Cómo ser diplomático

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En este artículo:

Comunicarte efectivamente

Abordar situaciones difíciles

Construir buenas relaciones con los demás

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Referencias

Quizás seas un administrador que busca crear un entorno laboral más positivo o quizás simplemente desees aprender mejores técnicas para resolver conflictos. La diplomacia implica evaluar una situación antes de hablar o de actuar, y tomar el mejor curso de acción. Aunque la diplomacia puede ser difícil en determinadas situaciones, puedes permanecer tranquilo siendo prudente, apaciguando las situaciones difíciles y construyendo relaciones con los demás.

Pasos

Método 1

Método 1 de 3:

Comunicarte efectivamente

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   Escoge tus palabras cuidadosamente. Recuerda que, aunque tus intenciones puedan ser buenas, algunas veces tus palabras pueden herir a los demás. Antes de hablar acerca de un tema sensible, pregúntate si lo que vas a decir es cierto, es útil y es cortés. Usa declaraciones “en primera persona” para describir tus propios pensamientos en vez de adivinar lo que los demás sienten o piensan.

   • Por ejemplo, puedes decir “Me siento incómodo con la decisión que se tomó en la reunión de hoy” en vez de “Debes estar molesto por la decisión que se tomó hoy”.
   • Si necesitas hablar de algo serio con alguien, practica las palabras que usarás con anticipación.
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   Adapta tu estilo de comunicación tomando como base la situación. Siempre debes conocer a la audiencia antes de emitir un mensaje. Esta medida ayudará a asegurar que se reciba y se entienda bien. Determina si debes dar la noticia por correo electrónico o en persona, o en contextos grupales o personales.

   • Por ejemplo, quizás debas decir a la persona que habrá recortes en el presupuesto. Tal vez en el pasado has usado el correo electrónico para enviar información sensible, pero has descubierto que causa confusión. En vez de eso, organiza una reunión de personal y presenta los hechos proveyendo tiempo para las preguntas.
   • Programa reuniones individuales según sea necesario o según se solicite.
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   Mantente abierto a las nuevas ideas. En vez de tomar decisiones por tu cuenta todo el tiempo, escucha las opiniones de los demás. Agradéceles por decirte cómo se sienten para que siempre se sientan cómodos haciéndolo. Tómate el tiempo para reflexionar en las opiniones de los demás, pero mantente firme en tu propia decisión cuando sientas que has optado por lo mejor.

   • Di “Gracias por tu honestidad, José. Tomaré en cuenta lo que dijiste con respecto a la atención médica universal y haré una investigación más exhaustiva”.
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   Sé asertivo con tus palabras y con tu lenguaje corporal. Cuando hables con otras personas, no seas agresivo, pero sé confiado. Habla lenta y deliberadamente. No cruces las piernas ni los brazos cuando te sientes y mira a los ojos a las personas cuando hablen.
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   Usa lenguaje indirecto. En vez de ser demasiado directo con respecto a tus pensamientos y sentimientos, trata de suavizar lo que vas a decir. Haz sugerencias en vez de decirles a las personas qué hacer. Una persona diplomática no vocifera órdenes, sino que encuentra maneras de inspirar a los demás para que se pongan en acción.

   • Por ejemplo, si manejas un conflicto entre tus hijos, puedes decir “Quizás ambos deban pensar en una mejor manera de dividir el espacio de la habitación para que peleen menos”.
   • Si un empleado llega tarde constantemente, puedes decirle “¿Has pensando en tomar la interestatal para venir al trabajo? En mi experiencia, es más fácil llegar por esta autopista”. Si decides decir eso, díselo a alguien con quien tengas una buena relación, pues se puede percibir como pasivo agresivo en algunos contextos.
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   Ten cuidado con tus modales. Tener buenos modales es esencial en la diplomacia. Espera tu turno para hablar y nunca interrumpas a los demás. Sé optimista y evita los insultos. Mantén tu voz en un nivel natural y neutral, y evita decir malas palabras y gritar.
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   Controla tus emociones. Tal vez debas trabajar con personas que no te agradan o cuyas acciones consideres ofensivas. Sin embargo, no debes ser diplomático únicamente con las personas con las que te llevas bien. Practica técnicas de respiración profunda para calmarte cuando los demás te produzcan estrés. Si sientes que estás a punto de llorar o de gritar, aléjate por un momento para usar los servicios.
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Método 2

Método 2 de 3:

Abordar situaciones difíciles

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   Escoge un momento no estresante para hablar. Si necesitas tener una conversación con alguien acerca de algo serio, hazlo cuando ambos estén calmados. Esta medida asegurará que puedan tener una conversación razonable.
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   Empieza con un comentario positivo cuando tengas que dar malas noticias. Antes de emitir información perturbadora, apacigua los ánimos con algún comentario o noticia positiva. Esta medida hará que la persona se mantenga tranquila y generará confianza.

   • Tal vez debas rechazar la invitación a una boda. En vez de responder simplemente “No”, envía una tarjeta que diga “¡Felicitaciones por tu próxima boda! Sé que será un día maravilloso. Desafortunadamente, tengo un evento de trabajo, pero te deseo lo mejor. Te enviaré por correo mi regalo”.
   • Asegúrate de hacerlo también al dar una crítica constructiva.
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   Concéntrate en los hechos de la situación. Antes de una conversación importante, piensa en los hechos. No debes entrar en la conversación apoyándote en emociones o en opiniones, sino en la razón y en la lógica.

