Cómo organizar un evento

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En este artículo:

Dominar lo básico

Formar un equipo

Contratar a oradores y comerciantes

Conseguir un local

Publicitar el evento

Manejar el día del evento

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Referencias

Organizar un evento puede parecer una tarea muy abrumadora. Hay que contratar oradores, alquilar locales, invitar asistentes y proveer comida. Hacer todo esto puede parecer imposible pero, si empiezas a organizarte de inmediato y delegas tareas a un equipo competente, puedes hacer que el evento marche sobre ruedas y abordar cualquier cosa con la que te topes ese día. Por encima de todo, mantén la calma y recuérdate de que, aunque las cosas no salgan a la perfección, el evento de todos modos será muy especial.

Pasos

Método 1

Método 1 de 6:

Dominar lo básico

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   Define el propósito del evento. Si tienes una o dos oraciones en mente, esto te ayudará a guiar el evento en la dirección correcta. ¿Tienes la intención de que eduque a tu comunidad? ¿Persuada a posibles donantes para obtener fondos? ¿Celebre a una persona o grupo de personas específicos? Redúcelo lo más posible. Independientemente de lo que vayas a hacer (ya sea educar, persuadir, celebrar, etc.), ¿por qué lo haces?

   • Considéralo como tu declaración de misión. Si sabes con exactitud lo que quieres hacer, es mucho más fácil hacerlo.
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   Establece objetivos que el evento deba lograr. ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? No es la cantidad de personas que quieras que asistan ni el hecho en sí de que el evento siquiera se lleve a cabo sino ¿qué quieres obtener de él? ¿Que 5 personas salgan de allí como miembros nuevos de tu organización? ¿Recaudar $1000? ¿Entusiasmar a las personas?

   • Piensa en las tres cosas principales que quieres que sucedan como resultado de este evento y concéntrate en que se hagan realidad. Un objetivo podría ser financiero, uno social y uno personal. Depende de ti (¡o de tu jefe!).
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   Determina un formato para eel vento. Los eventos pueden tener varios formatos distintos: cenas formales, subastas casuales, fiestas a la canasta o incluso reuniones virtuales. Un formato podría funcionar mejor que los demás según el tipo de evento que vayas a llevar a cabo.

   • Los eventos de recaudación de fondos funcionan mejor como cenas formales para que los invitados sientan que los aprecias por su tiempo.
   • Podría funcionar mejor llevar a cabo un evento para agradecerles a los voluntarios en la forma de una fiesta a la canasta en donde todos lleven sus propios platos.
   • Las subastas casuales son agradables para las recaudaciones pequeñas de fondos para estimular a los invitados a donar.
   • Las reuniones virtuales son excelentes para los invitados que estén desperdigados por todo el país o el mundo.
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   Elige un tema para el evento. Un tema puede serte de ayuda para crear etiquetas y eslóganes para el evento de forma que sea más fácil encontrarlo en línea. Haz el intento de idear un tema que encaje con la naturaleza del evento y tu organización a la vez que tomas en consideración los objetivos del evento.

   • En caso de que vayas a llevar a cabo un evento de recaudación de fondos para una agencia medioambiental, el tema podría ser limpiar la cuenca.
   • En caso de que vayas a organizar un evento corporativo para agradecer a los accionistas, el tema podría ser la rentabilidad.
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Método 2

Método 2 de 6:

Formar un equipo

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   Reúne un equipo de voluntarios. Conversa con personas en tu comunidad que conozcan la causa a la que intentes apoyar y les encante. Pídeles que te den unas horas de su tiempo antes, durante y después del evento para ayudarte a llevarlo a cabo. Asegúrate de decirles todo lo que se esperará que hagan de forma que sepan a qué se comprometen.

   • Es posible que tu "comunidad" difiera según el tipo de evento que organices. En caso de que sea para tu lugar de trabajo, podrían ser tus colegas. Si es para tu iglesia, podría ser la congregación.
   • En caso de que no te encuentres en una situación en la que sea factible conseguir voluntarios, contrata a un equipo. Todo depende del tipo de evento que vayas a organizar. El local podría brindarte uno o puedes utilizar una agencia externa de dotación de personal.
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   Delega el trabajo a distintas personas. En caso de que el evento sea un megaevento, deja que distintas personas coordinen distintas actividades bajo la supervisión de alguien. Los miembros del equipo deben confiar en el jefe, y es probable que este deba tener un poco de experiencia en la planificación de eventos.

