Cómo ordenar una lista en Microsoft Excel

Excel es un programa excelente para hacer tablas de datos, pero ¿cómo puedes manipularlo y organizarlo de modo que satisfaga tus necesidades? La herramienta Ordenar te permite clasificar rápidamente las columnas en una variedad de formatos o crear tus propia ordenación personalizada para múltiples columnas y tipos de datos. Utiliza la función Ordenar para organizar de forma lógica los datos y facilitar su comprensión y uso.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Ordenar de manera alfabética o numérica

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Selecciona los datos. Para seleccionar la columna que quieres ordenar, puedes hacer clic y arrastrar o también hacer clic en una de las celdas de la columna para activarla y hacer que Excel seleccione los datos automáticamente.
- Necesitarás darle el mismo formato a todos los datos en la columna para poder ordenarlos (p.ej. texto, números, fechas).
Se encuentran en la pestaña Datos de la sección “Ordenar y filtrar”. Para ordenar de manera rápida, deberás usar los botones "AZ↓" y "AZ↑".
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Ordena las columnas al hacer clic en el botón adecuado. Si vas a ordenar números, puedes hacerlo desde el menor hasta el mayor ("AZ↓") o viceversa ("AZ↑"). Si vas a ordenar texto, puedes hacerlo en orden alfanumérico ascendente ("AZ↓") o descendente ("AZ↑"). Si vas a ordenar fechas u horas, puedes hacerlo de antes a después ("AZ↓") o viceversa ("AZ↑").
- Si hay otra columna de datos al lado de la que vas a ordenar, se te preguntará si quieres incluir dichos datos. La clasificación seguirá siendo la columna que seleccionaste originalmente, pero las columnas de datos asociados se ordenarán junto con ella.
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Soluciona los errores de una columna que no puede ordenarse. Si experimentas errores cuando intentas ordenar los datos, la razón más probable es que tengas problemas de formato.
- Si vas a ordenar números, asegúrate de que todas las celdas tengan el formato de números y no de texto. Los números pueden importarse accidentalmente como texto en algunos programas de contabilidad.
- Si vas a ordenar textos, los errores pueden surgir al dejar espacios en blanco o al dar un mal formato.
- Si vas a ordenar fechas y horas, los problemas surgen generalmente al darle formato a los datos. Para que Excel pueda ordenar con éxito por fecha, necesitas asegurarte de que todos los datos estén almacenados como una fecha.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Ordenar con criterios múltiples

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Supongamos que tienes una hoja de cálculo con una lista de nombres de clientes así como la ciudad en la que se encuentran. Para facilitarte la vida, primero deberás ordenar alfabéticamente por ciudad y luego ordenar a cada cliente de manera alfabética dentro de cada ciudad. Puedes hacer eso al crear un orden personalizado.
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Haz clic en el botón Ordenar. Este botón se encuentra en la sección “Ordenar y filtrar” de la pestaña Datos. Se abrirá la ventana Ordenar permitiéndote crear un orden personalizado con criterios múltiples.
- Si las columnas tienen encabezados en la primera celda, como “Ciudad” y “Nombre”, asegúrate de marcar la casilla “Mis datos tienen encabezados” en la esquina superior izquierda de la ventana ordenar.
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Crea tu primera regla. Haz clic en el menú “Ordenar por” para elegir la columna que quieres. En este ejemplo, primero ordenarás por ciudad, así que selecciona la columna correcta en el menú.
- Mantén la casilla “Ordenar según” en “Valores”.
- Establece el orden como "A a Z" o "Z a A" dependiendo de cómo quieras ordenar los datos.
Haz clic en el botón “Agregar nivel”. Esto agregará una regla debajo de la primera. Selecciona la segunda columna (la columna Nombre en nuestro ejemplo) y luego el orden (para facilitar la lectura, elige el mismo orden que en la primera regla).
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Haz clic en Aceptar. La lista se ordenará de acuerdo con tus reglas. Debes ver las ciudades enumeradas en orden alfabético y luego los nombres de los clientes ordenados alfabéticamente dentro de cada ciudad.
- Este es uno ejemplo imple y solo incluye dos columnas. Sin embargo, puedes ordenar de manera tan compleja como desees e incluir muchas columnas.^{[1]XFuente de investigación}
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Ordenar por celda o por color de fuente

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Para seleccionar la columna que quieras ordenar, puedes hacer clic y arrastrar o hacer clic en una de las celdas de la columna para activarla y permitir que Excel seleccione los datos automáticamente.
El botón Ordenar se encuentra en la pestaña Datos de la sección “Ordenar y filtrar”. Al darle clic se abrirá la ventana Ordenar. Si tienes otra columna de datos al lado de la que vas a ordenar, se te preguntará si quieres incluir esos datos en la ordenación.
Hacerlo te permitirá elegir el primer color que quieras ordenar.
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Selecciona el color que quieres ordenar primero. En la columna “Ordenar”, puedes usar el menú desplegable para elegir el color que quieres colocar primero o al último en la ordenación. Solo puedes elegir los colores que están presentes en la columna.
- No existe un orden predeterminado para ordenar los colores. Necesitarás definir el orden por ti mismo.
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Agrega otro color. Necesitarás agregar otra regla para cada color en la columna que ordenarás. Haz clic en “Agregar nivel” para agregar otra regla a la ordenación. Elige el siguiente color que quieres ordenar y luego el orden que desees para los datos.
- Asegúrate de que cada orden sea el mismo para cada regla. Por ejemplo, si vas a ordenar de arriba hacia abajo, asegúrate de que la sección “Orden” para cada regla diga “En la parte superior”.
Cada regla se aplicará una por una y la columna se ordenará según los colores que definiste.
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Consejos

Ordena los datos de maneras diferentes; estas perspectivas nuevas pueden iluminar diferentes aspectos de la información.
Si la hoja de cálculo tiene totales, promedios u otra información resumida, ten cuidado de no ordenarlos también.

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