   • Tal vez se esté haciendo una reestructuración en tu oficina. En vez de decirle a tu jefe “No me gustan estos cambios”, di “Tomando en cuenta que nuestro departamento ha aumentado las ventas al doble en el último trimestre, hacer recortes afectaría nuestra capacidad de generar ganancias”.
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   Busca maneras de hacer una concesión con los demás. Determina tu meta y las metas de los demás. Piensa en qué es lo que deseas ganar y en qué es lo que desea la contraparte, y busca maneras de que estos intereses coincidan.

   • Por ejemplo, tal vez tu cónyuge quiera mudarse para que los chicos puedan ir a una mejor escuela. Quizás quieras quedarte porque tu oficina está cerca. Considera la posibilidad de poner a tus hijos en escuelas privadas o de mudarte a la ciudad más próxima.
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   Expresa qué es lo que te agrada y qué es lo que te desagrada para crear situaciones beneficiosas para todos. Cuando hayas hablado de cada uno de tus objetivos, encuentra formas de negociar. A menudo, la diplomacia implica ceder a ciertas cosas para que puedas ganar otras. Debes estar dispuesto a hacerlo en aras de la concesión y del progreso.

   • Tal vez estés creando una lista de deberes para tu compañero de habitación y para ti. Quizás no tengas problemas para lavar los platos, pero detestes trabajar al aire libre. Tal vez para tu compañero de habitación funcione al revés. Ofrece encargarte de lavar los platos en lugar de limpiar el patio.
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   Reacciona tranquilamente cuando recibas malas noticias. Tal vez tu jefe te diga que estás despedido o tu esposa te anuncie que quiere dejarte. En vez de gritar, de insultar o de tener una crisis, muestra madurez manteniendo la calma. Inhala y exhala profundamente varias veces. Responde positivamente y aléjate cuando sea necesario para recuperar el control.

   • Por ejemplo, puedes decir a tu jefe “Lamento mucho escuchar esta noticia. ¿Hay alguna razón en particular? ¿Se trata de una decisión final?”.
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   Habla bien de los demás. Cuando los demás chismorreen, no añadas combustible al fuego. Si trabajas en un entorno tóxico en el que se suela difundir rumores, no seas parte de eso. Abstenerse de chismorrear demuestra a los demás que tienes carácter e integridad.
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   Sé honesto y muestra a las personas quién eres realmente. Un elemento importante de ser diplomático es ser auténtico. Al tener conversaciones difíciles, es importante ser veraz con los demás. Si no es así, no podrás obtener lo que deseas y las personas no podrán hacer relaciones genuinas contigo.

   • Tal vez cometiste un error en un proyecto que ha afectado a tu equipo. En vez de tratar de culpar a alguien, di “Cometí un error en el informe y esa es la razón por la que estamos recibiendo tantas llamadas ahora. Quiero disculparme y decir que estoy tratando de resolver el problema. Si tienen preguntas o necesitan ayuda, por favor acudan a mí”.
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   Aléjate de la conversación. Evita tomar decisiones difíciles en el momento. En vez de tomar decisiones de las que te puedas arrepentir, aléjate un momento para pensar.

   • Por ejemplo, quizás seas un supervisor que tiene un empleado que desea trabajar desde su casa un día a la semana. Antes de decir “No” inmediatamente, piensa en sus necesidades y en sus razones. Busca una manera de hacer una concesión y ofrece esta flexibilidad a los demás miembros del personal.
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Método 3

Método 3 de 3:

Construir buenas relaciones con los demás

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   Entabla una plática para crear comodidad. Una parte importante de la diplomacia consiste en ayudar a los demás a sentirse cómodos contigo. En vez de empezar una conversación seria directamente, establece un nivel de cordialidad con los demás. Hablen acerca del fin de semana, de los cónyuges, de los hijos o de los pasatiempos de cada uno. Hablen de las últimas noticias o de los programas de televisión que ven. Ayuda a las personas a sentirse a gusto mostrando interés en sus vidas.

   • Introduce algo de humor cuando puedas.
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   Refleja el lenguaje corporal de la persona. Muestra empatía imitando sus gestos y su postura. Si se sienta apoyando el mentón en una mano, haz lo mismo. Esto demuestra que tienes interés en la conversación.

   • Sonríe a la persona apenas la veas.
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   Usa su nombre en la conversación. Las personas suelen responder positivamente al uso de su nombre. Cada cierto tiempo, usa su nombre al hablar.

   • Puede ser algo simple como “¿Quieres ir a almorzar, Carlos?” o algo más serio como “Siento mucho lo de tu madre, Andrea”.
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   Escucha atentamente. Al tener una conversación con alguien, evita usar tu teléfono o soñar despierto. En cambio, escucha activamente a la persona para que puedas entender su punto de vista. Repite lo que dice para demostrar que la escuchas.

   • Por ejemplo, puedes decir “Parece que tener que cuidar a tu madre y a tu hijo pequeño está afectando tu salud”.
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   Hazle preguntas. Demuestra que escuchas a la persona aprendiendo más acerca de lo que habla. Hazle preguntas abiertas que requieran respuestas elaboradas.

   • Pregunta algo como “¿Fuiste a Grecia? ¿Cómo decidiste ir ahí y qué es lo que más te gustó?”.
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Consejos

• Hay muchos libros buenos que ofrecen consejos sobre diplomacia. Por ejemplo, "Cómo ganar amigos e influir sobre las personas" de Dale Carnegie, ofrece excelentes consejos sobre este tema.

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Advertencias

• Ten cuidado al usar la palabra "no". Debes tratar de escuchar el punto de vista de la persona y reconocer que lo entiendes, aunque no estés de acuerdo necesariamente con lo que dice.

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