   • Puedes dividir el equipo en equipos más pequeños si lo que quieres es que determinadas personas se enfoquen en tareas específicas. Por ejemplo, puedes poner a una persona a cargo de las decoraciones con otras dos personas para ayudarla. Luego, puedes poner a otra persona a cargo de la subasta silenciosa con una o dos personas más para ayudarla.
   • Delegar tareas te facilitará mucho más las cosas de forma que no tengas que hacer todo el trabajo.
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   Comunícate con frecuencia con tu equipo. Para que todos puedan trabajar juntos, es necesario que mantengas al tanto a tu equipo. Asegúrate de que todos sepan lo que ocurre, cuál es el cronograma y para cuándo deben completar sus tareas. Mientras mayor sea la frecuencia con la que se comuniquen, el evento marchará con mayor fluidez.

   • Considera la posibilidad de colocar a todos los del equipo en un correo electrónico masivo o lista de mensajes de texto de forma que puedas comunicarte con todos al mismo tiempo.
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   Contrata a alguien para que tome fotografías del evento o asígnaselo a alguien. Puedes publicar las fotografías en tu sitio web o páginas de redes sociales más adelante. Registra las pancartas de los patrocinadores, tu pancarta, la entrada, la zona de recepción y los invitados. En caso de que las fotografías se vean bien, puedes usarlas para publicitar el evento el año siguiente.

   • Si bien puedes sentirte tentado de tomar fotografías tú mismo, es probable que tengas muchas cosas que hacer. Pídele a un voluntario o un profesional que se encargue de las fotografías durante ese día mientras tú corres de un lado a otro ocupado con otras cosas.
   • En caso de que el evento sea muy formal o necesites fotografías de buena calidad, lo mejor es optar por un fotógrafo profesional.
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Método 3

Método 3 de 6:

Contratar a oradores y comerciantes

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   Elabora un presupuesto para el evento. Debes incluir todos los gastos, ingresos, patrocinadores y gastos imprevistos posibles. Si no elaboras un presupuesto, terminarás con un fajo de recibos, una billetera vacía y ninguna idea sobre lo que acaba de suceder. Sé realista desde el primer día de forma que no haya ninguna sorpresa el día del evento.

   • Asimismo, quizás puedas obtener dinero de donaciones.
   • Busca formas de mantener los costos bajos. Considera locales más baratos (por ejemplo, la casa de alguien). No olvides que una reunión pequeña y simple que salga bien siempre es más impresionante que una fiesta de gala que sea un fracaso.
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   Guarda todos los recibos y el papeleo. La organización de un evento grande deja un rastro largo de documentos, y es posible que debas guardar el papeleo para entregarlo al final. Ten una carpeta o un cuaderno lleno de los recibos para repasarlos al final del evento. Ordénalos según la fecha y el propósito de forma que sepas para qué son.

   • Esto es de particular importancia si recibirás un reembolso al final del evento.
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   Ponte en contacto con oradores para que hablen en el evento. Es posible que quieras que haya algunos oradores, así como también un orador de apertura, para que den charlas, aunque dependerá del tipo de evento que vayas a organizar. En caso de que de por sí tengas en mente a algunas personas, comunícate con ellas apenas puedas para determinar si están disponibles y cuánto cobran. Si es que vendrán de fuera de la ciudad, debes estar preparado para cubrir los gastos de viaje y de hotel.

   • Es posible que algunos oradores no estén disponibles en el horario en el que quieras llevar a cabo el evento y, por ende, debes asegurarte de tener oradores de respaldo.
   • Los oradores populares de verdad pueden atraer a la gente al evento y, por ende, debes elegirlos con sensatez.
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   Contrata a proveedores de comida si tienes la intención de alimentar a tus invitados. Si bien algunos eventos no tienen que proporcionar comida y bebida, es agradable darles la cena a los invitados por la noche o bocadillos durante el día. En caso de que optes por proporcionar comida, contrata a una empresa de servicio de comida después de determinar el local y conversa con ellos en cuanto al menú, la disposición y qué tan temprano deben llegar el día del evento.

