flecha desplegable que aparezca cuando el cursor pase por encima de la letra de dicha columna.
- También podrías mover, o borrar una fila o columna seleccionando su número o letra (respectivamente) y seleccionando la pestaña “Editar” de la barra de herramientas.
- Podrías agregar una nueva fila o columna a una ubicación específica seleccionando cualquier celda y haciendo clic en la pestaña “Insertar” de la barra de herramientas. Verás opciones para insertar filas o columnas encima o debajo y a la derecha o izquierda de la celda seleccionada.
3
Agrega formato a celdas, filas o columnas. Para darle formato a toda una fila o columna, selecciona su número o letra correspondiente. Para darle formato a una sola celda, selecciónala. Una vez que hayas seleccionado tu conjunto de datos deseado, podrías hacer clic en la pestaña “Formato” o seleccionar una de las varias opciones de formato (Fuente, Tamaño de la fuente, Negrita, Cursiva, etc.) a lo largo de la barra de herramientas.
- La pestaña “Formato” y la barra de herramientas también te permitirán determinar la alineación y el ajuste para el texto o los datos dentro de una celda, fila o columna.
- Al seleccionar varias celdas (horizontal o verticalmente), también descubrirás la opción para “Combinar celdas” tanto en la pestaña “Formato” como en la barra de herramientas.
- Para ajustar la forma en la que los números están representados dentro de una celda, fila o columna, ten en cuenta que hay una subsección “Número” debajo de la pestaña “Formato”. Esta te permite mostrar los números en una variedad de formas (moneda, porcentajes, etc.). también notarás varias opciones de formato de números comúnmente utilizados a lo largo de la barra de herramientas, así como un pequeño menú desplegable con formatos de números adicionales.
Después de seleccionar tu conjunto deseado de datos de celdas, filas o columnas específicas, entonces podrías tener que ordenar o filtrar dichos datos haciendo clic en la pestaña “Datos”. Incluso puedes ponerles nombres de referencia a los rangos de datos.
Varias representaciones gráficas pueden ser útiles al tratar de ayudar a que los demás entiendan mejor tus datos. Puedes encontrar la opción para colocar gráficas, imágenes, enlaces, formas y dibujos cerca de la parte inferior del menú desplegable que aparecerá después de seleccionar la pestaña “Insertar”.
6
Realiza funciones. La habilidad de Hojas de cálculo de Google para realizar cálculos es una de sus capacidades más útiles. Encontrarás la opción “Función” debajo de la pestaña “Insertar” y en el extremo derecho de la barra de herramientas. Hacer clic al botón de la barra de herramientas revelará varias funciones comúnmente utilizadas (SUM, AVERAGE, etc.) junto con una opción para “Más funciones” en la parte inferior del menú desplegable.
- Hojas de cálculo de Google ofrece la mayoría de las mismas funciones que los usuarios encuentran en Microsoft Excel, así que deberá parecerles bastante familiar a aquellos que ya hayan experimentado con el programa.
- Los usuarios más avanzados también pueden crear sus propias funciones usando Apps Script de Google. Puedes encontrar un tutorial más completo sobre cómo hacerlo aquí: https://developers.google.com/apps-script/guides/sheets/functions#getting_started.
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Guardar y compartir hojas de cálculo

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Aunque Hojas de cálculo de Google automáticamente guarda los borradores, podrías querer cambiarle de nombre o hacer una copia antes de compartir el documento con los demás. Puedes encontrar estas opciones debajo de la pestaña “Archivo”.
Puedes encontrar la función “Compartir” debajo de la pestaña “Archivo” y como un botón azul en la esquina superior derecha de la pantalla. Selecciona la opción “Compartir” e ingresa las direcciones de correo electrónico de quienes desees que accedan a la hoja de cálculo. Notarás que puedes determinar si otros pueden editar, comentar o simplemente ver el documento. También verás una opción para crear un enlace compartible que puedes distribuir por separado.
Si deseas tener una copia de la hoja de cálculo localmente en tu computadora, selecciona la opción “Descargar” debajo de la pestaña “Archivo”. Tendrás varias opciones incluyendo la posibilidad de descargar el documento como un archivo de Microsoft Excel (.xls) o como un PDF.
Encontrarás esta opción bajo la pestaña “Archivo”. Podrías enviarles un correo a los colaboradores (aquellos que hayas elegido para compartir la hoja de cálculo) o enviar la hoja de cálculo por correo a los demás como un archivo adjunto.
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Consejos

Puedes crear gráficas dentro de una hoja de cálculo, pero también puedes crear un gadget para una gráfica, una tabla dinámica. Luego, los gadgets pueden insertarse en otra página web tal como Google Sites. Tener gadgets de muchas hojas de cálculo insertadas en una sola página te brinda un tipo de vista de tablero de todas las hojas de cálculo.

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