   • En su mayoría, las empresas de servicio de comida necesitan como mínimo una hora antes del evento para preparar todo y calentar la comida.
   • En caso de que vayas a planificar una comida a la canasta, crea una hoja de inscripción en la que los invitados puedan colocar el plato que quieran traer.
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   Busca donaciones si tienes la intención de organizar una subasta. Llevar a cabo una subasta constituye una excelente forma de recaudar dinero para una organización sin ánimo de lucro durante el evento. En caso de que vayas a organizar una subasta silenciosa en el evento, comunícate con negocios locales para determinar si estarían dispuestos a donar algunos de sus productos para tu causa. Asegúrate de decirles qué es tu organización y a qué ayudarían con sus productos o servicios.

   • Es posible subastar canastas de regalo, tarjetas de regalo, cupones, paquetes de vacaciones u obras de arte.
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Método 4

Método 4 de 6:

Conseguir un local

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   Determina una hora para el evento. Esto es lo más importante en cuanto al evento. ¿Qué hora y lugar harán que las personas digan "¡Sí, iré a ese evento!"? Debe ser una hora en la que todos vayan a estar disponibles y un lugar en una ubicación conveniente, y algo cuya reserva puedas costear.

   • Revisa el calendario de tu comunidad y considera al público. En caso de que trabajes con muchas amas de casa, tu mejor opción es durante el día y en el vecindario (quizás ofreciendo también cuidado de niños). En caso de que vayas a enfocarte en estudiantes, hazlo una noche entre semana en el centro. De serte posible, ve a donde las personas ya estén.
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   Ponte en contacto con el local para reservar la fecha. Después de determinar cuándo quieres llevar a cabo el evento, considera el mejor lugar para que todos se reúnan. Podría ser un centro comunitario, una zona al aire libre, tu oficina o incluso la casa de alguien. Cuando sepas a dónde quieres ir, ponte en contacto con el dueño del espacio para pedir permiso para organizar allí la reunión.

   • Es posible que debas pagar un depósito para reservar tu lugar en el local.
   • Haz el intento de elegir un lugar céntrico de forma que los invitados puedan llegar con facilidad.
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   Consigue un permiso en caso de que la zona lo exija. Si es que vas a organizar el evento al aire libre en un terreno público, es posible que debas solicitar un permiso para ello. Ponte en contacto con la oficina estatal o del condado para fijarte si es necesario que solicites un permiso, y asegúrate de mencionar el tamaño y los parámetros del evento.

   • Si bien los permisos no suelen costar mucho, el costo varía según la ubicación en la que te encuentres.
   • Por lo general, los parques públicos exigen permisos para la organización de eventos.
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   Dispón mesas y sillas en el local. En caso de que vayas a alquilar un edificio, es posible que no proporcione mesas ni sillas. Asegúrate de que los invitados puedan sentarse y de tener un lugar en donde colocar la comida o la bebida, si vas a servirla. Comunícate con una empresa de alquiler de muebles para consultar sobre el alquiler de estos artículos por esa noche.

   • La cantidad de asientos que se necesiten dependerá de la cantidad de invitados que vaya a haber. Puede ser difícil estimarlo a una etapa temprana, pero debes tratar de tener una buena idea de la cantidad de personas que podrían asistir conforme vaya acercándose la fecha del evento.
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Método 5

Método 5 de 6:

Publicitar el evento

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   Crea un afiche que contenga toda la información del evento. Debe incluir la fecha, la hora, el local, el orador de apertura, el nombre del evento y el tema o el eslogan. Asegúrate de que los colores resalten, el diseño llame la atención y las personas no deban escarbar para encontrar la información relevante.

   • Asimismo, asegúrate de poder imprimir copias físicas para entregarlas por la ciudad.
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   Publica el evento en redes sociales. En caso de que tu empresa o grupo tenga una página en redes sociales, publicita el evento con unos meses de anticipación de forma que las personas puedan comenzar a marcar sus calendarios. Conforme vaya acercándose cada vez más la fecha, publica recordatorios para las personas de forma que puedan inscribirse o comprar entradas, de ser necesario.

   • En la era de la tecnología, las redes sociales constituyen la mejor forma de llegar a la mayor cantidad de personas.
   • Es posible usar Facebook, Instagram e incluso Twitter.
   • Si quieres llegar a más personas en las redes sociales, considera la posibilidad de realizar una campaña publicitaria.
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   Envía un correo electrónico sobre el evento a las personas relevantes. En caso de que tu empresa o grupo tenga una lista de correos, envía el afiche del evento como un archivo adjunto a todas las personas de la lista. Haz el intento de no enviar demasiada información sobre el evento a las personas, y mantén el mensaje corto y simple.

   • Las personas que figuran en una lista de correos electrónicos tienen interés en conocer más sobre tu empresa y eventos y, por ende, es más probable que vayan.
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   Incrementa la publicidad a medida que vaya acercándose el evento. En los días y semanas anteriores al evento, circula más el afiche del evento para tener la certeza de que lo vea la mayor cantidad posible de personas. No dejes de hacer énfasis en lo divertido que será el evento y lo que las personas podrían aprender, lograr u obtener si asisten. Mientras más personas se enteren del evento, será más probable que vayan.

   • Por ejemplo, podrías hacer un temporizador regresivo en Instagram unos días antes del evento.
   • Como otra opción, podrías publicar el enlace para comprar entradas a un 50 % de descuento uno o dos días antes del evento.
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Método 6

Método 6 de 6:

Manejar el día del evento

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   Llega temprano al local con los miembros de tu equipo y voluntarios. Revisa que estén todos y que todo el equipo electrónico se encuentre en condiciones operativas. ¿Alguna pregunta de último minuto? En caso de que haya tiempo, dale un pequeño discurso motivacional al equipo (y a ti también).

   • Asegúrate de que los organizadores usen una insignia distintiva o algún otro implemento notorio para que los participantes puedan conseguir ayuda de ser necesario.
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   Dispón las decoraciones, letreros, mesas y sillas. Asegúrate de que todo esté allí. ¿Necesitas globos para el buzón de correo? ¿Una cartulina en el rincón? ¿Y las puertas y el pasillo? En caso de que los invitados deban deambular a través de un verdadero laberinto, mientras más letreros haya, mejor.

   • Las pancartas de bienvenida y otra información en la parte delantera del edificio serán de particular utilidad. Las personas deben poder ver desde la calle que ese es el lugar en donde deben estar, sin duda alguna.
   • Establece un mostrador de recepción y registro. Cuando los invitados entren por la puerta, deben ver con exactitud lo que tienen que hacer.
   • Reproduce un poco de música. Esto puede eliminar la incomodidad que de otro modo podría estar revoloteando en el ambiente.
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   Ordena el local cuando termine el evento. Retira las pancartas, desarma las mesas y recoge todo lo que hayas llevado. Debes dejar el lugar en tan buen estado como lo hayas encontrado, sobre todo si pagaste por el local y alguna vez quieres regresar. Es posible que se te cobren tarifas que de otro modo podrían haberse evitado. Divide las tareas entre los miembros del equipo de forma que todo se desarrolle de la forma más rápida e indolora posible.

   • Revisa para tener la certeza de que no haya quedado nada valioso y, de ser así, establece un lugar de objetos perdidos.
   • En caso de que hayas dañado algo, infórmaselo a la persona de contacto del local. Lo mejor es que seas honesto y directo.
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   Agradéceles a los miembros del equipo y termina el papeleo que quede. Esto podría ser desde nada hasta una lista larga de agradecimientos y recibos, dependiendo del evento. Estas son algunas ideas para empezar:

   • Agradéceles a todos los miembros del equipo, sobre todo a los patrocinadores y los voluntarios. ¡No podrías haberlo hecho sin ellos!
   • Finaliza y paga las cuentas. Debes hacerlo lo más rápidamente posible. Mientras menos cabos sueltos, mejor.
   • Distribuye los suvenires u otras publicaciones a las personas relevantes.
   • Entrega los recibos a los patrocinadores y otras personas.
   • Publica las fotografías en el sitio web del evento.
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Consejos

• Mientras más pronto empieces con la planificación del evento, tendrás más tiempo para resolver todo.
• Evita tratar de hacerlo todo. Los miembros de tu equipo saben lo que hacen y, por ende, debes confiarles las tareas que no puedas hacer por ti mismo.
• Organiza una reunión con los miembros del equipo después del evento para ver cómo salió. En caso de que algo podría haber salido mejor, aplica esta información a tu próximo evento.

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